Di halaman ini
Ingin tahu bagaimana cara menulis email selamat datang untuk karyawan baru? Mulailah dengan mengingat bagaimana rasanya pada hari pertama Anda bekerja di perusahaan. Tanyakan pada diri sendiri apa yang ingin Anda ketahui pada hari pertama Anda.
Karyawan baru adalah aset yang luar biasa bagi organisasi mana pun, dan mereka adalah investasi penting dalam mencapai visi, misi, dan tujuan perusahaan. Retensi jangka panjang karyawan baru dimulai pada saat perekrutan dan selama karyawan tersebut bergabung dengan tim.
Artikel ini menunjukkan kepada Anda cara menulis email selamat datang kepada karyawan baru, menerima mereka dengan ramah ke dalam organisasi Anda, dan memulai keterlibatan karyawan sejak awal.
Email sambutan membantu memulai hubungan karyawan dan perusahaan yang sehat dengan menunjukkan kepada karyawan bahwa Anda peduli. Email sambutan yang baik lebih dari sekadar berterima kasih kepada seseorang karena telah bergabung, memberi mereka informasi yang bermanfaat, dan menjaga motivasi 'orang yang baru bergabung' tetap tinggi dengan membuat mereka bersemangat untuk bergabung dengan Anda.
Mengapa menulis email selamat datang untuk karyawan baru itu penting?
Proses orientasi merupakan titik kritis dalam siklus hidup talenta, dan di antaranya hari pertama memainkan peran paling penting dari fase induksi.
Email sambutan yang bagus untuk karyawan baru menjembatani kesenjangan antara pra-konsepsi kandidat terhadap organisasi (baik atau buruk) dan kenyataan yang ingin diyakini oleh organisasi. Email ini bahkan bertindak sebagai katalisator untuk kepuasan dan retensi karyawan.
Lebih dari satu titik kontak komunikasi selamat datang
Setelah kandidat secara resmi menerima tawaran kerja, semua komunikasi melalui email yang sampai kepada mereka setelahnya dianggap sebagai bagian dari penyambutan karyawan. Masing-masing berperan dalam keberhasilan memulai perjalanan karyawan.
Karyawan baru secara umum memiliki tiga kategori email yang dikirimkan kepada mereka pada tahap yang berbeda sebelum hari pertama mereka.
1. Pengakuan penerimaan penawaran
Segera setelah karyawan menerima tawaran, tanda terima harus dikirim dari organisasi kepada kandidat. Email ini harus memiliki elemen-elemen penting untuk menyambut karyawan tersebut.
Selain perkenalan yang menyambut para karyawan dengan gembira, email ini juga dapat mencakup:
- Tautkan dan login ke sistem manajemen kandidat organisasi untuk mengunggah dokumen orientasi mereka, termasuk formulir penggajian dan tanda terima kebijakan dan prosedur tertentu.
- Cantumkan semua dokumen orientasi yang harus diserahkan dan lampirkan salinan kebijakan dan prosedur yang perlu diketahui oleh kandidat.
2. Email pemeriksaan latar belakang
Email kedua yang umumnya akan dikirim adalah dari vendor pemeriksaan latar belakang organisasi, yang mencakup kuesioner pemeriksaan latar belakang. Pastikan email ini bersifat pribadi dan hangat - sesuatu yang mencerminkan budaya organisasi Anda.
3. Jadwal orientasi
Umumnya, email terakhir sebelum hari pertama, yaitu email jadwal orientasi, adalah interaksi terakhir yang terjadi sebelum hari pertama karyawan baru.
Email ini tidak hanya harus menyambut karyawan dengan hangat, namun juga harus memberikan informasi yang sangat penting mengenai orientasi karyawan baru yang ditugaskan, seperti:
- Kurma
- Jadwal
- Topik
- Rincian POC orientasi yang berbeda
Bagaimana cara menulis email selamat datang untuk karyawan baru?
Meskipun penyusunan email sambutan harus sangat personal bagi organisasi dan budaya Anda, ada beberapa cara untuk mengetahui cara memulainya. Mengingat kembali keadaan Anda sendiri di hari pertama Anda akan menempatkan Anda dalam perspektif karyawan baru. Tanyakan pada diri sendiri apa yang ingin Anda ketahui saat Anda baru mulai bekerja.
Pikirkan celah yang Anda miliki untuk mengetahui bagaimana beberapa hari ke depan dan sisa hari kerja Anda akan berjalan. Saat Anda menulis email, ingatlah bahwa tujuan yang paling penting adalah membantu menempatkan karyawan baru dan membuat mereka merasa nyaman. Untuk mencapai hal ini, Anda juga harus menghindari hal-hal seperti kegagalan DKIM, memastikan autentikasi email yang tepat, sehingga Anda dapat memberikan kesan pertama yang baik kepada penerima email.
Struktur email sambutan yang bagus untuk karyawan baru
Berikut ini adalah struktur singkat dari email sambutan yang bagus untuk karyawan baru:
1. Pendahuluan
Bagian email ini adalah di mana Anda perlu memberi tahu karyawan baru Anda betapa senangnya Anda bahwa mereka telah bergabung dengan organisasi Anda. Bagian ini tidak perlu terlalu panjang, dan beberapa kalimat saja sudah cukup. Yang terpenting adalah mereka tahu bahwa Anda senang mereka bergabung dengan perusahaan.
Memulai di perusahaan baru adalah keputusan yang cukup besar, jadi penting bagi karyawan untuk merasa aman dengan pilihan mereka.
2. Memberikan gambaran sekilas tentang hari pertama dan jalan ke depan
Pastikan untuk memberi tahu karyawan baru Anda kapan hari pertama mereka bekerja dan di mana mereka harus hadir di email Anda. Cobalah untuk memberi mereka garis besar jadwal hari pertama mereka.
Mereka akan lebih santai jika mereka memiliki ekspektasi tentang apa yang akan mereka lakukan, apakah itu orientasi sepanjang hari atau mulai bekerja. Jika ada sesuatu yang perlu mereka bawa atau dibawa ke kantor sebelumnya, beritahukan mereka dalam email sambutan Anda.
3. Kesimpulan
Ini juga merupakan saat yang tepat untuk memberi tahu mereka mengapa Anda merasa mereka cocok untuk posisi tersebut dan mengapa Anda mengajak mereka bergabung.
Jelaskan perkembangan dari karyawan baru hingga menjadi karyawan yang berpengalaman. Anda bahkan dapat memberi tahu mereka ke mana Anda melihat mereka bergerak di perusahaan.
Email selamat datang ide konten
Berikut ini adalah jenis konten yang sebaiknya Anda gunakan saat mengirim email selamat datang:
1. 1. Baris subjek yang menarik
Pastikan bahwa baris subjek email Anda menarik dan sespesifik mungkin, karena ini adalah hal pertama yang akan dilihat oleh karyawan baru. Baris subjek harus ditulis dengan cara yang memiliki tujuan dan juga menarik.
Dengan kata lain, baris subjek harus memberi tahu karyawan tujuan email tersebut, namun juga harus menarik-penggunaan kata kerja aktif, kata kerja, dan elemen keingintahuan untuk mendorong karyawan membuka email Anda.
2. Pilih nada sesuai dengan budaya perusahaan Anda
Seperti semua hal lain dalam organisasi, email selamat datang juga harus mencerminkan budaya perusahaan Anda.
Email selamat datang dari kantor yang menyenangkan dan modern bisa jadi lebih menyenangkan daripada, katakanlah, perusahaan yang memiliki budaya yang lebih konservatif-seperti universitas atau organisasi dari sektor publik.
Terlepas dari nadanya, memperhatikan hal-hal berikut ini dapat membantu email menjadi sangat efektif:
- Penggunaan kalimat yang pendek dan sederhana.
- Hindari bahasa gaul dan jargon.
- Mempermudah dan menghindari bahasa yang birokratis.
- Gunakan kata kerja aktif dan kata sifat positif.
- Hindari kata keterangan yang berlebihan seperti "sangat", "sangat", atau "benar-benar".
- Hindari huruf besar dan tanda seru - hal ini dapat membuat email Anda menjadi terlalu memaksa atau emosional.
3. Jadilah visual
Meskipun email teks kuno yang bagus masih sangat relevan, lihatlah berbagai alat gratis di pasar yang memungkinkan Anda mengirim email visual untuk dampak yang lebih baik.
Saat mendesain templat semacam itu, pastikan templat email bergaya sesuai dengan pedoman merek Anda.
4. Periksa kesalahan pengetikan dan tata bahasa
Kesalahan pengetikan dan kesalahan tata bahasa memainkan peran penting dalam bagaimana seorang karyawan memandang organisasi, seperti kesan pertama. Mungkin tidak perlu dikatakan lagi, namun selalu penting untuk memeriksa ulang email sebelum mengirimnya. Pertimbangkan tips-tips berikut ini saat menulis email untuk menyambut karyawan baru:
- Pastikan pemeriksa ejaan browser Anda aktif dan periksa ejaan semua email sebelum mengirim.
- Gunakan pemeriksa tata bahasa dan tanda baca dari Prepostseo atau Grammarly.
- Pahami kesalahan tata bahasa dan tanda baca yang umum terjadi untuk menghindarinya.
- Baca email Anda dengan lantang agar lebih efektif
Apa yang harus disertakan dalam email penyambutan karyawan baru?
Berikut ini adalah aset-aset lain yang harus Anda sertakan dalam email selamat datang:
1. Video selamat datang
Banyak hal yang bisa dicapai dengan konten visual dan mengikuti inklusi video terpenting yang bisa Anda sematkan di dalam email selamat datang.
- Video sambutan dari CEO pimpinan Sumber Daya Manusia
- Video pembaruan perusahaan
- Video 'tentang perusahaan'
- Video budaya atau video 'bersenang-senang di tempat kerja'
2. Lampiran
Tergantung pada tahap email penyambutan (ucapan terima kasih/pemeriksaan latar belakang/orientasi), lampiran yang sesuai perlu disertakan dalam email. Pastikan lampiran ini diberi nama dengan benar sebelum dilampirkan.
Lampirkan dokumen yang membutuhkan banyak pembacaan, seperti syarat dan ketentuan kerja dan daftar tunjangan dan manfaat karyawan yang ditawarkan - sehingga karyawan tidak perlu mencari-cari klausul sebelum menandatanganinya pada hari pertama mereka bekerja.
3. Daftar periksa
Daftar periksa adalah cara yang bagus untuk membantu karyawan memastikan bahwa mereka membawa dokumen yang diperlukan pada hari pertama mereka.
Sertakan daftar periksa di dalam badan email atau sebagai lampiran yang dapat dicetak. Daftar periksa ini dibagi menjadi beberapa bagian berikut:
- Tugas yang harus diselesaikan sebelum hari pertama karyawan.
- Tugas yang harus diselesaikan pada hari pertama karyawan bekerja.
- Tugas yang harus diselesaikan dalam masa orientasi karyawan (misalnya)
4. Peta jalan orientasi
Cara yang menarik bagi organisasi yang tersebar di beberapa lantai untuk memastikan karyawan tidak 'tersesat' di tempat tersebut adalah dengan memberikan mereka peta rute hari pertama.
Pada dasarnya, cetak biru kantor (perkiraan dan dapat dibagikan secara bebas), pengaturan waktu, dan aktivitas dapat ditulis dalam lokasi peta yang dijadwalkan untuk berlangsung. Hal ini sangat berguna untuk program orientasi besar yang berlangsung di seluruh ruang pelatihan dan departemen.
Selain orientasi di ruang kelas, menyediakan peta jalan "temu sapa" dapat membantu menghubungkan karyawan baru dengan individu lain yang harus mereka kenal untuk membangun jaringan internal mereka. Peta tersebut dapat terdiri dari rincian lokasi kantor individu.
Pertemuan-pertemuan ini juga membantu mereka belajar lebih banyak tentang perusahaan dengan berbicara dengan karyawan di departemen lain dan mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam tentang peran dan tanggung jawab rekan kerja mereka.
5. Titik-titik kontak yang penting
Rincian lengkap (nama, email, dan nomor telepon) dari orang-orang yang perlu dihubungi sebelum, selama, atau setelah hari pertama harus diberikan kepada karyawan sebelumnya.
Detail ini seharusnya menjadi milik mereka:
- POC Orientasi
- Admin & POC TI
- POC SDM
- Manajer
- Rincian kontak teman orientasi
6. Sumber-sumber pembelajaran
Buat karyawan memulai dengan cepat dengan tautan ke materi pembelajaran penting seperti:
- Situs web perusahaan
- Blog dan sumber belajar
- Studi kasus dan dokumentasi produk
- Portal L & D
- Tautan ke alat dan tumpukan teknologi yang digunakan dalam fungsinya
7. Rincian login
Buatlah karyawan sudah berjejaring dengan calon rekan kerja mereka sejak hari pertama dan seterusnya. Berikan mereka akses ke platform sosial kantor seperti Empuls untuk menemukan dan mengeksplorasi lebih lanjut tentang lingkungan kantor, kelompok kerja, dan kelompok minat mereka. Bagikan tautan ke kelompok kerja spesifik mereka sehingga mereka dapat dengan mudah menemukan rekan-rekan mereka.
8. Rincian tentang teman orientasi
Penelitian menunjukkan bahwa memberikan karyawan baru seorang teman dari fungsi mereka sendiri dapat membantu mengurangi kebingungan dan ketidakpastian awal yang dihadapi oleh semua karyawan baru dan meningkatkan keterlibatan karyawan.
Seorang buddy membantu karyawan merasa nyaman dan dapat bermitra dengan karyawan baru atau bahkan karyawan yang dipindahtugaskan selama masa orientasi. Mereka menawarkan saran, sumber daya, dan panduan mengenai aspek-aspek keseharian dalam bekerja di departemen dan organisasi.
Jika Anda telah memutuskan untuk memiliki sistem 'buddy', surat selamat datang adalah tempat yang tepat untuk memperkenalkan karyawan yang telah dialokasikan, buddy.
9. Tanya Jawab
Sertakan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan paling penting yang mungkin dimiliki karyawan baru sebelum atau selama orientasi.
Contoh templat untuk email selamat datang kepada karyawan baru
Di bawah ini adalah kumpulan konten email sambutan karyawan baru. Gunakan ini untuk keterlibatan karyawan yang efektif, dan contoh-contoh di bawah ini mungkin cocok untuk budaya dan kebutuhan organisasi yang berbeda, jadi gunakanlah dengan tepat.
Sampel 1
Nada: Santai
Gaya: Visual
Dikirim oleh: Manajer SDM
Sampel 2
Nada: Formal
Gaya: Visual
Dikirim oleh: HR
Sampel 3
Nada: Informal
Gaya: Deskriptif
Dikirim oleh: HR
Sampel 4
Nada: Formal
Gaya: Deskriptif
Dikirim oleh: Manajer SDM
Sampel 5
Nada: Informal
Gaya: Deskriptif
Dikirim oleh: Manajer
Perkenalan email alternatif
Sampel 1
Senang sekali Anda bergabung dengan tim kami dan atas nama seluruh anggota tim, kami ingin menyampaikan sambutan hangat kami. Kami yakin bahwa kontribusi Anda akan sangat berharga bagi tujuan dan hasil tim. Sampai jumpa pada [tanggal bergabung].
Sampel 2
Selamat datang di [nama perusahaan]. Terima kasih telah menerima surat penawaran kerja ini dan kami berharap Anda dapat menjadi salah satu aset berharga bagi perusahaan kami. Semoga yang terbaik dan kami tunggu kehadiran Anda pada [tanggal].
Sampel 3
Kami menyambut Anda bergabung atas nama semua orang di [nama perusahaan]. Kami menantikan kehadiran Anda sebagai anggota tim dan berharap [perusahaan] memberikan Anda kesempatan yang cukup untuk menunjukkan kemampuan, keterampilan, dan hasil yang diharapkan dari Anda.
Sampel 4
Selamat telah menjadi bagian dari perusahaan kami. Kami memiliki budaya di mana Anda akan mendapatkan kesempatan untuk mengembangkan karier Anda dan mengembangkan hubungan yang baik dengan karyawan lainnya. Kami menaruh harapan besar kepada Anda dan berharap Anda dapat terus bersama kami untuk waktu yang lama.
Sampel 5
Selamat datang di perusahaan kami. Kami telah banyak mendengar tentang Anda dan berharap Anda akan bekerja dengan baik dan memenuhi harapan kami. Selamat memulai perjalanan baru Anda bersama perusahaan kami dan semoga sukses untuk masa depan Anda.
Sampel 6
Sungguh luar biasa memiliki orang yang sangat berbakat dan terampil dalam tim kami. Kami menyambut Anda di tim kami dan memastikan Anda mendapatkan fasilitas dan budaya terbaik di perusahaan kami. Kami berharap kemampuan Anda akan diterapkan dengan sebaik-baiknya dan posisi pekerjaan yang lebih baik akan Anda raih di masa depan.
Sampel 7
Selamat atas diterimanya Anda di [nama perusahaan]. Saya mengucapkan selamat datang di tim dan berharap Anda dapat mencapai prestasi yang luar biasa dalam karier Anda di sini. Kami berharap dapat melihat Anda sebagai kontributor yang efektif untuk [perusahaan] dan menemukan hubungan yang baik dengan rekan-rekan Anda.
Sampel 8
Selamat bergabung. Selamat atas terpilihnya Anda sebagai [posisi] di [nama perusahaan].
Saya ingin menyampaikan bahwa ada beberapa kesempatan di [perusahaan] yang dapat Anda manfaatkan untuk mengembangkan diri secara profesional. Ada banyak kesempatan untuk mengembangkan karier di [perusahaan]. Saya berharap Anda dapat mendukung tim Anda dengan upaya terbaik Anda dan menjadi karyawan yang berprestasi di perusahaan ini.
Sampel 9
Selamat datang di tim, [nama]. Kami sangat senang Anda bergabung. Kami berharap Anda dapat mencapai tujuan Anda dan mengembangkan karier yang hebat bersama kami. Semoga sukses untuk peran Anda di [perusahaan] dan selamat menjadi bagian integral dari tim.
Sampel 10
Senang sekali bisa memiliki Anda di [perusahaan]. Kami berharap Anda memiliki waktu yang menyenangkan di sini - dengan peluang besar untuk berprestasi dan berkembang. Kami ucapkan selamat atas jabatan baru Anda sebagai [jabatan] dan berharap dapat melihat Anda berprestasi.