Panduan Tiga Langkah untuk Menyambut Karyawan Jarak Jauh

Budaya kerja jarak jauh telah berkembang pesat, dan ada di setiap sudut, celah, bilik, dan apartemen. Kebiasaan modern dalam menyelesaikan pekerjaan dan kebiasaan baru dalam bekerja jarak jauh telah menjadikan setiap tempat kerja sebagai desa global.

Sebelumnya, memiliki karyawan yang berjarak 15.000 mil terdengar seperti investasi besar bagi sebuah organisasi, namun kini sudah menjadi hal yang biasa untuk merekrut karyawan jarak jauh.
Jika berbicara tentang hal ini, mari kita hadapi itu - tidak ada kekurangan dalam merekrut karyawan jarak jauh-kecuali kerugian yang biasa terjadi dalam merekrut setiap karyawan.

Namun, permainan tidak hanya berubah dari rapat di ruang konferensi menjadi rapat di ruang tamu. Membawa karyawan jarak jauh ke dalam tim tidaklah rumit, namun bisa jadi rumit jika HR tidak mengetahui seluk-beluknya.

Dengan mengingat hal tersebut, kami menghadirkan panduan komprehensif tentang cara menerima karyawan jarak jauh dan menjaga agar prosesnya tetap lancar dan mulus. Tidak perlu lagi menghabiskan hari pertama dengan berdiri di atas meja, menunggu kursi dan komputer (dan kemudian petugas TI datang dan mengaturnya) - cukup dengan sambutan yang tenang, lalu mulai bekerja.

Proses orientasi untuk karyawan jarak jauh tidak pernah mudah. Panduan tiga langkah ini cukup lengkap untuk membantu Anda memulai dan mempermudah proses orientasi jarak jauh.

Sebelum hari pertama, kerjakan hari ke nol

Orientasi karyawan jarak jauh memiliki tantangan besar-tidak ada orang yang datang ke tempat kerja untuk memulai dan menjalankan prosesnya. Sebaliknya, proses ini bermuara pada irama yang dibuat dengan hati-hati dengan semua informasi prosedural yang diperlukan untuk menghubungkan karyawan baru dengan budaya organisasi.

Sebagian besar formalitas hari pertama meliputi dokumen (nanti) dan memasukkan biodata karyawan ke dalam sistem, yang dapat dilakukan pada hari pertama. Hal ini akan membuat manajemen dokumen lebih mudah ketika HR harus berhubungan dengan karyawan jarak jauh pada hari pertama mereka bergabung.

Kegunaan penting lainnya dari hari pertama adalah untuk memastikan bahwa anggota tim yang sudah ada mengetahui dengan baik dan benar-benar menyadari adanya karyawan baru yang bergabung dari jarak jauh. Tidak seperti karyawan yang bekerja di kantor, karyawan baru yang bekerja jarak jauh tidak bisa sembarangan menelepon dan berbicara dengan mereka.

Oleh karena itu, rekan tim yang sudah ada harus menyadari bahwa ada orang baru yang datang untuk mendapatkan sambutan hangat agar dapat menyesuaikan diri dengan budaya dengan cepat.

Menyambut karyawan jarak jauh: Panduan tiga langkah

Tidak seperti karyawan yang mengunjungi lokasi kantor untuk bekerja, karyawan jarak jauh tidak bisa masuk ke dalam budaya tempat kerja hanya dengan menjadi bagian dari organisasi. Jarak fisik memang menakutkan, dan organisasi harus memastikan bahwa hal ini tidak menimbulkan persepsi yang salah di benak karyawan baru.

Mari kita bahas setiap pilar dari daftar periksa proses orientasi jarak jauh kita sehingga saat karyawan jarak jauh bergabung, kita akan membuat mereka tetap puas dan tersenyum meskipun jarak fisik memisahkan mereka.

Langkah 1: Menyiapkan karyawan dan menjalankannya

Kita semua ingat wawancara kita di masa lalu-bagaimana kita harus menunggu selama beberapa jam untuk memberikan John Hancock kita yang terdiri dari ratusan halaman dan kemudian menunggu lebih banyak lagi untuk ditugaskan kepada rekan tim kita.

Hal ini tidak dapat dilakukan dengan orientasi jarak jauh. Berikut ini cara menyelesaikan semua formalitas hukum dan dokumen saat melakukan orientasi virtual untuk karyawan jarak jauh.

➡ Singkirkan dokumen dari jalan

Sering dikatakan bahwa dokumen harus diselesaikan sebelum hari pertama untuk karyawan jarak jauh, namun hal ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Berbagai legalitas dan formalitas harus diselesaikan sebelum prospek secara resmi bergabung dan untuk menyelesaikannya, yang terbaik adalah menyelesaikan dokumen melalui formulir elektronik dan tanda tangan elektronik.

Setelah dokumen ditandatangani, disegel, dan dikirimkan, saatnya memandu mereka melalui semua hal yang ditawarkan oleh organisasi.

➡ Orientasi karyawan jarak jauh

Mengaitkan karyawan jarak jauh dengan buku agenda adalah satu hal dan memandu mereka adalah hal lain. SDM bisa mewujudkannya. Orientasi yang dipersonalisasi antara HR/CXO dan karyawan baru akan lebih baik daripada mengirimkan video, dan dalam orientasi tersebut, beberapa alasan penting mengapa karyawan tersebut memilih untuk bergabung akan dijelaskan:

• Manfaat finansial: Mulai dari perincian gaji hingga skema penghematan pajak, pengajuan pengembalian, dan penawaran insentif (jika ada), penjelasannya akan memperjelas segala sesuatunya tanpa keraguan.
• Tunjangan & fasilitas kesehatan: Dengan gaya hidup sehat yang menjadi faktor penting sebelum seorang karyawan mulai bekerja, menyoroti skema tunjangan kesehatan seperti asuransi, program bantuan karyawan, dan fasilitas yang tersedia akan memberikan rasa aman bagi mereka.
• Perkenalan tentang pekerjaan yang akan dilakukan: Setelah manfaatnya dijelaskan, orientasi dapat diakhiri dengan perkenalan singkat kepada tim yang akan bekerja dengan karyawan baru dan kemudian merencanakan pertemuan dan penyambutan dengan manajer.

➡ Bertemu langsung dengan manajer

Sebagian besar manajer ingin berbicara dengan karyawan baru yang baru bergabung sebelum memperkenalkan mereka kepada tim untuk memberikan kesan pertama yang kuat tentang bagaimana segala sesuatunya dilakukan. Menyiapkan hal ini sangat penting saat membawa karyawan jarak jauh bergabung, karena ini akan menjadi interaksi pertama yang akan memberi tahu karyawan apa yang diharapkan dari mereka. Ini termasuk pengenalan target, misi, visi, dan ke mana arah tim.

Langkah 2: Menyambut karyawan jarak jauh ke dalam budaya

Hal positif tentang penerimaan karyawan di lokasi kantor adalah mereka bisa merasakan suasana di sekitar mereka sendiri. Seseorang mungkin akan merasa cocok dengan seseorang karena kesukaannya pada Star Wars, atau yang lain mungkin akan cocok dengan anggota tim lainnya.

Bagaimanapun juga, hal ini tidak mungkin dilakukan saat penerimaan karyawan jarak jauh. Oleh karena itu, menyambut karyawan jarak jauh ke dalam budaya perusahaan merupakan hal yang berbeda, dan berikut ini adalah caranya:

➡ Budaya virtual adalah tuan rumah terbaik.

Ketika menyangkut karyawan yang bekerja dari jarak ribuan mil jauhnya, budaya haruslah virtual, dan budaya virtual tidak dibangun melalui utas email. Dengan keterlibatan karyawan yang menyebabkan hampir 40% orang berhenti dari pekerjaan mereka setiap tahun dan berpindah kerja untuk mencari pekerjaan yang lebih baik, budaya virtual akan memastikan karyawan jarak jauh tetap bertahan.

Empuls is the perfect solution for a global workforce and the one who works from the same office. This employee engagement solution builds an engaged and motivated culture with remote employees feeling the vibe on Empuls itself. People celebrating big wins, sharing a laugh, appreciating colleagues over a job well done, or just being there—it brings a smile onto the remote employee’s face.

➡ Memulai dengan beberapa permainan pemecah kebekuan virtual

Sure, scrolling through an organization’s Empuls account would give them a good idea. They might join a few groups according to their hobbies and preferences, but a personal connection with the team would go with some icebreaker games. From two truths and a lie to a walkthrough of one’s place, icebreaking is fun, and it makes the remote employee coming onboard feel at home.

➡ Menjaga tim di kantor Anda tetap online

Orang-orang yang bekerja di dalam gedung kantor perlu memperhatikan anggota tim jarak jauh mereka. Tetapkan teman berjalan virtual untuk karyawan jarak jauh yang baru bergabung-sebaiknya dengan profil yang sama jika memungkinkan-dan biarkan mereka berjalan melalui semua hal yang mereka lakukan selama satu atau dua minggu. Orang-orang yang mereka temui, apa peran mereka, dan yang lainnya. Hal ini akan membantu menanamkan rasa memiliki pada karyawan jarak jauh tersebut.

➡ Mengirimkan hadiah virtual

Gift baskets are cool and all, but let’s face it—they don’t come cheap. However, gift vouchers are an exemplary way to welcome your new remote employees onboard. Be it giving your employees a work-from-home upgrade, closet makeover, or a budget for their essential needs—Empuls is the perfect way to send it over.

Langkah 3: Ajak karyawan jarak jauh untuk bekerja!

Tip yang sangat berguna untuk membuat karyawan masuk ke mode kerja segera setelah mereka bergabung adalah dengan mengirimkan dokumen peran pekerjaan yang mendetail dengan tugas tiruan. Ini tidak boleh digunakan sebagai media untuk mengevaluasi apa yang bisa dilakukan karyawan, tetapi hanya sebagai cara untuk memoles roda. Berikut ini beberapa hal yang bisa dilakukan untuk menyiapkan mereka dengan wajah permainan:

➡ Komunikasi sejernih kristal

Mulai dari percakapan tentang apa yang harus dilakukan dalam pekerjaan hingga kumpul-kumpul harian, rencana dua mingguan, dan curah pendapat bulanan untuk proyek, komunikasi adalah suatu keharusan dalam setiap aspek karyawan jarak jauh. Buat mereka terhubung dengan saluran komunikasi yang tepat dan bantu mereka dengan tugas-tugas di awal.

➡ Alat bantu teknologi untuk kolaborasi

Mulai dari penyiapan ID email, mendaftar ke office suite berbasis cloud, dan yang paling penting-aplikasi konferensi video-memberikan semua alat teknologi kepada karyawan jarak jauh sehingga mereka bisa bermain-main dengannya.

➡ Mekanisme umpan balik

A one-to-one feedback session would benefit both the manager and the newly onboarded remote employee to understand the expectations and performances. Empuls come with a pulse survey, which is the ultimate feedback mechanism to brew the champion’s ultimate breakfast.

Sederhanakan dengan perangkat lunak intranet karyawan

Seperti yang telah disebutkan di atas, orientasi karyawan merupakan fase penting dalam mengasah produktivitas para karyawan baru. Meskipun mengelola proses ini dianggap sebagai tugas HR, namun ini bukan hanya tentang mereka, namun merupakan upaya tim kolektif. Hal ini bisa disinkronkan dengan perangkat lunak intranet karyawan.

Give your new joiners a chance to express themselves with a short introduction and their likings well, not in a middle-school way but with Empuls. Empuls makes it easy for new employees to get oriented with the culture. This employee engagement platform takes special consideration by introducing newbies to everyone where they can connect, collaborate, and chat about everything work and life.

Siap untuk bergabung dengan skuad jarak jauh Anda?

Orientasi karyawan jarak jauh adalah bagian penting dari matriks tenaga kerja masa depan, dan penting untuk memiliki daftar periksa proses orientasi dasar yang memastikan semuanya tercakup. Tiga langkah ini tepat untuk membawa karyawan baru Anda ke tahap berikutnya. Selamat merekrut!