L'ascolto attivo sul posto di lavoro: Perché è importante e come farlo

To succeed in today’s workplace, mastering technical skills is only part of the equation. Whether you're a writer perfecting grammar and syntax, an HR professional handling people and processes, or an executive making high-stakes decisions, your growth depends on more than domain expertise alone.

What truly sets successful professionals apart is their ability to connect, understand, and communicate effectively with others. That’s where soft skills—especially active listening—come into play.

Developing active listening in the workplace is essential for building strong relationships, enhancing collaboration, and driving better outcomes across teams. It’s a skill that supports not only everyday conversations but also high-impact interactions like feedback sessions, team check-ins, and decision-making discussions.

But what is active listening and why is it important? It’s the practice of being fully present and engaged during conversations—paying attention to both words and non-verbal cues, and responding with empathy and clarity. This kind of listening creates trust, prevents miscommunication, and helps people feel heard and valued.

The benefits of active listening go far beyond improved communication. It helps you navigate conflict, motivate your team, understand diverse perspectives, and become a more thoughtful, responsive leader.

In this guide, we’ll explore the fundamentals of active listening—what it is, why it matters, and how to strengthen it in your daily work life. Whether you're looking to elevate your leadership skills or simply become a better colleague, these insights will help you become a more impactful communicator.

Immergiamoci!

Che cos'è l'ascolto attivo?

Questa descrizione può confondere: quando si ascolta ciò che le persone dicono, non si sta forse ascoltando? Dopotutto, l'ascolto è già un'attività.

Ma ecco un esempio di ascolto attivo per mostrare la differenza.

A tutti noi è capitato di conversare con qualcuno che ascolta e risponde a ciò che dite, ma non sembra essere pienamente coinvolto. Potrebbe guardarsi intorno, guardare le cose o le persone nella stanza, dare un'occhiata al cellulare o sembrare che stia recependo solo una parte di ciò che state dicendo.

Quando la conversazione è finita, non si ha la sensazione che abbiano compreso appieno la propria prospettiva e i propri sentimenti, anche se hanno risposto in modo adeguato.

Quando si parla con qualcuno che è impegnato nell'ascolto attivo, invece, si ha la sua completa attenzione. Il vostro interlocutore si guarderà negli occhi, eviterà di interrompervi e spesso riformulerà quello che gli avete detto, in modo che sappiate che vi ha capito perfettamente.

Ascoltare attivamente non significa essere d'accordo con tutto ciò che gli altri dicono. Ma significa prendersi il tempo e prestare attenzione per comprendere la prospettiva e le emozioni di un'altra persona, non solo le parole che sta pronunciando.

Perché l'ascolto attivo è importante sul posto di lavoro?

L'ascolto attivo è importante in ogni ambito della vita e diventare un abile ascoltatore attivo porterà indubbi benefici alla vostra vita personale e professionale. Tutti traggono vantaggio dalla comprensione reciproca sul lavoro. 

Ecco come l'ascolto attivo è importante sul posto di lavoro e come può aiutarvi in ogni fase della vostra carriera.

1. Come collaboratore individuale

Ascoltare attivamente i vostri colleghi e il vostro manager vi sarà utile nel vostro ruolo di collaboratori individuali. Se praticate l'ascolto attivo, imparerete di più su ciò che interessa al vostro manager nelle conversazioni 1:1.

Se siete bravi ad ascoltare, potrete anche collaborare efficacemente con i vostri colleghi sui progetti.

2. Come manager

L'ascolto attivo diventa ancora più importante quando si passa a un ruolo di gestione efficace delle persone. Essere un manager valido e impegnato significa sapere cosa succede al proprio team, quali sono i suoi compiti e i suoi progetti, come gestisce il carico di lavoro e lo stress anche nella vita privata.

L'ascolto attivo può aiutarvi a sviluppare una comprensione più profonda di ciò che motiva e coinvolge il vostro team.

3. Come leader

Può essere facile prendere decisioni usando solo la propria esperienza e conoscenza della leadership. Ma sarete un leader più efficace ed empatico se riuscirete a ricevere feedback e informazioni anche dai vostri colleghi dirigenti, dai manager e dai singoli collaboratori.

Potrete prendere decisioni più consapevoli quando capirete cosa sta succedendo a tutti i membri della vostra organizzazione e terrete conto dei loro punti di vista nelle decisioni importanti.

The purpose of active listening in the workplace

Active listening isn't just about hearing someone out—it’s about being fully present in a conversation, understanding what’s being said, and responding with intention. When done right, it creates a workplace culture built on clarity, empathy, and mutual respect.

At its core, active listening helps reduce misunderstandings, minimizes back-and-forth, and builds stronger team connections. It encourages open dialogue and shows employees that their voices genuinely matter.

Here’s why active listening makes a difference:

• Improves clarity and reduces errors: Listening carefully ensures instructions and expectations are understood the first time, saving time and rework.
• Builds trust and respect: When people feel heard, they’re more likely to speak up, share ideas, and engage with the team.
• Supports emotional intelligence: Active listening encourages thoughtful responses instead of assumptions, helping teams handle sensitive situations better.
• Strengthens team collaboration: When everyone feels included and understood, collaboration becomes smoother and more effective.
• Helps managers make informed decisions: Leaders who actively listen can spot underlying issues, understand employee needs, and lead with empathy.

Over time, active listening contributes to a workplace where people communicate openly, solve problems faster, and support one another with intention.

Tecniche di ascolto attivo

L'ascolto attivo è un'abilità su cui si può lavorare ogni giorno per diventare bravi. Per alcuni è più facile praticare l'ascolto attivo rispetto ad altri, ma tutti possono farlo e migliorare.

Ecco alcune tecniche da mettere in pratica per migliorare le vostre capacità di ascolto attivo.

1. Rimanere presenti

Al giorno d'oggi, le riunioni e le conversazioni 1:1 sono caratterizzate da molte distrazioni: il cellulare squilla, un'e-mail arriva sul portatile o semplicemente si notano persone che si muovono in ufficio. Ma rimanere presenti e concentrati nella conversazione è una parte vitale dell'ascolto attivo.

Non si può capire quello che qualcuno dice se non si presta la massima attenzione, e probabilmente non ci si sentirà a proprio agio ad aprirsi completamente con qualcuno che è solo a metà strada.

Invece, esercitatevi a concentrarvi con attenzione sulle parole e sul linguaggio del corpo dell'altra persona. Anche la pratica della mindfulness può aiutare ad allenare l'attenzione a concentrarsi su una sola cosa alla volta.

2. Non interrompere

Sembra semplice, ma per molti è difficile: ascoltare bene significa non parlare sopra una persona o interromperla. Dare all'altra persona la possibilità di esprimere pienamente il suo pensiero senza intervenire per offrire il proprio è un segno di rispetto.

E può far sì che l'interlocutore si senta più a suo agio nell'esprimersi, perché sa di avere lo spazio per farlo.

Interrompere è anche un segno che state pensando a cosa dire dopo, invece di ascoltare semplicemente ciò che l'altra persona sta dicendo. Questo è l'opposto dell'ascolto attivo, poiché non gli state dando la vostra completa attenzione.

Naturalmente, non è necessario lasciare che qualcuno si dilunghi per ore: si può trovare un punto naturale per interloquire educatamente o fare una domanda. Ma questo dovrebbe essere raro quando si sta ascoltando attivamente.

3. Notare gli indizi non verbali

L'ascolto attivo non consiste solo nel recepire ciò che qualcuno dice. Si tratta anche di notare ciò che non viene detto, almeno non ad alta voce. Ciò significa prestare attenzione alle espressioni facciali e al linguaggio del corpo dell'interlocutore.

Prestare attenzione agli indizi verbali e non verbali, come ad esempio il fatto che una persona si sia bloccata per la rabbia o si sia allontanata fisicamente da un argomento, vi aiuterà a capire meglio quello che sta provando e tutto quello che potrebbe voler comunicare ma che non sa come affrontare.

Questo è particolarmente importante quando i sottili indizi indicano che le loro parole non corrispondono alle loro azioni: potete fare alcune domande di chiarimento per capire cosa sta succedendo.

4. Empatizzare

L'ascolto attivo non implica sempre la necessità di essere completamente d'accordo con tutto ciò che dice l'interlocutore. Non è realistico. Inoltre, l'obiettivo dell'ascolto attivo non è sempre quello di concordare sulle affermazioni di fatto. Si tratta di capire il punto di vista dell'altro, anche se alla fine si è ancora in disaccordo.

In questo caso l'empatia è fondamentale. Sforzatevi di vedere le cose dal punto di vista dell'altra persona, basandovi su ciò che vi sta dicendo: da dove viene la sua posizione?

Può anche aiutarvi a essere gentili con chi ha meno esperienza di voi nell'argomento che state trattando, e questa empatia lo farà sentire più a suo agio nell'aprirsi con voi.

5. Chiarire

Supponiamo che stiate ascoltando attivamente qualcuno che fate fatica a capire, qualcuno che è visibilmente frustrato o qualcuno che ha difficoltà ad articolare i suoi punti. In questo caso, può essere utile chiarire cosa si intende.

A tal fine, potete ripetere i punti chiave della conversazione, in modo che sappiate che avete capito e che possiate correggervi se la vostra impressione di ciò che hanno detto è inesatta. È importante non mettersi sulla difensiva se si è frainteso: il chiarimento serve proprio a questo, in modo che entrambi siate sulla stessa lunghezza d'onda.

6. Ask open-ended questions

Active listening doesn’t stop at hearing and understanding—it also involves showing genuine curiosity. One of the best ways to do that is by asking open-ended questions. These types of questions invite more than a yes-or-no answer and encourage the other person to elaborate, helping you gain deeper insight into their thoughts and feelings.

Try using prompts like “Can you tell me more about that?” or “What was your thought process behind that decision?” This shows the other person that you’re truly engaged and that their perspective matters. It also helps prevent assumptions by allowing them to explain their context in their own words.

7. Practice patience

Conversations don’t always move at your pace, especially when emotions are involved. Practicing patience during discussions—especially when the other person is thinking through their words, pausing, or struggling to articulate something—is a powerful part of active listening. It shows that you’re not rushing them or jumping to conclusions.

Sometimes, silence is necessary for reflection. Resist the urge to fill every pause or steer the conversation in a new direction too quickly. Give the speaker the space to share at their own rhythm. This creates a more supportive environment and encourages honest, thoughtful dialogue.

8. Reflect before responding

It can be tempting to respond quickly, especially in fast-paced conversations or when you're confident in your point of view. But taking a brief moment to reflect before responding shows that you’re processing what was said rather than reacting automatically.

This small pause helps you form a more thoughtful response and shows the other person that their words are being considered carefully. It also reduces the chances of misunderstandings or emotionally charged reactions.

9. Avoid multitasking

Active listening demands your full attention, and that’s nearly impossible if you’re trying to juggle multiple tasks at once. Checking your phone, scanning emails, or mentally drafting your to-do list during a conversation sends a clear signal that the person in front of you doesn’t have your full focus.

Whenever you’re in a 1:1, team meeting, or even a casual chat, make a conscious effort to pause other tasks. Close unnecessary tabs, silence notifications, and give the conversation the space it deserves. This simple habit shows respect and deepens trust over time.

10. Use positive body language

Your body often speaks louder than your words. Nodding occasionally, maintaining an open posture, and leaning in slightly can all reinforce that you’re engaged in the conversation. These cues make the other person feel acknowledged, even when you’re not speaking.

Avoid crossing your arms, glancing at your watch, or looking distracted—these subtle signs can signal disinterest, even unintentionally. Practicing positive body language builds rapport and helps create a more open, two-way dialogue.

How Empuls supports active listening in the workplace

Active listening is essential for building a culture of trust, empathy, and accountability—but it can be difficult to practice consistently without the right tools. That’s where Empuls comes in.

Empuls is an AI-powered employee engagement platform designed to help organizations listen, understand, and act on employee feedback in real-time. It makes active listening a continuous and scalable process, not just a one-off interaction during performance reviews.

Here’s how Empuls enables active listening at work:

• ✅ Pulse and lifecycle surveys to capture feedback across every stage of the employee journey—from onboarding to exit.
• ✅ Anonymous 1:1 feedback and eNPS tools to help employees speak freely and managers understand real concerns.
• ✅ Real-time insights and sentiment analysis to identify patterns, blind spots, and opportunities for intervention.
• ✅ Automated nudges and reminders that prompt managers to check in, recognize achievements, and follow up on feedback.
• ✅ Social intranet and recognition feeds to encourage open communication, peer feedback, and transparent conversations.

With Empuls, you don’t just listen—you create a culture where employees feel heard, valued, and supported.

Conclusione

Active listening plays a crucial role in building meaningful workplace relationships and strengthening team dynamics. It requires focus, empathy, and a genuine effort to understand others—not only what they say, but how they feel.

Whether you're contributing individually, managing a team, or guiding an organization, strong listening skills lead to better collaboration, higher engagement, and more thoughtful decisions. In today’s fast-paced work environment, the ability to truly listen helps you connect with others on a deeper level and respond with clarity and intention.

With platforms like Empuls, organizations can build listening into everyday workflows. Empuls makes it easier to gather feedback, recognize contributions, and stay tuned into what employees need—at every stage of their journey. It supports ongoing conversations, not one-time check-ins.

As you continue to grow in your career or leadership role, make space for listening. The more consistently you do it, the stronger your connections, culture, and team performance will become.