La comunicazione interpersonale sul posto di lavoro: Cos'è e perché è una competenza indispensabile al giorno d'oggi

Parlare e parlare bene sono due cose! E tutti noi, a un certo punto della nostra carriera, abbiamo giurato su come "buone capacità di comunicazione interpersonale" siano una risorsa importante per ogni professionista a tutto tondo.

È emerso che coltivare una buona comunicazione interpersonale può essere una cosa difficile da padroneggiare e, a volte, richiede anni di pratica. L'aspetto positivo? Una volta acquisita quest'arte, si diventa maestri di una comunicazione efficace e si evitano i vari incidenti di comunicazione che si verificano sul posto di lavoro.

Quindi, se volete affinare le abilità per diventare i migliori professionisti della comunicazione, abbiamo tutti i dettagli per voi: il cosa, il come e il perché della comunicazione interpersonale, che la rende la risorsa più preziosa nel mondo aziendale.

Prima di utilizzare tutto il gergo da manuale per riassumere una definizione di comunicazione interpersonale, è essenziale comprendere il contesto della comunicazione interpersonale in termini profani.

Che cos'è la comunicazione interpersonale?

In sintesi, la comunicazione interpersonale, in sostanza, mette in luce il processo che prevede lo scambio di idee, sentimenti e informazioni tra due o più persone, sia attraverso forme verbali che non verbali.

Ora, la vostra definizione di comunicazione interpersonale potrebbe variare leggermente rispetto a quella sopra riportata, ma è probabile che i principi di base rimangano gli stessi. Sarete comunque d'accordo sul fatto che una buona capacità di comunicazione interpersonale sul posto di lavoro può costituire una solida base per costruire relazioni professionali e personali durature.

Anche le statistiche sostengono questa scuola di pensiero: fino all' 81% dei selezionatori ritiene che le buone capacità relazionali siano un'abilità essenziale per sopravvivere sul posto di lavoro. Al giorno d'oggi, gran parte della comunicazione interpersonale sul lavoro avviene attraverso forum online come e-mail, videochiamate, chiamate audio, push-to-talk (PTT) e chat.

Quindi, per essere un comunicatore efficace sul lavoro, è necessario migliorare le proprie capacità di comunicazione online per avere successo in qualsiasi lavoro. Queste abilità di comunicazione si misurano sui quattro concetti di comunicazione interpersonale.

Tipi di comunicazione interpersonale

Esistono quattro tipi di comunicazione interpersonale: verbale, non verbale, scritta e di ascolto. essere padroni di tutti e quattro questi tipi è la chiave del successo nel mondo del lavoro moderno.

1. Comunicazione verbale

Pensateci: quando avete una conversazione con qualcuno, fate "hmmm" quando siete d'accordo con lui, giusto? Questo è un esempio di comunicazione verbale. È solo un modo per esprimere un pensiero senza usare le parole.

Quando si emette un suono udibile, si tratta di una comunicazione verbale. È un modo naturale per mantenere la conversazione o esprimere sentimenti. La maggior parte delle forme di comunicazione verbale è accompagnata da un suono o da un'intenzione che il ricevente interpreta di conseguenza. Il modo in cui si pronunciano queste parole e il tono possono indicare come vengono interpretate.

Per esempio, anche una frase innocua come "buona giornata" può avere connotazioni diverse a seconda del contesto in cui viene pronunciata. Può essere piacevole, brusca, cortese, amichevole, sarcastica o addirittura minacciosa. Provate questi diversi stili di comunicazione e vedete come reagiscono le persone!

2. L'ascolto

Accettiamolo: a un certo punto della vostra vita, sarete stati accusati di non essere dei buoni ascoltatori. Questo perché non state ascoltando consapevolmente, ma solo sentendo. L'udito e l'ascolto hanno una netta distinzione: l'udito è per lo più involontario e non richiede alcuno sforzo di concentrazione, mentre l'ascolto è intenzionale e richiede concentrazione.

È una risposta automatica quando si parla di udito: chiunque abbia orecchie può ascoltarlo! L'ascolto, invece, richiede uno sforzo maggiore. Richiede di comprendere ciò che l'oratore sta condividendo e di rispondere con una risposta che il mittente si aspetta da voi.

E nessuno lo fa meglio di Oprah Winfrey! Se avete seguito il suo talk show, noterete chiaramente come sia un'ascoltatrice appassionata e come sia una parte essenziale dell'intero processo di comunicazione. Questa capacità di ascoltare con attenzione la aiuta a entrare in contatto con il pubblico e a discutere e parlare delle questioni che le stanno a cuore.

3. Comunicazione scritta

Quando un messaggio viene trasmesso con simboli scritti su carta, cartelli o anche su schermi digitali, può essere classificato come comunicazione scritta. Dai testi alle e-mail e ai formati più formali come relazioni e memorandum, la comunicazione scritta è uno dei metodi più ricercati per condividere informazioni nel mondo degli affari.

Quando le informazioni sono lunghe o complicate, devono essere condivise in modo preciso: per questo la comunicazione scritta è perfetta. Il messaggio viene trasmesso in modo corretto ed è anche considerato un modo legalmente valido per condividere le informazioni. Tutto ciò che viene scritto può essere riutilizzato in seguito, se necessario, come prova della conversazione. È anche conosciuto come il modo "ufficiale" di comunicare.

La comunicazione scritta può includere anche le emoji, che possono trasmettere informazioni in modo emotivo e in un contesto che può rendere più difficile dedurre dalle parole. Le abilità di comunicazione scritta possono richiedere alcuni anni per essere perfezionate, ma una volta acquisite possono essere una delle forme più efficaci che possono durare tutta la vita.

4. Comunicazione non verbale

Infine, la quarta forma di comunicazione è quella non verbale, che consente di inviare un messaggio senza parole o parole. Si può ottenere facilmente con le espressioni del viso o con un linguaggio del corpo specifico (ad esempio, muovendo l'indice per dire "no").
È un ottimo modo per aiutare le persone a capire come ci si sente senza dover usare alcuna parola, né in forma scritta né in forma verbale.

Prendiamo un mimo come classico esempio di comunicazione interpersonale per capire quanto si possa comunicare con forme non verbali. I mimi sono in grado di mettere in scena eventi e situazioni particolari senza dire una parola. Gli occhi, il corpo e i costumi sono più che sufficienti per dare un'idea di ciò che stanno cercando di trasmettere.

Inoltre, la comunicazione non verbale spesso integra la forma di comunicazione orale. Questo perché può aiutare a far capire i punti. Ad esempio, l'uso delle "virgolette" quando si parla di qualcosa con un'alzata di spalle significa che qualcosa non è effettivamente ciò che si afferma.

Quali sono gli elementi della comunicazione interpersonale?

Prima di procedere con i dettagli sull'importanza della comunicazione interpersonale e sul perché si dovrebbe migliorare questa abilità, ci sono alcuni elementi della comunicazione interpersonale che possono aiutare a capire meglio il suo funzionamento.

• I comunicatori: Ci si riferisce al destinatario o al mittente dell'informazione come a un comunicatore. In ogni conversazione di comunicazione interpersonale ci sono almeno due comunicatori.
• Messaggio: Quando due persone comunicano, naturalmente trasmettono un messaggio. Questo messaggio diventa il fulcro della comunicazione ed è un elemento significativo della comunicazione interpersonale. Può essere trasmesso in diversi modi: linguaggio del corpo, linguaggio parlato, tono di voce e altro ancora.
• Rumore: Cosa succede quando il messaggio inviato non viene ricevuto come previsto? Questo può portare a una comunicazione errata e, nel gergo della comunicazione, si chiama rumore. Esempi di questo rumore sono le barriere linguistiche, il gergo, la disattenzione, ecc. Quando si tratta di comunicazione interpersonale sul posto di lavoro, la gestione del rumore è un aspetto necessario per incanalare una comunicazione efficace.
• Feedback: La risposta del destinatario è nota come feedback. Il messaggio che viene rispedito alla persona che lo ha inviato è importante perché permette di capire se è stato interpretato nel modo giusto o meno.
• Contesto: Quando un messaggio viene interpretato o ricevuto nel modo giusto dipende molto dal contesto. La comunicazione interpersonale è in ultima analisi contestuale e riguarda i fattori ambientali che possono influenzare i risultati della comunicazione.
• Canale: Anche il modo in cui avviene la comunicazione è essenziale, e questo elemento è noto come canale o mezzo. Può essere offline o online, parlato o scritto.

Padroneggiare l'arte della comunicazione dai comunicatori più ispirati

Potremmo dilungarci a lungo sulle altre complessità necessarie per essere un buon comunicatore. Tuttavia, ciò che è più importante della conoscenza dell'argomento è padroneggiare l'arte di parlare e ideare bene. E quale modo migliore di imparare di un leader? Perché...

"Si può avere la più grande idea del mondo, ma se non si riesce a comunicare le proprie idee, non ha importanza".

Avete indovinato! Prendiamo ispirazione da un eccellente comunicatore: Steve Jobs.

Il fondatore di Apple è stato una personalità influente, nota per le sue idee di marketing innovative e per il modo in cui ha rivelato i suoi prodotti. Date un'occhiata ad alcuni dei più grandi lanci di prodotti Apple e potrete intravedere alcune eccellenti pratiche di comunicazione.

Ad esempio, prima ancora di lanciare il prodotto, Jobs si assicurava che la folla fosse riscaldata. Lo faceva riproducendo continuamente video sull'eredità di Apple e sull'impatto che ha avuto nel mondo. Tutto ciò serviva a ricordare quanto l'azienda fosse avanti. Inoltre, ha definito il contesto dell'imminente uscita e ha semplificato l'uscita per Jobs stesso.

Cosa rende Jobs una delle persone più abili nell'arte della comunicazione? Uno dei motivi più significativi per cui Steve Jobs è considerato un eccellente oratore e un genio del marketing è la sua capacità di semplificare le idee più complesse.

Rappresentava i pilastri dell'azienda: affidabilità, lungimiranza, innovazione e chiarezza. Questo è uno dei motivi principali per cui Apple ha convinto i clienti e li ha resi fan a vita dei suoi prodotti.

Un altro eccellente esempio di leader in grado di comunicare efficacemente è Winston Churchill. L'ex primo ministro britannico infondeva speranza in un periodo buio della storia comunicando spesso con il pubblico attraverso discorsi e discorsi radiofonici.

Le sue citazioni includevano messaggi come: "Il successo non è definitivo, il fallimento non è fatale: è il coraggio di continuare che conta".

Il messaggio è semplice e può essere decifrato anche da chi non è madrelingua inglese.

Inoltre, per far arrabbiare le truppe britanniche durante la guerra, Churchill diceva: "L'atteggiamento è una piccola cosa che fa una grande differenza". Brevi e puntuali, queste citazioni aiutavano Churchill a trasmettere il suo messaggio e facevano sì che le persone avessero maggiori probabilità di comprenderle e ricordarle a lungo.

Ciò che è familiare a entrambi questi guru della comunicazione è il modo in cui si concentrano sui problemi degli altri, sviluppano l'empatia e si adoperano per trasmettere con successo il messaggio al loro pubblico. Ed è proprio questa essenza che può aiutare a diventare un buon comunicatore.

Una buona capacità di comunicazione apre le porte a una vasta gamma di professioni, ed è per questo che è essenziale capire come imparare a comunicare correttamente possa aiutarvi a raggiungere l'apice della vostra carriera.‍

Importanza della comunicazione interpersonale sul posto di lavoro

Questa intuizione sottolinea l'importanza della comunicazione interpersonale sul posto di lavoro e facilita una conversazione migliore, idee migliori e, in ultima analisi, una migliore collaborazione.

Dal cliente agli altri colleghi, una buona capacità di comunicazione vi garantirà un modo più intelligente di portare a termine le cose e vi permetterà di essere apprezzati sul posto di lavoro. Più riuscite a semplificare le vostre idee alle persone, migliore sarà la loro risposta al vostro approccio.

Ecco come una buona capacità di comunicazione può aiutare i dipendenti a migliorare la produttività e la carriera sul posto di lavoro.

1. Risolvere i problemi

Le buone capacità relazionali sono necessarie perché permettono alle persone di discutere i loro problemi e le aiutano a soppesare i numerosi pro e contro che circondano un argomento. Se avete buone capacità di problem solving, diventerete più efficaci perché potrete condividere la vostra voce con le persone e aiutarle a sentirsi coinvolte.

2. Allineamento con gli obiettivi aziendali

La scarsacomunicazione tra datori di lavoro e dipendenti può portare all'improduttività. Quando i leader e i manager non comunicano chiaramente, i membri del team diventano più distaccati e disinteressati al lavoro.

Una buona comunicazione interpersonale sul posto di lavoro aiuta i dipendenti a ricevere una direzione e un obiettivo adeguati.

3. Fiducia

La fiduciaè una delle risorse più importanti sul posto di lavoro e i dipendenti devono sentirsi fidati, ma anche fidarsi degli altri. La mancanza di fiducia può portare a una scarsa comunicazione, soprattutto tra i leader aziendali e i dirigenti che si occupano degli affari quotidiani dell'azienda.

4. Gestione del cambiamento

Una buonacapacità di comunicazione è essenziale anche per garantire che gli sforzi di gestione del cambiamento avvengano correttamente all'interno delle organizzazioni. Aiuta i dipendenti a comprendere meglio il cambiamento e ad allinearsi con esso per attuarlo in modo efficace.

5. Cultura aziendale

‍Quandole relazioni interpersonali sono eseguite nel modo giusto, possono prosperare con una cultura del lavoro positiva. I dipendenti che possiedono buone capacità di comunicazione interpersonale possono aiutare una cultura organizzativa a diventare più positiva e sinergica.

Negatività, conflitti e confusione possono portare a cattive relazioni interpersonali. In definitiva, può rovinare l'ambiente di lavoro e ridurre la produttività se non viene fatto nel modo giusto.

6. Riconoscimento dei dipendenti

Una buonacapacità di comunicazione interpersonale sul posto di lavoro può anche favorire il riconoscimento dei dipendenti. Quando i dipendenti hanno rapporti interpersonali migliori con i dirigenti, riconosceranno l'ottimo lavoro e forniranno feedback di qualità.

7. Errori di comunicazione sul posto di lavoro

I manager che garantiscono il mantenimento della professionalità sul posto di lavoro sono anche avvicinabili. Se siete un manager, assicuratevi di comunicare sempre il vostro stato d'animo al team per sapere a che punto sono. In questo modo potrete allentare le tensioni e aiutare i dipendenti a parlare direttamente con voi.

8. Relazioni personali

Èfondamentale creare legami significativi in ufficio. Come dipendenti, passate più della metà della vostra vita in ufficio e i vostri colleghi tendono a essere i vostri amici anche fuori dall'ufficio. Buone capacità relazionali possono aiutare a costruire team migliori sul lavoro e a creare relazioni che possono durare per tutta la vita.

9. Gestione e leadership

Favorire la fiducia e la comunicazione sono alcune delle abilità non negoziabili di un team leader efficace. Quando i manager non possiedono queste abilità interpersonali, possono confondere i dipendenti che iniziano a lavorare in modo meno produttivo o a perdere motivazione.

10. Successo dei dipendenti

Il successo dei dipendenti è un altro fattore critico necessario ai manager per aiutare il proprio team a ottenere buoni risultati. I leader in grado di trasmettere informazioni cruciali e le giuste parole di motivazione vedranno i loro dipendenti rispondere allo stesso modo e raggiungere gli obiettivi aziendali molto più velocemente.

Queste competenze vengono trasmesse anche ai dipendenti, che possono utilizzarle per progredire come leader.

11. Gestione dei conflitti

Unbuon posto di lavoro avrà sempre delle controversie, quando idee e pensieri si scontreranno. L'importante è che questi conflitti vengano risolti in modo rapido e intelligente, senza che tra le parti coinvolte scorra cattivo sangue o tensioni. La comunicazione interpersonale è fondamentale per risolvere questi conflitti e ammorbidire le situazioni, soprattutto in ambienti di lavoro stressanti.

12. Sviluppo della carriera

Poichéun numero sempre maggiore di datori di lavoro ricerca buone capacità comunicative, i miglioramenti nelle relazioni interpersonali possono anche portare a una progressione nella carriera di molti dipendenti.

Una buona capacità di comunicazione può anche garantire che le persone lavorino meglio a distanza, cooperino e facciano squadra, soprattutto durante le crisi. Un team che comunica tra di loro tende a ottenere risultati migliori e, in ultima analisi, a favorire l'azienda nel suo complesso.

Comunicazione interpersonale durante il lavoro a distanza: come trovare un equilibrio?

Considerando il modo in cui Covid-19 ha trasformato le nostre abitudini e il nostro ambiente di lavoro, non c'è ombra di dubbio che la cultura del lavoro a distanza sia davvero arrivata.

Con il lavoro da casa che diventa la nuova normalità, è fondamentale per i professionisti, in particolare per i datori di lavoro, assicurarsi che i loro dipendenti siano impegnati, ben informati e connessi in questi tempi difficili.

È il momento di adattarsi alle nuove tendenze e di prestare particolare attenzione al modo in cui comunicate con i vostri dipendenti, che sono già sottoposti a un sovraccarico di informazioni.

A volte basta mostrare un po' di empatia. Ecco come il CEO di Slack, Stewart Butterfield, supera l'ostacolo del lavoro a distanza in modo efficiente.

Dice che i pilastri dell'umiltà e dell'empatia li hanno aiutati a crescere come azienda orientata al design. Una cosa semplice come porre ai dipendenti domande come: "Dimmi di più su quello che stai lavorando" o "Cosa è successo da quando ci siamo conosciuti?" ecc. può aiutare i dipendenti a sentirsi più inclusi e ad aprirsi.

In qualità di datore di lavoro, è necessario massimizzare la comunicazione interpersonale sul posto di lavoro e capire come rendere i messaggi più personalizzati nei confronti dei dipendenti in base alla loro posizione, alle loro mansioni e alle loro responsabilità.

L'esigenza del momento è quella di fare spazio a una moderna comunicazione tra i dipendenti. Soluzioni come l'utilizzo di software come Microsoft Teams possono aiutare a promuovere una comunicazione significativa e a creare un mezzo che permetta alla vostra forza lavoro di riunirsi e interagire quotidianamente.

Come migliorare le capacità di comunicazione interpersonale?

Mancano le capacità di comunicazione interpersonale? Ecco come migliorare.

• Sebbene la comunicazione interpersonale non sia l'abilità numero uno per la quale un datore di lavoro potrebbe voler ottenere una certificazione, è certamente utile sapere che si può essere un perfetto giocatore di squadra e sentirsi legati alla famiglia aziendale se le proprie capacità comunicative sono a punto.
• Se al momento non avete il talento per farlo, non significa che non possiate migliorarvi nella sfera della comunicazione. La percezione che avete di voi stessi, la percezione che gli altri hanno di voi e la percezione che volete avere sono tre buoni fattori da considerare per migliorare la vostra capacità di comunicazione.
• Per migliorare le vostre capacità relazionali, avrete bisogno di impegno, tempo e feedback utili. I primi due possono essere realizzati da soli, ma l'ultimo può essere piuttosto difficile. È un elemento essenziale e richiede l'individuazione di persone che possano fare altrettanto.
• Una volta compresi questi fattori, svilupperete competenze che vi aiuteranno ad avvicinarvi ai vostri obiettivi. Con un buon feedback, diventate consapevoli di come vengono interpretati i messaggi specifici che inviate.
• Continuate a provare e a impegnarvi per diventare un comunicatore efficace. Noterete presto come le persone si rivolgeranno a voi per chiedere aiuto o addirittura vi considereranno un leader all'interno della vostra organizzazione e, in definitiva, vi aiuteranno a crescere come professionisti.

Strumento di comunicazione interna di Empuls

Empuls è uno dei più potenti strumenti di coinvolgimento dei dipendenti e di comunicazione interna. Attraverso Empuls, i dipendenti possono connettersi, collaborare, esprimere pensieri e opinioni, liberare la propria creatività e mostrare il meglio di sé!

La piattaforma simile a quella dei social media, che consente reazioni, like e commenti istantanei, è un'aggiunta per mantenere i dipendenti impegnati ed entusiasti per tutta la durata del lavoro. Se volete saperne di più su come Empuls può allineare, motivare, responsabilizzare e coinvolgere i vostri dipendenti, prenotate una demo oggi stesso o iniziate la vostra prova gratuita qui.