L'ascolto attivo sul posto di lavoro: Perché è importante e come farlo

Per avere successo sul posto di lavoro, è necessario sviluppare e affinare diverse abilità. Se siete scrittori, avete imparato le regole della grammatica e della sintassi. Se lavorate nel settore delle risorse umane, siete diventati esperti di processi e gestione delle persone.  

Se siete dirigenti, avete imparato a pensare in modo strategico e a prendere decisioni. Ma queste competenze tecniche vi porteranno solo fino a un certo punto della vostra carriera.

Le soft skills sono assolutamente indispensabili per ogni lavoro e una delle più importanti è l'ascolto attivo. L'ascolto attivo è una delle pietre miliari della comunicazione efficace. Sviluppare le capacità di ascolto attivo è particolarmente importante se state cercando di passare a un ruolo di leadership.

Ecco perché abbiamo creato questa guida all'ascolto attivo: cos'è, perché serve e come farlo in modo efficace.

Immergiamoci!

Che cos'è l'ascolto attivo?

Questa descrizione può confondere: quando si ascolta ciò che le persone dicono, non si sta forse ascoltando? Dopotutto, l'ascolto è già un'attività.

Ma ecco un esempio di ascolto attivo per mostrare la differenza.

A tutti noi è capitato di conversare con qualcuno che ascolta e risponde a ciò che dite, ma non sembra essere pienamente coinvolto. Potrebbe guardarsi intorno, guardare le cose o le persone nella stanza, dare un'occhiata al cellulare o sembrare che stia recependo solo una parte di ciò che state dicendo.

Quando la conversazione è finita, non si ha la sensazione che abbiano compreso appieno la propria prospettiva e i propri sentimenti, anche se hanno risposto in modo adeguato.

Quando si parla con qualcuno che è impegnato nell'ascolto attivo, invece, si ha la sua completa attenzione. Il vostro interlocutore si guarderà negli occhi, eviterà di interrompervi e spesso riformulerà quello che gli avete detto, in modo che sappiate che vi ha capito perfettamente.

Ascoltare attivamente non significa essere d'accordo con tutto ciò che gli altri dicono. Ma significa prendersi il tempo e prestare attenzione per comprendere la prospettiva e le emozioni di un'altra persona, non solo le parole che sta pronunciando.

Perché l'ascolto attivo è importante sul posto di lavoro?

Ecco come l'ascolto attivo è importante sul posto di lavoro e come può aiutarvi in ogni fase della vostra carriera.

1. Come collaboratore individuale

Ascoltare attivamente i vostri colleghi e il vostro manager vi sarà utile nel vostro ruolo di collaboratori individuali. Se praticate l'ascolto attivo, imparerete di più su ciò che interessa al vostro manager nelle conversazioni 1:1.

Se siete bravi ad ascoltare, potrete anche collaborare efficacemente con i vostri colleghi sui progetti.

2. Come manager

L'ascolto attivo diventa ancora più importante quando si passa a un ruolo di gestione efficace delle persone. Essere un manager valido e impegnato significa sapere cosa succede al proprio team, quali sono i suoi compiti e i suoi progetti, come gestisce il carico di lavoro e lo stress anche nella vita privata.

L'ascolto attivo può aiutarvi a sviluppare una comprensione più profonda di ciò che motiva e coinvolge il vostro team.

3. Come leader

Può essere facile prendere decisioni usando solo la propria esperienza e conoscenza della leadership. Ma sarete un leader più efficace ed empatico se riuscirete a ricevere feedback e informazioni anche dai vostri colleghi dirigenti, dai manager e dai singoli collaboratori.

Potrete prendere decisioni più consapevoli quando capirete cosa sta succedendo a tutti i membri della vostra organizzazione e terrete conto dei loro punti di vista nelle decisioni importanti.

Tecniche di ascolto attivo

L'ascolto attivo è un'abilità su cui si può lavorare ogni giorno per diventare bravi. Per alcuni è più facile praticare l'ascolto attivo rispetto ad altri, ma tutti possono farlo e migliorare.

Ecco alcune tecniche da mettere in pratica per migliorare le vostre capacità di ascolto attivo.

1. Rimanere presenti

Al giorno d'oggi, le riunioni e le conversazioni 1:1 sono caratterizzate da molte distrazioni: il cellulare squilla, un'e-mail arriva sul portatile o semplicemente si notano persone che si muovono in ufficio. Ma rimanere presenti e concentrati nella conversazione è una parte vitale dell'ascolto attivo.

Non si può capire quello che qualcuno dice se non si presta la massima attenzione, e probabilmente non ci si sentirà a proprio agio ad aprirsi completamente con qualcuno che è solo a metà strada.

Invece, esercitatevi a concentrarvi con attenzione sulle parole e sul linguaggio del corpo dell'altra persona. Anche la pratica della mindfulness può aiutare ad allenare l'attenzione a concentrarsi su una sola cosa alla volta.

2. Non interrompere

Sembra semplice, ma per molti è difficile: ascoltare bene significa non parlare sopra una persona o interromperla. Dare all'altra persona la possibilità di esprimere pienamente il suo pensiero senza intervenire per offrire il proprio è un segno di rispetto.

E può far sì che l'interlocutore si senta più a suo agio nell'esprimersi, perché sa di avere lo spazio per farlo.

Interrompere è anche un segno che state pensando a cosa dire dopo, invece di ascoltare semplicemente ciò che l'altra persona sta dicendo. Questo è l'opposto dell'ascolto attivo, poiché non gli state dando la vostra completa attenzione.

Naturalmente, non è necessario lasciare che qualcuno si dilunghi per ore: si può trovare un punto naturale per interloquire educatamente o fare una domanda. Ma questo dovrebbe essere raro quando si sta ascoltando attivamente.

3. Notare gli indizi non verbali

L'ascolto attivo non consiste solo nel recepire ciò che qualcuno dice. Si tratta anche di notare ciò che non viene detto, almeno non ad alta voce. Ciò significa prestare attenzione alle espressioni facciali e al linguaggio del corpo dell'interlocutore.

Prestare attenzione agli indizi verbali e non verbali, come ad esempio il fatto che una persona si sia bloccata per la rabbia o si sia allontanata fisicamente da un argomento, vi aiuterà a capire meglio quello che sta provando e tutto quello che potrebbe voler comunicare ma che non sa come affrontare.

Questo è particolarmente importante quando i sottili indizi indicano che le loro parole non corrispondono alle loro azioni: potete fare alcune domande di chiarimento per capire cosa sta succedendo.

4. Empatizzare

L'ascolto attivo non implica sempre la necessità di essere completamente d'accordo con tutto ciò che dice l'interlocutore. Non è realistico. Inoltre, l'obiettivo dell'ascolto attivo non è sempre quello di concordare sulle affermazioni di fatto. Si tratta di capire il punto di vista dell'altro, anche se alla fine si è ancora in disaccordo.

In questo caso l'empatia è fondamentale. Sforzatevi di vedere le cose dal punto di vista dell'altra persona, basandovi su ciò che vi sta dicendo: da dove viene la sua posizione?

Può anche aiutarvi a essere gentili con chi ha meno esperienza di voi nell'argomento che state trattando, e questa empatia lo farà sentire più a suo agio nell'aprirsi con voi.

5. Chiarire

Supponiamo che stiate ascoltando attivamente qualcuno che fate fatica a capire, qualcuno che è visibilmente frustrato o qualcuno che ha difficoltà ad articolare i suoi punti. In questo caso, può essere utile chiarire cosa si intende.

A tal fine, potete ripetere i punti chiave della conversazione, in modo che sappiate che avete capito e che possiate correggervi se la vostra impressione di ciò che hanno detto è inesatta. È importante non mettersi sulla difensiva se si è frainteso: il chiarimento serve proprio a questo, in modo che entrambi siate sulla stessa lunghezza d'onda.

Lo scopo dell'ascolto attivo

Imparare ad ascoltare attivamente tutti sul posto di lavoro - dai colleghi, ai singoli collaboratori, fino ai dirigenti - è una delle soft skills più preziose che si possano sviluppare.

Per migliorare l'ascolto attivo ci vuole tempo e un'attenta pratica, ma i vantaggi nella carriera e nella vita personale ne varranno la pena. È solo uno dei modi per migliorare le vostre capacità di comunicazione, indipendentemente dal ruolo o dal settore in cui operate, che vi farà progredire nella vostra carriera e porterà benefici a tutti coloro che vi circondano.