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Come esseri umani, siamo portati a cercare di crescere e migliorare. Trascurare questo aspetto può portare alla stagnazione e all'autocompiacimento.
Questa affermazione è particolarmente vera sul posto di lavoro, dato che un impressionante 91% dei dipendenti desidera una formazione personalizzata e pertinente. È un chiaro segno che molti lavoratori sono alla ricerca di modi per migliorare le loro prestazioni sul lavoro.
Non esiste un principio univoco per far sì che ogni dipendente si sviluppi magicamente da un giorno all'altro. Tuttavia, diverse aree di miglioramento si applicano praticamente a tutti i dipendenti, indipendentemente dalla loro posizione o dal loro settore.
In questo post esploreremo nove aree significative di miglioramento e discuteremo le azioni che potete intraprendere per migliorare le prestazioni dei vostri dipendenti sul posto di lavoro.
Perché il miglioramento professionale è importante?
Il miglioramento professionale non è solo un obiettivo, ma una necessità. È la chiave per aprire nuove opportunità di crescita personale e di avanzamento di carriera.
Ma perché il miglioramento professionale è importante? Pensate a questo aspetto: proprio come un'automobile ha bisogno di manutenzione regolare e di carburante per funzionare senza intoppi, anche la carriera dei vostri dipendenti ha bisogno di attenzione e cura.
Senza uno sviluppo continuo, i dipendenti rischiano di rimanere indietro nel settore. Questo può non solo limitare le loro possibilità di carriera, ma anche portare al burnout.
9 Le principali aree di miglioramento per i dipendenti
Non esiste un elenco universale di aree di miglioramento, poiché ogni persona ha aree diverse che possono richiedere attenzione. Tuttavia, l'elenco che segue comprende le aree più comuni che si applicano alla maggior parte dei dipendenti.
- Leadership
- Struttura di ripartizione del lavoro (WBS)
- Gestione del tempo
- Evitare le distrazioni
- Definizione delle priorità dei compiti
- Comunicazione
- Ascolto
- Risoluzione dei conflitti
- Servizio clienti
1. La leadership
La leadership è l'abilità più importante che separa i dipendenti di successo da quelli che faticano ad avanzare nella loro carriera.
Tuttavia, la leadership può essere una caratteristica difficile da padroneggiare. Coloro che non sono leader naturali spesso faticano ad affermarsi e possono persino incontrare la resistenza dei colleghi.
È qui che entrate in gioco voi, in qualità di supervisori. Con una guida adeguata, chiunque può diventare un vero leader.
Come aiutare i dipendenti a migliorare le capacità di leadership
Ecco i consigli per aiutare un dipendente a migliorare le proprie capacità di leadership:
- Incoraggiare la proprietà
Permettete ai dipendenti di assumersi la responsabilità dei loro compiti e progetti. Dare loro l'autonomia di prendere decisioni e imparare dagli errori favorisce il senso di responsabilità e di appartenenza.
- Piantare il seme della possibilità
Ispirare i dipendenti con una visione di ciò che potrebbe essere realizzato grazie alla loro leadership e incoraggiarli a credere nelle loro capacità di creare un cambiamento positivo e trasformativo.
Domande retoriche come "Quale sarebbe il risultato se poteste cambiare il mondo con il vostro lavoro?" stimolano la loro immaginazione e li incoraggiano a considerare le possibilità.
Piantando questo seme di possibilità nella mente dei vostri dipendenti, è più probabile che essi sviluppino un senso di scopo e si impegnino per creare una leadership.
- Offrire opportunità per ruoli di leadership
È un ottimo modo per i dipendenti di esercitarsi e sviluppare i tratti della leadership cimentandosi in un nuovo ruolo. Incoraggiateli ad assumere ruoli di leadership in progetti, team o comitati.
- Sviluppare un kit di strumenti per la leadership
Identificare la fase, lo stile e i punti di forza della leadership di un dipendente può essere estremamente utile per svilupparla ulteriormente. Fornite ai vostri dipendenti strumenti e risorse che possano accelerare la loro crescita per diventare grandi leader.
Create seminari e sessioni di formazione in cui potete insegnare loro come fare:
- Motivare e comunicare efficacemente
- Delegare i compiti
- Controllo del flusso di lavoro
- Pensare in modo strategico
Ricordate che i leader senza un'adeguata formazione e guida sono come i costruttori senza attrezzi: potrebbero essere in grado di costruire qualcosa, ma non sarebbe affatto perfetto.
2. Struttura di ripartizione del lavoro (WBS)
La Work Breakdown Structure (WBS) è un approccio alla gestione dei progetti che prevede la suddivisione di un progetto complesso in attività più piccole e gestibili con tempi predefiniti.
Introdurre questo concetto popolare nella vostra organizzazione può avere grandi vantaggi:
- Migliora la trasparenza del progetto, consentendo ai membri del team di monitorare l'avanzamento del progetto e di apportare le modifiche necessarie.
- Assicura che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda gli obiettivi, la tempistica e l'allocazione delle risorse.
- Con una WBS ben strutturata, i team possono identificare più facilmente i rischi potenziali e minimizzarne l'impatto.
Come aiutare i dipendenti a migliorare le competenze della WBS
Ecco i suggerimenti per aiutare un dipendente a migliorare le proprie competenze in materia di WBS:
- Iniziare con le basi
Prima di introdurre il team a concetti di WBS più complessi: Assicuratevi che abbiano una chiara comprensione dei fondamenti. Iniziate spiegando cos'è una WBS e perché è importante. Fornite esempi di progetti di successo che hanno utilizzato una WBS ben progettata.
- Enfatizzare la chiarezza
Incoraggiate il vostro team a usare un linguaggio chiaro e conciso quando create le strutture della WBS. Spiegate le strutture che sono difficili da capire e che possono generare confusione ed errori.
- Utilizzare ausili visivi
Le rappresentazioni visive possono essere un modo efficace per comunicare strutture WBS complesse. Utilizzate diagrammi, grafici e altri ausili visivi per aiutarli a comunicare le loro idee in modo più chiaro.
3. Gestione del tempo
La gestione efficace del tempo è una delle competenze più richieste dalla forza lavoro di oggi. La capacità di stabilire le priorità dei compiti e di rispettare le scadenze è una risorsa importante per i dipendenti.
Come dipendente, spesso può essere difficile gestire il tempo in modo efficace. Con gli impegni, le priorità in competizione, le riunioni infinite e gli elenchi di cose da fare, non sorprende che la gestione del tempo possa sembrare impossibile.
Come aiutare i dipendenti a migliorare le capacità di gestione del tempo
Ecco i consigli per aiutare un dipendente a migliorare le capacità di gestione del tempo:
- Blocco del tempo
Chiedete ai vostri dipendenti di segnare sul loro calendario orari specifici per il lavoro concentrato, le riunioni e le pause. Questa strategia li aiuta a visualizzare il loro programma e a dare priorità al loro tempo.
- Stabilire aspettative e scadenze chiare
Assicuratevi che i vostri dipendenti comprendano appieno le aspettative e le scadenze per ogni compito che viene loro assegnato. Questo li aiuterà a rimanere in carreggiata e a evitare di procrastinare.
- Incoraggiare le pause
Encourage your employees to take short breaks to recharge their energy and refocus to avoid burnout and maintain productivity throughout the day. Set your team up with a clock in clock out app. Besides tracking work hours, the tool offers other features like deadline reminders and break notifications. This will help your employees to be aware of how their time’s spent, fostering self-reflection and improving their time management skills.
- Ridurre al minimo le riunioni
Le riunioni possono essere una grande perdita di tempo. Riducete al minimo il numero di riunioni a cui partecipano e chiedete loro di concentrarsi sulle priorità e sugli obiettivi.
- Tecnica del Pomodoro
Questa popolare tecnica di gestione del tempo prevede la suddivisione del lavoro in intervalli di 25 minuti separati da brevi pause. Questa tecnica aiuterà i vostri dipendenti a rimanere concentrati e ad aumentare la produttività.
4. Evitare le distrazioni
Con il costante richiamo delle notifiche dei social media, delle e-mail e delle telefonate, evitare queste distrazioni sta diventando sempre più difficile. Non solo fanno perdere tempo prezioso, ma interrompono anche la nostra concentrazione, il che può influire sulle prestazioni complessive dei dipendenti.
Come aiutare i dipendenti a evitare le distrazioni
Ecco i consigli per aiutare i dipendenti a evitare le distrazioni.
- Creare una "zona tranquilla"
Designate un'area dell'ufficio che sia una zona tranquilla. Questo spazio deve essere libero da distrazioni come telefoni, chiacchiere o musica. Quest'area può essere utilizzata per i compiti che richiedono una profonda attenzione e concentrazione.
- Implementare orari di lavoro flessibili
I livelli di produttività di ognuno variano nel corso della giornata. L'implementazione di orari di lavoro flessibili consente ai dipendenti di lavorare quando sono più produttivi. Questo può portare a minori distrazioni e a una maggiore qualità del lavoro.
- Incoraggiare abitudini sane
Creare una cultura di vita sana può avere un impatto positivo sulle prestazioni dei dipendenti. Parlate con i membri del vostro team dei vantaggi di mangiare pasti nutrienti e di fare esercizio fisico regolarmente. Un dipendente sano e riposato è più produttivo.
- Fornire strumenti per la concentrazione
Cuffie a cancellazione di rumore, macchine per il rumore bianco e applicazioni che bloccano i social media e altre distrazioni possono aiutare i dipendenti a rimanere sul posto di lavoro. Fornendo l'accesso a questi strumenti si dimostra che il team apprezza la sua produttività.
- Riconoscere e affrontare le distrazioni personali
I dipendenti hanno diversi fattori che li distraggono. Alcuni possono avere difficoltà a rimanere concentrati a causa di problemi personali come lo stress finanziario o i problemi familiari. In qualità di manager, è essenziale riconoscere queste difficoltà e fornire supporto per aiutare i dipendenti a superarle.
5. Priorità dei compiti
La definizione efficace delle priorità è un'abilità fondamentale che ogni dipendente dovrebbe possedere. Con molti compiti che non possono essere completati entro un periodo di tempo stabilito, la definizione delle priorità diventa fondamentale per le prestazioni lavorative.
Come aiutare i dipendenti a migliorare la definizione delle priorità dei compiti
Ecco come aiutare i dipendenti a migliorare il processo di definizione delle priorità dei compiti.
- Utilizzare la regola 1-3-5
Questa regola incoraggia i dipendenti ad affrontare ogni giorno un compito importante, tre medi e cinque piccoli. Questo li aiuterà a concentrarsi su ciò che è importante, senza essere impantanati da compiti minori. Utilizzando un software di gestione delle attività efficace, i team possono ottimizzare il flusso di lavoro, stabilire le priorità e ottenere una maggiore produttività.
- Applicare la tecnica "Mangia la rana".
"Mangiare la rana" è un'altra tecnica interessante per stabilire le priorità dei compiti. Mark Twain diceva: "Se il vostro lavoro è mangiare una rana, è meglio farlo per prima cosa al mattino. E se il tuo compito è mangiare due rane, è meglio mangiare prima la più grande".
Questo significa affrontare il compito più temuto all'inizio della giornata, in modo da non averlo in testa per tutto il giorno.
- Applicare il principio di Pareto
Un metodo infallibile per aiutare i dipendenti a stabilire le priorità in modo efficace è l'utilizzo del principio di Pareto. Questo principio afferma che l'80% dei risultati deriva dal 20% degli input. Quindi, concentratevi sul 20% più critico dei compiti che producono l'80% dei risultati.
Ad esempio, se gestite un team di vendita, potete chiedere ai membri del team di dedicare l'80% del loro tempo alla prospezione e il restante 20% alle chiamate di vendita con i lead migliori.
- Utilizzare la matrice di Eisenhower
Questo quadro aiuta i dipendenti a classificare i compiti in quattro quadranti: urgente/importante, non urgente/importante, urgente/non importante e non urgente/non importante.
Concentratevi prima sui compiti più urgenti e importanti e delegate o eliminate gli altri.
6. Comunicazione
Una comunicazione aperta e chiara non solo aiuta a evitare incomprensioni e conflitti, ma contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro positivo in cui tutti si sentono ascoltati e valorizzati.
Nonostante l'impatto positivo della comunicazione efficace sulla produttività, per molti dipendenti è ancora un'area di miglioramento. Infatti, secondo un'indagine condotta da Fierce, l'86% dei dipendenti e dei dirigenti ritiene che una comunicazione inefficace sia la causa principale dei fallimenti sul posto di lavoro.
Come aiutare i dipendenti a migliorare le capacità di comunicazione
Ecco i consigli per aiutare i dipendenti a migliorare le loro capacità di comunicazione.
- Favorire un ambiente sicuro per il feedback
Il feedback è essenziale per la crescita, ma può essere difficile da ricevere. Favorire un ambiente sicuro in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nel dare e ricevere feedback può aiutare a migliorare la comunicazione. Ciò significa essere aperti, onesti e rispettosi nel fornire feedback e creare una cultura di fiducia e trasparenza.
- Riconoscere il potere della comunicazione non verbale
La comunicazione non è solo parole. Fate in modo che il vostro team sia consapevole della propria comunicazione non verbale, come il linguaggio del corpo, il tono di voce e le espressioni facciali. Questo può aiutare a garantire che il loro messaggio corrisponda al tono desiderato.
- Utilizzare esercizi di gioco di ruolo
Mettendo i dipendenti in scenari ipotetici, possono esercitarsi in una comunicazione efficace in un ambiente sicuro e costruttivo. Ciò contribuisce a creare fiducia e consente di ricevere un feedback costruttivo dagli altri.
7. Ascolto
Come disse Stephen Covey: "La maggior parte delle persone non ascolta con l'intento di capire, ma con l'intento di rispondere".
Pertanto, come manager, dobbiamo aiutare i nostri dipendenti a sviluppare una cultura dell'ascolto attivo, che porti a un ambiente di lavoro più soddisfacente.
L'ascolto è un'abilità utile sottovalutata in qualsiasi contesto lavorativo. È possibile trasferire e ricevere efficacemente informazioni importanti e costruire relazioni più solide impegnandosi a fondo con colleghi e clienti.
In poche parole, meglio ascoltate, più informate saranno le vostre decisioni e la vostra comunicazione.
Tuttavia, l'ascolto attivo richiede qualcosa di più che stare semplicemente seduti in silenzio ad ascoltare ciò che qualcuno dice. Potete adottare diverse misure pratiche per migliorare le capacità di ascolto dei dipendenti.
Come aiutare i dipendenti a migliorare le capacità di ascolto
Ecco i consigli per aiutare i dipendenti a migliorare le loro capacità di ascolto.
- Utilizzare un'analogia con l'albero
Proprio come un albero ha bisogno di radici forti per crescere in altezza, i dipendenti hanno bisogno di una solida base di capacità di ascolto per comunicare in modo efficace. Incoraggiate i vostri dipendenti a concentrarsi sulla costruzione di una base solida, ascoltando attivamente e cercando di capire prima di rispondere.
- Porre domande aperte
Nel dare istruzioni, evitate di porre domande con risposta affermativa o negativa. Ponete invece domande aperte che richiedano ai vostri dipendenti di riflettere più a fondo e di rispondere con maggiori dettagli. In questo modo non solo si favorisce una migliore comunicazione, ma si contribuisce anche a costruire una cultura della collaborazione e della risoluzione dei problemi.
- Esercizi di ascolto attivo
Offrite ai vostri dipendenti l'opportunità di esercitare le loro capacità di ascolto. Ad esempio, si può organizzare un esercizio di ascolto in cui un dipendente parla di un argomento per un periodo di tempo prestabilito e gli altri dipendenti devono riassumere ciò che hanno sentito. In questo modo, possono migliorare le capacità di ascolto, la fiducia e il lavoro di squadra.
- Ascolto a specchio
Ripetete ciò che i vostri dipendenti vi dicono, in modo che sappiano che state prestando attenzione. Questo crea comprensione e rispetto reciproci, importanti in un ambiente di lavoro collaborativo.
- Incentivare l'ascolto
Considerate la possibilità di offrire premi ai dipendenti che dimostrano una capacità di ascolto eccezionale. Può trattarsi di qualcosa di semplice come una carta regalo o un riconoscimento pubblico. Premiando il buon comportamento, si crea un ambiente in cui l'ascolto viene valorizzato.
8. Risoluzione dei conflitti
I conflitti sul posto di lavoro costano alle aziende statunitensi quasi 359 miliardi di dollari ogni anno. Questa sconcertante statistica sottolinea l'importanza delle strategie di risoluzione dei conflitti sul posto di lavoro.
La risoluzione dei conflitti è un'abilità che richiede pazienza, empatia e pratica costante. Sviluppare queste abilità richiede tempo, ma ne vale la pena perché rende i nostri luoghi di lavoro più sicuri, più felici e più produttivi.
Con diverse strategie e tecniche, è possibile affrontare i conflitti in modo più positivo e risolvere i problemi con soluzioni creative che portano a risultati vantaggiosi per tutti.
Come aiutare i dipendenti a migliorare le capacità di risoluzione dei conflitti
Ecco come aiutare i dipendenti a migliorare le capacità di risoluzione dei conflitti.
- Concentrarsi sul problema piuttosto che sulle persone
Quando si affrontano i conflitti, è essenziale concentrarsi sul problema in questione piuttosto che sulle persone coinvolte. Evitate di andare sul personale, di attaccare la personalità dei dipendenti o di farli sentire sotto attacco.
- Affrontare i problemi di petto
È essenziale affrontare i problemi in modo proattivo. L'evitamento non fa altro che ritardare il processo di risoluzione dei conflitti e lasciare che tutti i soggetti coinvolti si sentano frustrati o risentiti. Invece, affrontate direttamente il problema e assicuratevi che la comunicazione sia continua e trasparente.
- Enfatizzare l'intelligenza emotiva
L'intelligenza emotiva è fondamentale quando si affrontano i conflitti. Incoraggiate i vostri dipendenti a comprendere le loro emozioni e il loro impatto sul comportamento. L'empatia, l'autoconsapevolezza e la regolazione delle emozioni sono tutte componenti essenziali dell'intelligenza emotiva.
9. Servizio clienti
Il servizio clienti può creare o distruggere la reputazione e il successo di un'azienda. In qualità di manager, è vostra responsabilità allenare il vostro team a fornire un servizio clienti eccellente attraverso tecnologie di call center aggiornate.
È interessante notare che le capacità di servizio al cliente sono fondamentali anche quando si lavora con i colleghi. I dipendenti possono migliorare i rapporti di lavoro e il lavoro di squadra mostrando un comportamento cortese e professionale.
Come aiutare i dipendenti a migliorare le capacità del servizio clienti
Ecco come aiutare i dipendenti a migliorare le loro capacità di assistenza ai clienti.
- "Strategia "Regola dei 5/10
Salutate i clienti entro cinque secondi dal loro arrivo e riconosceteli entro tre metri dalla loro presenza. È buona abitudine salutare i clienti con un sorriso e fare due chiacchiere per creare un rapporto. I clienti apprezzano il fatto di sentirsi accolti e apprezzati.
- Creare le personas dei clienti
Aiutate il vostro team a sviluppare l 'empatia verso i clienti creando dei personaggi immaginari. Questo approccio permetterà ai dipendenti di comprendere il loro pubblico di riferimento. Potete anche renderlo divertente dando a ogni persona un nome e una storia.
- Investire in tecnologia
La tecnologia può essere uno strumento prezioso per aiutare i vostri dipendenti a fornire un ottimo servizio clienti. La creazione di un portale per i clienti, gli investimenti in chatbot, IA e altre soluzioni digitali possono snellire tutti i processi e liberare i dipendenti per concentrarsi su problemi più complessi dei clienti.
Come identificare le aree di miglioramento dei dipendenti?
Cercate di conoscere a fondo ogni dipendente. Questo può essere fatto attraverso una comunicazione aperta, incontri individuali, mentorship e valutazioni delle prestazioni.
Questa comprensione più approfondita vi aiuterà a identificare le aree in cui un dipendente potrebbe avere difficoltà e in cui potrebbe aver bisogno di ulteriori indicazioni per migliorare.
Ponete ai vostri dipendenti domande come:
- "In quali ambiti vi sentite meno sicuri?".
- "Ci sono alcuni compiti o incarichi con i quali avete sempre difficoltà?".
- "Ritiene che alcune aree necessitino di ulteriore formazione o supporto?".
Se ancora faticano a individuare le aree carenti, si può pensare di cercare un mentore o un coach che li guidi e li aiuti a sviluppare un piano di miglioramento personalizzato.
Ricordate che identificare e affrontare le aree di miglioramento non è un segno di debolezza, ma di un dipendente impegnato e ambizioso che cerca sempre di dare il meglio di sé.
Parola finale
Investire nello sviluppo professionale è una scelta saggia per qualsiasi organizzazione che voglia migliorare le prestazioni dei dipendenti. L'organizzazione e i suoi dipendenti trarranno innumerevoli benefici offrendo ai lavoratori opportunità di apprendimento e sviluppo.
Ricordate che lo sviluppo professionale è un viaggio continuo, non una meta. Non si tratta di una sola area di miglioramento su cui i dipendenti devono lavorare, ma di un processo continuo di auto-riflessione e apprendimento.
Intervenite per migliorare le prestazioni sul posto di lavoro dei vostri dipendenti e vedrete l'impatto positivo sui vostri profitti.
