Gestione delle prestazioni dei dipendenti: Vantaggi e suggerimenti per migliorarla in modo efficace

La gestione delle prestazioni dei dipendenti si è evoluta al di là delle valutazioni annuali in un approccio continuo e basato sui dati. Oggi la gestione delle prestazioni dei dipendenti si concentra sul feedback in tempo reale, sull'allineamento degli obiettivi e sulla collaborazione di gruppo, piuttosto che su valutazioni individuali ormai obsolete.

A McKinsey evidenzia il passaggio da una gestione delle prestazioni incentrata sull'individuo a un modello basato sul team, rafforzando la necessità per le organizzazioni di ripensare le proprie strategie. Le aziende che adottano questo approccio vedono migliorare il coinvolgimento, l'efficienza e la produttività complessiva.

Per capire veramente come migliorare le prestazioni dei dipendenti, è essenziale esplorarne i vantaggi, le strategie pratiche di attuazione e l'impatto diretto sul successo aziendale.

Cominciamo.

Che cos'è la gestione delle prestazioni dei dipendenti?

La gestione delle prestazioni dei dipendenti non si limita a misurare e migliorare le prestazioni. migliorare le prestazioni dei dipendenti. Si tratta anche di allineare gli obiettivi individuali con quelli dell'organizzazione e viceversa.

Il processo di gestione delle prestazioni è continuo piuttosto che una revisione annuale. L'obiettivo della gestione delle prestazioni si concentra sulla capacità dei dipendenti di svolgere meglio il proprio lavoro. Il miglioramento delle competenze e lo sviluppo professionale sono entrambi elementi essenziali della gestione delle prestazioni.

Tuttavia, la gestione delle prestazioni è anche una strada a doppio senso. È necessario valutare se un dipendente è adatto al suo lavoro e se il lavoro utilizza al meglio le sue capacità. In altre parole, si tratta di allineare le mansioni e le competenze del dipendente con gli obiettivi del suo team e dell'organizzazione.

Vantaggi della gestione delle prestazioni dei dipendenti

L'esperto di management Peter Drucker disse una volta:"Ciò che viene misurato viene gestito". In un'epoca in cui i datori di lavoro guardano alla performance più che al fatturato che i loro dipendenti portano all'azienda, questo detto è ancora attuale.

Non si può gestire qualcosa che non si conosce. Misurare le prestazioni dei dipendenti è il primo passo per gestirle ed eventualmente migliorarle.

Perché la vostra azienda dovrebbe misurare le prestazioni dei dipendenti? Un recente studio pubblicato da Capgemini sostiene che le prestazioni dei dipendenti, tra cui la produttività e l'impegno, sono strettamente legate all'esperienza dei dipendenti. In altre parole, i dipendenti e i team ad alte prestazioni lavorano in un ambiente di lavoro ad alte prestazioni e viceversa.

L'implementazione di un sistema di gestione delle prestazioni dei dipendenti porterà benefici all'organizzazione nei seguenti modi:

1. Offrire opportunità di crescita e sviluppo al personale

Come manager, potete influenzare le prestazioni della vostra organizzazione prestando molta attenzione alle prestazioni delle persone che lavorano con voi.

Tuttavia, è necessario implementare un sistema di gestione delle prestazioni dei dipendenti per registrare e confrontare le osservazioni con gli obiettivi specifici di crescita e sviluppo. Altrimenti, non farete altro che fare supposizioni non informate.

Utilizzando un sistema di gestione delle prestazioni dei dipendenti, avrete tutti i dati necessari per identificare le opportunità di miglioramento e prevedere la traiettoria di carriera dei vostri dipendenti.

Ad esempio, supponiamo che un dipendente sia scarso nei compiti numerici, ma abbia eccellenti capacità di comunicazione. In questo caso, è possibile formarlo sui numeri o indirizzarlo verso un percorso di carriera che possa massimizzare i suoi punti di forza.

2. Allineare gli obiettivi in modo più preciso

Prima di stabilire gli obiettivi, è necessario valutare le competenze, la disponibilità e le prestazioni del team. Misurando e gestendo le prestazioni dei dipendenti, si comprende meglio la capacità del team di raggiungere gli obiettivi. Di conseguenza, è possibile modificare gli obiettivi per tenere conto dei punti di forza e di debolezza del team o assumere risorse aggiuntive per aiutarlo a raggiungere gli obiettivi.

Il primo passo nella gestione dei dipendenti è il reclutamento o l'assegnazione della persona giusta per il lavoro. È quindi essenziale avere un approccio olistico che faccia leva sull'acume aziendale per un processo efficace di assegnazione dei ruoli.

Una volta fatto questo, dovrete stabilire con il vostro nuovo collaboratore degli obiettivi di performance che tengano conto degli obiettivi più ampi dell'organizzazione. Questo potrebbe non sembrare facile se il dipendente lavora da remoto. Tuttavia, grazie a controlli e sessioni di allineamento costanti, il dipendente capirà come monitorerete le sue prestazioni per il resto del periodo di valutazione.

3. Acquisire una migliore comprensione delle prestazioni dell'azienda

Le persone formano le organizzazioni e sono le loro prestazioni collettive a guidare la crescita. È quindi facile capire perché sia necessario misurare le prestazioni individuali per comprendere meglio quelle organizzative.

Questo è particolarmente vero per le piccole imprese, dove il risultato di alcuni dipendenti può fare la differenza tra un profitto o un deficit. La valutazione dei dipendenti può aiutarvi a identificare i migliori risultati e quelli che necessitano di miglioramenti.

Può anche aiutarvi a identificare sia le lacune di conoscenza che causano prestazioni inferiori alle aspettative, sia le capacità dei dipendenti da utilizzare in futuro.

4. Mettere a punto le politiche aziendali

Per costruire una cultura aziendale che attragga e trattenga i dipendenti migliori, è necessario combinare i dati di valutazione delle prestazioni dei dipendenti con l'esperienza dei dipendenti. I dati possono essere raccolti in diversi momenti del ciclo di vita del dipendente. Questi punti includono indagini periodiche sondaggi sulla soddisfazione dei dipendenti e le interviste di uscita.

Quando si analizzano i dati sull'esperienza dei dipendenti nel contesto delle loro prestazioni, è possibile avere una visione più chiara dell'effetto dell'uno sull'altro.

Ad esempio, se durante il colloquio di uscita un dipendente afferma che avrebbe voluto lavorare da remoto più spesso, è possibile determinare la mancanza di opzioni di lavoro da remoto e le prestazioni non ottimali.

È inoltre possibile rendere l'analisi il più granulare possibile per identificare fattori precedentemente sconosciuti che influenzano le prestazioni dei dipendenti. Ad esempio, uno studio pubblicato dall'Università di Oxford ha scoperto che un maggior numero di finestre (e di luce naturale) sul posto di lavoro ha un effetto positivo sulle vendite e sull'efficienza.

È quindi possibile utilizzare queste informazioni per stabilire una cultura dell'ambiente di lavoro che incoraggi i dipendenti a ottenere prestazioni migliori, mantenendo un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.

5. Stabilire una cultura del giusto riconoscimento

Utilizzando le valutazioni delle prestazioni dei dipendenti, è possibile stabilire una cultura di riconoscimento equo all'interno dell'organizzazione. Da un lato, identificando i migliori risultati e premiandoli, dimostrate alla vostra forza lavoro che apprezzate e riconoscete il duro lavoro. È fondamentale farlo, poiché il riconoscimento dei dipendenti è il fattore numero uno che ne determina l'impegno e la produttività.

D'altra parte, un dipendente con prestazioni insufficienti avrà bisogno di una gestione più attenta. Individuare per tempo i collaboratori più deboli è importante, in modo da poter impostare un piano di sviluppo per migliorare le loro capacità e ridurre gli errori.

Se ciò non funziona, è necessario decidere e comunicare le conseguenze ai dipendenti, affinché si organizzino di conseguenza. Il mancato rispetto di una delle due condizioni può avere un grave impatto sull'azienda.

Come gestire e migliorare le prestazioni dei dipendenti in modo efficace?

Una buona gestione delle prestazioni non si limita a creare un ambiente di lavoro produttivo. Capire come migliorare le prestazioni dei dipendenti richiede leadership, forti competenze sociali, capacità di fornire feedback costruttivi e lavoro di squadra, tutti elementi essenziali per una strategia di gestione delle prestazioni efficace.

1. Stabilire obiettivi e traguardi chiari

Senza obiettivi ben definiti, voi e il vostro team non avrete un'idea dei vostri progressi e della strada da percorrere. La maggior parte degli esperti di management crede in alcuni principi di base della definizione degli obiettivi:

Questi principi forniscono ai leader una buona idea degli obiettivi che devono fissare per se stessi e per i loro team.

Potete anche utilizzare i criteri SMART per decidere gli obiettivi del team:

• Specifico: Cosa volete ottenere e quali sono i passi da compiere?
• Misurabile: Quali sono gli indicatori chiave di performance dell'obiettivo?
• Raggiungibile: L'obiettivo si basa su parametri realistici? Il dipendente è sufficientemente attrezzato per raggiungerlo?
• Rilevante: Si inserisce bene nel profilo lavorativo generale del dipendente e nelle priorità dell'azienda?
• Basato sul tempo: Quali sono le scadenze per ogni obiettivo?

Ecco un esempio di scheda di obiettivi SMART di Hubspot.

La definizione degli obiettivi è essenziale per gestire le prestazioni dei dipendenti in qualsiasi team, ma è ancora più cruciale per i team remoti. I team remoti possono sentirsi completamente smarriti se non ricevono una direzione chiara in termini di obiettivi e traguardi dell'azienda, poiché non comunicano quotidianamente con il loro team principale.

Gli obiettivi da fissare per i vostri dipendenti dipenderanno dal loro settore di lavoro. Ad esempio, se impiegate dei grafici, potete valutare la qualità del loro lavoro e l'aderenza alle linee guida del branding. Se gestite un team di analisi dei dati, potete utilizzare le metriche di qualità dei dati come base per la gestione delle prestazioni.

2. Utilizzare un software per la gestione delle prestazioni

È necessario un modo per monitorare i progressi in modo efficiente e, idealmente, le informazioni raccolte devono essere accessibili a tutti. L'utilizzo di Google Sheets o di Microsoft Excel non è raro per la gestione dei dipendentima un software di gestione delle prestazioni dedicato renderà le cose più semplici e snelle.

Gestione in tempo reale: Alcuni strumenti possono offrire la possibilità di monitorare le prestazioni del team in tempo reale, spesso attraverso funzioni come il monitoraggio delle ore o l'integrazione con app di time tracking. applicazioni di tracciamento del tempo. Ciò consente di ottenere informazioni immediate sulla produttività del team, sullo stato del progetto e sui contributi individuali.

Ecco alcuni fattori da considerare nella scelta del software di gestione delle prestazioni dei dipendenti:

💸 Costo: Un software di livello aziendale, come SuccessFactors o Workday, potrebbe essere fuori dal vostro budget. Potete invece utilizzare un software di gestione delle prestazioni destinato alle piccole imprese.

🔗 Caratteristiche e integrazioni: La maggior parte dei software per la gestione delle performance dei dipendenti ha un certo livello di integrazione con altri sistemi legati alle risorse umane, tra cui il libro paga e le soluzioni per il riconoscimento dei dipendenti. soluzioni di riconoscimento dei dipendenti. Queste integrazioni semplificano l'esperienza dei dipendenti e del team HR.

🔧 F acilità d'uso e formazione: Il software di gestione delle prestazioni ha molte parti mobili e perdersi in tutte le funzioni è piuttosto facile. Quando cercate un sistema per il vostro team, puntate sulla semplicità.

La maggior parte dei software per la gestione delle prestazioni dei dipendenti ha un approccio flessibile e può costruire cruscotti in base alle vostre esigenze specifiche. Potete provare le demo per scegliere il prodotto giusto.

3. Fornire un feedback regolare sulle prestazioni

Fornire un feedback pertinente e regolare 📝 è un elemento essenziale della gestione delle prestazioni. Può assumere diverse forme:

• I manager forniscono un feedback ai dipendenti nell'ambito di una revisione delle prestazioni.
• I dipendenti forniscono feedback ai loro manager.
• Implementazione del feedback peer-to-peer.

Potreste chiedervi con quale frequenza dovreste fornire un feedback.

Tuttavia, il tipo di feedback che i millennial considerano significativo non rientra nelle categorie tipiche delle sessioni di valutazione periodica. Le discussioni dovrebbero invece concentrarsi sul riconoscimento, sulla direzione della carriera e sulle emozioni dei dipendenti, soprattutto in tempi di incertezza come quelli di una pandemia globale.

Inoltre, il modo in cui si fornisce il feedback può cambiare in larga misura i risultati. Per esempio:

• Invece di dire che qualcosa non ha funzionato, spiegatene il motivo e collocatelo nel contesto più ampio dell'azienda.
• Invece di dire "buon lavoro", dite cosa ha funzionato.
• Invece di soffermarsi su ciò che è andato storto, invitate il dipendente a discutere di ciò che può fare meglio in futuro.

Invece di parlare come un capo, parlate come un membro del team ed evitate frasi avverse e giudicanti. Un buon software di gestione delle prestazioni è utile per gestire efficacemente il feedback.

4. Fornire loro un'attrezzatura di lavoro adeguata

Fornire le risorse giuste aumenta l'efficienza del posto di lavoro e le prestazioni complessive. Anche le condizioni di lavoro adeguate svolgono un ruolo cruciale: l'allestimento dell'ufficio influenza il comportamento, la produttività e il morale.

La mancanza di attrezzature adeguate influisce sulle prestazioni e compromette la sicurezza. Tagliare gli angoli sugli strumenti essenziali può abbassare il morale e aumentare il turnover. Nei ruoli fisicamente impegnativi, un'attrezzatura di qualità riduce i rischi di infortunio, rafforzando le pratiche etiche del datore di lavoro.

Alcuni strumenti aumentano l'efficienza, mentre altri riducono al minimo il tempo speso in attività ripetitive. Un hardware adeguato e un software con licenza sono essenziali. Per i team che necessitano di una comunicazione continua, strumenti affidabili migliorano il flusso di lavoro, mentre i dipendenti che si occupano di contenuti scritti beneficiano di fornitori di servizi di supporto.

5. Identificare i vampiri emotivi

Alcune persone semplicemente attirano la forza vitale di chiunque si trovi nelle loro vicinanze. Non incidono direttamente sulla produttività con prestazioni insufficienti o sabotando il resto del team, ma possono minare quotidianamente il morale dell'ufficio. È necessario garantire un ambiente di lavoro sano.

Gli studi suggeriscono addirittura che questi individui hanno un impatto molto più profondo sui loro colleghi di quanto si pensasse in precedenza.

Il problema nell'individuare questi individui può risiedere in due aspetti.

• I dipendenti potrebbero essere riluttanti a parlare male dei loro colleghi (anche se non amano lavorare con loro).
• Non è detto che le loro prestazioni siano insufficienti o scarse.

Quindi, assicuratevi di sviluppare un sistema di feedback efficiente e di avere un livello di fiducia così alto nei confronti dei vostri dipendenti che si sentiranno a loro agio nel dirvi queste cose.

Una volta identificato il vampiro emotivo, si possono fare due cose.

• Licenziateli per non fargli compromettere la produttività dell'intero staff.
• Offrite loro la possibilità di lavorare da casa o di collocarli in una posizione in cui interagiscano il meno possibile con il resto del team.

La prima opzione è molto più affidabile, perché un vampiro emotivo può comunque danneggiare in modo sostanziale il morale dell'ufficio, anche nell'ambiente virtuale.

6. Dimostrare al team che si tiene a loro

Molti imprenditori pensano che il principio "il cliente ha sempre ragione" si applichi universalmente, ma non è sempre vero. Se un cliente è scortese o irragionevole, potrebbe non valere la pena di impegnarsi per mantenerlo. Cercare di trattenerli troppo può prosciugare le risorse e demoralizzare il vostro team, un concetto noto come customer bullying. Dare la priorità ai clienti tossici rispetto ai dipendenti può danneggiare la produttività e il morale.

Uno dei modi migliori per dimostrare ai dipendenti che sono importanti è trovare del tempo per loro. Anche se il vostro team è piccolo, le riunioni regolari a tu per tu possono essere preziose. Queste sessioni aiutano ad allinearsi sulle priorità, ad affrontare le preoccupazioni e a ribadire che il loro contributo è apprezzato.

L'autore Elizabeth Grace Saunders sottolinea che l'attenzione personale della leadership favorisce la lealtà e il coinvolgimento come nient'altro. Semplici azioni, come chiedere informazioni sull'avanzamento del progetto, ricordare dettagli personali o sostenere la collaborazione del team, fanno molta strada. La leadership non è solo gestione dei compiti, ma anche costruzione di relazioni che portano al successo.

7. Una ricompensa adeguata per uno sforzo adeguato

È naturale che le persone siano più interessate a ciò che possono fare per loro piuttosto che a ciò che possono fare per voi, ed è per questo che dovete iniziare a considerare le motivazioni intrinseche del vostro team.

In primo luogo, le persone si preoccupano delle loro finanze, e per questo la promessa di un aumento è convincente. In secondo luogo, chi è più orientato alla carriera può concentrarsi sulla possibilità di salire di grado, motivo per cui può funzionare anche un certo margine di movimento verticale.

Se le due cose sopra elencate possono essere ottime per la motivazione a breve termine, anche la motivazione a breve termine del vostro personale in un progetto può essere un aspetto da considerare. I bonus servono proprio a questo.

Questa soluzione è particolarmente efficace quando il vostro team ha appena concluso un progetto importante e vi aspettate che ne inizi un altro proprio quando ha finito. Distribuendo loro un bonus, ricorderete loro perché stanno lavorando sodo per ottenere risultati. D'altra parte, alcuni studi sostengono il contrario.

8. Investire nello sviluppo dei dipendenti

Dipendenti più competenti equivalgono a una forza lavoro più produttiva. Per garantire che il vostro team sia sempre pronto ad affrontare qualsiasi sfida e a stare al passo con le innovazioni del settore, investire in apprendimento e sviluppo dei dipendenti è la cosa migliore da fare.

Anche se questa sembra una soluzione costosa per alcuni imprenditori, è una pratica che sicuramente aiuterà la vostra azienda a progredire.

Corsi, seminari, workshop e programmi di mentoring aiuteranno i vostri dipendenti a crescere professionalmente, rendendoli più competenti, efficienti e produttivi sul posto di lavoro.

9. Motivare con incentivi

Gli incentivi sono un ottimo modo per ricompensare i dipendenti più produttivi per il lavoro ben svolto, e dimostrano a tutto il team che apprezzate il loro duro lavoro e il loro contributo.

Gli incentivi possono includere vari benefici, dai permessi retribuiti, ai bonus e agli aumenti, all'organizzazione di attività di team-building. attività di team building in cui il personale può rilassarsi e conoscersi meglio.

10. Organizzare revisioni periodiche delle prestazioni

La programmazione di valutazioni periodiche dei dipendenti offre alla direzione preziose opportunità per fornire un feedback individuale a ogni membro del team.

Tuttavia, questi incontri sono utili anche per scoprire cosa disturba i vostri dipendenti, cosa potrebbe mancare loro sul posto di lavoro e cosa li renderebbe più motivati e spinti a impegnarsi pienamente nelle loro mansioni quotidiane.

11. Rimanere nel giro e comunicare apertamente con il proprio team.

Aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e le prestazioni dei dipendenti è un processo che richiede dedizione e attenzione a lungo termine.

Per assicurarvi che i vostri dipendenti comprendano i loro incarichi e facciano del loro meglio per portarli a termine nel modo più efficace e tempestivo, rimanete in contatto e comunicate apertamente con il vostro team.

12. Costruzione di squadre e comunità

Un'altra cosa da tenere a mente è che la fedeltà è un motivatore efficace, anche se i membri del team non sono fedeli solo a voi.

Ricordate che lavorare a un progetto con persone che stimano molto potrebbe mettere i vostri dipendenti nella condizione di sentirsi sotto pressione per non deludere i membri del loro team.

In questo caso particolare, la convalida dei loro colleghi è più importante di qualsiasi tipo di feedback positivo da parte vostra. Questo è un vantaggio di far parte di un team armonioso e ben composto.

Il raggiungimento di questo obiettivo, d'altra parte, richiede un grande sforzo da parte vostra.

• È necessario fornire al team alcune attività e opportunità di team building.
• Per questo è necessario permettere al personale di socializzare al di fuori del lavoro. Stiamo parlando di gite, feste aziendali e altre occasioni per conoscersi in un ambiente più rilassato.
• Soprattutto, dovete fare in modo che il vostro ufficio sia un ambiente in cui fare amicizia sia facile e possibile.

Essere costantemente sotto pressione e sentirsi controllati/supervisionati uccide l'atmosfera in ufficio. Assicuratevi che i membri del vostro team si sentano a proprio agio in ufficio e l'unità del team salirà alle stelle in men che non si dica.

L'ultima cosa su cui dovete concentrarvi è premiare il lavoro di squadra invece dello sforzo individuale. Pugnalare alle spalle e sminuire i colleghi per rivalità accadrà solo se si crea un ambiente in cui queste pratiche danno risultati.

I numeri sono piuttosto scioccanti, visto che il 29% ha dichiarato che sul posto di lavoro c'è qualcuno che rende la sua vita un inferno e il 14% ha affermato che più di una persona rende la sua vita infelice.

Come se non bastasse, si innesca un circolo vizioso, visto che circa il 31% dei soggetti sottoposti al test è desideroso di vendicarsi di qualcuno che gli ha fatto del male, aggravando così ulteriormente la situazione.

Creerete un ambiente favorevole al team premiando il lavoro di squadra invece di elogiare solo i membri del personale che sono costantemente a disposizione degli altri.

Ricordate che potete aspettarvi che i vostri dipendenti si comportino continuamente in questo modo, se approvate un comportamento di pugnalata alle spalle nel vostro ufficio. In altre parole, non potete aspettarvi di premiare questo comportamento e poi stupirvi quando si impadronisce del vostro ufficio.

Come migliorare le prestazioni dei dipendenti con Empuls

Una buona gestione delle prestazioni non si limita a creare un ambiente di lavoro produttivo. Stabilire una strategia efficace di gestione delle prestazioni dei dipendenti richiede leadership, forti competenze sociali, capacità di fornire feedback costruttivi e lavoro di squadra. Empuls migliora questo processo fornendo strumenti che favoriscono revisioni significative e miglioramenti continui.

Raccogliere un feedback completo: Utilizzate i Empuls a 360° di Empulssondaggi di feedback a 360° per raccogliere informazioni da manager, colleghi e subordinati, assicurando valutazioni delle prestazioni a tutto tondo.

Sfruttate le intuizioni basate sui dati: EmpulsHR People Analytics di Empuls offre dati sulle prestazioni in tempo reale, aiutando i leader a prendere decisioni informate e a favorire la crescita dei dipendenti.

Monitorare i livelli di coinvolgimento: Tenete sotto controllo il sentimento dei dipendenti con sondaggi in tempo reale, consentendo un supporto proattivo per mantenere alte le prestazioni e il morale.

Un processo di revisione strutturato e approfondito migliora le prestazioni dei dipendenti e favorisce il successo a lungo termine. Empuls aiuta le organizzazioni a costruire una cultura di feedback, crescita e sviluppo continuo.

Chiusura

È ormai chiaro che i benefici della misurazione e della gestione delle prestazioni dei dipendenti sono più numerosi di quanto si possa immaginare. L'intero ambiente di lavoro ne trae giovamento, grazie allo sviluppo dei dipendenti, al miglioramento delle relazioni tra manager e dipendenti, alla sinergia tra i team, al raggiungimento degli obiettivi e altro ancora.

Quindi, se vi state chiedendo come gestire le prestazioni dei dipendenti in modo efficace, potete iniziare a costruire un processo solido e renderlo continuo come dovrebbe essere.