L'inserimento dei dipendenti remoti è facile: una guida pratica per i responsabili delle risorse umane e del personale

La cultura del lavoro a distanza è cresciuta e ora è presente in ogni angolo, fessura, cubicolo e appartamento. La convenzione moderna di portare a termine le cose, alimentata dalla nuova normalità del lavoro a distanza, ha trasformato ogni luogo di lavoro in un villaggio globale.

Non molto tempo fa, avere un collaboratore a 15.000 miglia di distanza sembrava un investimento enorme. Oggi, l'inserimento di un nuovo dipendente da remoto è un'attività normale. Sebbene l'assunzione di una forza lavoro remota comporti le stesse sfide di qualsiasi altro dipendente, il vero cambiamento sta nel modo in cui la accogliamo e la coinvolgiamo.

Non si tratta solo di spostare le riunioni dalle sale conferenze ai salotti. La vera sfida sta nell'onboarding dei dipendenti remoti, per rendere il processo fluido, coinvolgente e privo di intoppi. Non è difficile, ma senza i giusti strumenti o la giusta pianificazione, può facilmente diventare caotico. Ecco perché sapere come inserire un nuovo dipendente da remoto fa la differenza.

Per aiutarvi a farlo bene, abbiamo messo insieme una guida completa e una pratica lista di controllo per l'inserimento dei dipendenti remoti. Niente più confusione del primo giorno, niente attrezzature mancanti, niente interminabili tira e molla con l'IT: solo un ingresso senza problemi nel team.

Che si tratti della prima assunzione da remoto o della cinquantesima, questa guida in tre fasi semplificherà l'onboarding dei dipendenti remoti e renderà il processo non solo efficace, ma anche veramente accogliente.

Che cos'è l'onboarding dei dipendenti remoti?

L'onboarding dei dipendenti remoti è il processo di accoglienza e integrazione dei nuovi assunti in un'azienda quando lavorano da una postazione esterna all'ufficio, solitamente da casa o da una postazione remota. Si occupa di tutto, dalle pratiche burocratiche alla configurazione informatica, dalla formazione alle presentazioni, fino all'inserimento del dipendente nel team.

Poiché non c'è interazione di persona, l'onboarding da remoto si basa molto su strumenti digitali come videochiamate, piattaforme di onboarding, app di chat e documenti collaborativi. L'obiettivo è garantire che il nuovo assunto si senta informato, supportato e connesso fin dal primo giorno, anche senza essere fisicamente presente.

Un buon processo di onboarding da remoto definisce il tono dell'esperienza del dipendente e contribuisce a creare un impegno precoce, fiducia e chiarezza sul suo ruolo e sulla cultura aziendale.

Le sfide dell'onboarding dei dipendenti remoti

L'onboarding dei dipendenti remoti comporta una serie di ostacoli unici che possono influire sulla rapidità e sulla fiducia dei nuovi assunti. Dalle lacune nella comunicazione ai ritardi nei feedback, queste sfide possono condizionare l'intera esperienza dei dipendenti. Ecco cinque ostacoli chiave a cui prestare attenzione.

1. Mancanza di un legame personale

Una delle maggiori sfide dell'onboarding da remoto è aiutare i nuovi assunti a sentirsi in sintonia. Senza interazioni dirette, è più difficile creare fiducia, relazione e senso di appartenenza. Questo può far sentire i dipendenti isolati e insicuri del loro posto nel team.

2. Lacune nella comunicazione

In un ambiente remoto, anche piccoli ritardi nella comunicazione o istruzioni poco chiare possono causare confusione. I nuovi assunti potrebbero esitare a fare domande, soprattutto se non sanno a chi rivolgersi. Senza una guida adeguata, potrebbero avere difficoltà a orientarsi tra gli strumenti, i processi o le aspettative.

3. Ritardi nella configurazione tecnica

Quando si effettua l'onboarding da remoto, può essere difficile predisporre le attrezzature, gli accessi e gli strumenti giusti prima del primo giorno. Se i computer portatili, gli accessi al software o le piattaforme di comunicazione non sono pronti, la formazione può essere ritardata e la produttività e la fiducia del nuovo assunto possono risentirne sin dall'inizio.

4. Immersione culturale limitata

La cultura è spesso vissuta al meglio di persona, attraverso le interazioni del team, i rituali d'ufficio o le conversazioni informali. I dipendenti remoti possono perdere questi momenti, rendendo difficile assorbire i valori aziendali o capire come le persone lavorano e interagiscono di solito.

5. Nessun feedback in tempo reale

Nell'onboarding a distanza, il feedback può sembrare tardivo o impersonale. I nuovi assunti possono passare giorni senza sapere se sono sulla strada giusta, il che può influire sulla loro fiducia e rallentare i loro progressi. Una guida in tempo reale è essenziale, ma spesso viene trascurata nelle configurazioni virtuali.

Prima del primo giorno, lavorare sul giorno zero

L'onboarding dei dipendenti remoti comporta una grossa fregatura: nessuno viene al lavoro per avviare il processo. Si tratta invece di una cadenza accuratamente elaborata con tutte le informazioni procedurali necessarie per un aggancio fai-da-te alla cultura dell'organizzazione.

La maggior parte delle formalità del giorno zero comprende le pratiche burocratiche (in seguito) e l'inserimento dei dati anagrafici del dipendente nel sistema, che può essere fatto il giorno zero. Questo semplificherebbe la gestione delle pratiche quando le Risorse Umane dovranno contattare il dipendente remoto il giorno stesso del suo ingresso.

Un altro uso importante del giorno zero è quello di assicurarsi che i membri del team esistenti siano ben consapevoli del nuovo arrivato da remoto. A differenza dei dipendenti che lavorano in ufficio, un nuovo dipendente remoto non può chiamare a caso le persone e parlare con loro.

Per questo motivo, i compagni di squadra esistenti devono essere informati dell'arrivo di quelli nuovi per dare loro un caloroso benvenuto, in modo che si inseriscano rapidamente nella cultura.

L'inserimento di un dipendente remoto: Una guida in tre fasi

A differenza dei dipendenti che si recano in ufficio per lavorare, un dipendente remoto non può inserirsi nella cultura del posto di lavoro semplicemente facendo parte dell'organizzazione. La distanza fisica è scoraggiante e l'organizzazione deve assicurarsi che non crei una percezione sbagliata nella mente del nuovo arrivato.

Esaminiamo tutti i pilastri della nostra lista di controllo del processo di onboarding da remoto, in modo che la prossima volta che un dipendente da remoto sale a bordo, lo manteniamo soddisfatto e sorridente anche quando le distanze fisiche lo separano.

Fase 1: avvio dei dipendenti

Tutti ricordiamo i nostri colloqui passati: abbiamo dovuto aspettare un paio d'ore per dare il nostro John Hancock su centinaia di pagine e poi aspettare che ne venissero assegnate altre ai nostri compagni di squadra.

Questo non è possibile con l'onboarding remoto. Ecco come sbrigare tutte le formalità legali e le pratiche burocratiche durante l'onboarding virtuale di un dipendente remoto.

➡ Sbrigare le pratiche burocratiche

Spesso si dice che le pratiche burocratiche dovrebbero essere espletate prima del primo giorno di lavoro per i dipendenti remoti, ma è più facile a dirsi che a farsi. Prima che un potenziale dipendente entri ufficialmente a far parte dell'azienda, è necessario espletare diverse formalità legali e amministrative e, per farlo, è meglio ricorrere a moduli e firme elettroniche.

Una volta che i documenti sono stati firmati, sigillati e consegnati, è il momento di guidarli attraverso tutto ciò che l'organizzazione ha da offrire.

➡ L'orientamento dei dipendenti a distanza

Una cosa è agganciare un dipendente remoto con un grosso raccoglitore, un'altra è accompagnarlo. Le risorse umane possono farlo. Un orientamento personalizzato tra le Risorse Umane/CXO e il nuovo arrivato è meglio dell'invio di un video e, in tale orientamento, vengono spiegate alcune delle ragioni più importanti per cui il dipendente ha scelto di entrare a far parte del gruppo:

• Vantaggi finanziari: Una spiegazione che va dalla ripartizione della busta paga ai programmi di risparmio fiscale, alla compilazione della dichiarazione dei redditi e alle offerte di incentivi (se presenti), renderebbe le cose chiare senza ombra di dubbio.
• Vantaggi e benefici per la salute: Dato che il benessere dello stile di vita è un fattore cruciale prima che un dipendente accetti un lavoro, evidenziare quali sono i programmi di benefici per la salute, come l'assicurazione, i programmi di assistenza per i dipendenti e i vantaggi offerti, darebbe loro un senso di sicurezza.
• Introduzione al lavoro da svolgere: Una volta che i vantaggi sono stati messi sul tavolo, l'orientamento può concludersi con una breve introduzione al team con cui il nuovo dipendente lavorerà, per poi pianificare un incontro e un saluto con il manager.

➡ Tête-à-tête con il manager

La maggior parte dei manager vuole scambiare due parole con i nuovi arrivati prima di introdurli nel team, per dare una prima impressione di ferro su come vengono fatte le cose. L'impostazione è cruciale quando si tratta di far salire a bordo dipendenti remoti, poiché questa sarebbe la prima interazione che direbbe a un dipendente cosa ci si aspetta da lui. Questo include un'introduzione agli obiettivi, alla missione, alla visione e alla direzione del team.

Fase 2: Accogliere il dipendente remoto nella cultura aziendale

Un aspetto positivo dell'inserimento di un dipendente nella struttura dell'ufficio è che può percepire da solo l'atmosfera che si respira in giro. Si potrebbe entrare in sintonia con qualcuno grazie alla sua simpatia per Guerre Stellari, o un altro potrebbe rimanere con un membro del team.

In ogni caso, questo non è possibile quando si tratta di accogliere un dipendente remoto. Per questo motivo, accogliere un dipendente remoto nella cultura aziendale è un'altra cosa, ed ecco come fare:

La cultura virtuale è il miglior ospite.

Quando si tratta di dipendenti che lavorano a migliaia di chilometri di distanza, la cultura deve essere virtuale, e una cultura virtuale non si costruisce con i messaggi di posta elettronica. Con l'impegno dei dipendenti che ogni anno porta quasi il 40% delle persone a lasciare il proprio lavoro e ad abbandonare un'altra nave in cerca di una più felice, la cultura virtuale garantirebbe il mantenimento dei dipendenti remoti.

Empuls è la soluzione perfetta per una forza lavoro globale e per chi lavora dallo stesso ufficio. Questa soluzione per il coinvolgimento dei dipendenti crea una cultura impegnata e motivata, con i dipendenti remoti che sentono l'atmosfera di Empuls stesso. Le persone che festeggiano grandi vittorie, che condividono una risata, che apprezzano i colleghi per un lavoro ben fatto o che semplicemente sono presenti, portano un sorriso sul volto dei dipendenti remoti.

➡ Fate il pieno di energia con alcuni giochi virtuali per rompere il ghiaccio

Certo, scorrere l'account Empuls di un'organizzazione potrebbe dare loro una buona idea. Potrebbero iscriversi a qualche gruppo in base ai loro hobby e alle loro preferenze, ma per creare un legame personale con il team basterebbero alcuni giochi per rompere il ghiaccio. Da due verità e una bugia alla visita della propria casa, rompere il ghiaccio è divertente e fa sentire il dipendente remoto a casa.

➡ Mantenere online i team in ufficio

I dipendenti che lavorano all'interno dell'ufficio devono prestare attenzione ai membri del loro team remoto. Assegnate un compagno di viaggio virtuale al dipendente remoto appena arrivato - preferibilmente dello stesso profilo, se possibile - e fategli ripercorrere tutto quello che ha fatto per una o due settimane. Le persone che hanno incontrato, i loro ruoli e tutto il resto. Questo aiuterebbe a infondere un senso di appartenenza nel dipendente remoto.

➡ Inviare un regalo virtuale

I cesti regalo sono molto belli, ma ammettiamolo: non sono economici. Tuttavia, i buoni regalo sono un modo esemplare per dare il benvenuto a bordo ai vostri nuovi dipendenti remoti. Che si tratti di regalare ai vostri dipendenti un aggiornamento del lavoro da casa, un rinnovo dell'armadio o un budget per i loro bisogni essenziali, Empuls è il modo perfetto per inviarlo.

Fase 3: mettere al lavoro i dipendenti remoti!

Un consiglio molto utile per far entrare i dipendenti nella modalità di lavoro non appena entrano in azienda è quello di inviare loro un documento dettagliato sul ruolo lavorativo con un compito simulato. Questo non deve essere usato come mezzo per valutare le capacità del dipendente, ma solo come mezzo per ungere le ruote. Ecco altre cose da fare per metterli in condizione di giocare:

➡ Comunicazione cristallina

A partire da una conversazione su cosa fare sul lavoro fino alle riunioni quotidiane, ai piani bisettimanali e al brainstorming mensile per i progetti, la comunicazione è un must in ogni aspetto dei dipendenti remoti. Metteteli in contatto con un canale di comunicazione adeguato e aiutateli a svolgere i compiti fin dall'inizio.

Strumenti tecnologici per la collaborazione

Dall'impostazione dell'ID di posta elettronica, alla registrazione di una suite per ufficio basata su cloud, fino all'app più importante, la videoconferenza, fornite tutti gli strumenti tecnologici ai dipendenti remoti in modo che possano utilizzarli.

➡ Meccanismo di feedback

Una sessione di feedback one-to-one è utile sia al manager che al dipendente remoto appena assunto per capire le aspettative e le prestazioni. Empuls sono dotati di un sondaggio, che è il meccanismo di feedback definitivo per preparare la colazione del campione.

Trasformare l'onboarding da remoto in un'esperienza connessa e gratificante con Empuls

L'onboarding da remoto non dovrebbe essere come la lettura di un manuale, ma come l'ingresso in un team che si preoccupa davvero. Empuls aiuta le aziende a creare un percorso di onboarding caloroso, coinvolgente e ricco di spunti, combinando comunicazione, feedback, riconoscimento e premi in un'unica piattaforma.

Attraverso la sua intranet sociale, i nuovi assunti possono interagire con i compagni di squadra, esplorare la cultura aziendale e rimanere aggiornati senza sentirsi persi o isolati. I manager possono dare loro il benvenuto con messaggi personalizzati, presentarli al team più ampio e assicurarsi che si sentano inclusi fin dal primo giorno.

Empuls offre anche sondaggi specifici per l'onboarding per acquisire feedback in tempo reale, in modo da sapere esattamente come si stanno adattando i nuovi dipendenti e dove è necessario il supporto. Niente supposizioni, ma solo informazioni oneste.

E non dimenticate il potere di un piccolo gesto: ipremi di benvenuto. Con Empuls, potete sorprendere i nuovi assunti con regali di benvenuto digitali, bonus per i traguardi raggiunti o punti di riconoscimento tra pari che trasformano la loro prima settimana in una settimana memorabile. Non si tratta solo di onboarding, ma di far sentire i dipendenti a casa, anche se non hanno mai messo piede in ufficio.

Non si tratta solo di portare qualcuno a bordo, ma di capire come si sente mentre lo fate. Ed è qui che Empuls vi aiuta a farlo bene.

Siete pronti a imbarcare la vostra squadra remota?

L'onboarding dei dipendenti remoti è una parte considerevole della matrice della forza lavoro futura ed è importante avere a portata di mano una lista di controllo del processo di onboarding di base che garantisca che tutto sia coperto. Questi tre passaggi sono giusti per portare a bordo i vostri prossimi dipendenti. Buona assunzione!