Cara Mengurangkan Ketidakhadiran Pekerja: 7 Strategi Terbukti untuk Tempat Kerja yang Produktif

Setiap pekerja memainkan peranan penting dalam organisasi anda, sama ada mereka seorang pekerja peringkat permulaan atau eksekutif kanan. Sumbangan mereka memastikan perniagaan berjalan lancar, tetapi apabila pekerja kerap tidak hadir, produktiviti, semangat dan operasi keseluruhan akan terjejas. Menurut Biro Statistik Buruh , kadar ketidakhadiran pekerja sepenuh masa dan gaji adalah 3.2%, menonjolkan cabaran ketidakhadiran di tempat kerja yang semakin meningkat.

Walaupun beberapa tahap ketidakhadiran tidak dapat dielakkan—seperti percutian yang dirancang, kecemasan peribadi atau penyakit sekali-sekala—ketidakhadiran yang berlebihan dan tidak dirancang menimbulkan gangguan yang ketara. Ketidakhadiran pekerja boleh menyebabkan tarikh akhir terlepas, peningkatan beban kerja untuk orang lain dan kerugian kewangan. Malah, penyelidikan menunjukkan bahawa ketidakhadiran kos perniagaan $225.8 bilion setiap tahun, dengan purata $1,685 setiap pekerja setahun.

Jadi, bagaimanakah organisasi boleh menangani isu ini? 

Dalam blog ini, kami akan membincangkan punca ketidakhadiran pekerja, kesannya dan boleh diambil tindakan tentang cara mengurangkan ketidakhadiran pekerja dan mewujudkan tempat kerja yang memupuk kebolehpercayaan, penglibatan dan produktiviti

Apakah ketidakhadiran pekerja?

Ketidakhadiran pekerja merujuk kepada ketidakhadiran pekerja yang lazim dan berlebihan daripada kerja melebihi apa yang dianggap biasa atau boleh diterima. Tidak seperti hari sakit sekali-sekala, percutian atau kecemasan yang tidak dijangka—ketidakhadiran yang diambil kira dalam polisi syarikat—ketidakhadiran di tempat kerja melibatkan ketidakhadiran yang kerap dan tidak dirancang yang mengganggu aliran kerja dan menjejaskan produktiviti.

Walaupun pekerja pasti akan terlepas kerja kerana sakit, kecemasan keluarga atau kewajipan peribadi, ketidakhadiran pekerja melampaui sebab yang sah ini. Ia termasuk corak berulang cuti tidak berjadual, tiba lewat, keluar awal atau melangkau keseluruhan hari kerja. 

Dari masa ke masa, corak ini menjejaskan prestasi pasukan secara negatif, meningkatkan beban kerja untuk orang lain dan membebankan keseluruhan operasi perniagaan. Mengiktiraf dan menangani ketidakhadiran adalah penting untuk mengekalkan tenaga kerja yang produktif dan terlibat.

Contoh ketidakhadiran pekerja

Terdapat banyak sebab mengapa pekerja mungkin kerap tidak hadir bekerja. Selalunya, ini disebabkan oleh detasmen dari peranan mereka, tetapi terdapat juga faktor asas lain.

Beberapa contoh ketidakhadiran pekerja termasuk:

• 🤒Penyakit atau kecederaan : Apabila pekerja sakit atau cedera, temu janji doktor dan pemulihan boleh menjadi sebab ketidakhadiran di tempat kerja.
• 💼 Memburu pekerjaan : Jika pekerja tidak berpuas hati dengan pekerjaan semasa (atas sebab yang berbeza), mereka mungkin mencari peluang pekerjaan lain, kehilangan kerja untuk menghadiri temu duga kerja.
• 📅 Jadual tidak fleksibel : Organisasi yang tidak membenarkan pekerja bekerja dari rumah kadangkala cenderung melihat kadar ketidakhadiran yang tinggi.
• 👶 Penjagaan kanak-kanak dan warga tua : Pekerja mungkin tidak hadir selama beberapa hari di tempat kerja jika mereka tidak dapat mencari penjagaan alternatif lain untuk anak-anak atau orang dewasa mereka yang mereka bertanggungjawab.
• 🧠 Penyakit mental : Menurut kajian yang diterbitkan dalam NCBI (National Institute of Mental Health), kemurungan adalah punca utama ketidakhadiran.
• 😔 Berpisah : Pekerja yang tidak lagi ghairah dengan pekerjaan mereka lebih berkemungkinan tidak hadir kerana tiada motivasi.
• 😮‍💨 Burnout : Pekerja yang terlalu bekerja boleh jatuh sakit kerana kekurangan penghargaan, tekanan tinggi atau tahap tekanan tinggi.
• 🥺 Gangguan : Pekerja yang sentiasa dipilih atau dipilih, sama ada oleh pekerja lain atau pengurus kanan, lebih berkemungkinan terlepas kerja untuk melarikan diri daripada buli.
• ⏰ Kecurian masa : Berehat panjang, masuk lewat, atau keluar awal, bukannya mengambil cuti sepanjang hari juga dianggap tidak hadir.
• 🧓 Umur : Secara purata, orang yang lebih muda lebih berkemungkinan terlepas kerja berbanding orang yang lebih tua.

Punca ketidakhadiran pekerja

Jadi mengapa ketidakhadiran pekerja berlaku? Terdapat beberapa sebab biasa.

1. Penglibatan pekerja yang rendah

Pekerja yang tidak terlibat dengan kerja mereka tidak diilhamkan untuk pergi lebih jauh. Mereka menyelesaikan tugas harian mereka dengan usaha yang minimum dan kemudian pulang ke rumah. Terlepas dari kerja anda tidak memberi inspirasi kepada orang ramai untuk bekerja tepat pada masanya dan bersemangat setiap hari - sebenarnya, ia boleh menggalakkan ketidakhadiran yang berlebihan.

2. Keletihan di tempat kerja

Jika pekerja anda mempunyai terlalu banyak perkara untuk dilakukan di atas pinggan mereka setiap hari, dan mereka tidak pernah kelihatan berehat, mereka akhirnya akan terbakar. Keletihan di tempat kerja adalah isu yang nyata dan berkembang, terutamanya jika syarikat anda cuba mengurangkan kos dengan tidak mengambil pekerja yang mencukupi. Walaupun ini mungkin membantu menjimatkan wang dalam jangka pendek, dari masa ke masa pekerja akan terbakar dan mula ponteng kerja kerana mereka sangat terharu.

3. Kurang fleksibiliti

Walaupun jadual fleksibel semakin popular, banyak majikan masih tidak menawarkannya. Ini boleh menyebabkan ketidakhadiran pekerja kerana pekerja berjuang untuk mengimbangi kehidupan mereka, keutamaan keluarga mereka, dan komitmen kerja mereka semua pada masa yang sama.

4. Gangguan di tempat kerja

Ia masuk akal bahawa jika pekerja tidak berasa selesa atau selamat di tempat kerja, mereka akan mula bekerja kurang. Gangguan boleh dilakukan secara lisan atau fizikal (atau kedua-duanya), dan boleh datang daripada pihak atasan dan pengurus atau rakan sekerja. Ini juga menjadikan pekerja kurang berminat dengan kerja mereka, jadi prestasi mereka menderita.

Bagaimana untuk mengukur ketidakhadiran pekerja

Mengesan ketidakhadiran pekerja membantu organisasi mengenal pasti corak, menilai kesan ke atas produktiviti dan melaksanakan strategi pengurangan ketidakhadiran yang berkesan. Kaedah yang paling biasa untuk mengukur ketidakhadiran ialah Formula Kadar Ketidakhadiran, yang mengira peratusan kehilangan hari kerja disebabkan ketidakhadiran yang tidak dirancang.

Formula Kadar Ketidakhadiran

Kadar Ketidakhadiran= ( Jumlah Ketidakhadiran Tanpa Alasan / Jumlah Hari Kerja ​ )×100 

• Jumlah Ketidakhadiran Tanpa Alasan: Bilangan hari pekerja tidak hadir tanpa kelulusan terlebih dahulu (tidak termasuk cuti berjadual seperti cuti dan cuti perubatan).
• Jumlah Hari Kerja: Jumlah bilangan hari kerja yang dijadualkan dalam tempoh tertentu.

Sebagai contoh , jika pekerja tidak hadir selama 5 hari tidak dirancang dalam sebulan dengan 20 hari bekerja, kadar ketidakhadiran ialah:

(5/20)×100=25%

Metrik tambahan untuk mengesan ketidakhadiran di tempat kerja

• Kadar Kelewatan: Mengukur kekerapan ketibaan lewat dan berlepas awal.
• Kekerapan Ketidakhadiran: Menjejaki kekerapan pekerja mengambil cuti yang tidak dirancang dalam tempoh tertentu.
• Tempoh Ketidakhadiran: Menganalisis purata tempoh ketidakhadiran untuk mengesan trend dalam ketidakhadiran jangka pendek berbanding jangka panjang.

Mengapa mengukur ketidakhadiran adalah penting

Memahami trend ketidakhadiran membolehkan perniagaan menangani punca asas, melaksanakan cara mengurangkan strategi ketidakhadiran pekerja dan mewujudkan persekitaran kerja yang menyokong yang menggalakkan kehadiran sambil memastikan kesejahteraan pekerja.

Cara mengurangkan ketidakhadiran pekerja: 7 Strategi yang berkesan

Menguruskan ketidakhadiran pekerja memerlukan lebih daripada sekadar menguatkuasakan dasar kehadiran. Majikan mesti menangani punca, mewujudkan persekitaran kerja yang menyokong, dan melaksanakan strategi yang menggalakkan pekerja untuk hadir dan terlibat. Berikut ialah tujuh cara yang terbukti untuk mengurangkan ketidakhadiran di tempat kerja sambil meningkatkan kepuasan pekerja secara keseluruhan.

1. Mengenal pasti punca ketidakhadiran

Langkah pertama dalam pengurangan ketidakhadiran adalah memahami sebab pekerja kerap tidak hadir. Ketidakhadiran mungkin berpunca daripada isu tempat kerja, cabaran peribadi, atau gabungan kedua-duanya. Menjalankan tinjauan maklum balas pekerja boleh membantu mendedahkan corak dan menentukan bidang yang memerlukan penambahbaikan.

Bagi pekerja yang pulang dari cuti lanjutan, seperti cuti bersalin atau sakit, menjalankan temu duga kembali bekerja boleh memudahkan peralihan dan memastikan mereka bersedia untuk meneruskan tanggungjawab mereka. Menjaga komunikasi terbuka dan menangani kebimbangan secara proaktif memupuk tenaga kerja yang lebih terlibat.

2. Sesuaikan penyelesaian untuk pasukan yang berbeza

Ketidakhadiran tidak menjejaskan semua jabatan secara sama rata, dan penyelesaian satu saiz untuk semua jarang berfungsi. Pasukan yang berbeza mungkin mempunyai cabaran yang berbeza—apa yang memberi kesan kepada pasukan pemasaran mungkin tidak sama dengan apa yang menyebabkan ketidakhadiran dalam sokongan pelanggan.

Contohnya, jika pekerja dalam peranan perkhidmatan pelanggan mengalami tekanan yang tinggi, menawarkan rehat yang lebih lama atau alatan sokongan automatik boleh mengurangkan keletihan. Jika pasukan pemasaran bergelut dengan ketidakhadiran disebabkan tarikh akhir yang tidak realistik, meningkatkan komunikasi dan garis masa projek mungkin merupakan penyelesaian terbaik. Menyesuaikan penyelesaian berdasarkan keperluan pasukan memastikan pendekatan yang lebih berkesan.

3. Melaksanakan program kesejahteraan di tempat kerja

Program kesejahteraan pekerja yang kukuh boleh mengurangkan ketidakhadiran di tempat kerja dengan ketara dengan menangani kesejahteraan fizikal, emosi dan mental. Pekerja yang berasa disokong dalam menguruskan tekanan dan mengekalkan kesihatan yang baik lebih berkemungkinan untuk muncul dan menunjukkan prestasi yang baik.

Inisiatif kesihatan boleh termasuk:

• Sumber kesihatan mental seperti sesi terapi atau bengkel pengurusan tekanan
• Insentif kecergasan seperti keahlian gim atau cabaran langkah
• Pilihan snek yang sihat dan stesen kerja ergonomik untuk menggalakkan kesejahteraan fizikal

Dengan mengutamakan kesihatan pekerja, organisasi boleh mengurangkan ketidakhadiran berkaitan tekanan dan meningkatkan penglibatan keseluruhan.

4. Tawarkan cuti bergaji dan masa rehat yang fleksibel

Pekerja yang merasakan mereka mempunyai masa rehat yang mencukupi kurang berkemungkinan mengambil ketidakhadiran yang tidak dirancang. Menyediakan cuti sakit bergaji, cuti bersalin/bapa, dan cuti peribadi membolehkan pekerja berehat apabila diperlukan, mengelakkan keletihan dan pemecatan jangka panjang.

Semasa musim kemuncak selesema atau krisis kesihatan seperti COVID-19, menawarkan cuti sakit berbayar memastikan pekerja boleh pulih tanpa merebakkan penyakit di tempat kerja. Pendekatan proaktif ini memberi manfaat kepada kedua-dua pekerja dan syarikat dengan mengekalkan tenaga kerja yang lebih sihat.

5. Utamakan keseimbangan kerja-kehidupan dengan jadual yang fleksibel

Jadual kerja yang ketat boleh menyumbang kepada ketidakhadiran pekerja, terutamanya bagi mereka yang menguruskan kewajipan keluarga, perjalanan jauh atau cabaran peribadi. Syarikat yang membenarkan waktu kerja yang fleksibel, pilihan kerja jauh, atau bahkan empat hari kerja seminggu sering melihat kehadiran dan produktiviti yang lebih baik.

Dengan teknologi menjadikan kerjasama jauh lebih mudah, perniagaan boleh menyesuaikan diri dengan gaya kerja moden sambil memastikan pekerja terlibat. Persekitaran kerja yang fleksibel menunjukkan pekerja bahawa kesejahteraan mereka penting, menjadikan mereka lebih komited terhadap peranan mereka.

6. Mengiktiraf dan memberi ganjaran kepada sumbangan pekerja

Semangat yang rendah dan kurang motivasi adalah penyumbang utama kepada ketidakhadiran. Apabila pekerja berasa tidak dihargai, mereka kurang cenderung untuk hadir dan terlibat. Program pengiktirafan pekerja boleh meningkatkan semangat dan mengukuhkan budaya penghargaan.

Cara untuk mengenali pekerja termasuk:

• Memberi ganjaran kepada mereka yang mempunyai rekod kehadiran yang cemerlang
• Mengiktiraf ahli pasukan secara terbuka atas kerja keras mereka
• Menghantar e-mel penghargaan, nota terima kasih atau tanda terima kasih kecil
• Menganjurkan aktiviti pembinaan pasukan atau acara perayaan

Tempat kerja yang meraikan pencapaian dan memupuk semangat kekitaan menggalakkan pekerja untuk terus komited dan muncul secara konsisten.

7. Memupuk budaya komunikasi dan kerjasama

Mewujudkan persekitaran kerja di mana pekerja berasa didengari dan dihargai memainkan peranan penting dalam cara mengurangkan ketidakhadiran pekerja. Apabila pekerja mempercayai pengurus mereka dan berasa berhubung dengan rakan sekerja mereka, mereka lebih berkemungkinan untuk melibatkan diri dan muncul secara konsisten.

Galakkan kerjasama dengan:

• Menggalakkan perbincangan terbuka antara pasukan dan kepimpinan
• Membina tempat kerja yang pelbagai dan inklusif yang menyokong perspektif yang berbeza
• Mewujudkan persekitaran yang selamat dari segi psikologi di mana pekerja boleh menyuarakan kebimbangan tanpa rasa takut akan tindakan balas
• Menangani konflik tempat kerja secara proaktif untuk mengekalkan suasana yang positif

Pekerja yang merasa dihormati dan terlibat dalam membuat keputusan lebih cenderung untuk terus terlibat, mengurangkan kemungkinan ketidakhadiran.

Bagaimana untuk menangani ketidakhadiran pekerja sekurang-kurangnya

Jumlah ketidakhadiran yang boleh diterima oleh syarikat atau organisasi berbeza dari pekerja ke pekerja, syarikat ke syarikat, dan kadang-kadang, masa tahun.

Satu kunci utama untuk mengurangkan ketidakhadiran adalah memastikan dasar kehadiran jelas dan difahami oleh semua pekerja semasa dan pekerja baru.

Majikan juga boleh menghalang pekerja daripada tidak hadir dengan mengambil langkah proaktif seperti:

• Memberi ganjaran kehadiran yang baik
• Menyediakan sokongan kesihatan emosi dan fizikal
• Memberi tumpuan kepada keseimbangan kerja-kehidupan
• Mencipta jadual yang fleksibel
• Memberi peluang untuk bekerja dari rumah
• Memastikan komunikasi terbuka
• Menggalakkan kerjasama
• Meminta maklum balas secara berkala
• Mengurangkan tekanan di tempat kerja
• Mempunyai dasar kehadiran yang jelas

Kurangkan ketidakhadiran dan bina tenaga kerja yang lebih terlibat dengan Empuls

Ketidakhadiran yang kerap selalunya merupakan gejala isu yang lebih mendalam—penyingkiran. Pekerja yang berasa tidak didengari, tidak dikenali atau terputus hubungan dari tempat kerja mereka lebih berkemungkinan mengambil cuti yang tidak dirancang, menjejaskan produktiviti dan semangat. 

Untuk benar-benar mengurangkan ketidakhadiran, organisasi memerlukan lebih daripada dasar kehadiran; mereka memerlukan budaya yang memastikan pekerja terlibat, dihargai dan bermotivasi untuk muncul. Di sinilah Empuls membuat perbezaan.

Bagaimana Empuls membantu mendorong penglibatan dan mengurangkan ketidakhadiran:

1. Mengubah maklum balas kepada tindakan

Pekerja bukan sahaja memerlukan suara—mereka perlu didengari. Dengan alatan maklum balas pekerja berstruktur , perniagaan boleh mendedahkan sebab sebenar ketidakhadiran, menangani kebimbangan sebelum ia meningkat dan mewujudkan persekitaran di mana pekerja berasa disokong.

2. Menjadikan pengiktirafan sebagai amalan harian

Orang ramai tidak melepaskan diri dalam sekelip mata—ia berlaku apabila mereka merasakan usaha mereka tidak disedari. Program ganjaran dan pengiktirafan yang kukuh memastikan pekerja berasa dihargai atas sumbangan mereka, meningkatkan motivasi dan mengurangkan keinginan untuk mengambil cuti yang tidak perlu.

3. Mewujudkan pekerja di tempat kerja yang ingin menjadi sebahagian daripadanya

Ketidakhadiran bukan sahaja mengenai ketidakhadiran fizikal—ia mengenai detasmen emosi. Persekitaran kerja kolaboratif dan sosial memupuk hubungan, mengukuhkan hubungan pasukan dan memberikan pekerja rasa kekitaan yang membuatkan mereka mahu hadir setiap hari.

4. Menyokong keseimbangan kerja-kehidupan tanpa kehilangan produktiviti

Burnout dan keletihan sering menyebabkan ketidakhadiran. Empuls membantu organisasi melaksanakan program kesihatan , ganjaran penting dan dasar kerja yang fleksibel, membolehkan pekerja mengisi semula tenaga tanpa rasa terputus hubungan daripada kerja.

Syarikat yang mengutamakan penglibatan, pengiktirafan dan komunikasi tidak perlu melawan ketidakhadiran—ia secara semula jadi berkurangan. Dengan Empuls , organisasi tidak hanya menjejaki kehadiran; mereka mewujudkan tempat kerja di mana pekerja mahu, memastikan pengekalan yang lebih tinggi, produktiviti yang lebih baik dan tenaga kerja yang lebih bahagia.

Bersedia untuk mengubah tempat kerja anda? Mula menggunakan Empuls hari ini ! 

Kesimpulan

Apabila pekerja tidak hadir, ia meletakkan lebih banyak tekanan dan beban kerja yang lebih ketara kepada orang lain. Bukan itu sahaja, ia juga mewujudkan kos yang lebih tinggi untuk majikan. Dengan ketiadaan yang berlebihan, syarikat mungkin terus mencari pengganti atau mungkin, membayar orang lain lebih masa untuk melindungi pekerja yang tidak hadir buat sementara waktu.

Dengan bayaran lebih masa membebankan majikan lebih banyak wang, ini dapat mengurangkan keuntungan dan meningkatkan kos pekerjaan untuk majikan.

Apabila ada persekitaran yang pekerja tidak mahu tidak hadir, mereka lebih cenderung hadir. Mewujudkan persekitaran yang sihat dan stabil untuk pekerja adalah cara terbaik untuk mengurangkan ketidakhadiran di tempat kerja.