10 Hacks Pengurusan Masa untuk Meningkatkan Produktiviti Pekerja pada tahun 2024

Masa adalah sumber yang berharga untuk semua profesional yang bekerja. Keinginan untuk lebih daripada 24 jam biasa sehari adalah sentimen yang boleh dikaitkan dengan ramai, namun masa tetap sukar difahami, tergelincir tanpa henti.

Profesional moden menghadapi cabaran pengurusan masa yang ketara, terutamanya dengan peningkatan kerja jarak jauh. Yang menghairankan, penyelidikan menunjukkan bahawa 82% profesional yang bekerja tidak mempunyai sistem pengurusan masa yang berkesan. Ini bukan sahaja menguatkan tekanan di tempat kerja tetapi juga melimpah ke dalam kehidupan peribadi mereka, menyebabkan individu merasa terharu.

Isu pengurusan masa bukan semata-mata kebimbangan individu; ia merosakkan tempat kerja di mana-mana sahaja. Kajian menunjukkan bahawa rata-rata pekerja korporat membelanjakan 51% hari kerja mereka untuk tugas dengan sedikit atau tiada nilai. Pekerja mungkin membuang masa bergosip dengan rakan sekerja mereka atau menghadiri perayaan di tempat kerja secara fizikal. Sebaliknya, dalam persediaan jauh, mereka mungkin membuang waktu kerja secara tidak produktif menatal di media sosial.

Memandangkan realiti ini, mempromosikan amalan pengurusan masa moden adalah penting di tempat kerja hari ini. Dalam blog ini, kami akan meneroka 10 hacks pengurusan masa penting untuk menyelamatkan profesional yang sibuk dan memberi kuasa kepada mereka untuk mengoptimumkan masa mereka untuk produktiviti maksimum.

10 Hacks pengurusan masa untuk meningkatkan produktiviti pekerja

Berikut adalah 10 hacks pengurusan masa untuk meningkatkan produktiviti pekerja:

1. Menjalankan audit menghabiskan masa

Untuk mengoptimumkan masa anda untuk produktiviti yang lebih baik, anda perlu mengenal pasti bagaimana anda menghabiskan masa anda pada masa ini. Di sinilah audit yang dihabiskan masa dapat membantu.

Anda perlu bersungguh-sungguh mengesan bagaimana anda menghabiskan masa anda semasa hari kerja purata. Audit masa boleh membantu anda menentukan:

• Tugas apa yang boleh anda lakukan dalam sehari, 
• Kenal pasti aktiviti yang memberikan pulangan terbesar atas usaha anda dan 
• Mengesan sebarang aktiviti atau jangka masa apabila anda boleh menjadi lebih produktif.

Berikut ialah beberapa langkah untuk membantu anda menjalankan audit perbelanjaan masa anda dengan betul:

• Log masuk semua aktiviti yang anda lakukan semasa hari bekerja dan berapa banyak masa yang diambil oleh setiap tugas
• Perhatikan tahap tenaga anda pada siang hari.
• Nilaikan tenaga, mood, motivasi, dan fokus anda setiap jam pada skala 1 hingga 10.
• Jauhi perangsang luar seperti kafein bila-bila masa anda boleh. 

Anda perlu melakukan senaman ini setiap hari selama seminggu.

Melakukan ini dengan cepat akan membantu anda menyedari berapa banyak masa anda dibelanjakan untuk aktiviti yang membazir. Anda juga akan mendapat idea yang lebih tepat tentang berapa lama tugas yang berbeza membawa anda dan mengenal pasti jam produktiviti puncak anda. Dan, dengan menyelaraskan tugas-tugas yang menuntut dengan waktu perdana ini, anda boleh memaksimumkan kecekapan dan memenuhi tarikh akhir dengan berkesan.

2. Buat jadual harian terlebih dahulu

Mari kita hadapi. Kita semua bersalah membuang masa pada perkara yang tidak benar-benar menambah nilai. Tetapi adakah anda pernah tertanya-tanya mengapa ia berlaku? Ini kerana anda tidak mempunyai rancangan atau jadual tetap. 

Jadual harian dengan senarai tugas yang teratur boleh menyelesaikannya. Penjadualan terlebih dahulu boleh memberi arah kepada cara anda mendekati sesuatu dan juga membantu menyekat masa. Anda akan berasa kurang cemas dan mempunyai gambaran yang jelas tentang apa yang ada di hadapan. 

Untuk membuat jadual harian: 

• Ketepikan 15-20 minit sebelum anda memulakan hari kerja anda untuk menulis matlamat harian anda. 
• Gunakan prinsip Pareto 80:20 untuk memahami aktiviti mana yang harus diutamakan. Seperti yang dijelaskan oleh Brian Tracy, prinsip Pareto menyatakan bahawa "20 peratus daripada aktiviti anda akan menyumbang 80 peratus daripada hasil anda." 
• Tetapkan tarikh akhir untuk matlamat anda sambil mengingati Undang-undang Parkinson . Peraturan ini menyatakan bahawa "kerja berkembang untuk mengisi masa yang tersedia untuk disiapkan." Ini bermakna jika anda menetapkan tarikh akhir tugas dengan ketat dan bukannya secara liberal, anda masih boleh menyelesaikannya sambil menjimatkan masa.
• Ikuti model Matriks Eisenhower untuk meningkatkan produktiviti dengan mengkategorikan tugas sebagai mendesak dan penting (lakukan segera), penting tetapi tidak mendesak (jadual), mendesak tetapi tidak penting (wakil), atau tidak (menghapuskan). Kaedah ini meningkatkan tumpuan kepada matlamat utama, meningkatkan pengurusan masa dan output.

3. Blok masa dan kumpulan tugas yang sama bersama-sama

Menyekat masa adalah alat produktiviti yang kuat yang melibatkan memperuntukkan masa tertentu untuk tugas yang berbeza sepanjang hari kerja. Kaedah ini membantu mengurangkan gangguan dan mengekalkan fokus pada keutamaan utama.

Mengetepikan masa tertentu untuk aktiviti menggalakkan pengurusan masa yang berkesan dan memastikan bahawa tugas-tugas penting diselesaikan dengan cekap, mencegah perasaan terharu dengan tuntutan yang bercanggah.

Berikut adalah salah satu teknik yang berkesan untuk menyekat masa:

• Pomodoro Technique: A prominent time-blocking technique is the Pomodoro technique, developed in the 1980s. It advocates for concentrated work in 25-minute intervals followed by a 5-minute break. This cycle helps to reduce mental fatigue and maintain high motivation by balancing focused work with regular short breaks. After several Pomodoro cycles, a longer 15-minute break is recommended. You can easily access this pomodoro feature available in almost all time tracker apps.

Sebagai alternatif, anda juga boleh pergi untuk tinju masa tersuai untuk menetapkan kadar anda sendiri untuk tugas. Dengan menganggarkan masa yang mungkin diambil oleh setiap tugas, anda mendedikasikan masa tertentu kepadanya sebelum beralih ke keutamaan seterusnya, sama ada tugas itu selesai atau tidak. Pendekatan ini membantu mematuhi had masa yang dikenakan sendiri dan menguruskan beban kerja hari dengan lebih realistik.

Menyekat masa juga menghalang gangguan daripada tugas yang baru muncul pada siang hari. Dengan menjadualkan slot tertentu untuk aktiviti rutin seperti memfailkan, membuat panggilan telefon, dan membalas e-mel, anda boleh mengelakkan godaan untuk menyemak pemberitahuan pada masa yang tidak sesuai. Ini amat berguna semasa tempoh kerja mendalam, di mana tumpuan adalah penting. 

4. Mengautomasikan atau mewakilkan tugas

Mengutamakan tugas tertentu akan memudahkan untuk memahami sama ada sebarang tugas boleh diautomatikkan atau diwakilkan. Ini boleh membantu terutamanya jika anda bekerja dalam kedudukan pengurusan. 

Ramai pengurus secara tidak sedar masuk ke dalam tabiat pengurusan mikro di tempat kerja, dan itu membuang masa untuk kedua-dua pihak. Apabila anda menjalankan audit masa dan menindaklanjutinya dengan mencipta senarai tugasan yang teratur, anda boleh mengenal pasti penyedut masa sedemikian dan mengurangkan tugas yang bukan keutamaan bagi seseorang dalam kedudukan anda. 

You can automate non-priority tasks (using tools) or delegate them to another employee, team member, or even a virtual assistant! For example, sending sales emails that mostly read the same can be tedious and consume a lot of time for a sales manager. In such a scenario, they can either automate it using a CRM or email marketing automation software or delegate the task to a junior employee or a freelancer.

Seperti yang pernah dikatakan Benjamin Franklin, "Masa adalah wang". Sekiranya masa anda bernilai lebih daripada tugas yang boleh membebankan anda, selalu disarankan untuk mengautomasikan atau mewakilkannya kepada pasukan anda (dan mempercayai mereka sebenarnya untuk melihatnya!). 

5. Kenal pasti pencetus penangguhan

Kira-kira 20% orang dewasa adalah procrastinators kronik, sering disebabkan oleh tumpuan hiper pada perfeksionisme. Profesional sering menetapkan standard yang tinggi untuk diri mereka sendiri, akhirnya membawa kepada mereka tidak melakukan aktiviti sama sekali.

Bagaimana untuk memerangi ini? Langkah pertama ialah memulakan tugas tanpa terlalu memikirkannya dan memecahkan halangan mental untuk maju. Anda boleh menggunakan alat seperti teks kepada pembaca pertuturan untuk memproses maklumat dengan lebih cekap, membantu dalam permulaan tugas dan fokus.

Selain itu, terdapat gangguan. Berikut adalah beberapa gangguan tempat kerja yang biasa dan cara terbaik untuk mengurangkannya:

• Media sosial: Hadkan akses menggunakan penyekat laman web atau tetapkan masa rehat tertentu untuk media sosial.
• Mesyuarat: Mempunyai agenda yang jelas, mengehadkan tempoh atau menggunakan mesyuarat berdiri sebentar.
• Persekitaran yang bising: Gunakan fon kepala pembatalan bunyi, cari ruang yang tenang atau bekerja semasa waktu yang kurang sibuk.
• Pemberitahuan berterusan: Ubah suai seting pemberitahuan, matikan amaran yang tidak penting dan jadualkan masa tertentu untuk menyemak mesej.

Apabila mengehadkan gangguan, sebaiknya mulakan dengan langkah bayi. Untuk tempoh dua minggu, kenal pasti dua gangguan yang paling sukar anda atasi. Selain itu, diet yang sihat, tidur yang mencukupi, dan penghidratan adalah penting untuk mengekalkan tumpuan, terutamanya apabila kemerosotan petang berlaku.

6. Gunakan teknologi untuk memperkemaskan hari kerja

Teknologi adalah penting untuk pengurusan masa kerana ia menawarkan alat dan aplikasi yang meningkatkan produktiviti, mengautomasikan tugas berulang, dan memperuntukkan masa untuk keutamaan sebenar. Termasuk penyelesaian seperti chatbot WhatsApp boleh menyelaraskan komunikasi dan meningkatkan kecekapan dalam menguruskan tugas dan pertanyaan.

Berikut ialah beberapa contoh alat pengurusan masa yang boleh membantu anda dengan semua objektif yang digariskan di atas:

• Todoist: Ia adalah alat pengurusan tugas yang fleksibel dengan ciri-ciri seperti kerjasama, tarikh akhir, keutamaan, dan organisasi projek. Ia menyediakan keserasian merentas platform, UI yang mudah digunakan, dan antara muka dengan beberapa program, termasuk Kalendar Google.
• Doktor masa: Ini adalah perisian pengesanan masa yang digunakan oleh perniagaan kecil dan syarikat besar untuk meningkatkan produktiviti dan prestasi mereka. Ia termasuk ciri-ciri seperti pengesanan masa untuk tempoh tugas, projek popular, kerosakan produktiviti, dan ringkasan garis masa harian. 
• Masa menyelamat: Ia memantau penggunaan komputer untuk memeriksa amalan pengurusan masa. Ia membantu pengguna mengenal pasti aktiviti membuang masa dengan menawarkan maklumat yang komprehensif di laman web dan penggunaan aplikasi. Masa Penyelamat menggalakkan pengurusan masa sedar.
• Asana: Ia adalah alat yang berkesan untuk pengurusan projek. Ia menjadikan aktiviti seperti delegasi tugas, menetapkan tarikh akhir, menetapkan sub-tugas dan membuat jadual projek mungkin. Asana berfungsi dengan baik untuk pengurusan masa berorientasikan pasukan kerana ia menggalakkan kerjasama dengan memudahkan komunikasi di dalam tugas dan projek.
• Hutan: Ia adalah aplikasi baru yang mengambil pendekatan gamified untuk pengurusan masa. Semasa sesi kerja pekat, pengguna boleh menanam pokok maya; pokok-pokok layu jika mereka keluar dari antara muka. Ia menyokong perasaan pencapaian untuk mengekalkan fokus sambil membantu dalam memerangi gangguan.

7. Ambil rehat yang mencukupi untuk mengecas semula 

Walaupun berehat mungkin terdengar bertentangan, kajian menunjukkan bahawa pekerja yang paling produktif memberi tumpuan kepada tugas selama 52 minit, diikuti dengan rehat 17 minit. Tetingkap suku jam ini sering dipanggil "jam keemasan" produktiviti. Ia berlangsung cukup lama untuk minda anda dimatikan untuk berasa diremajakan, tetapi tidak lama sehingga anda menjadi terganggu dan kehilangan jejak apa yang anda lakukan.

Rehat yang kerap meningkatkan ingatan, membuat keputusan, kesihatan mental, dan produktiviti, sambil melangkau mereka boleh meningkatkan tekanan dan mempercepatkan keletihan. Walau bagaimanapun, menggunakan rehat ini hanya untuk perusingan media sosial atau saluran OTT yang menonton pesta tidak membantu. Semasa tingkap-tingkap ini, anda harus menggerakkan badan anda - berdiri dari kerusi anda, meregangkan, mencapai sebotol air, dan lain-lain. Anda juga boleh melakukan kerja yang lebih kecil yang mengambil masa kurang daripada dua minit untuk diselesaikan dalam selang masa ini.

Selain rehat di tengah-tengah kerja, ia juga penting untuk tidur dengan baik. Kebanyakan profesional mengalami gangguan tidur, yang mendatangkan malapetaka terhadap produktiviti mereka semasa waktu bekerja. Untuk memastikan corak tidur yang baik, melabur dalam tilam yang berkualiti boleh memberi manfaat. Anda juga harus: 

• Buat waktu tidur biasa dan pastikan anda tidur selama sekurang-kurangnya 8 jam.
• Elakkan menggunakan peranti pintar kerana cahaya biru dari skrin telefon pintar anda boleh mengganggu kitaran tidur badan anda. 
• Nikmati snoozes 15 minit yang kerap tetapi ringkas untuk meningkatkan produktiviti segera. 
• Elakkan kafein selepas 5:00 PM, dan sebaliknya minum minuman santai seperti teh chamomile.

8. Elakkan pelbagai tugas untuk meningkatkan fokus

Pelbagai tugas mungkin terdengar seperti taktik yang hebat untuk pengurusan masa secara teori, tetapi secara realistik, ia boleh menjadi sangat tidak produktif. Ini kerana otak manusia tidak dibina untuk memberi tumpuan kepada pelbagai aktiviti secara serentak.

Anda mungkin berfikir untuk menyelesaikan satu set tugas bersama-sama akan menjimatkan masa anda, tetapi otak kita menukar konteks apabila kita berbilang tugas. Juggling mental menghasilkan "kos pensuisan" yang mengurangkan output. Walaupun hanya memerlukan beberapa saat untuk menukar tugas, jika anda kerap melakukan berbilang tugas, kosnya bertimbun. Anda juga lebih terdedah kepada risiko kesilapan dan pengurangan produktiviti yang ketara dalam jangka panjang. 

Oleh itu, bukannya membahagikan perhatian anda antara pelbagai perkara secara serentak, anda harus mengehadkan gangguan dan memberi tumpuan kepada satu tugas pada satu masa untuk menghasilkan output yang dioptimumkan. Sebagai contoh, daripada cuba menulis e-mel semasa mendengar podcast baharu atau menguruskan jadual anda semasa menghadiri mesyuarat pasukan, asingkan tugas dengan cara yang membolehkan anda terlibat secara kualitatif. 

Ambil perhatian: Anda mungkin menghadapi kritikan daripada pengurus atau rakan sekerja anda kerana tidak melakukan pelbagai tugas. Sesetengah tempat kerja mungkin tidak menghargai penghantaran berkualiti tinggi jika anda tidak mengambil lebih banyak aktiviti secara kuantitatif. Berhati-hati semasa mengikuti hack ini.

9. Belajar untuk mengatakan "Tidak" apabila keadaan menjadi luar biasa

Dalam dunia profesional yang sibuk hari ini, sangat penting untuk mengenali tenaga harian kita yang terhad dan pentingnya mengatakan tidak kepada tugas yang tidak penting. Mengambil kerja tambahan, terutamanya apabila menghadapi tarikh akhir yang ketat, boleh menghalang keupayaan anda untuk menyelesaikan tugas penting. Tumpukan pada kekuatan anda dan, jika boleh dilaksanakan, berikan tugas kepada orang lain yang dapat mereka selesaikan dengan lebih cepat dan berkesan. 

Ini adalah cara yang baik untuk mengamalkan kesedaran sebagai hack pengurusan masa. Anda boleh menggunakan aplikasi kesedaran seperti Headspace untuk menjadi lebih sedar tentang pemikiran dan respons anda terhadap tugas tertentu dan kekal pada masa kini sepanjang hari kerja anda. Walau bagaimanapun, kesedaran sebagai minda boleh menjadi sukar untuk ditanam untuk mana-mana profesional.

Oleh itu, sebelum menolak tugas, pertimbangkan kesannya terhadap masa dan tenaga anda, timbang kebaikan dan keburukannya, dan menilai kaitannya dengan matlamat harian anda. Elakkan terlalu memikirkan atau merasa bersalah kerana menolak tugas yang tidak menambah nilai kepada kehidupan profesional anda.

10. Pastikan perkara teratur (dan pastikan mereka seperti itu!)

Pengurusan masa yang berkesan sangat melibatkan organisasi. Meja yang bersepah menyukarkan mencari barang-barang yang diperlukan, membuang masa dan mengurangkan tumpuan. Mengatur ruang kerja dan proses anda meningkatkan produktiviti, mencegah tarikh akhir yang tidak dijawab atau tugas yang terlupa.

Bahagian yang baik tentang ini adalah bahawa kemahiran organisasi dapat dipelajari dengan mudah. Berikut adalah beberapa asas:

• Kekalkan meja yang bersepah: Kekacauan visual sering boleh meningkatkan kebimbangan dan tekanan, mencetuskan reaksi pergaduhan atau penerbangan. Mulakan dengan mencincang atau mengitar semula mana-mana kertas untuk membantu anda membuat keputusan yang lebih baik. Memberi ruang kepada keperluan dan meletakkan peralatan harian di lokasi yang sesuai.
• Susun kalendar anda: Anda boleh membezakan dan meletakkan baldi kehidupan pada kalendar anda, seperti "peribadi", "profesional," dan "komitmen." Kod warna ini untuk membezakan antara kategori atau antara mendesak dan tidak mendesak dengan cepat.
• Selaraskan fail yang dikongsi menggunakan Google Drive: Bekerja dalam syarikat bermakna kebanyakan fail perlu diakses oleh lebih daripada satu orang. Di sinilah penggunaan Google Drive boleh membantu. Namakan fail dengan sewajarnya dan wujudkan struktur yang akan memudahkan dan cepat untuk anda dan rakan sekerja anda mencarinya.
• Mempunyai saluran komunikasi yang berasingan: E-mel hebat, tetapi dengan teknologi yang berkembang, anda kini boleh bercakap dan mengemas kini ahli pasukan anda menggunakan aplikasi seperti Slack. Mencipta saluran berasingan dalam ruang kerja Slack anda untuk tujuan dan jabatan yang berbeza adalah dinasihatkan.

Membungkus

Seperti yang pernah dikatakan oleh ahli falsafah Perancis Jean de La Bruyère, "Mereka yang membuat yang paling teruk masa mereka paling mengadu tentang kekurangannya." Masa adalah sumber yang paling berharga, dan seseorang dapat meningkatkan kehidupan seseorang dengan menguruskannya dengan cekap.

Hacks pengurusan masa yang dibincangkan di atas telah terbukti membantu dalam memecahkan tabiat lama, tidak berkesan dan membangunkan yang baru dan produktif. Seperti mana-mana kemahiran hidup yang lain, kaedah yang luar biasa ini hanya boleh dikuasai dengan ketabahan dan amalan.

Walau bagaimanapun, tiada petua pro secara ajaib akan menjadikan anda pakar pengurusan masa. Untuk melihat perubahan sebenar, anda perlu sedar bahawa masa adalah sumber yang terhad. Bina tabiat mendokumentasikan, mengatur dan menjadualkan tugas setiap hari dengan cara yang menyokong objektif pengurusan masa anda. Selain itu, sentiasa memantau masa yang dihabiskan untuk melakukan aktiviti harian untuk mengenal pasti sebarang gangguan berulang atau perubahan keutamaan. 

Utamakan masa hari ini untuk menjadi pekerja paling produktif dalam organisasi anda esok!