10 Smart Time Management Hacks for Busy Professionals to Boost Productivity

Masa adalah sumber yang berharga untuk semua profesional yang bekerja. Keinginan untuk lebih daripada 24 jam biasa sehari adalah sentimen yang boleh dikaitkan dengan ramai, namun masa tetap sukar difahami, tergelincir tanpa henti. 

Modern-day professionals face significant time management challenges, especially with the rise of remote work. Surprisingly, research suggests that 82% of working professionals lack an effective time management system. This not only amplifies workplace stress but also spills over into their personal life, leaving individuals feeling overwhelmed. 

The issue of time management is not solely an individual concern; it pervades workplaces everywhere. Studies reveal that the average corporate employee spends 51% of their workday on tasks with little to no value.

Employees may be wasting time gossiping with their co-workers or attending workplace celebrations in the physical workplace. On the other hand, in a remote setup, they may be wasting working hours unproductively scrolling on social media. 

Given this reality, promoting modern time management practices is imperative in today's workplace. In this blog, we'll explore 10 essential time management hacks to rescue busy professionals and empower them to optimize their time for maximum productivity. 

What is time management and why is it crucial in today’s workplace? 

Time management is the art of planning, organizing, and executing tasks efficiently to make the most of the limited hours in a day. In today’s digital-first, hybrid work environment, professionals often find themselves struggling to stay focused and productive. 

Why do professionals struggle with managing time? 

Many professionals fall into time traps without realizing it: 

• Lack of structure and pre-planning 
• Distractions from notifications, meetings, or social media 
• Inability to prioritize important tasks 
• Perfectionism and procrastination 
• Poor sleep or energy management 

The modern workplace, whether physical or virtual, is full of interruptions. Recognizing these pitfalls is the first step to overcoming them. 

When should you start practicing better time management? 

Now. There’s no better time to improve time management than today. 

Whether you're feeling overwhelmed, missing deadlines, or just want to improve your focus, starting  applying the time management hacks immediately can bring tangible benefits like: 

• Peningkatan produktiviti 
• Improved work-life balance 
• Mengurangkan tekanan dan keletihan 
• Better decision-making and focus 

Even small tweaks like tracking your day or creating a to-do list can yield major improvements in just a week.  

10 Hacks pengurusan masa untuk meningkatkan produktiviti pekerja 

Berikut adalah 10 hacks pengurusan masa untuk meningkatkan produktiviti pekerja: 

1. Menjalankan audit menghabiskan masa 

Untuk mengoptimumkan masa anda untuk produktiviti yang lebih baik, anda perlu mengenal pasti bagaimana anda menghabiskan masa anda pada masa ini. Di sinilah audit yang dihabiskan masa dapat membantu. 

Anda perlu bersungguh-sungguh mengesan bagaimana anda menghabiskan masa anda semasa hari kerja purata. Audit masa boleh membantu anda menentukan: 

• Tugas apa yang boleh anda lakukan dalam sehari,  
• Kenal pasti aktiviti yang memberikan pulangan terbesar atas usaha anda dan  
• Mengesan sebarang aktiviti atau jangka masa apabila anda boleh menjadi lebih produktif. 

Berikut ialah beberapa langkah untuk membantu anda menjalankan audit perbelanjaan masa anda dengan betul: 

• Log masuk semua aktiviti yang anda lakukan semasa hari bekerja dan berapa banyak masa yang diambil oleh setiap tugas 
• Perhatikan tahap tenaga anda pada siang hari. 
• Nilaikan tenaga, mood, motivasi, dan fokus anda setiap jam pada skala 1 hingga 10. 
• Jauhi perangsang luar seperti kafein bila-bila masa anda boleh.  

Anda perlu melakukan senaman ini setiap hari selama seminggu. 

Melakukan ini dengan cepat akan membantu anda menyedari berapa banyak masa anda dibelanjakan untuk aktiviti yang membazir. Anda juga akan mendapat idea yang lebih tepat tentang berapa lama tugas yang berbeza membawa anda dan mengenal pasti jam produktiviti puncak anda. Dan, dengan menyelaraskan tugas-tugas yang menuntut dengan waktu perdana ini, anda boleh memaksimumkan kecekapan dan memenuhi tarikh akhir dengan berkesan. 

2. Buat jadual harian terlebih dahulu 

Mari kita hadapi. Kita semua bersalah membuang masa pada perkara yang tidak benar-benar menambah nilai. Tetapi adakah anda pernah tertanya-tanya mengapa ia berlaku? Ini kerana anda tidak mempunyai rancangan atau jadual tetap.  

Jadual harian dengan senarai tugas yang teratur boleh menyelesaikannya. Penjadualan terlebih dahulu boleh memberi arah kepada cara anda mendekati sesuatu dan juga membantu menyekat masa. Anda akan berasa kurang cemas dan mempunyai gambaran yang jelas tentang apa yang ada di hadapan.  

Untuk membuat jadual harian:  

• Ketepikan 15-20 minit sebelum anda memulakan hari kerja anda untuk menulis matlamat harian anda.  
• Use the Pareto 80:20 principle to understand which activities to prioritize. As explained by Brian Tracy, the Pareto principle states that “20 percent of your activities will account for 80 percent of your results."  
• Set deadlines for your goals while keeping Parkinson’s Law in mind. This rule states that "work expands to fill the time available for completion." This means that if you set a task deadline strictly rather than liberally, you can still complete it while saving time. 
• Follow Eisenhower's Matrix model to boost productivity by categorizing tasks as urgent and important (do immediately), important but not urgent (schedule), urgent but not important (delegate), or neither (eliminate). This method enhances focus on key goals, improving time management and output. 

3. Blok masa dan kumpulan tugas yang sama bersama-sama 

Menyekat masa adalah alat produktiviti yang kuat yang melibatkan memperuntukkan masa tertentu untuk tugas yang berbeza sepanjang hari kerja. Kaedah ini membantu mengurangkan gangguan dan mengekalkan fokus pada keutamaan utama. 

Mengetepikan masa tertentu untuk aktiviti menggalakkan pengurusan masa yang berkesan dan memastikan bahawa tugas-tugas penting diselesaikan dengan cekap, mencegah perasaan terharu dengan tuntutan yang bercanggah. 

Berikut adalah salah satu teknik yang berkesan untuk menyekat masa: 

• Pomodoro technique: A prominent time-blocking technique is the Pomodoro technique, developed in the 1980s. It advocates for concentrated work in 25-minute intervals followed by a 5-minute break. This cycle helps to reduce mental fatigue and maintain high motivation by balancing focused work with regular short breaks. After several Pomodoro cycles, a longer 15-minute break is recommended. You can easily access this pomodoro feature available in almost all time tracker apps. 

Sebagai alternatif, anda juga boleh pergi untuk tinju masa tersuai untuk menetapkan kadar anda sendiri untuk tugas. Dengan menganggarkan masa yang mungkin diambil oleh setiap tugas, anda mendedikasikan masa tertentu kepadanya sebelum beralih ke keutamaan seterusnya, sama ada tugas itu selesai atau tidak. Pendekatan ini membantu mematuhi had masa yang dikenakan sendiri dan menguruskan beban kerja hari dengan lebih realistik. 

Menyekat masa juga menghalang gangguan daripada tugas yang baru muncul pada siang hari. Dengan menjadualkan slot tertentu untuk aktiviti rutin seperti memfailkan, membuat panggilan telefon, dan membalas e-mel, anda boleh mengelakkan godaan untuk menyemak pemberitahuan pada masa yang tidak sesuai. Ini amat berguna semasa tempoh kerja mendalam, di mana tumpuan adalah penting.  

4. Mengautomasikan atau mewakilkan tugas 

Mengutamakan tugas tertentu akan memudahkan untuk memahami sama ada sebarang tugas boleh diautomatikkan atau diwakilkan. Ini boleh membantu terutamanya jika anda bekerja dalam kedudukan pengurusan.  

Many managers unconsciously get into the habit of micro-managing in the workplace, and that is a waste of time for both parties. When you conduct a time audit and follow it up by creating an organized to-do list, you can identify such time-suckers and scale back on tasks that are not a priority for someone in your position.  

You can automate non-priority tasks (using tools) or delegate them to another employee, team member, or even a virtual assistant! For example, sending sales emails that mostly read the same can be tedious and consume a lot of time for a sales manager. In such a scenario, they can either automate it using a CRM or email marketing automation software or delegate the task to a junior employee or a freelancer. 

5. Kenal pasti pencetus penangguhan 

About 20% of adults are chronic procrastinators, often due to a hyper-focus on perfectionism. Professionals often set high standards for themselves, ultimately leading to them not performing an activity altogether. 

How to battle this? The first step is to begin the task without overthinking it too much and breaking the mental barrier to progress. You can use tools like a text to speech reader to process information more efficiently, aiding in task initiation and focus. 

Selain itu, terdapat gangguan. Berikut adalah beberapa gangguan tempat kerja yang biasa dan cara terbaik untuk mengurangkannya: 

• Social media: Limit access using website blockers or designate specific break times for social media. 
• Meetings: Have clear agendas, limit duration, or use brief stand-up meetings. 
• Noisy environments: Use noise-canceling headphones, find quiet spaces, or work during less busy times. 
• Constant notifications: Modify notification settings, turn off non-essential alerts, and schedule specific times to check messages. 

Apabila mengehadkan gangguan, sebaiknya mulakan dengan langkah bayi. Untuk tempoh dua minggu, kenal pasti dua gangguan yang paling sukar anda atasi. Selain itu, diet yang sihat, tidur yang mencukupi, dan penghidratan adalah penting untuk mengekalkan tumpuan, terutamanya apabila kemerosotan petang berlaku. 

6. Gunakan teknologi untuk memperkemaskan hari kerja 

Technology is essential to time management because it offers tools and apps that increase productivity, automate repetitive tasks, and allocate time to real priorities. 

Based on your needs, here’s a quick recommendation table: 

 7. Ambil rehat yang mencukupi untuk mengecas semula  

While taking a break may sound counterintuitive, studies show that the most productive workers focus on tasks for 52 minutes, followed by a 17-minute break. This quarter-hour window is often called productivity’s “golden hour.”

It lasts just long enough for your mind to switch off to feel rejuvenated, but not so long that you become distracted and lose track of what you are doing. 

Frequent breaks improve memory, decision-making, mental health, and productivity, while skipping them can increase stress and hasten burnout. However, using these breaks for merely perusing social media or binge-watching OTT channels is not helpful.

During these windows, you should move your body—stand up from your chair, stretch, reach for a bottle of water, etc. You could also perform smaller jobs that take less than two minutes to complete during these intervals. 

To ensure a good sleeping pattern, investing in a quality mattress can be beneficial. You should also:  

• Buat waktu tidur biasa dan pastikan anda tidur selama sekurang-kurangnya 8 jam. 
• Elakkan menggunakan peranti pintar kerana cahaya biru dari skrin telefon pintar anda boleh mengganggu kitaran tidur badan anda.  
• Nikmati snoozes 15 minit yang kerap tetapi ringkas untuk meningkatkan produktiviti segera.  
• Elakkan kafein selepas 5:00 PM, dan sebaliknya minum minuman santai seperti teh chamomile. 

8. Elakkan pelbagai tugas untuk meningkatkan fokus 

Multi-tasking might sound like a great tactic for time management in theory, but realistically, it can be very counterproductive. This is because the human brain is not built to focus on multiple activities simultaneously. 

Anda mungkin berfikir untuk menyelesaikan satu set tugas bersama-sama akan menjimatkan masa anda, tetapi otak kita menukar konteks apabila kita berbilang tugas. Juggling mental menghasilkan "kos pensuisan" yang mengurangkan output. Walaupun hanya memerlukan beberapa saat untuk menukar tugas, jika anda kerap melakukan berbilang tugas, kosnya bertimbun. Anda juga lebih terdedah kepada risiko kesilapan dan pengurangan produktiviti yang ketara dalam jangka panjang.  

9. Belajar untuk mengatakan "Tidak" apabila keadaan menjadi luar biasa 

Dalam dunia profesional yang sibuk hari ini, sangat penting untuk mengenali tenaga harian kita yang terhad dan pentingnya mengatakan tidak kepada tugas yang tidak penting. Mengambil kerja tambahan, terutamanya apabila menghadapi tarikh akhir yang ketat, boleh menghalang keupayaan anda untuk menyelesaikan tugas penting. Tumpukan pada kekuatan anda dan, jika boleh dilaksanakan, berikan tugas kepada orang lain yang dapat mereka selesaikan dengan lebih cepat dan berkesan.  

Ini adalah cara yang baik untuk mengamalkan kesedaran sebagai hack pengurusan masa. Anda boleh menggunakan aplikasi kesedaran seperti Headspace untuk menjadi lebih sedar tentang pemikiran dan respons anda terhadap tugas tertentu dan kekal pada masa kini sepanjang hari kerja anda. Walau bagaimanapun, kesedaran sebagai minda boleh menjadi sukar untuk ditanam untuk mana-mana profesional. 

Oleh itu, sebelum menolak tugas, pertimbangkan kesannya terhadap masa dan tenaga anda, timbang kebaikan dan keburukannya, dan menilai kaitannya dengan matlamat harian anda. Elakkan terlalu memikirkan atau merasa bersalah kerana menolak tugas yang tidak menambah nilai kepada kehidupan profesional anda. 

10. Pastikan perkara teratur (dan pastikan mereka seperti itu!) 

Pengurusan masa yang berkesan sangat melibatkan organisasi. Meja yang bersepah menyukarkan mencari barang-barang yang diperlukan, membuang masa dan mengurangkan tumpuan. Mengatur ruang kerja dan proses anda meningkatkan produktiviti, mencegah tarikh akhir yang tidak dijawab atau tugas yang terlupa. 

Bahagian yang baik tentang ini adalah bahawa kemahiran organisasi dapat dipelajari dengan mudah. Berikut adalah beberapa asas: 

• Maintain a decluttered desk: Visual clutter can often increase anxiety and stress, setting off a fight-or-flight reaction. Start by shredding or recycling any paper to help you make better decisions. Make room for necessities and place everyday equipment in convenient locations. 
• Organize your calendar: You can differentiate and put life buckets on your calendar, like "personal," "professional," and "commitment." color code these to distinguish between categories or between urgent and non-urgent rapidly. 
• coordinate shared files using Google Drive: Working in a company means that most files need to be accessed by more than one person. This is where using Google Drive may help. Name files appropriately and establish a structure that will make it simple and quick for you and your coworkers to find them. 
• Have separate communication channels: Emails are great, but with evolving technology, you can now converse and update your team members using apps like Slack. Creating separate channels within your Slack workspace for different purposes and departments is advisable. 

Who can benefit from these time management hacks? 

These hacks are ideal for: 

• Remote workers trying to balance home and work 
• Managers seeking to delegate or lead efficiently 
• Freelancers who juggle multiple projects 
• Corporate employees overwhelmed with meetings and deadlines 
• HR teams or team leads responsible for productivity training 

Anyone feeling stuck in a time loop or looking to improve efficiency can benefit from these strategies. 

How Empuls helps improve time management at work 

While individual hacks are essential, lasting impact comes when time management is embedded into the work culture. Empuls helps HR teams, managers, and employees practice effective time management by integrating technology, behavioral nudges, recognition, communication, and insights into the flow of work. 

1. Reduce distractions with Empuls social intranet 

Eliminate the need for scattered tools. Use Empuls’ social intranet to streamline company updates, townhalls, policy announcements, and employee conversations—all in one place. 

Replace time-wasting chatter with focused, high-value discussions via community groups tailored to interests, projects, or departments​. 

2. Identify time sinks with AI-powered surveys & analytics 

Use eNPS, pulse, and lifecycle surveys to discover how employees feel about their workloads, time pressures, or burnout risks​. 

Track changes and root causes over time with people analytics dashboards, then act on insights with data-backed action plans​. 

3. Reward productive habits with recognition & nudges 

Empuls’ AI bot “Em” nudges employees to log their weekly accomplishments, making it easier for managers to give timely recognition and close visibility gaps​. 

Reinforce time-smart behaviors (e.g., consistent focus, meeting deadlines, delegating well) with core value badges, spot awards, or custom rewards​. 

4. Support energy management with perks & benefits 

Reduce mental fatigue with perks like discounts on wellness, fitness memberships, and mental health apps. 

Offer flexible fringe benefits (like remote work allowances or upskilling reimbursements) so employees can design workdays that optimize their productivity​. 

5. Automate low-value tasks to free up focus time 

Automate greetings, milestones, service anniversaries, and celebration messages with Empuls’ award automation workflows—so managers don’t have to chase reminders​​. 

Free HR teams from manual follow-ups by scheduling year-round reward cycles, notifications, and approval processes. 

6. Promote mindfulness with recognition and community culture 

Encourage reflection and focus with regular gratitude messages, Wishboards, and community recognition posts—creating a more mindful and appreciative digital workplace​. 

Membungkus 

As the French philosopher Jean de La Bruyère once said, “Those who make the worst of their time most complain about its shortness.” Time is the most precious resource, and one can greatly enhance one's life by efficiently managing it with time management hacks. 

Hacks pengurusan masa yang dibincangkan di atas telah terbukti membantu dalam memecahkan tabiat lama, tidak berkesan dan membangunkan yang baru dan produktif. Seperti mana-mana kemahiran hidup yang lain, kaedah yang luar biasa ini hanya boleh dikuasai dengan ketabahan dan amalan. 

Walau bagaimanapun, tiada petua pro secara ajaib akan menjadikan anda pakar pengurusan masa. Untuk melihat perubahan sebenar, anda perlu sedar bahawa masa adalah sumber yang terhad. Bina tabiat mendokumentasikan, mengatur dan menjadualkan tugas setiap hari dengan cara yang menyokong objektif pengurusan masa anda. Selain itu, sentiasa memantau masa yang dihabiskan untuk melakukan aktiviti harian untuk mengenal pasti sebarang gangguan berulang atau perubahan keutamaan.  

Prioritize time today with time management hacks to become the most productive employee in your organization tomorrow! With deliberate planning, conscious usage, and the right digital support—like what Empuls provides—you can empower your people to own their time, reduce burnout, and drive business success. 

Empuls doesn't just offer tools—it enables a cultural shift. One where: 

• Employees feel recognized when they use time wisely. 
• Managers coach based on insights, not assumptions. 
• HR drives organization-wide productivity without burnout. 
• Leaders see engagement, retention, and performance soar. 

So, what are you waiting for again, schedule a call with our experts, now!