10 حيل لإدارة الوقت لتحسين إنتاجية الموظفين في عام 2024

الوقت هو مورد ثمين لجميع المهنيين العاملين. إن الرغبة في الحصول على أكثر من 24 ساعة في اليوم هي شعور يمكن أن يرتبط به الكثيرون ، ومع ذلك لا يزال الوقت بعيد المنال ، وينزلق بلا هوادة.

يواجه المحترفون المعاصرون تحديات كبيرة في إدارة الوقت ، خاصة مع ظهور العمل عن بعد. والمثير للدهشة أن الأبحاث تشير إلى أن 82٪ من المهنيين العاملين يفتقرون إلى نظام فعال لإدارة الوقت. هذا لا يضخم ضغوط مكان العمل فحسب ، بل يمتد أيضا إلى حياتهم الشخصية ، مما يترك الأفراد يشعرون بالإرهاق.

إن مسألة إدارة الوقت ليست مجرد شاغل فردي. إنه يسود أماكن العمل في كل مكان. تكشف الدراسات أن متوسط موظفي الشركة يقضي 51٪ من يوم عمله في مهام ذات قيمة ضئيلة أو معدومة. قد يضيع الموظفون الوقت في النميمة مع زملائهم في العمل أو حضور احتفالات مكان العمل في مكان العمل الفعلي. من ناحية أخرى ، في الإعداد عن بعد ، قد يضيعون ساعات العمل في التمرير غير المنتج على وسائل التواصل الاجتماعي.

بالنظر إلى هذا الواقع ، فإن تعزيز ممارسات إدارة الوقت الحديثة أمر حتمي في مكان العمل اليوم. في هذه المدونة ، سنستكشف 10 حيل أساسية لإدارة الوقت لإنقاذ المهنيين المشغولين وتمكينهم من تحسين وقتهم لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية.

10 حيل لإدارة الوقت لتحسين إنتاجية الموظفين

فيما يلي 10 حيل لإدارة الوقت لتحسين إنتاجية الموظفين:

1. إجراء تدقيق قضاء الوقت

لتحسين وقتك لتحسين الإنتاجية ، تحتاج أولا إلى تحديد كيفية قضاء وقتك حاليا. هذا هو المكان الذي يمكن أن يساعد فيه التدقيق المستغرق في الوقت.

تحتاج إلى تتبع بجد كيف تقضي وقتك خلال متوسط يوم العمل. يمكن أن يساعدك تدقيق قضاء الوقت في تحديد:

• ما المهام التي يمكنك القيام بها عمليا في يوم واحد ، 
• تحديد الأنشطة التي توفر أكبر عوائد على جهودك و 
• اكتشف أي أنشطة أو فترات زمنية يمكن أن تكون فيها أكثر إنتاجية.

فيما يلي بعض الخطوات لمساعدتك في إجراء تدقيق الوقت الذي تقضيه بشكل صحيح:

• قم بتسجيل الدخول إلى جميع الأنشطة التي تقوم بها خلال يوم العمل ومقدار الوقت الذي تستغرقه كل مهمة
• راقب عن كثب مستويات الطاقة لديك خلال النهار.
• قيم طاقتك ومزاجك وتحفيزك وتركيزك كل ساعة على مقياس من 1 إلى 10.
• ابتعد عن المنشطات الخارجية مثل الكافيين كلما استطعت. 

تحتاج إلى إجراء هذا التمرين كل يوم لمدة أسبوع.

سيساعدك القيام بذلك بسرعة على إدراك مقدار وقتك الذي تقضيه في الأنشطة المهدرة. ستحصل أيضا على فكرة أكثر دقة عن المدة التي تستغرقها المهام المختلفة وتحديد ساعات ذروة الإنتاجية. ومن خلال مواءمة المهام الصعبة مع ساعات الذروة هذه ، يمكنك زيادة الكفاءة إلى أقصى حد والوفاء بالمواعيد النهائية بشكل فعال.

2. إنشاء جدول يومي مقدما

دعونا نواجه الأمر. نحن جميعا مذنبون بإضاعة الوقت في أشياء لا تضيف قيمة حقا. لكن هل تساءلت يوما لماذا يحدث ذلك؟ ذلك لأنه ليس لديك خطة أو جدول زمني ثابت. 

يمكن للجدول اليومي مع قائمة مهام منظمة حل هذه المشكلة. يمكن أن تعطي الجدولة المسبقة توجيها للطريقة التي تتعامل بها مع الأشياء وحتى تساعد في حظر الوقت. ستشعر بقلق أقل ولديك صورة واضحة لما ينتظرك. 

لإنشاء جدول يومي: 

• خصص 15-20 دقيقة قبل بدء يوم عملك لكتابة أهدافك اليومية. 
• استخدم مبدأ باريتو 80:20 لفهم الأنشطة التي يجب تحديد أولوياتها. كما أوضح بريان تريسي ، ينص مبدأ باريتو على أن "20 في المائة من أنشطتك ستشكل 80 في المائة من نتائجك". 
• حدد مواعيد نهائية لأهدافك مع مراعاة قانون باركنسون . تنص هذه القاعدة على أن "العمل يتوسع لملء الوقت المتاح للانتهاء". هذا يعني أنه إذا قمت بتعيين موعد نهائي للمهمة بشكل صارم وليس بحرية ، فلا يزال بإمكانك إكماله مع توفير الوقت.
• اتبع نموذج مصفوفة أيزنهاور لزيادة الإنتاجية من خلال تصنيف المهام على أنها عاجلة ومهمة (قم بها على الفور) ، أو مهمة ولكن ليست عاجلة (جدول) ، أو عاجلة ولكنها ليست مهمة (مفوض) ، أو لا (استبعاد). تعزز هذه الطريقة التركيز على الأهداف الرئيسية ، وتحسين إدارة الوقت والمخرجات.

3. كتلة الوقت وتجميع المهام المتشابهة معا

يعد حظر الوقت أداة إنتاجية قوية تتضمن تخصيص أوقات محددة لمهام مختلفة طوال يوم العمل. تساعد هذه الطريقة في تقليل عوامل التشتيت والحفاظ على التركيز على الأولويات الرئيسية.

إن تخصيص أوقات معينة للأنشطة يعزز الإدارة الفعالة للوقت ويضمن إكمال المهام الأساسية بكفاءة ، مما يمنع الشعور بالإرهاق من المطالب المتضاربة.

فيما يلي إحدى التقنيات الفعالة لحظر الوقت:

• تقنية بومودورو: من أبرز تقنيات تحديد الوقت هي تقنية تقنية بومودوروالتي تم تطويرها في الثمانينيات. وهي تدعو إلى العمل المركز في فترات زمنية مدتها 25 دقيقة تليها استراحة لمدة 5 دقائق. وتساعد هذه الدورة على تقليل الإرهاق الذهني والحفاظ على الدافعية العالية من خلال موازنة العمل المركز مع فترات راحة قصيرة منتظمة. بعد عدة دورات بومودورو، يوصى بأخذ استراحة أطول مدتها 15 دقيقة. يمكنك الوصول بسهولة إلى ميزة بومودورو هذه المتاحة في جميع تطبيقات تعقب الوقت تقريباً.

بدلا من ذلك ، يمكنك أيضا الذهاب إلى ملاكمة الوقت المخصصة لضبط وتيرتك الخاصة للمهام. من خلال تقدير الوقت الذي قد تستغرقه كل مهمة ، فإنك تخصص قدرا محددا من الوقت لها قبل الانتقال إلى الأولوية التالية ، سواء اكتملت المهمة أم لا. يساعد هذا النهج في الالتزام بالحدود الزمنية المفروضة ذاتيا وإدارة عبء العمل اليومي بشكل أكثر واقعية.

يمنع حظر الوقت أيضا الانحرافات عن المهام الناشئة حديثا خلال اليوم. من خلال جدولة فترات زمنية محددة للأنشطة الروتينية مثل الإيداع وإجراء المكالمات الهاتفية والرد على رسائل البريد الإلكتروني ، يمكنك تجنب إغراء التحقق من الإشعارات في أوقات غير مناسبة. هذا مفيد بشكل خاص خلال فترات العمل العميق ، حيث يكون التركيز أمرا بالغ الأهمية. 

4. أتمتة المهام أو تفويضها

سيسهل تحديد أولويات مهام معينة فهم ما إذا كان يمكن أتمتة أي مهام أو تفويضها. يمكن أن يكون هذا مفيدا بشكل خاص إذا كنت تعمل في منصب إداري. 

يعتاد العديد من المديرين دون وعي على الإدارة الجزئية في مكان العمل ، وهذا مضيعة للوقت لكلا الطرفين. عند إجراء تدقيق للوقت ومتابعته عن طريق إنشاء قائمة مهام منظمة ، يمكنك تحديد هؤلاء الذين يقضون الوقت وتقليص المهام التي لا تمثل أولوية لشخص ما في منصبك. 

يمكنك أتمتة المهام غير ذات الأولوية (باستخدام أدوات) أو تفويضها إلى موظف آخر أو عضو في الفريق أو حتى مساعد افتراضي! على سبيل المثال، يمكن أن يكون إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمبيعات التي تُقرأ في الغالب متشابهة أمراً مملاً ويستهلك الكثير من الوقت لمدير المبيعات. في مثل هذا السيناريو، يمكنهم إما أتمتة ذلك باستخدام برنامج CRM أو برنامج أتمتة التسويق عبر البريد الإلكتروني أو تفويض المهمة إلى موظف مبتدئ أو موظف مستقل.

كما قال بنجامين فرانكلين ذات مرة ، "الوقت هو المال". إذا كان وقتك يستحق أكثر مما يمكن أن تكلفك مهمة ، فمن المستحسن دائما أتمتة أو تفويضه لفريقك (وثق بهم بالفعل لرؤيته!). 

5. تحديد مسببات التسويف

حوالي 20 ٪ من البالغين هم المماطلون المزمنون ، وغالبا ما يكون ذلك بسبب التركيز المفرط على الكمال. غالبا ما يضع المحترفون معايير عالية لأنفسهم ، مما يؤدي في النهاية إلى عدم قيامهم بنشاط تماما.

كيف تحارب هذا؟ الخطوة الأولى هي بدء المهمة دون الإفراط في التفكير فيها كثيرا وكسر الحاجز العقلي أمام التقدم. يمكنك استخدام أدوات مثل قارئ تحويل النص إلى كلام لمعالجة المعلومات بشكل أكثر كفاءة ، مما يساعد في بدء المهمة والتركيز.

إلى جانب هذا ، هناك انحرافات. فيما يلي بعض عوامل التشتيت الشائعة في مكان العمل وأفضل الطرق للتخفيف منها:

• وسائل التواصل الاجتماعي: تقييد الوصول باستخدام أدوات حظر مواقع الويب أو تحديد أوقات استراحة محددة لوسائل التواصل الاجتماعي.
• اجتماعات: ضع جداول أعمال واضحة ، أو حدد المدة ، أو استخدم اجتماعات الوقوف القصيرة.
• البيئات الصاخبة: استخدم سماعات إلغاء الضوضاء أو ابحث عن مساحات هادئة أو اعمل خلال الأوقات الأقل ازدحاما.
• الإخطارات المستمرة: قم بتعديل إعدادات الإشعارات وإيقاف تشغيل التنبيهات غير الضرورية وجدولة أوقات محددة للتحقق من الرسائل.

عند الحد من الانحرافات ، من الأفضل أن تبدأ بخطوات صغيرة. لمدة أسبوعين ، حدد اثنين من عوامل التشتيت التي تجد صعوبة في التغلب عليها. بالإضافة إلى ذلك ، يعد اتباع نظام غذائي صحي ونوم كاف وترطيب أمرا بالغ الأهمية للحفاظ على التركيز ، خاصة عندما يبدأ الركود بعد الظهر.

6. استخدام التكنولوجيا لتبسيط يوم العمل

تعد التكنولوجيا ضرورية لإدارة الوقت لأنها توفر أدوات وتطبيقات تزيد الإنتاجية وأتمتة المهام المتكررة وتخصيص الوقت للأولويات الحقيقية. يمكن أن يؤدي تضمين حلول مثل روبوت الدردشة WhatsApp إلى تبسيط الاتصال وتعزيز الكفاءة في إدارة المهام والاستفسارات.

فيما يلي بعض الأمثلة على أدوات إدارة الوقت التي يمكن أن تساعدك في تحقيق جميع الأهداف الموضحة أعلاه:

• تودويست: إنها أداة مرنة لإدارة المهام مع ميزات مثل التعاون وتواريخ الاستحقاق والأولويات وتنظيم المشروع. يوفر توافقا عبر الأنظمة الأساسية ، وواجهة مستخدم سهلة الاستخدام ، وواجهات مع العديد من البرامج ، بما في ذلك تقويم Google.
• تايم دكتور: إنه برنامج لتتبع الوقت تستخدمه الشركات الصغيرة والشركات الكبيرة لتحسين إنتاجيتها وأدائها. يتضمن ميزات مثل تتبع الوقت لفترات المهام والمشاريع الشائعة وتفاصيل الإنتاجية وملخصات الجدول الزمني اليومية. 
• وقت الإنقاذ: يراقب استخدام الكمبيوتر لفحص ممارسات إدارة الوقت. يساعد المستخدمين في تحديد الأنشطة المضيعة للوقت من خلال تقديم معلومات شاملة عن استخدام موقع الويب والتطبيق. وقت الإنقاذ يعزز الإدارة الواعية للوقت.
• اسانا: إنها أداة فعالة لإدارة المشاريع. يجعل أنشطة مثل تفويض المهام وتحديد المواعيد النهائية وتعيين المهام الفرعية وإنشاء جداول المشروع ممكنة. يعمل Asana بشكل جيد لإدارة الوقت الموجه نحو الفريق لأنه يشجع التعاون من خلال تبسيط الاتصال داخل المهام والمشاريع.
• غابة: إنه تطبيق جديد يتخذ نهجا ممتعا لإدارة الوقت. خلال جلسات العمل المركزة ، يمكن للمستخدمين زراعة الأشجار الافتراضية. تذبل الأشجار إذا خرجت من الواجهة. إنه يدعم الشعور بالإنجاز للحفاظ على التركيز مع المساعدة في مكافحة الانحرافات.

7. خذ فترات راحة كافية لإعادة الشحن 

في حين أن أخذ قسط من الراحة قد يبدو غير بديهي ، تشير الدراسات إلى أن العمال الأكثر إنتاجية يركزون على المهام لمدة 52 دقيقة ، تليها استراحة لمدة 17 دقيقة. غالبا ما تسمى نافذة ربع ساعة هذه "الساعة الذهبية" للإنتاجية. يستمر لفترة كافية حتى يتوقف عقلك ليشعر بالتجدد ، ولكن ليس لفترة طويلة بحيث تشتت انتباهك وتفقد مسار ما تفعله.

تعمل فترات الراحة المتكررة على تحسين الذاكرة واتخاذ القرار والصحة العقلية والإنتاجية ، في حين أن تخطيها يمكن أن يزيد من التوتر ويسرع الإرهاق. ومع ذلك ، فإن استخدام هذه الاستراحات لمجرد الاطلاع على وسائل التواصل الاجتماعي أو مشاهدة قنوات OTT بنهم ليس مفيدا. خلال هذه النوافذ ، يجب عليك تحريك جسمك - الوقوف من مقعدك ، والتمدد ، والوصول إلى زجاجة ماء ، وما إلى ذلك. يمكنك أيضا أداء مهام أصغر تستغرق أقل من دقيقتين لإكمالها خلال هذه الفواصل الزمنية.

إلى جانب فترات الراحة في منتصف العمل ، من المهم أيضا النوم جيدا. يعاني معظم المهنيين من اضطرابات النوم ، والتي تعيث فسادا في إنتاجيتهم خلال ساعات العمل. لضمان نمط نوم جيد ، يمكن أن يكون الاستثمار في مرتبة عالية الجودة مفيدا. يجب عليك أيضا: 

• حدد وقتا منتظما للنوم وتأكد من نومك لمدة 8 ساعات على الأقل.
• تجنب استخدام جهاز ذكي لأن الضوء الأزرق من شاشة هاتفك الذكي يمكن أن يتداخل مع دورة نوم جسمك. 
• انغمس في غفوات متكررة ولكن قصيرة لمدة 15 دقيقة لزيادة الإنتاجية بشكل فوري. 
• تجنب الكافيين بعد الساعة 5:00 مساء ، وبدلا من ذلك اشرب مشروبا مريحا مثل شاي البابونج.

8. تجنب تعدد المهام لزيادة التركيز

قد يبدو تعدد المهام تكتيكا رائعا لإدارة الوقت من الناحية النظرية ، ولكن من الناحية الواقعية ، يمكن أن يؤدي إلى نتائج عكسية للغاية. وذلك لأن الدماغ البشري غير مبني للتركيز على أنشطة متعددة في وقت واحد.

قد تعتقد أن إنجاز مجموعة من المهام معا سيوفر لك الوقت ، لكن أدمغتنا تغير السياقات عندما نقوم بمهام متعددة. يؤدي التلاعب العقلي إلى "تبديل التكاليف" التي تقلل من الإنتاج. حتى في حين أن الأمر قد يستغرق بضع ثوان فقط لتبديل المهام ، إذا كنت تقوم بمهام متعددة بشكل متكرر ، فإن التكاليف تتراكم. أنت أيضا أكثر عرضة لمخاطر الخطأ وانخفاض كبير في الإنتاجية على المدى الطويل. 

وبالتالي ، بدلا من تقسيم انتباهك بين أشياء متعددة في وقت واحد ، يجب عليك الحد من الانحرافات والتركيز على مهمة واحدة في كل مرة لتوليد مخرجات محسنة. على سبيل المثال ، بدلا من محاولة كتابة رسائل بريد إلكتروني أثناء الاستماع إلى بودكاست جديد أو إدارة جدولك الزمني أثناء حضور اجتماع الفريق ، افصل المهام بطريقة تسمح لك بالمشاركة فيها نوعيا. 

ملاحظه: قد تواجه انتقادات من مديريك أو زملائك لعدم تعدد المهام. قد لا تقدر بعض أماكن العمل التسليم عالي الجودة إذا لم تقم بمزيد من الأنشطة من الناحية الكمية. كن حذرا أثناء اتباع هذا الاختراق.

9. تعلم أن تقول "لا" عندما تصبح الأمور ساحقة

في عالم اليوم المهني المزدحم ، من الأهمية بمكان أن ندرك طاقتنا اليومية المحدودة وأهمية قول لا للمهام غير الأساسية. يمكن أن يؤدي القيام بعمل إضافي ، خاصة عند مواجهة مواعيد نهائية ضيقة ، إلى إعاقة قدرتك على إكمال المهام المهمة. ركز على نقاط قوتك ، وإذا أمكن ، قم بتعيين المهام للآخرين التي يمكنهم إكمالها بسرعة وفعالية أكبر. 

هذه طريقة جيدة لممارسة اليقظة كاختراق لإدارة الوقت. يمكنك استخدام تطبيقات اليقظة الذهنية مثل Headspace لتصبح أكثر وعيا بأفكارك وردودك على مهام معينة والبقاء في الوقت الحاضر طوال يوم عملك. ومع ذلك ، قد يكون من الصعب زراعة اليقظة كعقلية لأي محترف.

وبالتالي ، قبل رفض مهمة ما ، ضع في اعتبارك تأثيرها على وقتك وطاقتك ، وازن إيجابياتها وسلبياتها ، وقم بتقييم مدى ملاءمتها لأهدافك اليومية. تجنب الإفراط في التفكير أو الشعور بالذنب لرفض المهام التي لا تضيف قيمة إلى حياتك المهنية.

10. حافظ على تنظيم الأشياء (واحتفظ بها على هذا النحو!)

الإدارة الفعالة للوقت تنطوي بشكل حاسم على التنظيم. يجعل المكتب المزدحم العثور على العناصر الضرورية أمرا صعبا ، مما يضيع الوقت ويقلل من التركيز. يؤدي تنظيم مساحة العمل والعمليات إلى تعزيز الإنتاجية ، ومنع المواعيد النهائية الفائتة أو المهام المنسية.

الجزء الجيد في هذا هو أنه يمكن تعلم المهارات التنظيمية بسهولة. فيما يلي بعض الأساسيات:

• الحفاظ على مكتب مرتب: غالبا ما تؤدي الفوضى البصرية إلى زيادة القلق والتوتر ، مما يؤدي إلى رد فعل الكر والفر. ابدأ بتمزيق أي ورق أو إعادة تدويره لمساعدتك على اتخاذ قرارات أفضل. إفساح المجال للضروريات ووضع المعدات اليومية في أماكن مناسبة.
• تنظيم التقويم الخاص بك: يمكنك التمييز ووضع دلاء الحياة في التقويم الخاص بك ، مثل "شخصي" و "احترافي" و "التزام". رمز اللون هذه للتمييز بين الفئات أو بين عاجل وغير عاجل بسرعة.
• تنسيق الملفات المشتركة باستخدام Google Drive: يعني العمل في شركة أن معظم الملفات تحتاج إلى الوصول إليها من قبل أكثر من شخص واحد. هذا هو المكان الذي قد يساعد فيه استخدام Google Drive. قم بتسمية الملفات بشكل مناسب وإنشاء بنية تجعل الأمر بسيطا وسريعا بالنسبة لك ولزملائك في العمل للعثور عليها.
• لديك قنوات اتصال منفصلة: رسائل البريد الإلكتروني رائعة ، ولكن مع التكنولوجيا المتطورة ، يمكنك الآن التحدث وتحديث أعضاء فريقك باستخدام تطبيقات مثل Slack. ينصح بإنشاء قنوات منفصلة داخل مساحة عمل Slack الخاصة بك لأغراض وأقسام مختلفة.

الخاتمة

وكما قال الفيلسوف الفرنسي جان دي لا برويير ذات يوم: "أولئك الذين يصنعون أسوأ ما في عصرهم يشكون من قصره". الوقت هو أثمن مورد ، ويمكن للمرء أن يعزز حياته بشكل كبير من خلال إدارتها بكفاءة.

أثبتت اختراقات إدارة الوقت التي تمت مناقشتها أعلاه أنها مفيدة في كسر العادات القديمة غير الفعالة وتطوير عادات جديدة ومنتجة. مثل أي مهارة حياتية أخرى ، لا يمكن إتقان هذه الأساليب المذهلة إلا بالمثابرة والممارسة.

ومع ذلك ، لن تجعلك أي نصيحة احترافية خبيرا في إدارة الوقت بطريقة سحرية. لرؤية تغيير حقيقي ، عليك أن تدرك أن الوقت مورد محدود. بناء عادات توثيق وتنظيم وجدولة المهام كل يوم بطريقة تدعم أهداف إدارة الوقت الخاصة بك. أيضا ، راقب بانتظام الوقت الذي تقضيه في أداء الأنشطة اليومية لتحديد أي انقطاعات متكررة أو تغيير الأولويات. 

أعط الأولوية للوقت اليوم لتصبح الموظف الأكثر إنتاجية في مؤسستك غدا!