Escribir correos electrónicos de RRHH para una comunicación más efectiva: 6 estrategias

Es frustrante. Usted es un especialista en RRHH, supervisor o director responsable de comunicar información importante a los empleados de la organización. Puede haber cambios en los beneficios, nuevas opciones de beneficios, políticas de permisos y procedimientos de solicitud, y mucho más.

Y, sin embargo, los análisis que usted tiene indican que, aunque se abran, el tiempo de lectura de esos correos es demasiado corto para que esos destinatarios hayan absorbido realmente el contenido. También lo sabe porque los empleados aparecen en sus oficinas haciendo peticiones que indican que no han leído esos correos.  

¿Cómo se corrige esto?

La respuesta corta es que tienes que hacer que tus correos electrónicos sean menos aburridos, para que esos empleados ya ocupados se detengan y tomen nota. La respuesta más larga es que esto puede implicar cambiar sus comunicaciones por correo electrónico para atraer y obligar a sus empleados a abrirlos.

He aquí seis estrategias para escribir correos electrónicos eficaces que podrían funcionar para mejorar la comunicación en el lugar de trabajo.

6 estrategias críticas de correo electrónico de RRHH para una comunicación eficaz por correo electrónico en el lugar de trabajo

La comunicación es la clave para construir una organización fuerte. Estos son los consejos para que los RRHH escriban un correo electrónico para una comunicación eficaz en el lugar de trabajo":

1. Esas líneas de asunto aburridas y generales deben desaparecer

Piensa en los correos electrónicos que realmente abres. ¿Qué le motiva al revisar esa larga lista? Lo más probable es que sea el asunto del mensaje. Hay un elemento psicológico en las líneas de asunto que no se puede ignorar.

Deben apelar a las emociones. Los periodistas lo saben: por eso sus titulares son tan convincentes. Generan curiosidad, miedo a perderse algo, una posible sorpresa (necesidad de saber), etc.

Piense en su línea de asunto.

¿Cómo puede hacerla más convincente? Considere estos dos ejemplos:

• "Ahora se ofrecen nuevas opciones de prestaciones" frente a
• "Tienes nuevas opciones de seguros de salud que debes consultar"

La segunda línea de asunto es mucho más convincente. El seguro médico es esencial para la gente. ¿Cuáles podrían ser esas nuevas opciones? Sus empleados querrán saberlo para no perderse nada.

2. Un correo electrónico, un asunto

Es posible que haya algunos cambios de política o de procedimiento que se produzcan simultáneamente. La tentación es elaborar un largo correo electrónico explicando todos estos cambios a la vez.

Gran error.

Cada correo electrónico que se envíe debe referirse a un solo tema. La línea de asunto del correo electrónico debe referirse a ese único tema, y el cuerpo del correo electrónico debe referirse sólo a eso. Esto significa que sus correos electrónicos serán más cortos, algo que los destinatarios agradecen. La otra gran ventaja es que no hay confusión sobre el asunto del correo electrónico.

Si pide a los destinatarios que hagan algo, sea muy claro y preciso sobre lo que deben hacer y cómo hacerlo.

3. Segmenta tus correos electrónicos

Esta sugerencia está relacionada con la estrategia anterior. Uno de los mayores errores fue elaborar un correo electrónico "holístico" para todos los empleados, con muchas secciones, cada una de las cuales se aplica a un solo segmento de la población de empleados.

Nadie quiere leer un correo electrónico largo para encontrar las secciones que sólo le corresponden a él, por muy bien que lo divida en subsecciones. Divida su lista de destinatarios y envíe correos electrónicos separados que solo se refieran al segmento específico de su población de empleados.

4. Remodelar el tono y el estilo

El mensaje que tiene que transmitir puede ser importante. ¿Pero tiene que describirse con un lenguaje y un tono rígidos y formales? Lo más probable es que no. Puedes relajarte, utilizar un lenguaje más informal y seguir transmitiendo tu mensaje.

Incluso puedes inyectar algunos emojis para mostrar tus sentimientos personales o anticipar los de los destinatarios también. Si, por ejemplo, hay algún formulario nuevo que los empleados deben rellenar y devolverte, muestra tu empatía con un emoji que diga "ugh". Apreciarán que entiendas cómo se sienten.

Si el correo electrónico está relacionado con un evento social, puedes inyectar emojis de felicidad. De este modo, te sientes mucho más humano, alguien que tiene sentimientos y emociones como ellos.

5. Revisar siempre la gramática y la puntuación

Pareces perezoso si envías correos electrónicos sin revisar la ortografía, la gramática o la puntuación. Si parece que es perezoso, esa es exactamente la respuesta que obtendrá de muchos de sus destinatarios.

Si te da pereza, pueden ser los mismos a la hora de responder. Para obtener ayuda profesional, puedes recurrir a servicios de ayuda a la redacción como Grammarly, Rytr o Unemployed Professors, o a herramientas de corrección como Scribbr . Evita utilizar jerga y atajos como "LOL", "BRB", "OMG" en los correos electrónicos relacionados con comunicaciones empresariales. Comprueba siempre la línea del destinatario antes de enviar un correo electrónico.

6. Añada elementos visuales

Los elementos visuales captan la atención. Y son una forma estupenda de insertar un poco de humor en tus correos electrónicos. Utilizar GIFs y memes con un mensaje incrustado puede resultar impactante y atractivo. Ponga un poco de creatividad: se agradecerá y los destinatarios estarán mucho más dispuestos a hacer lo que les pide o a asimilar la información que les proporciona. No olvide comprobar que su público ha recibido sus correos electrónicos y, si tiene problemas de entregabilidad, utilice el informe DMARC y compruebe que no se han encontrado errores de registro DMARC ".

Conclusión

Los correos electrónicos se abren y se leen en su totalidad si son atractivos y el resultado de alguna creatividad por parte del remitente. Pero no te excedas en la comunicación por correo electrónico. Usted es un profesional de los recursos humanos, pero también es un ser humano que debe tener una buena relación con los empleados de su organización.

Esa relación puede mejorar con los correos electrónicos que envíes: los que proporcionan información importante, los que requieren una respuesta y los que transmiten buenas y malas noticias. Si empleas estas seis estrategias al escribir un correo electrónico, ya sea comercial, de recursos humanos o personal, seguro que consigues más aperturas y lecturas.