Índice
En el lugar de trabajo moderno, las empresas buscan constantemente formas innovadoras de capacitar a sus empleados y agilizar los procesos. Un área que suele causar frustración y cargas administrativas innecesarias es la distribución de dietas de combustible para viajes de negocios y desplazamientos a la oficina.
Pero, ¿qué pasaría si una solución pudiera liberar a los empleados de la molestia de pagar de su bolsillo y lidiar con engorrosos procedimientos de reembolso? Las tarjetas de combustible son la solución que estaba esperando.
Las tarjetas de combustible ofrecen un método sencillo y eficaz para distribuir las dietas de combustible, al tiempo que proporcionan diversas ventajas, como la facilitación de exenciones fiscales. Con las tarjetas de combustible, las organizaciones pueden revolucionar su enfoque de las dietas de combustible de los empleados, fomentando la eficiencia y proporcionando un ahorro sustancial de costes.
Exploremos cómo estas tarjetas de combustible alivian la carga de los pagos directos y permiten a los empleados repostar sus vehículos sin problemas, al tiempo que garantizan el cumplimiento de la normativa de exención fiscal.
¿Qué es una tarjeta de carburante?
Las tarjetas de combustible son emitidas por las empresas a sus conductores, permitiéndoles pagar sus compras de combustible en lugar de en efectivo o con tarjetas de crédito. La empresa recibe la factura directamente en intervalos regulares aceptados. Las tarjetas de combustible funcionan con gasolineras específicas autorizadas y ahorran mucho dinero a la empresa.
Ventajas de emitir tarjetas de combustible
La emisión de una tarjeta de combustible para el personal puede reportar muchas ventajas a su empresa:
1. Información sobre cada compra
Podrá hacer un seguimiento de todas las compras de combustible realizadas por sus empleados. Siempre que se utilice la tarjeta, obtendrá al instante información sobre la cantidad de combustible adquirida, la gasolinera donde se ha comprado, la fecha de compra y el nombre del empleado.
Esto ayuda a controlar el gasto de gasolina del empleado. También garantiza que la tarjeta no se utilice para gastos personales del empleado. Sin una tarjeta de combustible, un empleado fraudulento puede crear recibos falsos de las gasolineras, cuya carga correrá a cargo de la empresa.
2. Recibir descuentos por volumen en la compra de combustible
Cuando tenga una flota de vehículos, tendrá más conductores con tarjetas de combustible. Comprará gasolina con frecuencia.
Las tarjetas de combustible ofrecen descuentos por volumen en función de la cantidad de gasolina comprada. Esto puede reducir en gran medida sus gastos de combustible. El volumen de los descuentos varía en función del tipo de tarjetas de combustible que compres.
3. Racionalizar los gastos de combustible
Es más fácil gestionar los gastos de combustible emitiendo tarjetas de combustible. Se puede restringir el gasto de cada conductor. También se puede limitar el tipo de combustible que se puede comprar.
Esto restringe cualquier intento de fraude por parte de los conductores y ayuda a las organizaciones a racionalizar los gastos de combustible dentro de su presupuesto.
4. Mejora la eficacia operativa
Sin un sistema de tarjeta de combustible, los conductores deben presentar recibos físicos a la empresa por cada gasto de combustible en que incurran en viajes oficiales. Cuando las necesidades de transporte de la empresa son enormes, ésta emplea a muchos conductores. Esto supone un enorme papeleo, ya que todos los recibos deben documentarse y analizarse.
Todo esto se elimina con las tarjetas de combustible, y todo puede gestionarse eficientemente en línea. Al reducir el tiempo dedicado a estas actividades, la emisión de tarjetas de combustible ayuda a mejorar la eficiencia operativa.
5. Más seguridad
Con las tarjetas de combustible, puede estar seguro de que no habrá compras no autorizadas. Las tarjetas sólo pueden utilizarse con números PIN específicos asignados a los conductores. Esto aumenta la seguridad y ayuda a controlar los gastos de combustible.
¿Cómo se benefician los empleados de las tarjetas de combustible?
He aquí algunas ventajas para sus empleados:
1. Reduce los costes iniciales
Sin tarjetas de combustible, los empleados tienen que gastar de su bolsillo en gastos de combustible relacionados con el trabajo. Deben presentar periódicamente sus recibos para que les reembolsen los gastos.
Es un proceso tedioso y una carga para los empleados, ya que pagan su propio dinero. Al emitir tarjetas de combustible, las empresas ayudan a los empleados a reducir sus costes iniciales.
2. Acumular puntos de recompensa
Cada vez que los conductores compran combustible a través de tarjetas de combustible, pueden reclamar puntos de recompensa de las tiendas participantes. Los puntos acumulados pueden utilizarse en compras posteriores. Así se reducen los costes y se ayuda en gran medida a la empresa y a los empleados.
3. Pagos sin problemas
Con las tarjetas de combustible, es más fácil presentar la tarjeta y repostar. No hay que llevar dinero en efectivo todo el tiempo. Hay un acuerdo con determinadas gasolineras participantes, por lo que los conductores tienen que entrar y repostar sin firmar ningún recibo.
4. Se elimina el papeleo
Sin la tarjeta de combustible, los conductores tenían que conservar cuidadosamente todos los recibos de combustible. Incluso la pérdida de un solo recibo puede hacerles responsables, ya que el gasto está relacionado con el negocio, y su contabilización es esencial. Este papeleo se elimina, y la tarea de los conductores se vuelve muy fácil. Los recibos mensuales son enviados directamente por las estaciones de servicio en línea.
Las mejores tarjetas de combustible para pequeñas empresas
He aquí 5 tarjetas de combustible que las empresas pueden ofrecer a sus empleados para fines como los viajes de negocios y los desplazamientos a la oficina para ayudarles a ahorrar.
1. Tarjeta de flota Fuelman
La tarjeta Fuelman para flotas le permite pagar la gasolina y otros suministros en gasolineras de todo Estados Unidos. Es adecuada para empresas que reposten entre 1.000 y 5.000 galones al mes.
Estas tarjetas se aceptan en casi todas las gasolineras y en más de 45.000 estaciones de servicio de Estados Unidos. Hay 4 tipos de tarjetas Fleetman: Deep Saver, Simple Saver, Universal Premium Mastercard y Public Sector Fleet card.
Pros
- Aceptación en casi 50.000 gasolineras de EE.UU.
- Grandes descuentos en tiendas de conveniencia.
- Gran potencial de ahorro en combustible gracias a los descuentos.
Contras
- La aplicación está anticuada.
- Para solicitar la tarjeta, debe mantener una elevada puntuación crediticia.
2. Tarjeta de flota WEX
Es una tarjeta estándar para pequeñas empresas y ofrece una rebaja de casi el 3% en las tarifas de combustible. Los tipos de tarjeta ofrecidos son WEX large fleet card, WEX FlexCard y WEX fleet cross-road card.
Pros
- Dispone de una función de análisis avanzado para el seguimiento.
- Enorme ahorro en costes de combustible.
Contras
- Red de atención al cliente deficiente.
- Las condiciones del servicio se actualizan sin que la empresa lo sepa.
3. Tarjeta de carburante Shell para pequeñas empresas
Shell ofrece una gama de tarjetas de carburante que se adaptan a empresas de diversos tipos. Las tarjetas de carburante Shell cuentan con funciones de seguridad mejoradas y son muy beneficiosas para las empresas. Shell ofrece atención al cliente las 24 horas del día a través de sus centros de contacto.
Pros
- Informes y gestión en línea sencillos.
- Estructura de tarifas amigable.
Contras
- Registra sólo los gastos de combustible y no los relacionados.
- Las recompensas son menores en comparación con otras tarjetas.
4. Tarjeta de combustible BP Business Solutions
Las tarjetas de combustible BP son ampliamente aceptadas en todo EE.UU., con la mayor red de estaciones de servicio. Existen 2 tipos de tarjetas, la Fuel Plus y la Mastercard. Estas tarjetas también pueden utilizarse para gastos de servicio y mantenimiento de vehículos de flota.
Pros
- Dispone de excelentes funciones de elaboración de informes.
- Se ofrecen descuentos de hasta seis céntimos por galón.
Contras
- La costa oeste y algunas zonas del sur tienen pocas estaciones de servicio BP.
- Para disfrutar de los descuentos, debe superar la barrera de los 300 galones al mes.
5. Tarjeta ExxonMobil Business Fleet
Las tarjetas ExxonMobil son muy seguras y gozan de gran aceptación. También ofrece grandes descuentos en las compras al por mayor. La tarjeta ofrece completas funciones de información que facilitan su seguimiento.
Pros
- Los propietarios de grandes flotas pueden disfrutar de importantes ahorros de costes.
- Más flexible que otras tarjetas.
Contras
- No prevé servicio ni mantenimiento.
- Fuera de la Costa Este, las opciones de gasolineras son limitadas.
Conclusión
Con las tarjetas de combustible, tanto la empresa como los conductores disfrutan de muchas ventajas. Aunque la mayoría de los tipos de tarjetas ofrecen ventajas similares, puede elegir la que mejor se adapte a las necesidades de su empresa. Compare las tarjetas emitidas por varias empresas antes de elegir una.
