Plan de continuidad de la actividad de RRHH en medio de una pandemia

La OMS ha declarado hoy (12.03.2020) que el Coronovirus Covid-19 es una pandemia, ya que ha afectado a más de 65 países. Mientras tanto, los empleados están inevitablemente a la vanguardia de contraer Covid-19. Razón uno, viajan con regularidad. Dos, tienen que encontrarse con gente nueva. Tres, trabajan juntos en espacios de trabajo cerrados. Dado que los empleados son una de las principales víctimas de esta pandemia mundial, los departamentos de RRHH de todo el mundo deben contar con un plan de continuidad de la actividad en caso de pandemia para mantener a salvo a sus empleados y detener la propagación de este virus mortal.

Los trabajadores se han convertido en portadores esenciales del coronavirus. Lo contraen de sus compañeros de trabajo o de los lugares que visitan, y mientras viajan de ciudad en ciudad, de país en país, lo transmiten a cuantas personas entran en estrecho contacto con ellos. El mayor problema de este virus es que pasa desapercibido durante días antes de que la persona infectada empiece a mostrar síntomas. Como no se detecta, puede contagiar a todas las personas con las que entre en contacto. Por este motivo, la higiene personal ha sido el principal objetivo para controlar la propagación de esta enfermedad.

Se han infectado más de 22 millones de personas en todo el mundo. Hasta ahora ha habido 210000 hospitalizaciones y más de 12000 muertes.

Los RRHH tienen que garantizar el plan de preparación ante una pandemia para sus empresas. Tendrían que gestionar a sus empleados de forma que estén a salvo de ser infectados o, incluso si se infectan, que minimicen los daños. En el proceso, es fundamental garantizar la protección de los intereses del empleado y de la organización.

Recuerde que más vale prevenir que curar, y que un empleado sano es parte integrante de una plantilla productiva. Siguiendo estas líneas, RRHH debe trabajar en cinco áreas principales para hacer frente a esta pandemia creciente.

1. Comunicación eficaz
2. Mejores políticas sanitarias
3. Flexibilidad laboral
4. Restricción de los viajes
5. Gestión de crisis

1. Comunicación eficaz

La desinformación sobre el virus puede ser una amenaza mayor que el propio virus, ya que los rumores crean pánico y se propagan como la pólvora. Las organizaciones deben disponer de una plataforma de comunicación que les permita llegar a todos sus trabajadores de una sola vez. Es esencial contar con una plataforma que ayude en la comunicación bidireccional, para minimizar la confusión durante el caos y convertirse en un canal al que acudir para toda la información y consultas relacionadas con los empleados.

La comunicación fragmentada sobre la pandemia a través de correos electrónicos o conversaciones de chat se queda bloqueada en las bandejas de entrada personales. Mucha gente se pierde información crucial porque su bandeja de entrada ya está llena de correos y mensajes. Cuando envías un mensaje a alguien, ya estás luchando por captar su atención entre una plétora de correos y mensajes. Por eso necesita una plataforma en la que pueda relacionarse exclusivamente con sus empleados. Ahí es donde surge la necesidad de una plataforma de compromiso de los empleados.

Desde actualizaciones periódicas sobre el control de infecciones hasta cambios en las políticas, puede mantener a sus empleados al corriente de toda la información crítica. Con este tipo de plataformas, puede seguir protocolos de comunicación en los que sólo el departamento de RRHH pueda dirigirse a toda la organización y comunicar información específica, como un plan de respuesta ante una pandemia.

Apart from that, internal communication platforms like Empuls, maintain phone numbers and email addresses of all employees, which could be of great significance during times of emergency.

2. Elaborar mejores políticas sanitarias

El riesgo de propagación es grande porque muchos empleados no comprenden la gravedad del problema y tienen la costumbre de acudir al trabajo aunque estén enfermos. Esta falta de prudencia hace que más personas contraigan la enfermedad.

Según una estadística reciente, el 90% de los empleados han admitido presentarse en el trabajo estando enfermos. Las razones que aducen son el exceso de trabajo, no querer hacer uso de la baja por enfermedad y la presión de la empresa.

Trate esta pandemia como un trampolín para revisar sus políticas actuales de salud de los empleados. A medida que aumente el número de personas afectadas, es muy probable que los empleados no puedan trabajar, ya sea porque están enfermos o porque tienen que cuidar de sus seres queridos, lo que acabará costando más a la empresa.

Como parte del éxito de un plan de Continuidad de Negocio, RRHH debe crear un entorno seguro y asegurar a sus empleados que la organización está con ellos. Revise las políticas de baja por enfermedad y de tiempo libre remunerado para que se adapten a condiciones como una pandemia. Dé a los empleados la confianza de que son parte integrante de la organización, lo que a su vez les animará a sentirse seguros cogiendo la baja cuando estén enfermos, reduciendo el riesgo de que contagien a sus compañeros de trabajo.

La clave aquí es mantener la transparencia en la comunicación y hacer saber a los empleados que no serán abandonados si son víctimas de COVID-19.

3. Flexibilidad laboral

Ha llegado el momento de que las empresas aprovechen al máximo la digitalización para dar más flexibilidad laboral a sus empleados. Se les podría dar la opción de trabajar desde casa para evitar viajes frecuentes que podrían exponerles a personas infectadas.

Yes, a lot of jobs do need people to be present physically (health-care, retail) but wherever work flexibility could be granted, it is important to give it. For instance, instead of face to face meetings, video conferencing can be done. Presentations can be done through skype and briefs could be provided on call. Make work flexible such that it minimizes the chances of your employees getting infected with COVID-19. Even engaging employees who are remotely working can be done using comprehensive employee engagement software like Empuls. ‍

4. Restringir los desplazamientos

La mayoría de las empresas de todo el mundo están restringiendo los viajes de sus empleados, sobre todo a las zonas más infectadas por el COVID-19. En estos momentos, no hay cura disponible para el CoronaVirus, y la mejor táctica es evitarlo en la medida de lo posible. También se evita la pérdida de productividad debida a la cuarentena. Las organizaciones deben hacer un seguimiento de todos los avisos sanitarios emitidos por el Gobierno para saber qué viajes de negocios deben cancelarse o posponerse.

Consulte a sus empleados si dicen sentirse mal. Pídales que eviten viajar, ya que tendrían que pasar la cuarentena aunque COVID-19 no les infecte. La salud es riqueza. Todo lo demás puede esperar un poco.

5. 5. Gestión de crisis

Analice la situación actual y trátela como una llamada de atención. Las medidas que tomes deben estar bien documentadas y trazadas, pensando en el futuro. Todo lo que hagas puede servir de doctrina para manejar cualquier situación como esta en un futuro próximo.

Volviendo al COVID-19, se propaga a través de las gotitas respiratorias cuando una persona infectada tose o estornuda. Es altamente contagiosa, y la persona que se infecta por ella puede afectar al menos a dos personas que entren en contacto con ella. También existe la posibilidad de infectarse al tocar una superficie u objeto contaminado y luego tocarse la cara, sobre todo la nariz o la boca.

Como RRHH, tome las siguientes medidas:-.

• Dé instrucciones claras a sus empleados para que se laven las manos con regularidad
• Asegúrese de que su lugar de trabajo se limpia con regularidad
• Identifique a los empleados que parezcan indispuestos y compruebe si presentan síntomas de gripe.
• Si muestran síntomas de gripe, pídales que se tomen un descanso.
• Transmita instrucciones sanitarias todos los días
• Establecer una política temporal de "no estrechar la mano".
• Asegúrese de que se limpian con regularidad los lugares más frecuentados, como los pomos de las puertas.

Además de seguir estos pasos, cree un equipo interno de supervisores y fórmelos para abordar este problema. Proporcióneles la formación adecuada, proporcióneles el material de comunicación adecuado y la información de contacto correcta. Deben saber cómo ponerse en contacto con los organismos sanitarios locales e informarles si se produce un caso de COVID-19 en el lugar de trabajo. Se les debe encomendar la tarea de comunicarse regularmente con los empleados fuera de línea y difundir información sobre la enfermedad.

Como RRHH, asegúrate de que tus empleados no se arrastran al trabajo si están infectados con COVID-19. Si los empleados muestran síntomas de malestar, pídeles que se vayan o asegúrate de que se les asigna un lugar apartado, lejos del personal. Recuerde: minimice el riesgo, maximice la prevención.

Siempre es bueno tener un plan, pero la planificación es tan buena como la ejecución. Dado que COVID-19 ya ha sido declarada pandemia, es hora de actuar conforme a las instrucciones dadas anteriormente. Tenemos que promover una cultura de trabajo sana para crear organizaciones de éxito. Si sus empleados se paralizan, su organización cae de rodillas. Proteja a sus empleados para garantizar un futuro seguro a su organización. Mantente alerta. Esto también pasará...