10 astuces de gestion du temps pour améliorer la productivité des employés en 2024

Le temps est une ressource précieuse pour tous les professionnels qui travaillent. Le désir d'avoir plus que les 24 heures habituelles par jour est un sentiment auquel beaucoup peuvent s'identifier, mais le temps reste insaisissable, il s'écoule inexorablement.

Les professionnels d'aujourd'hui sont confrontés à des défis importants en matière de gestion du temps, en particulier avec l'essor du travail à distance. De manière surprenante, la recherche suggère que 82 % des professionnels en activité n'ont pas de système efficace de gestion du temps. Cela amplifie non seulement le stress au travail, mais se répercute également sur la vie personnelle, donnant aux individus le sentiment d'être débordés.

La question de la gestion du temps n'est pas seulement une préoccupation individuelle ; elle est omniprésente sur les lieux de travail. Des études révèlent que l'employé moyen d'une entreprise passe 51 % de sa journée de travail à des tâches qui n'ont que peu ou pas de valeur. Les employés peuvent perdre du temps à bavarder avec leurs collègues ou à participer à des célébrations sur le lieu de travail physique. En revanche, dans un environnement à distance, ils peuvent perdre des heures de travail improductives à faire défiler des images sur les médias sociaux.

Compte tenu de cette réalité, il est impératif de promouvoir des pratiques modernes de gestion du temps sur le lieu de travail d'aujourd'hui. Dans ce blog, nous allons explorer 10 astuces essentielles de gestion du temps pour sauver les professionnels occupés et leur permettre d'optimiser leur temps pour une productivité maximale.

10 astuces de gestion du temps pour améliorer la productivité des employés

Voici 10 astuces de gestion du temps pour améliorer la productivité des employés :

1. Effectuer un audit du temps passé

Pour optimiser votre temps en vue d'une meilleure productivité, vous devez d'abord identifier la manière dont vous l'utilisez actuellement. C'est là qu'un audit de l'emploi du temps peut s'avérer utile.

Vous devez suivre avec diligence la façon dont vous passez votre temps au cours d'une journée de travail moyenne. Un audit du temps passé peut vous aider à déterminer

• Quelles sont les tâches que vous pouvez raisonnablement accomplir en une journée, 
• Identifier les activités qui permettent de rentabiliser au mieux les efforts déployés, et 
• Détectez les activités ou les périodes pendant lesquelles vous pourriez être plus productif.

Voici quelques étapes qui vous aideront à mener correctement votre audit du temps passé :

• Enregistrez toutes les activités que vous effectuez au cours de votre journée de travail et indiquez le temps que prend chaque tâche.
• Surveillez de près votre niveau d'énergie au cours de la journée.
• Évaluez votre énergie, votre humeur, votre motivation et votre concentration toutes les heures sur une échelle de 1 à 10.
• Évitez autant que possible les stimulants externes comme la caféine. 

Vous devez effectuer cet exercice tous les jours pendant une semaine.

Cela vous permettra de vous rendre compte rapidement de la quantité de temps que vous consacrez à des activités inutiles. Vous aurez également une idée plus précise du temps que vous prennent les différentes tâches et identifierez vos heures de productivité maximale. En alignant les tâches exigeantes sur ces heures de pointe, vous pourrez maximiser votre efficacité et respecter les délais.

2. Établir un programme quotidien à l'avance

Ne nous voilons pas la face. Nous sommes tous coupables de perdre du temps sur des choses qui n'apportent pas vraiment de valeur ajoutée. Mais vous êtes-vous déjà demandé pourquoi cela se produit ? C'est parce que vous n'avez pas de plan ou de calendrier fixe. 

Un emploi du temps quotidien avec une liste de tâches organisée peut résoudre ce problème. Le fait de planifier à l'avance peut donner une orientation à votre façon d'aborder les choses et même vous aider à bloquer le temps. Vous vous sentirez moins anxieux et aurez une vision claire de ce qui vous attend. 

Pour créer un programme quotidien : 

• Réservez 15 à 20 minutes avant de commencer votre journée de travail pour rédiger vos objectifs quotidiens. 
• Utilisez le principe de Pareto 80:20 pour comprendre quelles sont les activités à prioriser. Comme l'explique Brian Tracyle principe de Pareto stipule que "20 % de vos activités seront à l'origine de 80 % de vos résultats". 
• Fixez des échéances pour vos objectifs tout en gardant loi Parkinson de Parkinson. Cette règle stipule que "le travail s'étend pour remplir le temps disponible pour son achèvement". Cela signifie que si vous fixez une date limite pour une tâche de manière stricte plutôt que libérale, vous pourrez tout de même l'achever tout en gagnant du temps.
• Suivre Le modèle matriciel d'Eisenhower pour stimuler la productivité en classant les tâches par catégories : urgentes et importantes (faire immédiatement), importantes mais pas urgentes (programmer), urgentes mais pas importantes (déléguer), ou ni l'une ni l'autre (éliminer). Cette méthode permet de mieux se concentrer sur les objectifs clés, d'améliorer la gestion du temps et le rendement.

3. Bloquer le temps et regrouper les tâches similaires

Le time-blocking est un outil de productivité puissant qui consiste à allouer des temps spécifiques pour différentes tâches tout au long de la journée de travail. Cette méthode permet de réduire les distractions et de se concentrer sur les priorités essentielles.

Le fait de réserver des moments particuliers pour les activités favorise une gestion efficace du temps et garantit que les tâches essentielles sont accomplies efficacement, évitant ainsi de se sentir submergé par des demandes contradictoires.

Voici l'une des techniques efficaces pour bloquer le temps :

• La technique Pomodoro : L'une des principales techniques de blocage du temps est la technique Pomodorodéveloppée dans les années 1980. Elle préconise un travail concentré par intervalles de 25 minutes suivis d'une pause de 5 minutes. Ce cycle permet de réduire la fatigue mentale et de maintenir une forte motivation en équilibrant le travail concentré avec de courtes pauses régulières. Après plusieurs cycles Pomodoro, une pause plus longue de 15 minutes est recommandée. Vous pouvez facilement accéder à cette fonction Pomodoro disponible dans presque toutes les applications de suivi du temps.

Vous pouvez également opter pour un time-boxing personnalisé afin d'établir votre propre rythme pour les tâches. En estimant le temps que chaque tâche peut prendre, vous lui consacrez un temps spécifique avant de passer à la priorité suivante, que la tâche soit terminée ou non. Cette approche permet de respecter les limites de temps que l'on s'est imposées et de gérer la charge de travail de la journée de manière plus réaliste.

Le blocage du temps permet également d'éviter les distractions liées aux nouvelles tâches qui apparaissent au cours de la journée. En programmant des plages horaires spécifiques pour des activités de routine telles que l'archivage, les appels téléphoniques et les réponses aux courriels, vous éviterez la tentation de consulter les notifications à des moments inopportuns. C'est particulièrement utile pendant les périodes de travail approfondi, où la concentration est cruciale. 

4. Automatiser ou déléguer des tâches

En classant certaines tâches par ordre de priorité, il sera plus facile de comprendre si certaines d'entre elles peuvent être automatisées ou déléguées. Cela peut s'avérer particulièrement utile si vous occupez un poste de direction. 

De nombreux managers prennent inconsciemment l'habitude de microgestion sur le lieu de travailet c'est une perte de temps pour les deux parties. Lorsque vous effectuez un audit de votre temps et que vous le faites suivre d'une liste organisée des choses à faire, vous pouvez identifier les tâches qui vous font perdre du temps et réduire celles qui ne sont pas prioritaires pour quelqu'un qui occupe votre poste. 

Vous pouvez automatiser les tâches non prioritaires (à l'aide d'outils) ou les déléguer à un autre employé, à un membre de l'équipe ou même à un assistant virtuel ! Par exemple, l'envoi d'e-mails de vente qui se répètent la plupart du temps peut être fastidieux et prendre beaucoup de temps à un directeur commercial. Dans ce cas, il peut soit l'automatiser à l'aide d'un logiciel de CRM ou d'automatisation du marketing par courriel, soit déléguer cette tâche à un employé subalterne ou à un travailleur indépendant.

Comme Benjamin Franklin a dit un jour : "Le temps, c'est de l'argent". Si votre temps vaut plus que ce qu'une tâche peut vous coûter, il est toujours recommandé de l'automatiser ou de la déléguer à votre équipe (et de lui faire confiance pour la mener à bien !). 

5. Identifier les éléments déclencheurs de la procrastination

Environ 20 % des adultes sont des procrastinateurs chroniquessouvent en raison d'une hyper-focalisation sur le perfectionnisme. Les professionnels se fixent souvent des exigences élevées, ce qui les conduit à ne pas réaliser une activité.

Comment lutter contre cela ? La première étape consiste à commencer la tâche sans trop y penser et à briser la barrière mentale qui empêche de progresser. Vous pouvez utiliser des outils tels qu'un lecteur de texte pour traiter l'information plus efficacement, ce qui facilite l'initiation de la tâche et la concentration.

En outre, il y a des distractions. Voici quelques distractions courantes sur le lieu de travail et les meilleurs moyens de les atténuer :

• Médias sociaux : Limitez l'accès aux médias sociaux à l'aide de bloqueurs de sites web ou désignez des heures de pause spécifiques pour les médias sociaux.
• Réunions : Établissez des ordres du jour clairs, limitez la durée des réunions ou organisez de brèves réunions debout.
• Environnements bruyants : Utilisez un casque anti-bruit, trouvez des espaces calmes ou travaillez à des heures moins chargées.
• Notifications constantes : Modifiez les paramètres de notification, désactivez les alertes non essentielles et planifiez des heures précises pour consulter vos messages.

Pour limiter les distractions, il est préférable de commencer par de petits pas. Pendant deux semaines, identifiez les deux distractions que vous avez le plus de mal à surmonter. En outre, une alimentation saine, un sommeil suffisant et une bonne hydratation sont essentiels pour maintenir la concentration, en particulier lorsque le creux de l'après-midi s'installe.

6. Utiliser la technologie pour rationaliser la journée de travail

La technologie est essentielle à la gestion du temps car elle offre des outils et des applications qui augmentent la productivité, automatisent les tâches répétitives et permettent d'allouer du temps aux vraies priorités. Des solutions telles qu'un chatbot WhatsApp peut rationaliser la communication et améliorer l'efficacité de la gestion des tâches et des demandes.

Voici quelques exemples d'outils de gestion du temps qui peuvent vous aider à atteindre tous les objectifs décrits ci-dessus :

• Todoist : Il s'agit d'un outil de gestion des tâches flexible, doté de fonctionnalités telles que la collaboration, les dates d'échéance, les priorités et l'organisation de projets. Il offre une compatibilité multiplateforme, une interface utilisateur conviviale et des interfaces avec plusieurs programmes, dont Google Calendar.
• Time doctor : Il s'agit d'un logiciel de suivi du temps que les petites entreprises et les grandes sociétés utilisent pour améliorer leur productivité et leurs performances. Il comprend des fonctionnalités telles que le suivi des durées des tâches, des projets populaires, des ventilations de la productivité et des résumés quotidiens de la chronologie. 
• Le temps de sauvetage : Il surveille l'utilisation de l'ordinateur afin d'examiner les pratiques de gestion du temps. Il aide les utilisateurs à identifier les activités qui leur font perdre du temps en offrant des informations complètes sur l'utilisation d'un site web et d'une application. Rescue Time encourage une gestion consciente du temps.
• Asana : il s'agit d'un outil efficace pour la gestion de projets. Il permet de réaliser des activités telles que la délégation de tâches, la fixation de délais, l'attribution de sous-tâches et la création de calendriers de projet. Asana fonctionne bien pour la gestion du temps en équipe, car il encourage la collaboration en simplifiant la communication à l'intérieur des tâches et des projets.
• La forêt : Il s'agit d'une nouvelle application qui adopte une approche ludique de la gestion du temps. Pendant les sessions de travail concentrées, les utilisateurs peuvent faire pousser des arbres virtuels ; les arbres se dessèchent s'ils quittent l'interface. Cette application favorise le sentiment d'accomplissement pour maintenir la concentration tout en aidant à lutter contre les distractions.

7. Faire des pauses suffisantes pour se ressourcer 

Si faire une pause peut sembler contre-intuitif, des études montrent que les travailleurs les plus productifs se concentrent sur leurs tâches pendant 52 minutes, suivies d'une pause de 17 minutes. Ce quart d'heure est souvent appelé "l'heure d'or" de la productivité. Elle dure juste assez longtemps pour que votre esprit se déconnecte et se sente rajeuni, mais pas trop longtemps pour que vous soyez distrait et perdiez le fil de ce que vous êtes en train de faire.

Des pauses fréquentes améliorent la mémoire, la prise de décision, la santé mentale et la productivité, tandis que les sauter peut augmenter le stress et accélérer l'épuisement professionnel. Cependant, utiliser ces pauses pour simplement consulter les médias sociaux ou regarder des chaînes de télévision en continu ("binge-watching") est une erreur. chaînes OTT n'est pas utile. Pendant ces pauses, vous devriez bouger votre corps - vous lever de votre chaise, vous étirer, prendre une bouteille d'eau, etc. Vous pouvez également effectuer de petites tâches qui prennent moins de deux minutes pendant ces intervalles.

Outre les pauses au milieu du travail, il est également important de bien dormir. La plupart des professionnels souffrent de troubles du sommeil qui nuisent à leur productivité pendant les heures de travail. Pour garantir un bon sommeil, il peut être utile d'investir dans un matelas de qualité. Vous devriez aussi : 

• Fixez une heure de coucher régulière et veillez à dormir au moins 8 heures.
• Évitez d'utiliser un appareil intelligent, car la lumière bleue de l'écran de votre smartphone peut perturber votre cycle de sommeil. 
• Faites des siestes fréquentes mais brèves de 15 minutes pour augmenter instantanément votre productivité. 
• Évitez la caféine après 17 heures et préférez une boisson relaxante comme le thé à la camomille.

8. Éviter les tâches multiples pour mieux se concentrer

Le multitâche peut sembler être une excellente tactique de gestion du temps. gestion du temps en théoriemais en réalité, elle peut s'avérer très contre-productive. En effet, le cerveau humain n'est pas conçu pour se concentrer sur plusieurs activités simultanément.

Vous pensez peut-être qu'accomplir une série de tâches ensemble vous fera gagner du temps, mais notre cerveau change de contexte lorsque nous effectuons plusieurs tâches à la fois. Le jonglage mental entraîne des "coûts de commutation" qui réduisent le rendement. Même s'il ne faut que quelques secondes pour passer d'une tâche à l'autre, les coûts s'accumulent si vous effectuez plusieurs tâches à la fois. Vous êtes également plus exposé aux risques d'erreur et à une baisse significative de la productivité à long terme. 

Ainsi, au lieu de diviser votre attention entre plusieurs choses simultanément, vous devriez limiter les distractions et vous concentrer sur une seule tâche à la fois afin d'obtenir un résultat optimal. Par exemple, plutôt que d'essayer de rédiger des courriels tout en écoutant un nouveau podcast ou de gérer votre emploi du temps tout en assistant à une réunion d'équipe, séparez les tâches d'une manière qui vous permette de vous y consacrer qualitativement. 

Remarque : vous risquez d'essuyer des critiques de la part de vos supérieurs ou de vos collègues si vous n'êtes pas multitâches. Certains lieux de travail peuvent ne pas apprécier une prestation de haute qualité si vous n'assumez pas davantage d'activités sur le plan quantitatif. Soyez attentif lorsque vous suivez cette méthode.

9. Apprendre à dire "non" lorsque les choses deviennent insurmontables

Dans le monde professionnel trépidant d'aujourd'hui, il est essentiel de reconnaître que notre énergie quotidienne est limitée et qu'il est important de dire non aux tâches non essentielles. Le fait d'accepter du travail supplémentaire, en particulier lorsque les délais sont serrés, peut nuire à votre capacité à accomplir des tâches importantes. Concentrez-vous sur vos points forts et, si possible, confiez à d'autres personnes des tâches qu'elles peuvent accomplir plus rapidement et plus efficacement. 

C'est un bon moyen de pratiquer la pleine conscience pour mieux gérer son temps. Vous pouvez utiliser des applications de pleine conscience comme Headspace pour prendre conscience de vos pensées et de vos réactions face à certaines tâches et rester dans le moment présent tout au long de votre journée de travail. Cependant, la pleine conscience en tant qu'état d'esprit peut être difficile à cultiver pour n'importe quel professionnel.

Ainsi, avant de refuser une tâche, considérez son impact sur votre temps et votre énergie, pesez le pour et le contre et évaluez sa pertinence par rapport à vos objectifs quotidiens. Évitez de trop réfléchir ou de vous sentir coupable de rejeter des tâches qui n'apportent pas de valeur ajoutée à votre vie professionnelle.

10. Organiser les choses (et les garder ainsi !)

Une gestion efficace du temps passe essentiellement par l'organisation. Un bureau encombré rend difficile la recherche des éléments nécessaires, ce qui fait perdre du temps et réduit la concentration. L'organisation de votre espace de travail et de vos processus stimule la productivité, évitant ainsi les délais non respectés ou les tâches oubliées.

L'avantage, c'est qu'il est facile d'acquérir des compétences organisationnelles. Voici quelques principes de base :

• Maintenir un bureau désencombré : Le désordre visuel peut souvent accroître l'anxiété et le stress, déclenchant une réaction de lutte ou de fuite. Commencez par déchiqueter ou recycler le papier pour vous aider à prendre de meilleures décisions. Faites de la place pour les objets de première nécessité et placez le matériel de tous les jours dans des endroits pratiques.
• Organisez votre calendrier : Vous pouvez différencier et placer des catégories de vie sur votre calendrier, comme "personnel", "professionnel" et "engagement". Utilisez un code couleur pour faire la distinction entre les catégories ou entre ce qui est urgent et ce qui ne l'est pas.
• Coordonner les fichiers partagés à l'aide de Google Drive : Travailler dans une entreprise signifie que la plupart des fichiers doivent être accessibles à plusieurs personnes. C'est là que l'utilisation de Google Drive peut s'avérer utile. Nommez les fichiers de manière appropriée et établissez une structure qui vous permettra, à vous et à vos collègues, de les retrouver facilement et rapidement.
• Disposer de canaux de communication distincts : Les courriels sont excellents, mais avec l'évolution de la technologie, vous pouvez maintenant converser et informer les membres de votre équipe à l'aide d'applications telles que Slack. Il est conseillé de créer des canaux distincts au sein de votre espace de travail Slack pour différents objectifs et départements.

Conclusion

Comme l'a dit le philosophe français Jean de La Bruyère, "ceux qui font le plus mauvais usage de leur temps se plaignent le plus de sa brièveté". Le temps est la ressource la plus précieuse, et l'on peut grandement améliorer sa vie en le gérant efficacement.

Les astuces de gestion du temps présentées ci-dessus se sont avérées utiles pour se débarrasser d'anciennes habitudes inefficaces et en développer de nouvelles, plus productives. Comme toute autre compétence de vie, ces méthodes incroyables ne peuvent être maîtrisées qu'avec de la persévérance et de la pratique.

Cependant, aucun conseil de pro ne fera de vous, comme par magie, un expert en gestion du temps. Pour obtenir un réel changement, vous devez être conscient que le temps est une ressource limitée. Prenez l'habitude de documenter, d'organiser et de planifier vos tâches quotidiennes de manière à soutenir vos objectifs de gestion du temps. De plus, surveillez régulièrement le temps passé à effectuer vos activités quotidiennes afin d'identifier les interruptions récurrentes ou les changements de priorités. 

Donnez la priorité au temps aujourd'hui pour devenir demain l'employé le plus productif de votre organisation !