Pengurangan Karyawan: Jenis, Tingkat & Praktik Pengurangan

Migrasi karyawan dari dan ke suatu bisnis adalah hal yang wajar. Menurut sebuah studi SHRMperputaran karyawan adalah yang tertinggi dalam satu dekade, dengan sekitar sepertiga tenaga kerja mencari pekerjaan. Tingkat pergantian karyawan yang luar biasa tinggi ini dapat mengkhawatirkan perusahaan.

Ada berbagai alasan untuk terjadinya atrisi dan turnover, yang banyak di antaranya mungkin tidak diketahui atau disalahpahami oleh pemberi kerja. Menurut Biro Statistik Tenaga Kerja70% dari semua perpisahan pada tahun 2023, cuti tahunan tertinggi yang dicatat oleh program BLS JOLTS, disebabkan oleh berhenti bekerja.

Selain itu, pengunduran diri merupakan 2,8 persen dari tingkat perpisahan rata-rata tahunan, yaitu 3,9 persen untuk tahun yang sama. Dengan begitu banyak kemungkinan dan peluang, karyawan modern siap meninggalkan kapal jika mereka tidak sepenuhnya puas.

Atau, mungkin, mereka hanya mencari padang rumput yang lebih hijau. Hal ini dapat berdampak buruk bagi perusahaan, yang harus menginvestasikan lebih banyak waktu dan uang untuk merekrut karyawan. Pada akhirnya, tingkat pergantian karyawan yang tinggi tidak berkelanjutan dalam jangka panjang. Jadi, bagaimana cara menurunkan tingkat perputaran karyawan? Nah, teruslah membaca untuk mengetahuinya!

Apa yang dimaksud dengan atrisi karyawan?

Kamus Cambridge mendefinisikan atrisi sebagai "secara bertahap membuat sesuatu menjadi lebih lemah dan menghancurkannya, terutama kekuatan atau kepercayaan diri musuh dengan berulang kali menyerangnya."

Dengan mengingat hal ini, pengurangan karyawan mengacu pada organisasi yang tidak mengganti karyawan yang mengundurkan diri. Pada akhirnya, hal ini mengurangi jumlah tenaga kerja karena mereka meninggalkan tempat kerja lebih cepat daripada yang dipekerjakan. Dengan demikian, hal ini membuat perusahaan menjadi lebih lemah dan secara bertahap menghancurkannya, seperti yang dikatakan oleh definisi tersebut.

Ada beberapa alasan mengapa seorang karyawan memutuskan untuk meninggalkan perusahaan. Misalnya, mereka mungkin tidak bahagia di lingkungan kerja atau merasa kurang berkembang secara profesional.

Sama halnya, mereka mungkin kehilangan kepercayaan diri dalam pertumbuhan pasar perusahaan atau merasa gaya kepemimpinan dan manajemen yang lemah. Alasan keluarnya karyawan bisa bersifat sukarela atau tidak sukarela. Jadi, hal ini sering dianggap sebagai salah satu biaya yang tidak dapat dihindari dalam berbisnis.

Perbedaan antara gesekan dan perputaran

Istilah atrisi dan pergantian mengacu pada karyawan yang meninggalkan organisasi dan sering digunakan secara bergantian. Meskipun keduanya merugikan organisasi dalam hal uang, waktu dan tenaga, namun berdasarkan definisinya, keduanya sangat berbeda.

Bisa jadi karena karyawan pensiun, pindah tempat tinggal untuk berkumpul dengan keluarga, kembali ke sekolah untuk menyelesaikan pendidikan, atau karena karyawan meninggal dunia. Apa pun alasannya, karyawan yang keluar bukan karena sesuatu yang terjadi di dalam organisasi, tetapi karena kejadian dalam hidupnya.

Dan ketika pergantian karyawan terjadi, biasanya berdampak negatif pada organisasi.

‍Bagaimana tingkat atrisi karyawan?

Tingkat atrisi karyawan adalah ukuran berapa banyak yang keluar dari perusahaan dibandingkan dengan jumlah rata-rata yang dipekerjakan pada tahun tersebut. Hal ini tercermin dalam persamaan sederhana: (Jumlah Karyawan yang Keluar/Jumlah Rata-rata Karyawan) x 100.

Bagaimana cara menghitung tingkat gesekan tahunan karyawan?

Tingkat gesekan adalah bagaimana organisasi dapat menemukan persentase karyawan yang meninggalkan organisasi selama periode tertentu dan memperbaikinya untuk terus mengembangkan bisnis.

Meskipun atrisi merupakan masa hidup alamiah seorang karyawan dalam organisasi, tingkat atrisi yang tinggi dapat menjadi perhatian para manajer dan profesional SDM.

Jika Anda ingin menghitung tingkat atrisi karyawan Anda, selesaikan langkah-langkah berikut.

1. Hitunglah berapa banyak karyawan yang dimiliki perusahaan Anda pada awal kuartal pertama.
2. Pantau berapa banyak yang meninggalkan perusahaan dengan alasan apa pun sepanjang tahun keuangan.
3. Catatlah berapa banyak orang yang dipekerjakan pada tahun itu.
4. Melakukan penghitungan jumlah karyawan terakhir pada akhir Q4.
5. Hitung jumlah rata-rata karyawan untuk tahun tersebut dengan menambahkan jumlah karyawan awal ke jumlah karyawan akhir dan membaginya dengan dua.
6. Ambil jumlah atrisi dan bagi dengan jumlah Anda dari langkah 5. Kalikan dengan 100 untuk mendapatkan tingkat atrisi karyawan Anda dalam bentuk %.

Berbagai jenis atrisi dan pergantian karyawan‍

Sebuah survei terhadap para pemimpin SDM menunjukkan bahwa meningkatkan retensi karyawan merupakan prioritas bagi 87% responden. Untuk meningkatkan retensi, perusahaan harus terlebih dahulu memahami alasan di balik atrisi. Jadi, berikut adalah lima jenis atrisi karyawan yang berbeda.

1. 1. Pengurangan karena pensiun

Ketika seorang karyawan mencapai akhir masa kerja mereka, mereka akan pensiun dan meninggalkan perusahaan. Hal ini wajar dan sudah diperkirakan sebelumnya. Jadi, kerugiannya biasanya secara statistik terlalu kecil untuk dihitung dalam atrisi dalam jumlah kecil.

Namun, kehilangan karyawan karena pensiun tidak boleh diabaikan. Jika Anda kehilangan karyawan dalam jumlah yang cukup banyak dalam sekali waktu, hal ini akan berdampak pada tingkat pengurangan karyawan.

Mungkin ada beberapa faktor pendorong di balik hal ini yang tidak terkait dengan usia. Meskipun beberapa orang mungkin harus pensiun dini karena alasan yang tidak disengaja seperti sakit, banyak juga yang memilih untuk melakukannya karena mereka mampu.

Sebagai contoh, dari 3,6 juta orang yang pensiun dini di Inggris, 26% di antaranya melakukan hal tersebut karena mereka telah menabung cukup banyak. Alasan lainnya adalah karena setelah memiliki pengalaman puluhan tahun, seorang karyawan mungkin memilih untuk berkarier sebagai konsultan independen.

Hal ini menjadi hal yang umum di kalangan profesional senior yang ingin menggunakan pengetahuan industri mereka sekaligus memiliki fleksibilitas yang lebih tinggi.

2. Pengurangan sukarela (voluntary attrition)

Karyawan yang memulai keluar dalam kasus atrisi sukarela. Oleh karena itu, ini adalah jenis atrisi yang paling umum. Karyawan memutuskan untuk meninggalkan perusahaan atas kemauan sendiri. Mungkin mereka tidak menyukai lingkungan kerja atau merasa terlalu banyak bekerja dan kurang dihargai.

Beberapa karyawan keluar karena mereka belum tahu apa yang ingin mereka lakukan dalam hidup dan masih 'berganti-ganti pekerjaan' dan bereksperimen dengan karier mereka. Hal ini terutama terjadi pada generasi milenial.(Sumber: Forbes)

Mereka mencari kepuasan kerja dan tidak takut untuk berpindah kerja jika tidak mendapatkannya. Untungnya, Anda bisa melakukan beberapa hal untuk mencegah hal ini dan membuat karyawan Anda lebih terlibat dan puas.

3. Gesekan yang tidak disengaja

Di sisi lain, pengurangan karyawan secara tidak sukarela adalah keputusan yang dibuat oleh perusahaan dan bukan oleh karyawan secara individu. Ada berbagai faktor yang dapat mendorong perusahaan melakukan hal ini. Ini mungkin termasuk namun tidak terbatas pada:

• Merger dan akuisisi
• Reformasi struktural
• PHK
• Pengurangan tenaga kerja
• Penghapusan posisi pekerjaan

Dalam beberapa kasus, seorang karyawan tertentu mungkin telah menunjukkan perilaku buruk di tempat kerja. Setelah itu, hal ini dapat berdampak buruk bagi perusahaan untuk mempertahankan mereka sehingga mereka diminta untuk keluar.

4. Gesekan internal

Atrisi internal dapat berasal dari perusahaan atau individu. Dalam hal ini, karyawan berhenti dari pekerjaan mereka di satu departemen untuk bergabung dengan departemen lain dalam bisnis yang sama.

Jika satu departemen mengalami tingkat atrisi yang tinggi, hal ini bisa menjadi perhatian. Hal ini dapat mengindikasikan bahwa tim tersebut gagal dalam beberapa hal dan perlu diselidiki.

• Apakah manajernya kurang terampil?
• Apakah ada lingkungan yang tidak bersahabat?
• Apakah mereka gagal memenuhi target mereka?

Ini adalah sesuatu yang bisa diselidiki oleh departemen SDM Anda dan mencari solusinya. Namun, hal ini dapat menjadi perkembangan positif bagi perusahaan dalam kasus-kasus tertentu! Ini mungkin bisa mengarahkan kembali talenta ke area yang lebih menguntungkan. Selain itu, hal ini juga dapat meningkatkan kecocokan antara karyawan dan pekerjaannya dalam jangka panjang.

5. Atrisi spesifik demografis

Hal ini menjadi perhatian khusus bagi perusahaan. Keragaman mengarah pada inovasi, dan inovasi mengarah pada pertumbuhan. Oleh karena itu, tempat kerja yang memberikan kesempatan yang sama harus menyelidiki apakah ada sejumlah besar demografi tertentu yang mengundurkan diri.

Ini termasuk perempuan, etnis minoritas, veteran, profesional yang lebih tua, atau penyandang disabilitas. Dalam kasus seperti ini, investigasi harus segera dimulai untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah.

Tidak seorang pun boleh merasa tidak nyaman di tempat kerja karena demografi mereka, dan jika mereka merasa demikian, maka hal ini akan berdampak buruk bagi perusahaan. Solusi sederhana seperti mengupayakan budaya tempat kerja yang lebih positif dan inklusif mungkin merupakan hal yang Anda perlukan untuk mengatasi masalah ini.‍

‍Berapakah biaya riil dari pengurangan karyawan?

Pengurangan karyawan, apa pun alasannya, bisa menjadi sangat mahal bagi organisasi. Total biaya kehilangan karyawan dapat mencapai 1,5x - 2x lipat dari gaji tahunan mereka.

Sementara dampak finansial ada di satu sisi, ada kerugian besar lainnya yang dialami oleh karyawan yang tersisa. Josh Bersin, dalam sebuah artikel mendalam tentang atrisi dan retensi karyawan, menguraikan faktor-faktor utama yang berkontribusi terhadap biaya kehilangan karyawan. Faktor-faktor ini meliputi:

• Biaya perekrutan karyawan baru yang meliputi iklan, wawancara, penyaringan, dan perekrutan.
• Biaya penerimaan karyawan baru akan mencakup waktu pelatihan dan manajemen.
• Biaya hilangnya produktivitas-kadang-kadang seorang karyawan baru membutuhkan waktu satu hingga dua tahun untuk mencapai produktivitas karyawan lama.
• Biaya kehilangan keterlibatan - karyawan yang ada cenderung tidak terlibat dan kehilangan produktivitas karena melihat rekan satu tim mereka pindah.
• Biaya layanan pelanggan dan kesalahan - karyawan baru membutuhkan waktu untuk menyesuaikan diri dan sampai saat itu dapat memakan waktu lebih lama untuk menyelesaikan masalah pelanggan.
• Biaya pelatihan karyawan -misalnya, selama dua hingga tiga tahun, sebuah bisnis cenderung menginvestasikan 10 - 20% persen dari gaji karyawan atau lebih untuk pelatihan.
• Dampak terhadap dampak budaya organisasi -setiap kali seseorang pergi, yang lain meluangkan waktu untuk menanyakan alasannya.‍

Tingkat atrisi yang tinggi akan memotong jauh lebih dalam dari apa yang bisa dilihat oleh mata. Itulah mengapa sangat penting untuk memiliki strategi retensi karyawan yang kuat, yang akan membantu mengurangi kerugian akibat atrisi.‍‍

Bagaimana cara mengurangi gesekan antar karyawan?

Jika ada satu hal yang perlu Anda ingat untuk mempersiapkan tim/organisasi Anda untuk sukses, berjuang melawan gesekan, maka itu adalah ini - "hal-hal kecil itu penting."

Memahami motivator di balik keluarnya karyawan dapat membantu mengatasi masalah ini sebelum menyebabkan kerusakan besar pada organisasi. Tahukah Anda bahwa sebuah penelitian terbaru dari Work Institute mengungkapkan bahwa pada tahun 2019 saja, sebanyak 42 juta karyawan di Amerika Serikat meninggalkan pekerjaan mereka secara sukarela - yang merupakan hampir 27% dari jumlah tenaga kerja?

Berikut adalah beberapa strategi retensi karyawan yang akan membantu Anda mengurangi tingkat pergantian karyawan secara signifikan:‍

1. Menganalisis tenaga kerja Anda

Untuk menang di pasar, Anda harus menang di tempat kerja. - Doug Conant‍

Kita praktis menggunakan teknologi untuk melakukan segala hal di lingkungan kerja saat ini. Jadi, mengapa tidak menerapkannya untuk menganalisis tenaga kerja Anda juga. Anda bisa mengumpulkan umpan balik melalui jajak pendapat dan survei di berbagai tim untuk memahami apa yang diinginkan karyawan dan apa saja kesenjangan yang ada di lingkungan kerja.

Anda juga dapat mengetahui perasaan karyawan tentang tempat kerja dan tim mereka, jika mereka menghadapi tantangan tertentu, jika mereka tidak senang dengan kebijakan atau kejadian baru-baru ini dalam organisasi, dll.‍

Tidak hanya itu, Anda dapat mengetahui tim mana yang memiliki tingkat gesekan yang tinggi dan tim mana yang memiliki retensi yang tinggi. Anda juga dapat mengadakan pertemuan tatap muka secara detail dan terstruktur dengan manajer dan karyawan untuk mengetahui denyut nadi tim.

Dengan adanya analisis ini, menjadi mudah untuk mengidentifikasi tanda-tanda awal gesekan dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menghindari potensi kerusakan pada organisasi. Empuls survei dan jajak pendapat yang intuitif membantu mengumpulkan umpan balik yang tepat dan mendapatkan wawasan yang tepat waktu mengenai data dan metrik karyawan.‍‍

2. Membangun tim berdasarkan kepribadian karyawan

Setiap organisasi memiliki beragam orang dengan berbagai kepribadian. Ada yang terlahir sebagai pemimpin dengan kemampuan kepemimpinan yang luar biasa, ada yang berani mengambil risiko, ada yang perfeksionis dan berorientasi pada detail, ada pula yang merupakan inovator hebat - selalu penuh dengan ide dan solusi untuk setiap masalah, dan seterusnya.

Ketika orang-orang dengan ciri-ciri kepribadian yang berbeda disatukan, mereka dapat saling menarik dan menghasilkan keajaiban. Memahami bagaimana orang bekerja dan apa yang memotivasi mereka dapat membantu Anda membangun tim yang hebat dan mencapai hasil organisasi yang lebih baik.‍‍

3. Lihat kembali kebijakan sumber daya manusia Anda‍

Kita hidup di era komunikasi yang serba cepat, di mana segala sesuatunya bisa dilakukan dalam sekejap. Di masa-masa seperti ini, jika kebijakan SDM Anda masih mencerminkan kebijakan di era industri, tenaga kerja saat ini mungkin tidak terlalu menghargainya.

Kebijakan SDM yang kaku dan ketinggalan zaman dapat menyulitkan dalam menarik dan mempertahankan karyawan. Penting untuk meninjau ulang kebijakan SDM dan membingkainya kembali agar berpusat pada karyawan dan sesuai dengan tenaga kerja yang dinamis saat ini.

Menjaga agar kebijakan SDM Anda tetap mutakhir dan sesuai dengan perubahan dunia adalah suatu keharusan untuk mempertahankan karyawan.‍‍

4. Menawarkan fleksibilitas, tunjangan & manfaat

Karyawan berpindah dari pekerjaan mereka ketika posisi mereka saat ini tidak memuaskan kebutuhan finansial mereka. Menawarkan gaji yang kompeten dan sesuai dengan tren pasar saat ini adalah suatu keharusan untuk mempertahankan karyawan.

Tambahan yang bagus untuk paket gaji adalah menawarkan tunjangan dan manfaat eksklusif yang diberikan secara khusus untuk karyawan Anda - berdasarkan tempat mereka bekerja dan kebutuhan mereka. Mulai dari diskon belanja bulanan, potongan eksklusif untuk barang bermerek, makan, perjalanan, kesehatan & kebugaran, gadget, pakaian, dll.

Fasilitas tambahan seperti fleksibilitas kerja-yang dapat berarti beberapa hal, seperti bekerja dari rumah, bekerja dari jarak jauh, jam kerja yang fleksibel (9 jam sehari), cuti yang fleksibel untuk memenuhi kebutuhan keluarga, cuti melahirkan, dan cuti ayah, cuti panjang untuk menyelesaikan pendidikan, dan lain-lain, bisa sangat bermanfaat.

Semua ini dapat meningkatkan kepuasan karyawan dan membantu mempertahankan mereka. Tidak hanya itu, lingkungan kerja yang fleksibel juga menunjukkan bahwa para manajer mempercayai tim mereka untuk menyelesaikan pekerjaan, bahkan ketika ada halangan. Hal ini sangat membantu dalam membangun hubungan antara atasan dan karyawan.‍

5. Membuat gerakan internal menjadi mudah

Salah satu alasan paling umum karyawan keluar dari sebuah organisasi adalah karena mereka ingin mengubah jalur karier mereka. Sering kali, karyawan menyadari bahwa mereka tidak cocok dengan peran tertentu yang selama ini mereka jalani, atau mereka ingin menjelajahi jalur karier yang berbeda.

Memberikan pilihan bagi karyawan untuk berpindah departemen dan jalur karier di dalam organisasi akan memberikan kebebasan bagi karyawan Anda dan mengurangi tingkat gesekan secara keseluruhan. Memiliki kebijakan yang jelas dapat membantu perpindahan internal karyawan antar departemen dengan mudah sehingga meningkatkan kepuasan karyawan.‍‍

6. Menciptakan tempat kerja yang menyenangkan

Kita menghabiskan lebih banyak waktu untuk bekerja atau di tempat kerja daripada di rumah atau bersama keluarga. Jadi, menciptakan lingkungan kerja yang membuat karyawan bahagia, terlibat, produktif, dan berkembang sangatlah penting.

Memastikan karyawan memiliki kesempatan yang cukup untuk bersosialisasi dengan orang lain dalam organisasi, mereka memiliki kesempatan yang cukup untuk belajar dan meningkatkan diri mereka sendiri, pekerjaan mereka diakui dan dihargai, suara dan pendapat mereka didengar, dan lain-lain, dapat memainkan peran besar dalam meningkatkan tingkat retensi.‍

7. Libatkan karyawan Anda

Tidak ada formula ajaib untuk budaya perusahaan yang hebat. Kuncinya adalah memperlakukan staf Anda sebagaimana Anda ingin diperlakukan. - Sir Richard Branson‍

Sebagian besar manajer mencurahkan banyak pemikiran dan upaya untuk merekrut seorang karyawan. Dan harapannya adalah karyawan tersebut secara intrinsik termotivasi dan terdorong untuk mencapai hasil yang luar biasa bagi diri sendiri dan tim.

Namun, karyawan mungkin kesulitan untuk mencapai hasil ketika tidak ada komunikasi yang tepat tentang tujuan dan harapan. Memiliki percakapan yang jelas dan mengkomunikasikan harapan dan tujuan dapat menambah kejelasan peran karyawan.

Ditambah lagi, ketika Anda mendengar dari mereka dari waktu ke waktu mengenai tantangan dan dukungan yang dibutuhkan, memotivasi mereka dengan apa pun yang diperlukan, menghargai upaya mereka melalui penghargaan & pengakuan, semangat dan keterlibatan karyawan pasti akan meningkat - mendorong mereka untuk bertahan lebih lama dengan perusahaan.‍

8. Mengoptimalkan perekrutan

Sejak awal, perusahaan harus menetapkan persyaratan yang jelas dan spesifik untuk pekerjaan tersebut. Tetapkan tujuan, dan uraikan tugas dan tanggung jawab. Dengan cara ini, Anda bisa menghindari kekecewaan karena karyawan tahu persis apa yang diharapkan dari sebuah pekerjaan. Kemudian, lebih sedikit sumber daya yang terbuang untuk perekrutan terus-menerus.

Jadi, memastikan bahwa strategi rekrutmen Anda tepat sasaran dan tidak ada ekspektasi yang tidak jelas dari kedua belah pihak akan membantu Anda merekrut kandidat yang tepat dan meningkatkan retensi.

9. Memperbaiki kondisi kerja

Perusahaan-perusahaan yang berkinerja terbaik memberikan peluang pengembangan, tunjangan bagi karyawan, dan budaya kerja yang positif. Budaya kerja seperti ini bisa dibilang salah satu faktor penentu terpenting apakah seorang karyawan akan bertahan atau meninggalkan perusahaan.

Jadi, berinvestasilah untuk menyediakan ini bagi karyawan Anda untuk memastikan bahwa kebutuhan mereka terakomodasi dan dihormati. Pertimbangkan jadwal kerja yang fleksibel, hak kerja jarak jauh, dan program bantuan. Anda juga dapat menerapkan tunjangan dan insentif sebagai taktik retensi. Hal ini akan meningkatkan motivasi karyawan karena mereka merasa dihargai dan diakui.

10. Keterlibatan karyawan

Jika karyawan berbakat Anda tidak merasa memiliki kesempatan untuk berkembang secara profesional dan memperluas keahlian mereka, mereka mungkin akan mencari tempat lain.

Ini adalah salah satu penyebab utama terjadinya atrisi, dengan 22,2% karyawan dalam survei tahun 2018 menyebutkan hal ini sebagai alasan mereka keluar. Pastikan Anda memberikan pelatihan dan umpan balik yang konstruktif sehingga mereka dapat meningkatkan gaya kerja mereka dan mencapai kesuksesan yang lebih profesional.‍

Tanpa strategi keterlibatan, karyawan akan merasa bosan dan tidak produktif di tempat kerja. Oleh karena itu, Anda harus memastikan bahwa Anda melakukan semua yang Anda bisa untuk menciptakan lingkungan kerja yang positif dan terbuka di mana karyawan Anda dapat berkolaborasi dan mengembangkan keterampilan mereka. Pada gilirannya, lebih sedikit karyawan yang akan mengundurkan diri karena merasa kurang dihargai.

Kesimpulan‍

Pengurangan dan pergantian karyawan adalah hal yang wajar. Hal ini hanya menjadi masalah jika terjadi gesekan karena hal ini biasanya mengindikasikan adanya kekurangan dalam sistem di suatu tempat. Menyelidiki hal ini sangat penting karena akar penyebabnya tidak selalu jelas.

Anda kemudian dapat menemukan solusi untuk mengatasi masalah secara langsung. Aturan utamanya adalah berkomunikasi dan terlibat dengan karyawan Anda. Tempat kerja yang saling menghormati dan bahagia adalah tempat kerja yang tidak mungkin mengalami kehilangan banyak talenta!