Bagaimana Cara Merancang Jadwal Kerja yang Fleksibel?

Karyawan semakin menuntut jadwal kerja yang fleksibel - dan perusahaan mulai memberikan opsi ini kepada mereka. Faktanya, hampir 80% pekerja di Amerika Serikat akan memilih pekerjaan yang menawarkan jadwal kerja yang fleksibel daripada yang tidak.

Jadwal kerja yang fleksibel menguntungkan karyawan karena memberikan mereka kebebasan untuk mengatur pekerjaan mereka sesuai dengan kehidupan mereka, bukan sebaliknya. Namun, hal ini juga memiliki banyak manfaat bagi pemberi kerja - ini dapat meningkatkan retensi, produktivitas, keragaman, dan keterlibatan karyawan. Ini adalah salah satu tunjangan karyawan yang paling populer.

Jadi, bagaimana Anda bisa merancang jadwal kerja fleksibel yang cocok untuk bisnis dan karyawan Anda?

Mari kita cari tahu.

Jenis-jenis jadwal kerja yang fleksibel

Jadwal yang fleksibel untuk karyawan bisa dalam berbagai bentuk. Anda tidak perlu terpaku pada satu bentuk saja - Anda bisa bereksperimen untuk melihat mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan mana yang menurut karyawan Anda paling memuaskan.

Anda juga dapat menggabungkan beberapa jenis jadwal fleksibel untuk memenuhi kebutuhan semua karyawan.

1. Jadwal kerja yang fleksibel

Sangat umum bagi pemberi kerja untuk menetapkan beberapa panduan seputar waktu fleksibel. Ini sering kali berarti menentukan jam kerja inti - misalnya, karyawan harus bekerja dari jam 9 pagi sampai jam 3 sore dan mengizinkan mereka masuk lebih awal atau pulang lebih lambat.

Jadwal kerja yang fleksibel memungkinkan pekerja memilih waktu yang paling produktif untuk bekerja atau menghindari waktu perjalanan yang sibuk. Beberapa pekerja dapat memilih untuk memulai hari kerja mereka pada pukul 7 pagi dan selesai pada pukul 3 sore, sehingga mereka dapat menjemput anak-anak mereka dari sekolah, dan yang lainnya dapat memilih untuk mulai bekerja pada pukul 9 pagi karena mereka dapat bekerja lebih baik di kemudian hari.

Jadwal flextime menguntungkan pemberi kerja karena Anda masih memiliki jam kerja inti untuk mengadakan rapat dan berkolaborasi, serta memiliki pekerja yang tersedia pada waktu yang lebih luas.

Sebagai contoh, Liberty Mutual Insurance menawarkan jam kerja dari jam 9 pagi sampai jam 3 sore. Karyawan dapat memilih apakah mereka ingin datang lebih awal atau bekerja lebih lambat, tergantung pada kewajiban harian dan komitmen rumah mereka.

2. Jadwal kerja yang lebih padat dalam seminggu

Bisa jadi Anda bekerja empat kali sepuluh jam sehari dan memiliki satu hari libur ekstra setiap minggu. Atau bisa juga bekerja 80 jam dalam sembilan hari dan libur di hari kesepuluh untuk menikmati akhir pekan yang panjang setiap dua minggu sekali.

Minggu kerja yang dipadatkan adalah pilihan yang sangat menarik bagi karyawan yang memiliki tanggung jawab merawat anak atau orang tua mereka. Hal ini menarik bagi pemberi kerja karena mereka dapat menghemat uang untuk biaya kantor jika mereka memindahkan seluruh organisasi mereka ke empat hari kerja dalam seminggu. Beberapa kantor menerapkan minggu kerja yang dipercepat pada musim panas, sehingga karyawan dapat menikmati akhir pekan yang panjang saat hari Jumat sepi tanpa menggunakan waktu liburan.

Microsoft Jepang menerapkan empat hari kerja dalam seminggu pada musim panas 2019 - dengan tetap membayar karyawan untuk lima hari kerja seperti biasanya. Karyawan menjadi 40% lebih produktif, biaya listrik turun 23%, dan bahkan biaya pencetakan turun 60%. Semua orang mendapat manfaat dari pengaturan ini.

3. Jadwal kerja paruh waktu

Pengaturan semacam ini biasanya hanya tersedia untuk karyawan tertentu yang telah membuktikan nilainya bagi bisnis dalam jangka waktu yang lama karena memindahkan kantor profesional menjadi sepenuhnya paruh waktu tidak akan efektif.

Namun, ini merupakan metode yang baik untuk mempertahankan karyawan yang memiliki anak atau mendekati usia pensiun dan menginginkan fleksibilitas.

Pada tahun 2019, lebih dari 26 juta orang di Amerika Serikat bekerja paruh waktu. Starbucks adalah inovator dalam dunia kerja paruh waktu - mereka menawarkan tunjangan yang besar, termasuk asuransi kesehatan, uang sekolah gratis, dan tunjangan kesuburan bagi karyawan yang bekerja setidaknya 20 jam per minggu. Hal ini membantu mengurangi perputaran karyawan di bidang yang biasanya tinggi.

4. Jadwal kerja jarak jauh

Ini bahkan bisa berarti karyawan bekerja dari negara bagian atau negara yang berbeda. Pengaturan kerja jarak jauh menjadi semakin umum akhir-akhir ini, karena banyak pekerjaan yang dapat dilakukan dari mana saja yang memiliki koneksi internet yang kuat dan laptop yang cepat.

Pengaturan kerja jarak jauh memungkinkan karyawan menghindari perjalanan jauh dan tetap nyaman di rumah (dan menghemat uang untuk pakaian kantor yang mewah). Fleksibilitas bekerja dari rumah juga dapat berjalan dengan baik dengan pengaturan kerja fleksibel lainnya, seperti minggu kerja yang dipadatkan.

Dan memiliki karyawan yang bekerja dari berbagai tempat alih-alih dari satu kantor besar dapat menghemat biaya besar bagi perusahaan untuk memelihara kantor besar dan menyediakan cadangan jika pemadaman listrik atau bencana alam terjadi di sekitar kantor.

Ketika perusahaan perjalanan asal Tiongkok, Ctrip, mulai menawarkan opsi kerja jarak jauh kepada karyawannya, produktivitas meningkat 13% sementara kepuasan kerja meningkat dan tingkat absensi menurun.

Bagaimana merancang jadwal kerja yang fleksibel

Bagi pemberi kerja, menyatakan bahwa mereka akan beralih ke desain jadwal kerja yang fleksibel agar karyawan dapat menyeimbangkan antara pekerjaan dan kehidupan dengan lebih baik adalah langkah yang mudah - namun bisa jadi terlihat seperti sebuah kemenangan yang cepat ketika sedang mengalami kesulitan.

Namun sebenarnya, menerapkan dan mengelola jadwal yang fleksibel itu sedikit lebih rumit. Pertama, Anda perlu mempertimbangkan kebutuhan organisasi dan kebutuhan karyawan Anda dan bagaimana menyeimbangkannya.

• Apakah jenis pekerjaan yang dilakukan organisasi Anda cocok dengan jam kerja fleksibel? Jika Anda bekerja di bidang di mana pelanggan Anda berharap mendapatkan respons cepat selama jam kerja normal, Anda perlu memiliki panduan tentang kerja fleksibel agar bisnis Anda tetap berjalan lancar.
• Bagaimana Anda mengelola siapa yang dapat memanfaatkan fasilitas ini dan siapa yang perannya kurang cocok? Anda mungkin akan mengalami penolakan dari karyawan yang tidak memiliki peran pekerjaan yang memungkinkan mereka bekerja dari jarak jauh atau dengan jadwal yang fleksibel.
• Sebaiknya jelaskan alasan bisnis dari keputusan Anda sehingga semua orang memahami mengapa sistem diatur seperti itu.

Bidang-bidang yang mengharuskan karyawannya untuk bertemu dengan klien secara tatap muka dan berkolaborasi dengan rekan kerja sering kali membutuhkan lebih banyak pemikiran jika pindah ke opsi kerja jarak jauh.

• Apakah karyawan diharapkan datang ke kantor pada waktu-waktu tertentu?
• Apakah Anda perlu menerapkan jenis kalender standar sehingga Anda akan memiliki kehadiran yang baik pada pertemuan penting?
• Bagaimana Anda akan menjaga karyawan jarak jauh tetap terlibat?

Saat mengatur jadwal kerja yang fleksibel, pertimbangan terakhir adalah hukum di negara bagian dan negara Anda.

• Meskipun mengizinkan karyawan pindah ke daerah lain sambil bekerja dari jarak jauh terdengar seperti sebuah kemenangan, namun Anda mungkin membuat perusahaan Anda harus membayar pajak yang rumit.
• Dan banyak tempat memiliki hukum yang ketat tentang mengizinkan waktu fleksibel atau jadwal yang dikompresi, terutama ketika karyawan dibayar per jam.

Keuntungan dari jadwal kerja yang fleksibel

Sebagian besar karyawan mengharapkan atasan mereka membantu mereka menyeimbangkan komitmen kerja dengan kehidupan mereka - dan jadwal kerja yang fleksibel adalah cara terbaik untuk membantu mereka melakukan hal ini.

1. Meningkatkan kebahagiaan karyawan

Karyawan yang merasa lebih memiliki otonomi atas tempat dan waktu bekerja akan lebih bahagia dan loyal. Sebuah survei tahun 2019 oleh FlexJobs menemukan bahwa 80% karyawan mengatakan bahwa kesetiaan mereka akan lebih kuat terhadap perusahaan jika mereka memiliki opsi kerja yang lebih fleksibel.

Karena mempertahankan karyawan baik untuk keuntungan Anda, menginvestasikan waktu dan pikiran untuk menciptakan opsi kerja yang fleksibel dapat memberikan hasil yang besar bagi bisnis Anda.

2. Meningkatkan produktivitas karyawan

Menurut Robert Half, karyawan juga lebih produktif ketika mereka bekerja secara fleksibel. Hal ini dikarenakan, dengan kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan kapan dan di mana saja, mereka dapat lebih fokus pada tugas yang ada dan menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang sama.

Menyimpan rasa frustrasi dari perjalanan harian atau jam terakhir yang tidak produktif pada Jumat sore di kantor sebagian besar bersifat sosial, yang berarti mereka dapat langsung bekerja dan kemudian kembali ke sisa hidup mereka.

Mempertimbangkan semua sisi pekerjaan yang fleksibel

Tentu saja, seperti manfaat lainnya, manfaat jadwal kerja fleksibel memiliki beberapa hal yang perlu dipikirkan oleh pemberi kerja. Penting untuk bekerja keras agar karyawan jarak jauh Anda tetap senang dan memastikan bisnis Anda berjalan lancar dan sepenuhnya patuh. Sebaliknya, karyawan bekerja secara fleksibel, dan untuk memastikan Anda terus mengevaluasi bagaimana program Anda berjalan.

Dan jika Anda merasa tidak bisa menawarkan fleksibilitas untuk beberapa pekerja Anda karena sifat pekerjaan mereka yang tidak fleksibel dalam hal waktu atau tempat bekerja, jadilah kreatif! Anda bisa memikirkan cara lain untuk menjadi fleksibel dalam bekerja, bahkan jika karyawan harus tetap bekerja pada jam kerja yang tetap.

Empuls predicted that 2021 would be the year of the shift to remote and flexible work and that’s definitely been true. In fact, the trend is only accelerating, so don’t get left behind in the dust. Keep ahead of the game, and you’ll keep your employees on the job, happy and engaged, for many years to come.

Membuat karyawan Anda yang memiliki waktu fleksibel tetap terlibat

Are you looking for more ways to keep your employees engaged? A flexible work schedule is just the beginning. Empuls by Empuls gives you solutions to solving the engagement puzzle-like recognition programs, pulse surveys, and more - so you keep your valued employees happy and your business booming.