Come dare feedback ai dipendenti (+esempi)

Una domanda fondamentale che manager e leader devono porsi: i vostri dipendenti sanno cosa stanno facendo di buono e di sbagliato, su base continuativa?

Il feedback continuo dei dipendenti è fondamentale per mantenerli in carreggiata e impegnati. Fornisce loro una comprensione più profonda del proprio ruolo, una parte fondamentale del coinvolgimento dei dipendenti. Ma per funzionare, il feedback deve essere fornito in modo efficace.

Altrimenti, è come se i vostri dipendenti partissero per un viaggio in auto con una mappa obsoleta e senza indicazioni lungo il percorso: non è un modo efficiente per portarli dove volete che vadano.

Che cosa significa dare un feedback eccellente? Potreste chiedervi cosa dire, come dirlo e quando offrirlo.

Vediamo alcuni esempi di feedback efficaci per i dipendenti e spieghiamo perché funzionano davvero per creare la vostra conversazione costruttiva.

Come dare un feedback ai dipendenti?

Prima di sviluppare il piano per lo svolgimento della vostra specifica conversazione di feedback, è utile esaminare un quadro di base per fornire un feedback efficace.

Inquadrando la conversazione in modo efficace, saprete che il vostro feedback ha maggiori probabilità di avere un impatto positivo sui vostri dipendenti.

Un quadro molto efficace per le conversazioni di feedback è il modello SBI: Situazione-Comportamento-Impatto. Funziona bene sia per i feedback positivi che per quelli negativi.

➡️ Situazione: descrivere la situazione in cui si è verificato il comportamento. Si è trattato dell'ultima riunione del personale, di un incontro veloce in mensa o di un progetto recente di grandi dimensioni? Siate specifici in questa fase: annotate un momento e un luogo in cui si è verificato il fatto, soprattutto se state dando un feedback negativo.

➡️ Comportamento: annotare un'azione specifica che si è verificata. Non si tratta di un tratto della personalità, ma di un'osservazione oggettiva del comportamento.

➡️ Impatto: descrivere come questo comportamento in questa situazione ha influenzato un'altra persona, un gruppo di persone o l'azienda. Questa fase serve a chiarire perché il comportamento è davvero un problema o come ha un impatto positivo.

Ora che conoscete il quadro generale di come dare un feedback ai dipendenti, vediamo alcuni esempi reali di feedback dei dipendenti!

Esempi di feedback positivo e negativo dei dipendenti

Un elenco di esempi di feedback positivi per i dipendenti potrebbe essere il tassello mancante per migliorare davvero il processo di valutazione delle prestazioni dei dipendenti.

Se avete difficoltà a inquadrare il vostro feedback nel modo migliore possibile, ecco alcuni esempi di feedback positivi da parte nostra:

Esempi di feedback positivo dei dipendenti 😊

"Ottimo lavoro per il completamento del progetto XYZ". > Situazione

"Le sue eccellenti capacità di gestione del progetto e il suo sistema organizzativo hanno fatto sì che tutto si svolgesse senza intoppi". > Comportamento

"Questo ci ha aiutato a rispettare tutte le scadenze, in modo che l'azienda potesse lanciare il nostro nuovo prodotto proprio in tempo per un importante periodo di vendite". > Impatto

Siamo sinceri: dare un feedback positivo è sempre più divertente di un feedback negativo. Ma questo non significa che dobbiate saltare il framework di SBI.

La conversazione di esempio qui sopra aiuta il dipendente a capire perché le sue capacità e il suo duro lavoro hanno contribuito a un importante sforzo aziendale.

Invece di limitarvi a dire "ottimo lavoro, grazie!", otterrete maggiori risultati in futuro se direte ai dipendenti esattamente cosa hanno fatto di buono, in modo che possano replicarlo, e perché è stato importante, in modo che sappiano perché il loro lavoro è stato apprezzato e importante.

Vediamo ora alcuni esempi di feedback negativo dei dipendenti, in modo da non ferire i sentimenti di nessuno.

Esempi di feedback negativo per i dipendenti ☹

"Posso essere sincero sulla riunione di squadra di ieri?". > Situazione

"Ho notato che parlavi molto, a volte parlavi sopra i tuoi compagni di squadra quando non avevano ancora finito di parlare". > Comportamento

"Questo ha reso difficile ascoltare nuove idee, che era lo scopo della riunione. So che avete molte idee che non vedete l'ora di condividere, e che anche i vostri compagni di squadra ne hanno". > Impatto

Dare un feedback negativo efficace è un'abilità difficile da padroneggiare. È scomodo per quasi tutti e la maggior parte dei manager ha bisogno di molta pratica prima di diventare davvero abile nel fornirlo in modo efficace.

Ma questo è un motivo in più per iniziare a prenderci confidenza fin da ora.

Come dare un feedback negativo?

È naturale sentirsi un po' a disagio al pensiero di fornire un feedback su qualcosa di non piacevole: volete che i vostri dipendenti si sentano felici e supportati sul lavoro.

Ma a lungo andare, non far sapere ai dipendenti quando è necessario interrompere o modificare il loro comportamento è più gentile che lasciarli continuare sulla strada sbagliata.

Pensate che il GPS vi corregga automaticamente e senza giudizio durante il vostro viaggio in macchina quando avete svoltato nel punto sbagliato.

Ecco alcuni punti di feedback dei dipendenti e suggerimenti per avere conversazioni di feedback negativo più efficaci:

➡️Stick alle affermazioni "io". Invece di dire a un dipendente: "Mi hai fatto arrabbiare", provate a dire: "Mi sono sentito arrabbiato quando è successo questo comportamento". È un modo per far sentire i dipendenti meno sulla difensiva, il che li aiuta ad ascoltare invece di saltare in aria per difendersi.

➡️Clarify i vostri obiettivi. Che cosa volete ottenere in questa conversazione? Sapere cosa si vuole ottenere durante la conversazione vi aiuterà a essere più diretti e chiari.

➡️Lead con empatia. Volete che il vostro collaboratore sappia che capite che si tratta di una conversazione difficile, difficile da ascoltare quando non avete lavorato o non vi siete comportati al meglio. Se vi ricordate che lo state facendo perché avete a cuore la loro carriera e la loro persona, la vostra franchezza sarà più gentile.

➡️Avoid il "sandwich di feedback." Si tratta di dare un feedback negativo tra due complimenti positivi. Sebbene sembri una cosa carina, in realtà crea confusione. Dopo tutto, ora il dipendente pensa di fare le cose abbastanza bene - due complimenti insieme! E le persone tendono a trattenere meglio l'ultimo pezzo, quindi il messaggio di miglioramento si perde. L'onestà e la franchezza sono le strade migliori da percorrere.

Inquadrate i vostri esempi di feedback

Ora che avete visto alcuni modi per fornire feedback, pensate a una prossima conversazione che dovete avere con un dipendente.

Scrivere l'inizio e la fine della conversazione può aiutare a superare l'ansia di offrire un feedback o di essere un nuovo manager.

Una guida come questa di SHRM è utile per le conversazioni sui feedback negativi.

Ecco un esempio di flusso di conversazione per la vostra prossima conversazione di feedback: come iniziare, terminare e produrre cambiamenti.

• Iniziate riconoscendo lo scopo della conversazione, in modo che i dipendenti sappiano cosa aspettarsi.
• Passate alla struttura SBI, che potete tracciare in anticipo.
• Ora è il momento di ascoltare ciò che il dipendente ha da dire: ha domande o dubbi su ciò che avete appena detto?
• Infine, ringraziateli per avervi ascoltato e riconoscete che potrebbe essere stato difficile o scomodo da sentire, e dite loro che siete qui per sostenerli.

La chiarezza e la schiettezza sono davvero il modo più gentile di affrontare argomenti delicati, quando sono mitigate dall'empatia.

In caso contrario, i dipendenti potrebbero sentirsi spiazzati e incerti su ciò che non va (o che è giusto!), anche se sanno che un feedback è in arrivo.

È una sensazione che abbiamo provato tutti: non siamo sicuri che l'ultima svolta del nostro viaggio sia stata corretta, ma non riusciamo a vedere alcun cartello o punto di riferimento che ci dica se siamo sulla strada giusta o che ci aiuti a capire come tornare sulla strada giusta.

Ci sentiamo persi e disorientati e vogliamo una direzione chiara e compassionevole per ritrovare la nostra strada.

Quando dare un feedback?

Quando si pensa alle conversazioni di feedback con i dipendenti, si può commettere l'errore comune di pensare che la valutazione annuale delle prestazioni sia sufficiente.

Ma se la valutazione delle prestazioni è certamente un momento cruciale per avere conversazioni costruttive con i dipendenti, non dovrebbe essere l'unico momento in cui questi ultimi ricevono un feedback. E idealmente, la valutazione delle prestazioni non dovrebbe essere una grande sorpresa.

Perché? Perché se un collaboratore passa un anno intero pensando di fare un buon lavoro, e poi gli si scarica addosso un mucchio di feedback negativi tutti in una volta, si sentirà in imbarazzo e sopraffatto.

Significa che per un anno un dipendente ha avuto un rendimento inferiore ai vostri standard, a scapito dell'azienda e dei suoi compagni, senza fare un vero tentativo di cambiare. Se non sanno che stanno facendo male, come possono adattarsi per migliorare?

Idealmente, il feedback dovrebbe essere frequente e continuo. Questo vale sia per i feedback positivi che per quelli negativi.

Come si può rendere facile il feedback regolare? Semplice: programmando controlli regolari con i vostri riporti diretti.

Questo comporta molti altri vantaggi, come l'aumento del vostro legame con loro e la conoscenza di eventuali problemi o punti di stallo nel momento in cui si presentano.

Ma è anche un modo semplice per offrire un rinforzo positivo o correggere i problemi che si presentano prima che si consolidino in abitudini negative.

È come guardare una mappa durante il viaggio: se la si guarda solo ogni ora, ci si può allontanare sempre di più dalla destinazione senza accorgersene.

Ma controllare ogni pochi minuti per confermare che si sta ancora andando nella direzione giusta, anche se si saltano una o due curve, significa che si può rimanere nella direzione giusta e arrivare dove si vuole.‍

Come una piattaforma di feedback per i dipendenti semplifica le cose

Investirein una piattaforma di feedback per i dipendenti, come ad esempio Empuls formalizzerà il processo di feedback nella vostra organizzazione e garantirà che l'intero processo sia più organizzato ed efficace, creando al contempo una cultura del feedback.

Con una piattaforma tecnologica, è possibile creare un ambiente in tempo reale con una comunicazione aperta e costante tra il datore di lavoro e i dipendenti.

Se i dipendenti si sentono a proprio agio nel condividere i feedback, lo sviluppo organizzativo complessivo sarà migliore.

Punti di forza

Fornire feedback frequenti, empatici ed efficaci non è facile. Ma con la pratica e alcune semplici linee guida, si può imparare a farlo in modo da ottenere risultati e mantenere i dipendenti impegnati e sulla strada giusta.

Il vostro feedback offre ai dipendenti una guida e una correzione di rotta nel loro percorso di carriera: assicuratevi di farlo nel modo giusto e avrete entrambi successo.