Come migliorare le prestazioni dei dipendenti: 12 buone pratiche

Costruire un'organizzazione di successo non è mai un processo semplice e lineare. Il progresso di un'organizzazione dipende da diversi fattori, da un eccellente servizio clienti e da team di gestione esperti all'acquisizione di talenti e alla fidelizzazione dei dipendenti.

Tuttavia, se i vostri dipendenti non sono motivati a contribuire, l'organizzazione ne risentirà e tutti gli altri sforzi potranno sembrare inutili.

Motivare i dipendenti per promuovere la produttività sul posto di lavoro è uno degli obiettivi principali su cui le aziende si concentrano per garantire il raggiungimento degli obiettivi aziendali a lungo termine.

Il fatto che i dipendenti felici abbiano prestazioni migliori del 12% rispetto alle loro controparti dovrebbe essere un motivo sufficiente per investire nel miglioramento del morale in ufficio.

Tuttavia, aumentare il morale e responsabilizzare i dipendenti è più facile a dirsi che a farsi. Persone diverse sono motivate da cose diverse, e il motivo per cui una persona si impegna al massimo può non interessare un'altra.

Per questo motivo è necessario adottare i metodi di gestione delle prestazioni che hanno dimostrato la migliore coerenza e che lavorano per aumentare il morale del team e migliorare le prestazioni dei dipendenti, invece di concentrarsi solo sui singoli individui.

Le prestazioni dei dipendenti si riferiscono alla capacità dei lavoratori di svolgere le mansioni richieste. La valutazione delle prestazioni è un modo semplice per individuare la necessità di formazione e tutoraggio aggiuntivi per migliorare la forza lavoro. - Ashley Donohoe

Come migliorare le prestazioni dei dipendenti: 13 modi pratici

Poiché le prestazioni del vostro team sono fondamentali per il futuro della vostra organizzazione, ecco le tredici migliori pratiche per migliorare le prestazioni dei dipendenti in modo pratico.

1. Definire obiettivi chiari e raggiungibili.

Una comunicazione perfetta è essenziale per rendere trasparente e fattibile qualsiasi obiettivo in ogni lavoro di squadra. Ecco perché la delega di compiti spiegati e oggettivamente realizzabili è uno degli aspetti più importanti per aumentare la produttività di un posto di lavoro.

Ogni volta che fornite istruzioni concise e feedback chiari su ciò che vi aspettate, risparmiate al vostro dipendente (e, di conseguenza, alla vostra organizzazione) molto tempo che altrimenti passerebbe a cercare di decifrare ciò che deve essere fatto in primo luogo.

2. Fornire loro un'attrezzatura di lavoro adeguata

Fornire al vostro team le risorse utili per la loro efficienza quotidiana sul posto di lavoro contribuirà in modo significativo a migliorare la produttività e le prestazioni complessive del vostro team.

È necessario fornire al team anche condizioni di lavoro adeguate. Le proprietà dell'ufficio influiscono sul comportamento, sulle percezioni e sulla produttività dei lavoratori.

Non fornire ai dipendenti un'attrezzatura adeguata toglie al datore di lavoro il diritto di aspettarsi prestazioni di alto livello, analogamente al fatto di sottopagarli. In uno scenario in cui non si parla solo di lavoro d'ufficio, un'attrezzatura adeguata può anche ridurre il rischio di infortuni.

L'aspetto della sicurezza è essenziale ed è strettamente legato all'etica del datore di lavoro. Ogni volta che si lesina sull'attrezzatura e si cerca di ottenere qualcosa di basso livello, si espongono i propri dipendenti a una certa quantità di rischi.

In uno scenario in cui ne sono consapevoli o lo vedono allo stesso modo, avrete un impatto diretto sul loro morale, aumentando persino il loro tasso di abbandono di un bel po'.

Alcuni di questi gadget e strumenti servono ad aiutare il vostro team a essere più efficiente, mentre altri servono semplicemente a evitare di spendere troppo tempo e fatica in compiti banali.

Un hardware adeguato e un software con licenza sono il minimo che si possa fare: in ogni caso, ciò che funziona nel vostro caso funziona.

Ad esempio, i team che hanno bisogno di comunicare senza interruzioni e che non possono permettersi di abbandonare le loro postazioni spesso ottengono risultati migliori con l'aiuto di alcuni dei migliori strumenti di comunicazione.

D'altra parte, i dipendenti che hanno difficoltà a creare contenuti scritti potrebbero trarre vantaggio dai fornitori di servizi.

3. Identificare i vampiri emotivi

Alcune persone semplicemente attirano la forza vitale di chiunque si trovi nelle loro vicinanze. Non incidono direttamente sulla produttività con prestazioni insufficienti o sabotando il resto del team, ma potrebbero minare quotidianamente il morale dell'ufficio. È necessario garantire un ambiente di lavoro sano.

Gli studi suggeriscono addirittura che questi individui hanno un impatto molto più profondo sui loro colleghi di quanto si pensasse in precedenza.

Il problema nell'individuare questi individui può risiedere in due cose.

• I dipendenti potrebbero essere riluttanti a parlare male dei loro colleghi (anche se non amano lavorare con loro).
• Non è detto che le loro prestazioni siano insufficienti o negative.

Quindi, assicuratevi di sviluppare un sistema di feedback efficiente e di avere un livello di fiducia così alto nei confronti dei vostri dipendenti che si sentiranno a loro agio nel dirvi queste cose.

Una volta identificato il vampiro emotivo, si possono fare due cose.

• Licenziateli per non fargli compromettere la produttività dell'intero staff.
• Offrite loro la possibilità di lavorare da casa o di collocarli in una posizione in cui interagiscano il meno possibile con il resto del team.

La prima opzione è molto più affidabile, perché un vampiro emotivo può comunque danneggiare in modo sostanziale il morale dell'ufficio, anche nell'ambiente virtuale.

4. Dimostrate al vostro team che vi preoccupate per loro

Uno degli errori più grandi che molti imprenditori commettono è quello di dare per scontato che il principio "il cliente ha sempre ragione" si applichi in ogni scenario.

Se qualcuno è scortese deliberatamente e senza motivo, è probabile che non rimanga un cliente qualunque cosa facciate e, a lungo andare, non varrà la pena di tenerlo come cliente.

C'è un punto oltre il quale un cliente costa più sforzi e risorse di quanto non porti, causando così una perdita netta negli affari.

Questo fenomeno è riconosciuto dalla scienza come il concetto di bullismo nei confronti dei clienti. Nel tentativo di trattenerli, non farete altro che allontanare il vostro team e dimostrare ai vostri preziosi collaboratori che non vengono mai al primo posto.

Questo può essere un enorme fattore di perdita di produttività e di morale. Un altro modo per dimostrare al vostro team che vi preoccupate per loro è avere sempre il tempo di ascoltarli.

Una volta che la vostra azienda avrà superato una determinata dimensione, non sarete più in grado di organizzare regolarmente riunioni individuali con il vostro staff. Tuttavia, anche se il team è ancora relativamente piccolo, questa è una pratica da seguire il più possibile.

Questo livello di cura e attenzione personale non può essere compensato in nessun altro modo ed è qualcosa che la maggior parte degli altri imprenditori non può o non vuole offrire.

In altre parole, è qualcosa che vi farà guadagnare una quantità impressionante di fedeltà, oltre ad aumentare immediatamente il livello di morale all'interno dell'ufficio.

Durante le riunioni faccia a faccia o, per lo meno, mentre interagite con il vostro personale, dovete iniziare a prestare la massima attenzione a ciò che dicono e cercare di memorizzare il più possibile.

Per esempio, chiedere di un compito specifico che stanno svolgendo e dei suoi progressi. Oppure chiedere del coniuge e dei figli chiamandoli per nome? Se hanno problemi di comunicazione con i compagni di squadra.

È un lavoro impegnativo, ma fa parte dell'essere un leader efficace.

5. Una ricompensa adeguata per uno sforzo adeguato

È naturale che le persone siano più interessate a ciò che possono fare per loro piuttosto che a ciò che possono fare per voi, ed è per questo che dovete iniziare a considerare quali sono le motivazioni intrinseche del vostro team.

Innanzitutto, le persone si preoccupano delle loro finanze, per cui la promessa di un aumento può essere piuttosto convincente. In secondo luogo, chi è più orientato alla carriera può puntare sulla possibilità di salire di grado, motivo per cui anche un certo margine di movimento verticale può funzionare.

Se le due cose sopra elencate possono essere ottime per la motivazione a breve termine, anche la motivazione a breve termine del vostro personale in un progetto può essere un aspetto da considerare. I bonus servono proprio a questo.

Questa soluzione è particolarmente efficace quando il vostro team ha appena concluso un progetto importante e vi aspettate che ne inizi un altro proprio quando ha finito. Distribuendo loro un bonus, ricorderete loro perché stanno lavorando sodo per ottenere risultati. D'altra parte, alcuni studi sostengono il contrario.

6. Non dimenticate il riconoscimento delle alte prestazioni.

Quando un dipendente si distingue per un lavoro eccezionale, assicuratevi di riconoscere apertamente il suo sforzo e i suoi risultati.

Non solo quel membro del team si sentirà più incline a continuare a fare un ottimo lavoro in futuro, ma anche il resto del team molto probabilmente seguirà il suo esempio.

Se un dipendente ha dimostrato una solida capacità di gestione del tempo e delle attività da cui gli altri possono imparare, potrebbe essere il momento giusto per mostrare il proprio apprezzamento o un aumento di stipendio su una piattaforma di riconoscimento.

7. Assegnare i compiti in base alle competenze.

Prendete il tempo necessario per conoscere gli stili di lavoro, i punti di forza e le debolezze dei vostri collaboratori. Sapere quali compiti delegare a quali persone significa utilizzare tutto il potenziale del personale.

Anche se i vostri dipendenti non possono sempre ottenere solo le mansioni con cui si sentono a proprio agio, giocare sui loro punti di forza piuttosto che sulle loro debolezze vi ripagherà nel lungo periodo.

8. Investire nello sviluppo dei dipendenti.

Dipendenti più competenti equivalgono a una forza lavoro più produttiva. Per essere certi che il vostro team sia sempre pronto ad affrontare qualsiasi sfida e a stare al passo con le innovazioni del settore, investire nell'apprendimento e nello sviluppo dei dipendenti è la cosa migliore da fare.

Anche se questa sembra una soluzione costosa per alcuni imprenditori, è una pratica che sicuramente aiuterà la vostra azienda a progredire.

Corsi, seminari, workshop e programmi di mentoring aiuteranno i vostri dipendenti a crescere professionalmente, rendendoli più competenti e, di conseguenza, più efficienti e produttivi sul posto di lavoro.

9. Motivare utilizzando incentivi.

Gli incentivi sono un ottimo modo per ricompensare i dipendenti più produttivi per il lavoro ben fatto, e dimostrano a tutto il team che apprezzate il loro duro lavoro e il loro contributo.

Gli incentivi possono includere un'ampia gamma di vantaggi, dai permessi retribuiti, ai bonus e agli aumenti, fino all'organizzazione di attività di team building in cui il personale può rilassarsi e conoscersi meglio.

10. Organizzare revisioni periodiche delle prestazioni.

La programmazione di valutazioni periodiche dei dipendenti offre alla direzione preziose opportunità per fornire un feedback individuale a ogni membro del team.

Tuttavia, questi incontri sono utili anche per scoprire cosa disturba i vostri dipendenti, cosa potrebbe mancare loro sul posto di lavoro e cosa li renderebbe più motivati e spinti a impegnarsi pienamente nelle loro mansioni quotidiane.

11. Rimanete in contatto e comunicate apertamente con il vostro team.

Aumentare il coinvolgimento e le prestazioni dei dipendenti è un processo che richiede impegno e attenzione a lungo termine.

Per assicurarvi che i vostri dipendenti comprendano i loro incarichi e facciano del loro meglio per portarli a termine nel modo più efficace e tempestivo, rimanete in contatto e comunicate apertamente con il vostro team.

12. Costruzione di squadre e comunità

Un'altra cosa da tenere a mente è che la fedeltà è un motivatore efficace, anche se i membri del team non sono fedeli solo a voi.

Tenete presente che lavorare a un progetto con persone che stimano molto potrebbe mettere i vostri dipendenti nella condizione di sentirsi sotto pressione per non deludere i membri del loro team.

In questo caso particolare, la convalida dei loro colleghi è più importante di qualsiasi tipo di feedback positivo da parte vostra. È semplicemente un vantaggio di far parte di un team armonioso e ben composto.

Il raggiungimento di questo obiettivo, d'altra parte, richiede un grande sforzo da parte vostra.

• È necessario fornire al team alcune attività e opportunità di team building.
• Per questo è necessario dare al personale la possibilità di socializzare al di fuori del lavoro. Stiamo parlando di gite, feste aziendali e altre occasioni per conoscersi in un ambiente più rilassato.
• Soprattutto, dovete fare in modo che il vostro ufficio sia un ambiente in cui fare amicizia sia facile e possibile.

Essere costantemente sotto pressione e sentirsi controllati/supervisionati uccide l'atmosfera in ufficio. Assicuratevi che i membri del vostro team si sentano a proprio agio in ufficio e l'unità del team salirà alle stelle in men che non si dica.

L'ultima cosa su cui dovete concentrarvi è premiare il lavoro di squadra invece dello sforzo individuale. Pugnalare alle spalle e sminuire i colleghi per rivalità accadrà solo se si crea un ambiente in cui queste pratiche danno risultati.

I numeri sono piuttosto scioccanti, visto che il 29% ha dichiarato che sul posto di lavoro c'è qualcuno che rende la sua vita un inferno e il 14% ha affermato che più di una persona rende la sua vita infelice.

Come se non bastasse, si innesca un circolo vizioso, visto che circa il 31% dei soggetti sottoposti al test è desideroso di vendicarsi di qualcuno che gli ha fatto del male, aggravando così ulteriormente la situazione.

Premiando invece il lavoro di squadra e lodando solo i membri del personale che sono costantemente a disposizione degli altri, si creerà un ambiente favorevole alla squadra.

Tenete presente che potete aspettarvi che i vostri dipendenti si comportino continuamente in questo modo finché approverete il comportamento di pugnalata alle spalle nel vostro ufficio. In altre parole, non potete aspettarvi di premiare questo comportamento e poi stupirvi quando si impadronisce del vostro ufficio.

Conclusione

La motivazione del personale e il miglioramento delle prestazioni dei dipendenti non dovrebbero mai iniziare dopo che l'azienda ha già subito delle perdite.

Questi processi dovrebbero procedere parallelamente ad altri sforzi incentrati sul progresso e sul benessere aziendale, in quanto i dipendenti sono aspetti vitali che possono fare la differenza per un'organizzazione.

Anche se le prestazioni dei dipendenti sono difficili da misurare in modo esplicito, la vostra azienda potrà sicuramente trarre notevoli benefici dall'attuazione dei consigli forniti in questi otto suggerimenti pratici.

Per vedere risultati progressivi nelle valutazioni delle prestazioni, l'ultima cosa da considerare è che aumentare il morale dei dipendenti e migliorare le prestazioni richiede tempo.

Non basta acquistare un'attrezzatura da ufficio o fare una chiacchierata occasionale con i membri del vostro team. È necessario compiere costantemente questi gesti, in modo da far capire al vostro personale che siete seriamente interessati alle loro esigenze e ai loro desideri.

Dovreste anche ricordarvi di fare un primo passo e di far lavorare il vostro team su alcuni di questi campi.