في هذه الصفحة
سؤال حيوي يحتاج المديرون والقادة إلى طرحه على أنفسهم - هل يعرف موظفوك ما يفعلونه بشكل صحيح وخاطئ على أساس مستمر؟
تعد ملاحظات الموظفين المستمرة أمرا بالغ الأهمية لإبقاء الموظفين على المسار الصحيح ومشاركتهم. إنه يمنحهم فهما أعمق لدورهم ، وهو جزء مهم من مشاركة الموظفين. ولكن يجب تقديم التغذية الراجعة بطريقة فعالة للعمل.
خلاف ذلك ، يشبه الأمر وضع موظفيك في رحلة برية مع خريطة قديمة وبدون علامات إرشادية على طول الطريق - إنها ليست طريقة فعالة لنقلهم إلى حيث تريد منهم أن يذهبوا.
إذن كيف يبدو تقديم ملاحظات ممتازة؟ قد تتساءل ماذا تقول ، وكيف تقوله ، ومتى تقدمه.
دعونا نلقي نظرة على بعض الأمثلة الفعالة لتعليقات الموظفين ونفصل لماذا يعملون حقا على إنشاء محادثة بناءة خاصة بك.
كيفية إعطاء ردود الفعل للموظفين؟
قبل وضع خطة لكيفية سير محادثة الملاحظات المحددة، من المفيد النظر إلى إطار أساسي لتقديم تعليقات فعالة.
من خلال تأطير محادثتك بفعالية ، ستعرف أن ملاحظاتك من المرجح أن تؤثر على موظفيك بشكل إيجابي.
إطار فعال للغاية لمحادثات التغذية الراجعة هو نموذج SBI: الموقف والسلوك والتأثير. إنه يعمل بشكل جيد لكل من ردود الفعل الإيجابية والسلبية.
➡️ الموقف: صف الموقف الذي حدث فيه السلوك. هل كان ذلك في اجتماع الموظفين الأخير ، أو لقاء سريع في الكافتيريا ، أو مشروع كبير حديث؟ كن محددا في هذه الخطوة - لاحظ الوقت والمكان اللذين حدث فيهما ذلك ، خاصة إذا كنت تعطي تعليقات سلبية.
➡️ السلوك: لاحظ إجراء معينا حدث. لا تقم بهذه الخطوة حول سمة شخصية ، ولكن بدلا من ذلك ملاحظة موضوعية للسلوك.
➡️ التأثير: صف كيف أثر هذا السلوك في هذه الحالة على شخص آخر أو مجموعة من الأشخاص أو الشركة. تتعلق هذه الخطوة بتوضيح سبب كون السلوك مشكلة حقيقية - أو كيف يؤثر بشكل إيجابي.
الآن بعد أن تعرفت على الإطار العام لكيفية تقديم ملاحظات للموظفين ، دعنا نلقي نظرة على بعض الأمثلة الحقيقية لتعليقات الموظفين!
أمثلة على ملاحظات الموظفين الإيجابية والسلبية
قد تكون قائمة ببعض الأمثلة الإيجابية الرائعة لتعليقات الموظفين هي القطعة المفقودة التي تبحث عنها لزيادة عملية مراجعة أداء الموظف الحالية حقا.
إذا كنت تجد صعوبة في تأطير ملاحظاتك بأفضل طريقة ممكنة، فإليك بعض الأمثلة الإيجابية من جانبنا:
أمثلة إيجابية على 😊 ملاحظات الموظفين
"عمل رائع في إكمال مشروع XYZ." > الوضع
"مهاراتك الممتازة في إدارة المشاريع ونظام التنظيم أبقت كل شيء يسير بسلاسة." > Behavior
"لقد ساعدنا ذلك في الوصول إلى جميع المواعيد النهائية حتى تتمكن الشركة من إطلاق منتجنا الجديد في الموعد المحدد في الوقت المناسب لفترة مبيعات مهمة." > Impact
دعونا نكون حقيقيين - إعطاء ردود فعل إيجابية هو دائما أكثر متعة من ردود الفعل السلبية. ولكن هذا لا يعني أنه يجب عليك تخطي إطار SBI.
تساعد المحادثة النموذجية أعلاه الموظف على معرفة سبب مساهمة مهاراته وعمله الجاد في جهد مهم للشركة.
بدلا من مجرد قول "عمل رائع ، شكرا!" ستحصل على المزيد من النتائج في المستقبل إذا أخبرت الموظفين بالضبط بما قاموا به بشكل جيد حتى يتمكنوا من تكراره ولماذا كان مهما حتى يعرفوا لماذا كان عملهم موضع تقدير وأهمية.
دعونا الآن نلقي نظرة على بعض الأمثلة السلبية لتعليقات الموظفين حتى لا تؤذي مشاعر أي شخص.
أمثلة على ☹ ملاحظات الموظفين السلبية
"هل يمكنني أن أكون صريحا بشأن اجتماع الفريق أمس؟" > الوضع
"لقد لاحظت أنك تحدثت كثيرا - في بعض الأحيان تحدثت عن زملائك في الفريق عندما لم ينتهوا من التحدث." > Behavior
"هذا جعل من الصعب سماع أفكار جديدة ، وهو الغرض من الاجتماع. أعلم أن لديك الكثير من الأفكار التي أنت متحمس لمشاركتها ، وزملائك في الفريق يفعلون ذلك أيضا." > Impact
إعطاء ردود فعل سلبية فعالة هو مهارة يصعب إتقانها. إنه أمر غير مريح للجميع تقريبا ، ويحتاج معظم المديرين إلى الكثير من الممارسة قبل أن يصبحوا ماهرين حقا في تقديمها بفعالية.
ولكن هذا هو السبب الأكثر أهمية للبدء في الشعور بالراحة معه الآن.
كيفية إعطاء ردود فعل سلبية؟
من الطبيعي أن تشعر بعدم الارتياح قليلا عند التفكير في تقديم ملاحظات حول شيء غير ممتع - فأنت تريد أن يشعر موظفوك بالسعادة والدعم في العمل.
ولكن على المدى الطويل، فإن عدم السماح للموظفين بمعرفة متى يجب إيقاف شيء ما أو تعديله في سلوكهم هو أكثر لطفا من السماح لهم بالاستمرار في المسار الخاطئ.
فكر في الأمر على أنه نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) الذي يصححك تلقائيا وغير حكمي في رحلتك على الطريق عندما تتحول إلى المكان الخطأ.
فيما يلي بعض نقاط ملاحظات الموظفين والنصائح لإجراء محادثات ملاحظات سلبية أكثر فعالية:
➡️التزم بعبارات I. بدلا من إخبار الموظف ، "لقد أزعجتني" ، حاول أن تقود ، "شعرت بالضيق عندما حدث هذا السلوك". إنها طريقة لجعل الموظفين يشعرون بأنهم أقل دفاعية ، مما يساعدهم على الاستماع بدلا من القفز للدفاع عن أنفسهم.
➡️وضح أهدافك. ما الذي تتطلع إلى تحقيقه في هذه المحادثة؟ إن معرفة ما تريد القيام به في المحادثة سيساعدك على أن تكون أكثر مباشرة ووضوحا.
➡️القيادة مع التعاطف. تريد أن يعرف موظفك أنك تفهم أن هذه محادثة صعبة - من الصعب سماعها عندما لا تؤدي أو تتصرف في أفضل حالاتك. إن ملاحظة أن الدخول وتذكيرهم بأنك تفعل ذلك لأنك تهتم بحياتهم المهنية وبهم كشخص يجعل صراحتك تشعر بأنها أكثر لطفا.
➡️تجنب "شطيرة ردود الفعل". هذا هو المكان الذي تقدم فيه ردود فعل سلبية بين مجاملتين إيجابيتين. في حين أن هذا يبدو لطيفا ، إلا أنه مربك في الواقع. بعد كل شيء ، يعتقد الموظف الآن أنهم يفعلون الأشياء بشكل جيد - مجاملتان معا! ويميل الناس إلى الاحتفاظ بالقطعة الأخيرة بشكل أفضل ، لذلك تضيع رسالة التحسين. الصدق والمباشرة هي طرق أفضل للذهاب.
تأطير أمثلة الملاحظات الخاصة بك
الآن بعد أن رأيت بعض الطرق لتقديم التعليقات ، فكر في محادثة قادمة تحتاج إلى إجراؤها مع موظف.
يمكن أن يساعدك كتابة بداية المحادثة ونهايتها على الشعور بالقلق من تقديم التعليقات أو أن تكون مديرا جديدا.
دليل مثل هذا من SHRM مفيد لمحادثات التعليقات السلبية.
فيما يلي نموذج لتدفق المحادثة لمحادثة الملاحظات التالية - كيفية بدء التغيير وإنهائه والتأثير فيه.
- ابدأ بالاعتراف بالغرض من المحادثة حتى يعرف الموظفون ما يمكن توقعه.
- انتقل إلى إطار SBI ، والذي يمكنك تحديده مسبقا.
- الآن حان الوقت للاستماع إلى ما يقوله موظفك - هل لديهم أسئلة أو مخاوف حول ما قلته للتو؟
- وأخيرا، اشكرهم على الاستماع واعترف بأن هذا قد يكون من الصعب أو غير المريح سماعه، وأخبرهم أنك هنا لدعمهم.
الوضوح والمباشرة هما حقا ألطف طريقة للتعامل مع الموضوعات الصعبة عندما تكون مخففة بالتعاطف.
خلاف ذلك ، قد يشعر الموظفون بعدم الاستقرار وعدم التأكد من الخطأ (أو الصواب!) حتى لو كانوا يعرفون أن بعض التعليقات قادمة.
إنه شعور كان لدينا جميعا - لسنا متأكدين من أن منعطفنا الأخير في الرحلة البرية كان صحيحا ، لكننا لا نستطيع رؤية أي علامات أو معالم تخبرنا ما إذا كنا على الطريق الصحيح أو تساعدنا في معرفة كيفية العودة إلى الطريق بالطريقة الصحيحة.
نشعر بالضياع وعدم الاستقرار ، ونريد اتجاها واضحا ورحيما لإيجاد طريقنا مرة أخرى.
متى يجب تقديم ملاحظاتك؟
عندما تفكر في محادثات التعليقات مع الموظفين ، قد ترتكب الخطأ الشائع المتمثل في التفكير في مراجعة أدائهم السنوية كافية.
ولكن على الرغم من أن مراجعات الأداء هي بالتأكيد وقت حرج لإجراء محادثات بناءة مع الموظفين ، إلا أن هذه لا ينبغي أن تكون المرة الوحيدة التي يسمعون فيها تعليقاتهم. ومن الناحية المثالية ، لا ينبغي أن تكون مراجعة أدائهم مفاجأة كبيرة.
لماذا؟ لأنه إذا مر الموظف بعام كامل معتقدا أنه يقوم بعمل جيد ، ثم أسقطت مجموعة من التعليقات السلبية عليه دفعة واحدة ، فسيشعر بالخجل والإرهاق.
وهذا يعني أنه كان لديك موظف في مكانه لمدة عام يؤدي أداء أقل من معاييرك ، على حساب الشركة وزملائها في الفريق ، دون إجراء محاولة حقيقية لإجراء تغييرات. إذا كانوا لا يعرفون أنهم يحققون أداء سيئا ، فكيف يمكنهم التكيف مع التحسن؟
من الناحية المثالية ، يجب أن تكون التعليقات متكررة ومستمرة. هذا ينطبق على كل من ردود الفعل الإيجابية والسلبية ، بالمناسبة.
كيف يمكنك جعل الملاحظات المنتظمة سهلة؟ بسيط - من خلال جدولة عمليات تسجيل الوصول المنتظمة مع مرؤوسيك المباشرين.
هذا له العديد من الفوائد الأخرى ، مثل زيادة اتصالك بهم والتعرف على أي مشاكل أو نقاط شائكة عند ظهورها.
ولكنه يمنحك أيضا مكانا سهلا لتقديم تعزيز إيجابي أو تصحيح المشكلات عند ظهورها قبل أن تترسخ في عادات سلبية.
الأمر يشبه النظر إلى خريطة في رحلتك على الطريق - إذا نظرت إليها فقط كل ساعة ، فيمكنك الابتعاد أكثر فأكثر عن وجهتك دون معرفة ذلك.
لكن التحقق كل بضع دقائق للتأكد من أنك لا تزال تسير في الطريق الصحيح ، حتى لو فاتتك منعطف أو دورين ، يعني أنه يمكنك البقاء متجها في الاتجاه الصحيح والوصول إلى المكان الذي تريد الذهاب إليه.
كيف ستجعل منصة ملاحظات الموظفين الأمور سهلة
الاستثمار في منصة ملاحظات الموظفين مثل Empuls سيضفي الطابع الرسمي على عملية التغذية الراجعة في مؤسستك ويضمن أن العملية برمتها أكثر تنظيما وفعالية - مع بناء ثقافة التغذية الراجعة.
مع وجود منصة تكنولوجية ، يمكنك إنشاء بيئة في الوقت الفعلي مع اتصال مفتوح مستمر بين صاحب العمل والموظفين.
كلما شعر الموظفون براحة أكبر حول مشاركة التعليقات ، سيكون التطوير التنظيمي العام أفضل.
الوجبات السريعة الرئيسية
إن تقديم ملاحظات متكررة ومتعاطفة وفعالة ليس بالأمر السهل. ولكن مع الممارسة وبعض الإرشادات البسيطة ، يمكنك تعلم القيام بذلك بطريقة تحقق النتائج وتحافظ على مشاركة الموظفين وعلى الطريق الصحيح.
تقدم ملاحظاتك للموظفين دليلا وتصحيحا للمسار أثناء تنقلهم في مسارهم الوظيفي - لذا تأكد من القيام بذلك بالطريقة الصحيحة ، وستنجح كلاكما.
