30 مثالاً على ملاحظات الموظفين للمحادثات الإيجابية والبناءة

سؤال حيوي يجب أن يطرحه كل مدير: هل يعرف موظفوك ما الذي يفعلونه بشكل صحيح وأين يحتاجون إلى التحسين بشكل مستمر؟ تُعد التغذية الراجعة المنتظمة ضرورية لإبقاء الموظفين على المسار الصحيح، ومشاركتهم، ومواءمتهم مع أهداف الشركة. فهي تزودهم بفهم أعمق لدورهم، وهو عامل رئيسي في زيادة رضا الموظفين وأدائهم.

ومع ذلك، تكون التغذية الراجعة فعالة فقط عندما يتم تقديمها بالطريقة الصحيحة. فبدون التنظيم، يكون الأمر أشبه بإرسال الموظفين في رحلة على الطريق مع خريطة قديمة وبدون علامات إرشادية - فهو يخلق الارتباك والإحباط وعدم الكفاءة. يكمن المفتاح في تحقيق التوازن الصحيح بين التقييم الإيجابي ملاحظات الموظفين الإيجابية التي تعزز السلوكيات الجيدة وأمثلة ملاحظات الموظفين السلبية التي توجه التحسينات الضرورية.

إذن، كيف تبدو التغذية الراجعة الفعالة؟ قد تتساءل ماذا تقول، وكيف، ومتى تقدم هذه الملاحظات. في هذه المدونة، سنستكشف في هذه المدونة أمثلة على ملاحظات الموظفين، ونوضح سبب نجاحها وكيف يمكنك استخدامها لإنشاء محادثات بناءة ومؤثرة مع فريقك.

أطر عمل لتقديم ملاحظات فعالة للموظفين

التغذية الراجعة ضرورية لنمو الموظفين، ولكن كيفية تقديمها تحدد فعاليتها. يضمن النهج المنظم أن تكون التغذية الراجعة واضحة وبناءة وقابلة للتنفيذ. هناك نموذجان معترف بهما على نطاق واسع لتقديم التغذية الراجعة - نموذج الموقف-السلوك-التأثير (SBI) ونموذج ماكينزي للتغذية الراجعة - يساعدانالمدراء على إيصال التغذية الراجعة لتقليل الدفاعية وزيادة التحسين إلى أقصى حد.

ويضمن استخدام هذين الإطارين أن تكون الملاحظات مستندة إلى الحقائق، وتتجنب الافتراضات، وتركز على السلوكيات بدلاً من السمات الشخصية. دعونا نستكشف كلا النموذجين بالتفصيل.

1. نموذج SBI: الموقف-السلوك-التأثير-الموقف-التأثير

يعد نموذج SBI أحد أكثر أطر التغذية الراجعة استخدامًا في المؤسسات الكبرى. وهو يساعد المدراء على تقديم الملاحظات الإيجابية والبناءة على حد سواء من خلال التركيز على ثلاثة عناصر رئيسية:

• الموقف: حدد متى وأين حدث السلوك. إن توفير السياق يساعد المتلقي على تذكر الحدث وفهم الملاحظات في الإطار المرجعي الصحيح. وبدلاً من العبارات الغامضة، حدد لحظة معينة، مثل عرض تقديمي لمشروع حديث أو اجتماع للفريق.
• السلوك: وصف السلوك المرصود بوضوح دون إصدار أحكام شخصية. الهدف هو التركيز على الحقائق بدلاً من الافتراضات أو التفسيرات. على سبيل المثال، بدلًا من قول "لقد كنت مهملًا"، قل: "لقد أغفلت بعض نقاط البيانات الرئيسية في تقريرك".
• التأثير: اشرح كيف أثر السلوك على الفريق أو المشروع أو المؤسسة. وهذا يعزز سبب أهمية الملاحظات ويوفر الدافع للتغيير أو التعزيز.

✅ مثال على التغذية الراجعة الإيجابية باستخدام نموذج الهيئة الفرعية للتنفيذ:

"في اجتماع يوم الاثنين مع العميل (س)، قدمت الاقتراح المنقح بثقة وعالجت جميع المخاوف بوضوح (ب). ونتيجة لذلك، أصبح العميل الآن أكثر ثقة بشأن زيادة استثماره معنا (ط). عمل رائع!"

✅ مثال على التغذية الراجعة البناءة باستخدام نموذج الهيئة الفرعية للتنفيذ:

"خلال جلسة العصف الذهني بالأمس (س)، قاطعت أحد الزملاء عدة مرات أثناء مشاركته لأفكاره (ب). جعل هذا الأمر من الصعب عليه المساهمة بشكل كامل في المناقشة (I). من الآن فصاعدًا، دعونا نضمن حصول الجميع على فرصة للتحدث."

يضمن هذا النهج أن تكون الملاحظات محددة، ويتجنب التهجم الشخصي، ويسهل على الموظفين فهمها والتصرف بناءً عليها.

2. نموذج ماكينزي للتغذية الراجعة (نموذج X-Y-Z)

يعتبر نموذج ماكنزي للتغذية الراجعة، والمعروف أيضًا باسم نموذج X-Y-Z، إطار عمل فعال آخر مصمم لجعل التغذية الراجعة قائمة على الحقائق وقابلة للتنفيذ. وهو يتبع هذا الهيكل البسيط:

• X (ماذا حدث): صف الإجراء أو الحدث المحدد الذي حدث.
• Y (تأثير السلوك): شرح كيفية تأثير السلوك على الآخرين أو على نتيجة الموقف.
• ض (التغيير أو التحسين المتوقع): تقديم توجيهات واضحة حول ما ينبغي القيام به بشكل مختلف في المستقبل.

✅ مثال على التغذية الراجعة باستخدام نموذج ماكينزي:

"يوم الجمعة الماضي، عندما وصلت متأخرًا إلى اجتماع فريقنا الأسبوعي (X)، تسبب ذلك في إحباطنا لأننا اضطررنا إلى الإسراع في جدول الأعمال، مما أدى إلى تفويت نقاط المناقشة (Y). من الآن فصاعدًا، يُرجى إبلاغنا مسبقًا إذا كنت تتوقع التأخير حتى نتمكن من تعديل جدول الأعمال وفقًا لذلك (Z)."

يساعد هذا النموذج على منع سوء الفهم من خلال التركيز على الأفعال التي يمكن ملاحظتها بدلاً من الآراء الشخصية. كما أنه يوفر خطوة تالية واضحة، مما يسهل على الموظفين تنفيذ الملاحظات.

لماذا تستخدم أطر التغذية الراجعة هذه؟

يضمن كل من نموذج الهيئة الفرعية للتنفيذ ونموذج ماكينزي للتغذية الراجعة أن تكون التغذية الراجعة منظمة وغير قضائية وقائمة على الحقائق. وإليك سبب نجاحهما:

• يقلل من النزعة الدفاعية: من غير المرجح أن يأخذ الموظفون الملاحظات بشكل شخصي عندما يتم تأطيرها حول سلوكيات محددة وتأثيرها.
• يشجع المناقشات البناءة: تصبح التعليقات محادثة ثنائية الاتجاه، مما يسمح للموظفين بالتفكير والرد دون الشعور بالهجوم.
• توفير توقعات واضحة: يفهم الموظفون بدقة ما يجب عليهم الاستمرار في القيام به أو تحسينه.

من خلال اعتماد هذه الأطر المنظمة للتغذية الراجعة، يمكن للمدراء خلق ثقافة في مكان العمل لا يخشى فيها المديرون من التغذية الراجعة بل يتبنونها كأداة للنمو. وسواء كانت هذه النماذج تعزز السلوكيات الإيجابية أو توجه التحسينات، فإن هذه النماذج تساعد في جعل كل محادثة تقييمية أكثر فعالية وتأثيرًا.

والآن بعد أن تعرفت على كيفية تقديم الملاحظات للموظفين، دعنا نلقي نظرة على بعض الأمثلة الصادقة لملاحظات الموظفين!

نماذج استبيانات الموظفين الجاهزة للاستخدام للحصول على رؤى فورية

وفّر الوقت واحصل على الملاحظات الصحيحة مع نماذج استبيانات الموظفين من Empuls. اختر من بين مجموعة متنوعة من الاستبيانات المصممة مسبقاً لقياس المشاركة والرضا وثقافة مكان العمل - وهي قابلة للتخصيص حسب احتياجات مؤسستك.

حمّل الآن

20 أمثلة إيجابية لملاحظات الموظفين

فيما يلي 20 مثالاً على ملاحظات الموظفين الإيجابية

1. موظف يضطلع بمسؤولية جسيمة بتفانٍ شديد

يحتاج الموظفون الجدد بشكل عام إلى تدريب للتأقلم مع البيئة المؤسسية الجديدة. ويجب على أعضاء الفريق المكلفين بإجراء تلك البرامج التدريبية التعامل مع العديد من المشكلات من مختلف الأفراد. ولذلك، فإنهم يستحقون ردود فعل إيجابية.

✅ لتقديرهم، يمكنك الثناء عليهم: "لقد تحملت مسؤولية كبيرة من أجل الفريق وساعدت في تدريب زملائنا الجدد بمنتهى التفاني والالتزام. أقدر بصدق جهودك الإضافية لمساعدة الموظفين الجدد على الاستقرار بسرعة."

2. تعامل الموظف مع موقف معقد ووجد حلولا للنزاعات

أثناء التعاون في مشروع ما، يمكن أن يتصادم زملاء الفريق في كثير من الأحيان بسبب اختلاف أساليبهم، مما يؤدي إلى حدوث تناقضات. ومع ذلك، إذا أخذ الموظفون زمام المبادرة لتجاوز جميع النزاعات وإيجاد حلول عملية للحفاظ على سير العمل، فإنهم يستحقون ردود فعل إيجابية.

✅ في هذه الحالة، يمكنك أن تقول: "إنني أقدر بصدق جهودكم في معالجة الخلافات وإيجاد حلول مقبولة لجميع الأعضاء المعنيين وأصحاب المصلحة. نحن نعترف بأن الأمر لم يكن سهلاً، ومع ذلك فقد تعاملتم معه بشكل جيد. عمل رائع!

3. الموظف المثقل بعمل إضافي

يمكن أن تكون هناك أوقات يكون فيها نقص في الموارد، وبسبب ذلك، لا يكون أمام العديد من الموظفين المتاحين خيار سوى القيام بعمل إضافي. وبمرور الوقت، يمكن أن يؤدي ذلك إلى إصابة بعضهم بالإجهاد الشديد وفي النهاية اللجوء إلى الاستقالة الهادئة.

✅في هذه الحالة، يمكنك أن تقول: "أنا على دراية بمدى الجهد الذي بذلتموه خلال الأسبوعين الماضيين، وأنا أقدر بصدق جهودكم. سيعود عملك إلى جدوله الطبيعي قريبًا، وستحصل على تعويض عادل عن عملك الإضافي. واصلوا عملكم الجيد!"

4. الموظف الذي مر عمله الشاق دون أن يلاحظه أحد

يعمل عدد قليل من الموظفين في مؤسستك دائما بلا كلل لتحقيق أفضل النتائج. إنهم يقدمون باستمرار عملا عالي الجودة بغض النظر عن أي شيء ، ولكن في بعض الأحيان لا يلاحظهم أحد.

✅ في هذه الحالة، يمكنك أن تقول: "أنا أقدر أنك لا تفوت المواعيد النهائية أبدًا وتساعد باستمرار في الحفاظ على سير الأمور بالنسبة لنا. أنت تبتهج بعملك لأن ذلك ينعكس في جودة مخرجاتك في كل مرة. نحن نقدر حقًا وجودك كجزء من فريقنا."

5. موظف يتجاوز قدرته على تحقيق الأهداف

نظرًا للمواعيد النهائية الصارمة، غالبًا ما يترك الموظفون أطباقهم مثقلة بالعمل. ويستدعي الأمر بالفعل التقدير إذا تجاوز الموظفون قدرتهم المعتادة على إنجاز النواتج في الوقت المحدد أو قبله.

✅ في هذه الحالة، يمكنك أن تقول: "أدرك أنه تم تكليفك مؤخرًا بالعمل على بعض الأعمال الإضافية. لقد تمكنت من تسليمها في الوقت المحدد لتلبية أهدافنا الأسبوعية، وهو ما أدرك أنه قد يكون صعبًا نظرًا للمواعيد النهائية الصارمة. خالص الشكر على تفانيك غير المنقطع.

6. شعور الموظف بعدم التقدير لجهوده الصادقة

في بعض الأحيان ، يمكن للموظفين المجتهدين أن يهبطوا أيضا في أماكن صعبة حيث يشعرون بعدم الأهمية أو عدم التقدير لجهودهم. تحتاج إلى تقديم ملاحظات إيجابية لمساعدتهم على الخروج من هذه الفخاخ العقلية.

✅ في هذه الحالة، يمكنك القول: "على مدار الأسابيع القليلة الماضية، لم تكتفِ بتنفيذ المهام التي تم تكليفك بها بفعالية فحسب، بل ساهمت أيضًا بشكل كبير في نجاح المشروع الأخير لفريقنا. نشكرك على تقديمك مثالاً رائعًا لزملائك الآخرين في الفريق. أحسنت صنعًا!"

7. تجاوز الموظف توقعاتك

قد يستغرق البحث عن أي استراتيجيات محددة متعلقة بالمشروع والعثور على الاستراتيجيات المناسبة وقتا طويلا. إذا تجاوز زميلك في الفريق توقعاتك وتوصل إلى استراتيجيات متعددة مثيرة للاهتمام حتى تتمكن من اتخاذ قرارات عمل أفضل ، فلا تخجل من التصفيق له بتعليقات إيجابية.

✅ في هذه الحالة، يمكنك القول: "إن إخلاصك وتفانيك في هذا المشروع جدير بالثناء. لقد قمت بعمل رائع في البحث والتوصل إلى استراتيجيات فعالة في هذه الفترة القصيرة. شكرًا لك على التزامك بالأهداف المشتركة لفريقنا."

8. قام موظف بمبادرة رئيسية للفريق بأكمله

في هذه الأيام ، يفقد نصف عالم الشركات فرصا لبناء علاقات اجتماعية. يجد الموظفون صعوبة في فهم زملائهم في الفريق بسبب نقص التواصل المناسب. هذا هو نتيجة دمج إعدادات العمل المختلطة وعن بعد بعد طفرة جائحة COVID-19.

إذا أخذ زميل في الفريق زمام المبادرة لإعداد جلسات اجتماعية افتراضية حيث يحصل الموظفون على منصة لبناء علاقات قوية ، فإن ذلك يستدعي ردود فعل إيجابية كبيرة.

✅في هذه الحالة، يمكنك القول: "كان العديد من الموظفين يشعرون بالخوف من تفويت الفرصة لعدم وجود فرص كافية للتفاعل والتواصل مع زملاء العمل. ومع ذلك، ساعد إعداد جلسات التواصل الاجتماعي الافتراضية بشكل كبير في تعزيز العلاقات الشخصية بين أعضاء الفريق. شكراً لك على إحداث هذا التأثير الكبير وتقريب فريقنا من بعضه البعض أكثر من أي وقت مضى."

9. بذل الموظف قصارى جهده باستمرار لتحقيق الأهداف التنظيمية

إذا لاحظت أن موظفك كان يحقق باستمرار جميع أهدافه في الوقت المحدد ، فهذا يستحق حقا بعض التقدير. ردود الفعل الإيجابية منك ستعزز هذا الشعور بالإنجاز.

✅ لتكريمهم، يمكنك أن تقول: "لقد لاحظت أنك خلال الأسابيع القليلة الماضية، حققت جميع أهدافك في المواعيد النهائية أو قبلها. بالنسبة لجميع زملائك الآخرين في الفريق، يعد هذا بمثابة مثال ممتاز. إن مهاراتك الإدارية وقدرتك على إدراك حدودك مع بذل المزيد من الجهد تثبت أنك ستكون عضوًا قيّمًا في فريقنا لفترة طويلة."

10. ساعدك موظف في إنقاذ شركتك من إهدار موارد إضافية

لنفترض أن أحد الموظفين توصل إلى حلول عملية لحل مشكلة كان من الممكن أن تضر بشركتك. أثبتت الحلول نجاحها ووفرت لشركتك الوقت والمال.

✅ في هذه الحالة، يمكنك القول: "نحن نقدر بصدق تصرفكم السريع في إيجاد حل لهذه المشكلة. لقد جنّبنا استعدادكم للتعامل مع المواقف المحفوفة بالمخاطر وإصدار أحكام سريعة من كارثة كبيرة. أنا سعيد بوجودك معنا!".

11. يأخذ الموظف زمام المبادرة للحفاظ على تواصل الموظف

تحتاج كل شركة ناجحة إلى موظفين ماهرين في التواصل. كما أن تعزيز العلاقات الفعالة بين الموظفين يمكن أن يحفزهم على الأداء بشكل أفضل. التواصل الفعال بين الموظفين هي إحدى المهارات التي يستفيد منها الموظفون ذوو الأداء العالي.

✅ عندما تلاحظ أن موظفك يأخذ زمام المبادرة، يمكنك أن تقول: "أقدّر لك كيف أبقيتني على اطلاع دائم بتقدم المهام هذا الأسبوع. لقد قللت كثيرًا من الوقت الذي كان عليّ أن أقضيه في التواصل والتنسيق مع أصحاب المصلحة في المشروع. إن إنتاجيتك ومهاراتك في التواصل مثيرة للإعجاب."

12. فاجأك موظف بمثابرته

في بعض الأحيان ينتهي الأمر بالموظفين بمفاجأتك من خلال إظهار مهارات استثنائية في العمل. يساعدك على توجيههم للوصول إلى إمكاناتهم وتقديم نتائج أفضل لمؤسستك.

✅ في هذه الحالة، يمكنك القول: "إن الأهداف التي أنجزتها هذا الشهر تجعلني فخورًا حقًا. لقد أظهرت مهاراتك الفريدة من نوعها بمثابرتك ومثابرتك ولم تفقد الحافز أبدًا. أقدر كل الوقت والجهد الذي بذلته لتحقيق أهدافك."

13. تبين أن الموظف الذي ليس لديه خبرة سابقة يتعلم بسرعة

يجب على المرء ألا يقلل من شأن المبتدئين. من يدري ، قد يكونون متعلمين بسرعة ويعملون بتفان دون أن يفقدوا أهداف فريقهم. إذا كان لديك مثل هؤلاء الموظفين في فريقك ، فامنحهم ملاحظات إيجابية لرفع معنوياتهم.

✅ في هذه الحالة، يمكنك القول: "على الرغم من أنك لم تكن لديك أي خبرة قبل الانضمام إلينا، إلا أنك اتضح أنك سريع التعلم وأدرت العمل المخصص لك بتفانٍ. نظرًا للتدفق المستمر للمعلومات الجديدة، قد يكون من الصعب تحقيق ذلك في الأيام الأولى. ولهذا السبب نحن جميعاً سعداء بانضمامك إلينا."

14. ساعدك موظف في التغلب على حاجز الطريق

ليس من الممكن دائما أن تتدفق الأشياء بشكل مثالي في العمل ، وقد تضطر إلى التعامل مع التحديات المعقدة. إذا كان زميلك في الفريق يساعدك في ابتكار حل من خلال تنفيذ استراتيجيات إبداعية لحل المشكلات ، فإنه يستدعي ردود فعل إيجابية.

✅ للمساعدة، يمكنك طمأنتهم بقولك "لقد قمت بعمل ممتاز في اكتشاف كيفية الحفاظ على تقدمنا إلى الأمام بتفكيرك الإبداعي. لقد أنقذت الحل الذي قدمته هذا المشروع في الوقت المناسب؛ لذلك، أنا ممتن لوجودك كجزء من فريقنا. أشكرك على الحفاظ على موقفك الإيجابي طوال العملية."

15. أظهر الموظف صفات قيادية

من الممكن أن تغرق في الكثير من العمل وتفوت اجتماعا مهما. ومع ذلك ، إذا تقدم أحد أعضاء الفريق المسؤول لملء مكانك ، فامنحه ربتة على ظهره لاتخاذ مثل هذه المبادرة على الفور.

✅ في هذه الحالة، يمكنك أن تقول: "أقدر تطوعك لقيادة اجتماعنا اليوم. لقد أثبت قدرتك على تحمل مسؤوليات القيادة وتعزيز التعاون المثمر بين موظفينا. لقد علمت أن مهاراتك الفعالة في التواصل جعلت الجميع يشعرون بأن صوتهم مسموع، وهو أمر رائع للغاية."

16. اختار الموظف التعاطف على القدرة التنافسية

حياة الشركات تجعلك قادرا على المنافسة. في بعض الأحيان ، بدلا من المضي قدما وتحقيق هذه الترقية ، نفعل أي شيء للتفوق على زملائنا. إذا واجهت موقفا يثبت فيه أحد موظفيك أنه يستحق الترقية ولكنه يختار بدلا من ذلك مساعدة أعضاء فريقهم الآخرين على تحقيق أهداف فريقهم المشتركة ، فإنهم يستحقون التقدير.

✅ في هذه الحالة، يمكنك أن تقول: "أحد الأشياء التي تعجبني فيك هو أنك تحاول إيجاد طرق لمساعدة الناس. على سبيل المثال، لقد لاحظت الأسبوع الماضي كيف قضيت بعضًا من وقتك في مساعدة أحد أعضاء فريقك في إنهاء عرضه التقديمي بسرعة. بالنسبة لبقية أعضاء الفريق، أنت مصدر إلهام حقيقي."

17. تعلم الموظف مهارة جديدة لتلبية المتطلبات المتغيرة

على سبيل المثال ، يسعى أحد موظفيك بجد لتحسين المهارات لمواكبة متطلبات السوق المتغيرة. من المهم دعم الموظفين الذين يحاولون تحسين أنفسهم.

✅ في هذه الحالة، يمكنك القول: "هذه المهارة الجديدة التي تعلمتها ليست شيئًا يمكن للجميع تعلمه أو سيهتم الجميع بتعلمه. ومع ذلك، فإن تفانيك وجهدك في البحث عن طرق جديدة للتحسين أمر مثير للإعجاب. أنا متشوق لرؤية كيف ستفيدك هذه المهارة الجديدة خلال الأشهر القليلة القادمة أنت والشركة على حد سواء."

18. حصل الموظف على العديد من تقييمات العملاء الإيجابية

لنفترض أن موظفك تلقى تقييمات إيجابية من العملاء متتالية بسبب سلوكه الجيد وتفانيه وموقفه في حل المشكلات.

✅ هنا، يمكنك أن تقول "لقد قرأت كل التعليقات التي تركها عملاؤك هذا الشهر لك. لقد ذهبت إلى أبعد الحدود لضمان حصول العملاء على تجربة إيجابية. نحن فخورون بك. استمروا في عملكم الممتاز."

19. الموظف يكدح بجد لمواكبة التغييرات التنظيمية المستمرة

لنفترض أن هناك تغييرا في الإدارة أو عمليات العمل ، وأن التكيف مع مثل هذه التغييرات بسرعة ليس بالأمر السهل بالنسبة للكثيرين. خلال هذا الانتقال ، سيكون أفضل مسار للعمل هو مساعدة موظفيك من خلال تقديم ملاحظات إيجابية حول سلوكهم.

✅ في هذه الحالة، يمكنك القول: "أنا على دراية بمدى الإجهاد الذي أصاب الجميع خلال الأسابيع القليلة الماضية. ومع ذلك، فقد تعاملت مع الوضع الجديد بنضج ورباطة جأش. كان لسلوكك تأثير إيجابي على أعضاء فريقك أيضًا. أشكرك على دعمك المستمر."

20. حصل الموظف على ترقية إلى دور أكبر

على سبيل المثال ، قمت بترقية أحد أعضاء الفريق مؤخرا إلى دور أكبر. لقد تولوا مهام جديدة ويجب إخبارهم ما إذا كانوا يبررون منصبهم الجديد من خلال القيام بعمل جيد. إذا كان لديهم ، يجب أن تقدم لهم ردود فعل إيجابية دون تأخير.

✅ في هذه الحالة، يمكنك القول: نعتقد أن تعيينك في هذا المنصب الجديد كان أفضل قرار. لقد قمت بعمل ممتاز في حل مشكلاتنا المتعلقة بالمبيعات وكسب ثقتنا في قدراتك. واصلوا العمل الجيد!

الآن بعد أن عرفنا بعض المواقف التي يمكنك فيها تقديم ملاحظات إيجابية لموظفيك وما يجب قوله بالضبط ، دعنا نتعلم بعض الفوائد المباشرة لذلك.

عزز مؤسستك بثقافة التغذية الراجعة

أنشئ مكان عمل تُقدَّر فيه الملاحظات والمقترحات وتكون قابلة للتنفيذ وتحفز النمو. عزِّز المحادثات المفتوحة، وتعرَّف على آراء الموظفين، وعزِّز مشاركتهم بالاستراتيجيات الصحيحة.

شاهد كيف تعمل

كيفية إعطاء ردود فعل سلبية؟

من الطبيعي أن تشعر بقليل من عدم الارتياح عند التفكير في تقديم ملاحظات حول شيء غير سار - فأنت تريد أن يشعر موظفوك بالسعادة والدعم في العمل.

ولكن على المدى الطويل، فإن عدم السماح للموظفين بمعرفة متى يجب إيقاف شيء ما أو تعديله في سلوكهم هو أكثر لطفا من السماح لهم بالاستمرار في المسار الخاطئ.

فكر في الأمر على أنه نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) الذي يصححك تلقائيا وغير حكمي في رحلتك على الطريق عندما تتحول إلى المكان الخطأ.

فيما يلي بعض نقاط ملاحظات الموظفين والنصائح لإجراء محادثات ملاحظات سلبية أكثر فعالية:

• ➡️Stick إلى عبارات "أنا". بدلاً من أن تقول للموظف: "لقد أغضبتني"، حاول أن تبدأ بـ "لقد شعرت بالضيق عندما حدث هذا السلوك". إنها طريقة تجعل الموظفين يشعرون بأنهم أقل دفاعية، مما يساعدهم على الاستماع بدلاً من القفز للدفاع عن أنفسهم.
• ➡️Clarify أهدافك. ما الذي تتطلع إلى تحقيقه في هذه المحادثة؟ ستساعدك معرفة ما تريد تحقيقه من خلال الدخول في المحادثة على أن تكون أكثر مباشرة ووضوحاً.
• ➡️Lead بالتعاطف. تريد أن يعرف موظفك أنك تتفهم أن هذه محادثة صعبة - من الصعب سماعها عندما لا يكون أداؤك أو سلوكك في أفضل حالاته. مع الإشارة إلى أن دخولك وتذكيرك له بأنك تفعل ذلك لأنك تهتم بحياته المهنية وبشخصه كشخص يجعل صراحتك أكثر لطفاً.
• ➡️Avoid "شطيرة التغذية الراجعة." هذا هو المكان الذي تقدم فيه ملاحظات سلبية بين مديحين إيجابيين. وعلى الرغم من أن ذلك يبدو لطيفًا، إلا أنه أمر مربك. ففي نهاية المطاف، يعتقد الموظف أنه يقوم بالأمور بشكل جيد - إطراءان معًا! ويميل الناس إلى الاحتفاظ بالجزء الأخير بشكل أفضل، وبالتالي تضيع رسالة التحسين. الصراحة والمباشرة هما أفضل طريقة للمضي قدمًا.

أمثلة على الملاحظات السلبية للموظفين

إن تقديم الملاحظات السلبية بطريقة بناءة أمر ضروري لنمو الموظفين وتطورهم. عندما يتم صياغتها بشكل صحيح، فإنها تساعد الموظفين على فهم التوقعات وتحديد مجالات التحسين واتخاذ خطوات قابلة للتنفيذ نحو النجاح. وبدلاً من تثبيط العزيمة، فإن الملاحظات المنظمة بشكل جيد تعزز التعلم وتعزز الأداء. فيما يلي عشرة أمثلة للتغذية الراجعة السلبية البناءة مع مواقف واضحة لضمان الوضوح والفعالية.

1. عدم الالتزام بالمواعيد النهائية يؤثر على سير عمل الفريق

كثيراً ما يفوت الموظف المواعيد النهائية، مما يؤخر تقدم المشروع بشكل عام. على سبيل المثال، فشلوا في تقديم اثنين من النواتج الرئيسية في الوقت المحدد في الأسابيع الثلاثة الماضية. وقد تسبب ذلك في حدوث اضطرابات في عملية المراجعة الداخلية وأجبر الفريق على العمل في ظل ظروف ضيقة لتعويض الوقت الضائع. لم يقم الموظف بالإبلاغ عن أي تحديات مسبقًا، مما جعل من الصعب تقديم الدعم اللازم.

✅ "لقد لاحظت أنه في الأسابيع الثلاثة الماضية، فاتك موعدان نهائيان حاسمان، مما أدى إلى تأخير سير عمل الفريق. على سبيل المثال، عندما تم تقديم تقرير العميل في وقت متأخر يوم الجمعة الماضي، أدى ذلك إلى تأخير عملية المراجعة الداخلية وتسبب في عمل إضافي للآخرين. إذا كنت تتوقع حدوث أي تأخير، يرجى التواصل مسبقاً حتى نتمكن من تعديل الأمور وفقاً لذلك وإبقاء المشروع على المسار الصحيح."

2. كثرة الوصول المتأخر الذي يؤثر على اجتماعات الفريق

يصل أحد الموظفين بانتظام متأخرًا إلى الاجتماعات المقررة، مما يتسبب في تعطيل وتأخير المناقشات. وقد أصبحت هذه مشكلة متكررة، حيث وصل متأخراً ثلاث مرات على الأقل في الشهر الماضي. ونتيجة لذلك، اضطر الفريق إلى بدء الاجتماعات بدونه أو تكرار المعلومات، مما أثر على الكفاءة والإنتاجية.

✅ " لقد لاحظت أنك وصلت متأخرًا إلى اجتماعاتنا في التاسعة صباحًا ثلاث مرات على الأقل هذا الشهر. يوم الاثنين الماضي، اضطررنا للبدء بدونك، وفاتتك تحديثات مهمة للمشروع. من المهم أن نحترم وقت بعضنا البعض ونضمن حضور الجميع للمناقشات. يرجى تعديل جدولك الزمني لتكون في الوقت المحدد للمضي قدمًا."

3. سوء التواصل الذي يؤدي إلى سوء الفهم

لم يقدم أحد الموظفين تحديثات واضحة أو في الوقت المناسب، مما أدى إلى حدوث ارتباك بين الزملاء. في إحدى الحالات، فشل الموظف في إخطار الفريق بشأن طلب منقح للعميل، مما تسبب في عمل الفريق بمعلومات قديمة. أدى ذلك إلى إجراء مراجعات إضافية وتأخير إنجاز المشروع.

✅ " خلال عملية تسليم المشروع الأسبوع الماضي، لاحظت أن بعض التفاصيل الرئيسية كانت مفقودة في تحديثك للفريق. ونظرًا لعدم مشاركة طلب العميل المنقح، واصل الفريق العمل بتعليمات قديمة، مما تسبب في حدوث ارتباك وإعادة العمل. من الآن فصاعداً، يُرجى التأكد من تقديم تحديثات كاملة وفي الوقت المناسب في قنوات الاتصال الخاصة بنا حتى يظل الجميع على توافق."

4. عدم الاهتمام بالتفاصيل مما يتسبب في حدوث أخطاء

يقوم أحد الموظفين بتقديم العمل بشكل متكرر مع وجود أخطاء، مما يتطلب وقتًا إضافيًا للتصحيح. وفي إحدى الحالات الأخيرة، احتوى تقريره المالي على عدة أخطاء في الحسابات كان لا بد من تصحيحها قبل تقديمه. وقد تسبب ذلك في تأخيرات غير ضرورية وأثر على عملية اتخاذ القرار.

✅ " لقد لاحظت أخطاء متكررة في تقاريركم خلال الشهر الماضي. على سبيل المثال، احتوى الملخص المالي ليوم الثلاثاء الماضي على عدة أخطاء في الحسابات، الأمر الذي تطلب مراجعته قبل إرساله. هذه الأخطاء تبطئ العملية وتؤثر على القرارات الرئيسية. أشجعك على مراجعة عملك مرة أخرى قبل إرساله واستخدام قائمة المراجعة الداخلية الخاصة بنا لضمان الدقة."

5. السلوك السلبي الذي يؤثر على معنويات الفريق

كثيرًا ما يعبر الموظف عن إحباطه أو يرفض أفكار الآخرين أثناء المناقشات. في أحد اجتماعات الفريق الأخيرة، انتقد علناً اقتراح أحد الزملاء دون تقديم مدخلات بناءة. وقد أدى ذلك إلى تثبيط التعاون المفتوح وأثر على بيئة العمل بشكل عام.

✅ "لقد لاحظت أن لهجتك في مناقشات الفريق كانت أكثر سلبية من المعتاد. على سبيل المثال، في اجتماع يوم الخميس الماضي، عندما اقترح أحد الزملاء نهجًا جديدًا، رفضت الفكرة دون أي ملاحظات بناءة. هذا النوع من الاستجابة يمكن أن يثبط التعاون. أشجعك على مشاركة المخاوف بشكل بنّاء والمساهمة في تقديم الحلول بدلاً من الانتقادات."

6. ضعف التفاعل مع العملاء يؤثر على رضا العملاء

تلقى أحد الموظفين شكاوى من العملاء بسبب لهجة رافضة أو غير مفيدة. في إحدى الحالات، أفاد أحد العملاء أنه عندما استفسر عن التأخير، تلقى رداً قصيراً لم يعالج مخاوفه. وقد أدى ذلك إلى عدم الرضا وأثر على علاقة الشركة مع العميل.

✅ "تلقيت ملاحظات من عميل شعر بأن مخاوفه لم تتم معالجتها بشكل صحيح خلال مكالمته الأخيرة معك. لقد ذكروا أنهم عندما سألوا عن التأخير، شعروا أن الرد كان قصيرًا ورافضًا. التواصل مع العملاء هو المفتاح للحفاظ على علاقات قوية، لذا دعونا نعمل على استخدام نبرة أكثر إيجابية وتعاطفاً لضمان شعور العملاء بأنهم مسموعون ومدعومون."

7. الافتقار إلى المبادرة مما يؤدي إلى ضياع الفرص

ينجز الموظف المهام الموكلة إليه فقط ولا يتخذ خطوات استباقية لتحسين سير العمل. في مشروع حديث، عندما كان الفريق يعاني من اختناق، لم يقدم الموظفون المساعدة أو الاقتراحات، على الرغم من أن لديهم خبرة ذات صلة كان يمكن أن تساعد في حل المشكلة.

✅ " لقد لاحظت أنه على الرغم من أنك تنجز المهام الموكلة إليك بشكل جيد، إلا أنك نادرًا ما تأخذ زمام المبادرة فيما يتجاوز مسؤولياتك. في الأسبوع الماضي، عندما واجه الفريق مشكلة في الأسبوع الماضي، كانت لديك الخبرة اللازمة للمساعدة، لكنك لم تتدخل. إن كونك مبادرًا في حل المشاكل لن يحسن كفاءة الفريق فحسب، بل سيُظهر أيضًا إمكاناتك القيادية. أشجعك على مشاركة الأفكار والقيام بدور أكثر نشاطًا في مناقشات الفريق."

8. مقاومة التغذية الراجعة والنمو

موظف يرفض الملاحظات البناءة بشكل متكرر ولا يتخذ إجراءات للتحسين. في أحد العروض التقديمية الأخيرة لأحد العملاء، كرر نفس المشكلة التي تم تناولها في جلسات الملاحظات السابقة - التسرع في التفاصيل الرئيسية دون شرح كافٍ.

✅ "ناقشنا في آخر جلستي مراجعة أجريناها في آخر جلستين من جلسات المراجعة المجالات التي يمكنك تحسينها، خاصة في مهارات العرض التقديمي. ومع ذلك، خلال عرضك التقديمي للعميل يوم الجمعة الماضي، تسرعت مرة أخرى في عرض التفاصيل الرئيسية دون شرح كافٍ، مما جعل من الصعب على العميل متابعة العرض. تهدف الملاحظات إلى مساعدتك على التطور، وأود أن أرى المزيد من الجهد في تطبيق هذه الاقتراحات. دعنا نعمل معاً لضمان أن يكون عرضك التقديمي القادم أكثر فعالية."

9. مقاطعة الآخرين في الاجتماعات

يتحدث أحد الموظفين بشكل متكرر على زملائه في المناقشات، مما يجعل من الصعب على الآخرين المساهمة. في جلسة الاستراتيجية الأخيرة، قاطع الموظف عدة مرات أثناء مشاركة أعضاء الفريق لأفكارهم، مما أدى إلى إحباط المجموعة.

✅ "لقد لاحظت أنك في العديد من الاجتماعات الأخيرة، قمت بمقاطعة زملائك قبل أن ينتهوا من الحديث. على سبيل المثال، خلال جلسة الاستراتيجية يوم الاثنين، تحدثت مرتين خلال جلسة الاستراتيجية التي عُقدت يوم الاثنين، تحدثت على الآخرين مرتين بينما كانوا يعرضون أفكارهم. من المهم أن تتاح الفرصة للجميع للمساهمة، لذا أود منك أن تكون أكثر حرصًا على ترك الآخرين يكملون أفكارهم قبل إضافة مداخلاتك."

10. فوات المواعيد النهائية بسبب سوء إدارة الوقت

يعاني أحد الموظفين من صعوبة في تحديد الأولويات، مما يؤدي إلى عمل غير مكتمل أو متسرع. في أحدث مشروع، قدموا تقريرهم قبل الموعد النهائي مباشرة، لكنه كان يفتقر إلى التفاصيل الرئيسية التي كان يجب تصحيحها على عجل، مما أثر على الجودة الشاملة.

✅ " لقد لاحظت أن مهامك غالبًا ما يتم إنجازها في اللحظة الأخيرة، مما يؤثر على الجودة ويخلق ضغوطًا غير ضرورية. في الأسبوع الماضي، تم تقديم تقريرك قبل الموعد النهائي مباشرةً وكان ينقصه تفاصيل أساسية كان لا بد من إصلاحها في عجلة من أمرك. إن الإدارة الفعالة للوقت أمر بالغ الأهمية، لذا أود منك أن تخطط لعبء عملك بشكل أفضل وتخصيص وقت للمراجعات قبل التقديم."

تساعد التغذية الراجعة السلبية، عند تقديمها بشكل بنّاء، الموظفين على التحسن وتقديم أفضل أداء لهم. كما أن تقديم أمثلة واضحة، والتركيز على السلوكيات بدلاً من السمات الشخصية، وتقديم الحلول يجعل الملاحظات أكثر فعالية. يجب أن يهدف المدراء إلى خلق ثقافة التغذية الراجعة حيث يشعر الموظفون بالدعم في نموهم بدلاً من انتقادهم بسبب أخطائهم.

تأطير أمثلة الملاحظات الخاصة بك

والآن بعد أن رأيت بعض الطرق لتقديم الملاحظات فكر في محادثة قادمة تحتاج إلى إجرائها مع أحد الموظفين.

يمكن أن يساعدك كتابة بداية المحادثة ونهايتها على الشعور بالقلق من تقديم التعليقات أو أن تكون مديرا جديدا.

A دليل مثل هذا الدليل من SHRM مفيد لمحادثات الملاحظات السلبية.

فيما يلي عينة من تدفق المحادثة لمحادثة التغذية الراجعة التالية - كيف تبدأ وتنتهي وتؤثر في التغيير.

• ابدأ بالاعتراف بالغرض من المحادثة حتى يعرف الموظفون ما يمكن توقعه.
• انتقل إلى إطار عمل الهيئة الفرعية للتنفيذ، والذي يمكنك تخطيطه مسبقاً.
• حان الوقت الآن للاستماع إلى ما يقوله موظفوك - هل لديهم أسئلة أو مخاوف بشأن ما قلته للتو؟
• أخيرًا، اشكرهم على استماعهم واعترف بأن هذا الأمر ربما كان صعبًا أو غير مريح، وأخبرهم أنك هنا لدعمهم.

إن الوضوح والمباشرة هما حقًا ألطف الطرق لتناول الموضوعات الصعبة عندما يترافقان مع التعاطف.

خلاف ذلك ، قد يشعر الموظفون بعدم الاستقرار وعدم التأكد من الخطأ (أو الصواب!) حتى لو كانوا يعرفون أن بعض التعليقات قادمة.

إنه شعور كان لدينا جميعا - لسنا متأكدين من أن منعطفنا الأخير في الرحلة البرية كان صحيحا ، لكننا لا نستطيع رؤية أي علامات أو معالم تخبرنا ما إذا كنا على الطريق الصحيح أو تساعدنا في معرفة كيفية العودة إلى الطريق بالطريقة الصحيحة.

نشعر بالضياع وعدم الاستقرار ، ونريد اتجاها واضحا ورحيما لإيجاد طريقنا مرة أخرى.

متى يجب تقديم ملاحظاتك؟

يجب ألا تقتصر الملاحظات على مراجعات الأداء السنوية. فقد يؤدي الانتظار لمدة عام كامل لمعالجة أداء الموظف إلى مفاجآت وإحباط وفرص ضائعة للتحسين. إذا كان الموظفون يعتقدون أن أداءهم جيد ولكنهم يتلقون انتقادات غير متوقعة أثناء المراجعة، فقد يؤدي ذلك إلى الإضرار بمعنوياتهم وإرباكهم.

أفضل وقت لتقديم الملاحظات هو بانتظام وفي الوقت المناسب. يجب أن يتلقى الموظفون مدخلات مستمرة على مدار العام، سواء كانت ثناءً على العمل الجيد أو ملاحظات بناءة لمساعدتهم على التحسن. تتيح التغذية الراجعة في الوقت المناسب للموظفين إجراء تعديلات قبل أن تتحول المشاكل البسيطة إلى مشاكل كبيرة. كما يضمن أيضًا الاعتراف بالمساهمات الإيجابية عند حدوثها، مما يعزز السلوكيات الصحيحة.

لخلق ثقافة التغذية الراجعة المستمرة، يجب على المديرين دمجها في التفاعلات اليومية، أو المراجعات الأسبوعية، أو استخلاص المعلومات عن المشاريع. يساعد هذا النهج الموظفين على البقاء على المسار الصحيح، ويزيل المفاجآت، ويعزز بيئة العمل حيث يكون النمو والتواصل أولوية.

حان الوقت لبناء ثقافة ردود فعل إيجابية في مؤسستك!

ثقافة ثقافة التغذية الراجعة القوية لا تحدث بالصدفة، بل تُبنى بالنية والثقة والأدوات المناسبة. عندما تتدفق الملاحظات بصراحة، يشعر الموظفون بالتقدير، وترتفع نسبة المشاركة ويتحسن الأداء. وسواء أكان التقدير في الوقت الحقيقي، أو الرؤى البناءة، أو الملاحظات القيادية، فإن تعزيز ثقافة تشجع على تقديم الملاحظات يؤدي إلى النجاح على المدى الطويل.

خطوات لتعزيز ثقافة التغذية الراجعة الإيجابية:

✔ تشجيع المحادثات المفتوحة: اجعل التغذية الراجعة طريقًا ذا اتجاهين بين الموظفين والقيادة.

✔ تقديم تغذية راجعة مستمرة: تجاوز المراجعات السنوية من خلال تقديم تغذية راجعة منتظمة في الوقت الفعلي.

✔ الاستفادة من التكنولوجيا: استخدم أدوات مثل Empuls لجمع الملاحظات وتحليلها والتصرف بناءً عليها.

✔ الاعتراف بالملاحظات والتصرف بناءً عليها: أظهر للموظفين أن ملاحظاتهم تقود إلى تغيير حقيقي.

✔ تدريب الفرق على تقديم الملاحظات وتلقيها: التأكد من أن الملاحظات بناءة وقابلة للتنفيذ.

ابدأ في جعل التغذية الراجعة جزءًا طبيعيًا من مكان عملك اليوم!

الوجبات السريعة الرئيسية

إن تقديم ملاحظات متكررة ومتعاطفة وفعالة ليس بالأمر السهل. ولكن مع الممارسة وبعض الإرشادات البسيطة ، يمكنك تعلم القيام بذلك بطريقة تحقق النتائج وتحافظ على مشاركة الموظفين وعلى الطريق الصحيح.

تقدم ملاحظاتك للموظفين دليلا وتصحيحا للمسار أثناء تنقلهم في مسارهم الوظيفي - لذا تأكد من القيام بذلك بالطريقة الصحيحة ، وستنجح كلاكما.