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Como seres humanos, estamos predispuestos a esforzarnos por crecer y mejorar. Descuidar este aspecto puede llevarnos al estancamiento y la autocomplacencia.
Esta afirmación es especialmente cierta en el lugar de trabajo, ya que un asombroso 91% de los empleados desea una formación personalizada y pertinente. Es una clara señal de que muchos trabajadores buscan formas de mejorar su rendimiento en el trabajo.
No existe un principio único que haga que cada empleado se desarrolle mágicamente de la noche a la mañana. Pero hay varias áreas de mejora que se aplican prácticamente a todos los empleados, independientemente de su cargo o sector.
En esta entrada del blog, exploraremos nueve áreas significativas de mejora y analizaremos los pasos que puede dar para mejorar el rendimiento de sus empleados en el lugar de trabajo.
¿Por qué es importante la mejora profesional?
La mejora profesional no es sólo un objetivo, sino una necesidad. Es la clave para abrir nuevas oportunidades de crecimiento personal y promoción profesional.
Pero, ¿por qué es importante la mejora profesional? Piénselo de esta manera: al igual que un coche requiere un mantenimiento regular y combustible para seguir funcionando sin problemas, la carrera profesional de sus empleados también necesita atención y cuidado.
Sin un desarrollo continuo, los empleados corren el riesgo de quedarse rezagados en su sector. Esto no solo puede limitar sus opciones profesionales, sino también provocar agotamiento.
9 Principales áreas de mejora para los empleados
No existe una lista universal de áreas de mejora, ya que cada persona tiene áreas diferentes que pueden requerir atención. Sin embargo, la siguiente lista incluye las más comunes que se aplican a la mayoría de los empleados.
- Liderazgo
- Estructura de desglose del trabajo (EDT)
- Gestión del tiempo
- Evitar distracciones
- Priorización de tareas
- Comunicación
- Escuchar
- Resolución de conflictos
- Atención al cliente
1. Liderazgo
El liderazgo es la habilidad más importante que separa a los empleados de éxito de los que luchan por avanzar en sus carreras.
Sin embargo, el liderazgo puede ser un rasgo difícil de dominar. Los que no son líderes natos suelen tener dificultades para encontrar su lugar e incluso pueden enfrentarse a la resistencia de sus colegas.
Ahí es donde usted, como supervisor, entra en juego. Con la orientación adecuada, cualquiera puede convertirse en un auténtico líder.
Cómo ayudar a los empleados a mejorar sus dotes de liderazgo
Estos son los consejos para ayudar a un empleado a mejorar su capacidad de liderazgo:
- Fomentar la propiedad
Permita que los empleados se responsabilicen de sus tareas y proyectos. Darles autonomía para tomar decisiones y aprender de los errores fomenta el sentido de la responsabilidad y la propiedad.
- Plantar la semilla de la posibilidad
Inspirar a los empleados con una visión de lo que podría lograrse a través de su liderazgo y animarles a creer en sus capacidades para crear un cambio positivo y transformador.
Hacerles preguntas retóricas como "¿Cuál sería el resultado si pudieras cambiar el mundo con tu trabajo?" estimula su imaginación y les anima a considerar las posibilidades.
Al plantar esta semilla de posibilidad en la mente de sus empleados, es más probable que desarrollen un sentido de propósito y se esfuercen por crear liderazgo.
- Ofrecer oportunidades de liderazgo
Es una forma estupenda de que los empleados practiquen y desarrollen sus dotes de liderazgo probando un nuevo papel. Anímales a asumir funciones de liderazgo en proyectos, equipos o comités.
- Desarrollar un conjunto de herramientas de liderazgo
Identificar la etapa de liderazgo, el estilo y los puntos fuertes de un empleado puede ser tremendamente beneficioso para seguir desarrollándolo. Proporcione a sus empleados herramientas y recursos que puedan acelerar su crecimiento para convertirse en grandes líderes.
Crea seminarios y sesiones de formación en los que puedas enseñarles cómo hacerlo:
- Motivar y comunicar eficazmente
- Delegar tareas
- Controlar el flujo de trabajo
- Pensar estratégicamente
Recuerde que los líderes sin la formación y orientación adecuadas son como constructores sin herramientas: puede que sean capaces de construir algo, pero estará lejos de ser perfecto.
2. Estructura de desglose del trabajo (EDT)
La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es un enfoque de gestión de proyectos que consiste en dividir un proyecto complejo en tareas más pequeñas y manejables con plazos predefinidos.
Introducir este popular concepto en su organización puede reportarle grandes beneficios:
- Aumenta la transparencia del proyecto, lo que permite a los miembros del equipo seguir su evolución y hacer los ajustes necesarios según convenga.
- Garantiza que todo el mundo esté de acuerdo con los objetivos, el calendario y la asignación de recursos.
- Con una EDT bien estructurada, los equipos pueden identificar más fácilmente los riesgos potenciales y minimizar su impacto.
Cómo ayudar a los empleados a mejorar sus conocimientos sobre la EDT
Estos son los consejos para ayudar a un empleado a mejorar sus competencias en EDT:
- Empezar por lo básico
Antes de introducir a su equipo en conceptos más complejos de la EDT: Asegúrese de que comprenden claramente los fundamentos. Empiece explicando qué es una EDT y por qué es importante. Dé ejemplos de proyectos de éxito en los que se haya utilizado una EDT bien diseñada.
- Hacer hincapié en la claridad
Anime a su equipo a utilizar un lenguaje claro y conciso al crear estructuras EDT. Explique las estructuras difíciles de entender, que pueden dar lugar a confusiones y errores.
- Utilizar ayudas visuales
Las representaciones visuales pueden ser una forma eficaz de comunicar estructuras EDT complejas. Utilice diagramas, gráficos y otras ayudas visuales para ayudarles a comunicar sus ideas con mayor claridad.
3. 3. Gestión del tiempo
La gestión eficaz del tiempo es una de las habilidades más buscadas en la mano de obra actual. La capacidad de priorizar tareas y cumplir plazos es una baza importante en manos de los empleados.
Como empleado, a menudo puede resultar difícil gestionar el tiempo de forma eficaz. Con horarios apretados, prioridades que compiten entre sí, reuniones interminables y listas de tareas pendientes, no es de extrañar que la gestión del tiempo pueda parecer imposible.
Cómo ayudar a los empleados a mejorar su capacidad de gestión del tiempo
Estos son los consejos para ayudar a un empleado a mejorar su capacidad de gestión del tiempo:
- Bloqueo temporal
Pida a sus empleados que reserven en sus calendarios momentos específicos para el trabajo, las reuniones y los descansos. Esta estrategia les ayuda a visualizar su agenda y a priorizar su tiempo.
- Establecer expectativas y plazos claros
Asegúrese de que sus empleados entienden perfectamente las expectativas y los plazos de cada tarea que se les asigna. Esto les ayuda a seguir por el buen camino y evitar la procrastinación.
- Fomentar las pausas
Anime a sus empleados a tomarse breves descansos para recargar energía y volver a concentrarse, a fin de evitar el agotamiento y mantener la productividad a lo largo del día.
- Minimizar las reuniones
Las reuniones pueden ser una gran pérdida de tiempo. Reduzca al mínimo el número de reuniones a las que asisten y pídales que se centren en sus prioridades y objetivos.
- Técnica Pomodoro
Esta popular técnica de gestión del tiempo consiste en dividir el trabajo en intervalos de 25 minutos separados por breves descansos. Esta técnica ayudará a tus empleados a mantener la concentración y aumentar la productividad.
4. Evitar distracciones
Con el atractivo constante de las notificaciones de las redes sociales, los correos electrónicos y las llamadas telefónicas, evitar estas distracciones es cada vez más difícil. No solo nos hacen perder un tiempo precioso, sino que además nos desconcentran, lo que en última instancia puede afectar al rendimiento general de los empleados.
Cómo ayudar a los empleados a evitar distracciones
Estos son los consejos para ayudar a los empleados a evitar las distracciones.
- Crear una "zona tranquila
Designe una zona tranquila en la oficina. Este espacio debe estar libre de distracciones como teléfonos, charlas o música. Esta zona puede utilizarse para tareas que requieran un enfoque y una concentración profundos.
- Flexibilizar el horario laboral
Los niveles de productividad de cada persona varían a lo largo del día. Un horario flexible permite a los empleados trabajar cuando son más productivos. Esto puede reducir las distracciones y mejorar la calidad del trabajo.
- Fomentar hábitos saludables
Crear una cultura de vida sana puede repercutir positivamente en el rendimiento de los empleados. Hable con los miembros de su equipo sobre las ventajas de comer alimentos nutritivos y hacer ejercicio con regularidad. Un empleado sano y descansado es más productivo.
- Proporcionar herramientas para centrarse
Los auriculares con cancelación de ruido, las máquinas de ruido blanco y las aplicaciones que bloquean las redes sociales y otras distracciones pueden ayudar a los empleados a concentrarse en sus tareas. Facilitar el acceso a estas herramientas demuestra a tu equipo que valoras su productividad.
- Reconocer y abordar las distracciones personales
Cada empleado tiene sus propias distracciones. Algunos pueden tener dificultades para mantener la concentración debido a problemas personales como el estrés financiero o problemas familiares. Como directivo, es esencial reconocer estas dificultades y ofrecer apoyo para ayudar a los empleados a superarlas.
5. 5. Priorización de tareas
La priorización eficaz de las tareas es una habilidad fundamental que todo empleado debe poseer. Con muchas tareas que no pueden completarse en un plazo estipulado, priorizar se convierte en primordial para el rendimiento laboral.
Cómo ayudar a los empleados a mejorar la priorización de tareas
He aquí cómo ayudar a los empleados a mejorar el proceso de priorización de tareas.
- Utilice la regla 1-3-5
Esta regla anima a los empleados a abordar diariamente una tarea grande, tres medianas y cinco pequeñas. Esto les ayudará a centrarse en lo importante sin atascarse en tareas menores. Al utilizar un software de gestión de tareas eficaz, los equipos pueden agilizar su flujo de trabajo, priorizar las tareas y lograr una mayor productividad.
- Aplicar la técnica "Cómete la rana
"Cómete la rana" es otra técnica interesante para priorizar tareas. Mark Twain dijo: "si tu trabajo es comerte una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana. Y si tu trabajo es comerte dos ranas, es mejor que te comas primero la más grande".
Esto significa abordar tu tarea más temida al principio del día, para que no te ronde por la cabeza todo el día.
- Aplicar el principio de Pareto
Un método infalible para ayudar a sus empleados a priorizar eficazmente es utilizar el principio de Pareto. Este principio establece que el 80% de los resultados proceden del 20% de las entradas. Por lo tanto, hay que centrarse en el 20% de las tareas más críticas que producen el 80% de los resultados.
Por ejemplo, si dirige un equipo de ventas, puede pedir a los miembros del equipo que dediquen el 80% de su tiempo a la prospección y el 20% restante a realizar llamadas de ventas con los mejores clientes potenciales.
- Utilizar la matriz Eisenhower
Este marco ayuda a los empleados a clasificar las tareas en cuatro cuadrantes: urgente/importante, no urgente/importante, urgente/no importante y no urgente/no importante.
Céntrese primero en las tareas urgentes/importantes y delegue o elimine las demás.
6. Comunicación
Una comunicación abierta y clara no sólo ayuda a evitar malentendidos y conflictos, sino también a crear un entorno de trabajo positivo en el que todos se sientan escuchados y valorados.
A pesar del impacto positivo de la comunicación eficaz en la productividad, sigue siendo un área de mejora para muchos empleados. De hecho, según una encuesta realizada por Fierce, el 86 % de los empleados y directivos creen que la comunicación ineficaz es la razón subyacente de los fracasos en el lugar de trabajo.
Cómo ayudar a los empleados a mejorar sus habilidades de comunicación
Estos son los consejos para ayudar a los empleados a mejorar sus habilidades de comunicación.
- Fomentar un entorno seguro para la retroalimentación
La retroalimentación es esencial para el crecimiento, pero puede ser difícil de recibir. Fomentar un entorno seguro en el que los empleados se sientan cómodos dando y recibiendo opiniones puede ayudar a mejorar la comunicación. Esto significa ser abierto, honesto y respetuoso a la hora de dar feedback y crear una cultura de confianza y transparencia.
- Reconocer el poder de la comunicación no verbal
La comunicación no son sólo palabras. Haga que su equipo sea consciente de su comunicación no verbal, como el lenguaje corporal, el tono de voz y las expresiones faciales. Esto puede ayudar a garantizar que su mensaje coincide con el tono que pretenden transmitir.
- Utilizar ejercicios de role-playing
Al poner a los empleados en situaciones hipotéticas, pueden practicar la comunicación eficaz en un entorno seguro y constructivo. Esto ayuda a generar confianza y permite recibir comentarios constructivos de los demás.
7. Escuchar
Como dijo una vez Stephen Covey: "La mayoría de la gente no escucha con la intención de entender, escucha con la intención de responder".
Por lo tanto, como directivos, debemos ayudar a nuestros empleados a desarrollar una cultura de escucha activa, que conduzca a un entorno de trabajo más satisfactorio.
Escuchar es una habilidad útil infravalorada en cualquier entorno laboral. Puedes transmitir y recibir con eficacia información importante y establecer relaciones más sólidas si te implicas al máximo con compañeros y clientes.
En pocas palabras, cuanto mejor escuche, más informadas estarán sus decisiones y su comunicación.
Sin embargo, la escucha activa requiere algo más que simplemente sentarse en silencio y escuchar lo que alguien dice. Puede tomar varias medidas prácticas para mejorar la capacidad de escucha de los empleados.
Cómo ayudar a los empleados a mejorar su capacidad de escucha
Estos son los consejos para ayudar a los empleados a mejorar su capacidad de escucha.
- Utilizar la analogía del árbol
Al igual que un árbol necesita raíces fuertes para crecer, los empleados necesitan una base sólida de capacidad de escucha para comunicarse con eficacia. Anime a sus empleados a centrarse en construir una base sólida escuchando activamente y buscando la comprensión antes de responder.
- Formular preguntas abiertas
Cuando dé instrucciones, evite hacer preguntas de sí o no. En su lugar, formule preguntas abiertas que obliguen a sus empleados a pensar más profundamente y responder con más detalle. Esto no solo fomenta una mejor comunicación, sino que también ayuda a crear una cultura de colaboración y resolución de problemas.
- Ejercicios de escucha activa
Ofrezca a sus empleados la oportunidad de practicar su capacidad de escucha. Por ejemplo, puede organizar un ejercicio de escucha en el que un empleado hable de un tema durante un tiempo determinado y los demás tengan que resumir lo que han oído. De este modo, pueden mejorar la capacidad de escucha, la confianza y el trabajo en equipo.
- Escuchar en el espejo
Repita lo que le dicen sus empleados para que sepan que les está prestando atención. Esto crea comprensión y respeto mutuos, lo que es importante en un entorno de trabajo colaborativo.
- Incentivar la escucha
Considere la posibilidad de ofrecer recompensas a los empleados que demuestren una capacidad de escucha excepcional. Puede ser algo tan sencillo como una tarjeta regalo o un reconocimiento público. Al recompensar el buen comportamiento, se crea un entorno en el que se valora la capacidad de escuchar.
8. Resolución de conflictos
Los conflictos laborales cuestan a las empresas estadounidenses cerca de 359.000 millones de dólares al año. Esta asombrosa estadística subraya la importancia de las estrategias de resolución de conflictos en el lugar de trabajo.
La resolución de conflictos es una habilidad que requiere paciencia, empatía y práctica constante. Desarrollar estas habilidades lleva tiempo, pero merece la pena, ya que hace que nuestros lugares de trabajo sean más seguros, felices y productivos.
Con distintas estrategias y técnicas, puedes abordar los conflictos de forma más positiva y resolver los problemas con soluciones creativas que lleven a resultados beneficiosos para todos.
Cómo ayudar a los empleados a mejorar su capacidad de resolución de conflictos
He aquí cómo ayudar a los empleados a mejorar su capacidad de resolución de conflictos.
- Centrarse en el problema más que en las personas
Al abordar conflictos, es esencial centrarse en el problema en cuestión y no en las personas implicadas. Evita entrar en el terreno personal, atacar la personalidad de los empleados o hacerles sentir que se les ataca.
- Abordar los problemas de frente
Es esencial abordar los problemas de forma proactiva. Evitarlos sólo retrasa el proceso de resolución de conflictos y hace que todos los implicados se sientan frustrados o resentidos. En lugar de eso, aborda directamente el problema y asegúrate de que la comunicación es continua y transparente.
- Hacer hincapié en la inteligencia emocional
La inteligencia emocional es fundamental a la hora de afrontar conflictos. Anime a sus empleados a comprender sus emociones y cómo influyen en su comportamiento. La empatía, la autoconciencia y la regulación emocional son componentes esenciales de la inteligencia emocional.
9. 9. Atención al cliente
El servicio de atención al cliente puede forjar o destruir la reputación y el éxito de una empresa. Como directivo, es su responsabilidad formar a su equipo para que ofrezca un excelente servicio al cliente mediante tecnologías actualizadas de centros de llamadas.
Curiosamente, las habilidades de atención al cliente también son vitales cuando se trabaja con compañeros. Los empleados pueden mejorar sus relaciones laborales y el trabajo en equipo mostrando un comportamiento cortés y profesional.
Cómo ayudar a los empleados a mejorar su capacidad de atención al cliente
He aquí cómo ayudar a los empleados a mejorar sus habilidades de atención al cliente.
- "La estrategia de la "regla 5/10
Salude a los clientes a los cinco segundos de su llegada y reconózcalos a menos de tres metros de su presencia. Acostúmbrese a saludar a los clientes con una sonrisa y entable una conversación trivial para establecer una buena relación. Los clientes aprecian sentirse bienvenidos y valorados.
- Crear personas de clientes
Ayude a su equipo a desarrollar la empatía con los clientes creando personajes ficticios. De este modo, los empleados comprenderán mejor a su público objetivo. Incluso puede hacerlo divertido dando a cada personaje un nombre y una historia de fondo.
- Invertir en tecnología
La tecnología puede ser una herramienta valiosa para ayudar a sus empleados a proporcionar un gran servicio al cliente. Crear un portal de clientes, invertir en chatbots, IA y otras soluciones digitales puede agilizar todos los procesos y liberar a sus empleados para que se centren en problemas más complejos de los clientes.
¿Cómo identificar las áreas de mejora que les faltan a los empleados?
Intente conocer a fondo a cada empleado. Esto puede hacerse mediante una comunicación abierta, reuniones individuales, tutorías y evaluaciones del rendimiento.
Este conocimiento más profundo le ayudará a identificar las áreas en las que un empleado podría tener dificultades y en las que podría necesitar orientación adicional para mejorar.
Haz a tus empleados preguntas como
- "¿En qué áreas se siente menos seguro?".
- "¿Hay ciertas tareas o asignaciones que se te resisten constantemente?".
- "¿Cree que algunas áreas requieren formación o apoyo adicionales?".
Si siguen teniendo dificultades para identificar las áreas en las que tienen carencias, considere la posibilidad de buscar un mentor o entrenador que pueda orientarles y ayudarles a desarrollar un plan de mejora personalizado.
Recuerde que identificar y abordar las áreas susceptibles de mejora no es un signo de debilidad, sino de un empleado comprometido y ambicioso que siempre se esfuerza por dar lo mejor de sí mismo.
Última palabra
Invertir en desarrollo profesional es una sabia elección para cualquier organización que desee mejorar el rendimiento de sus empleados. La organización y sus empleados cosecharán innumerables beneficios ofreciendo a los trabajadores oportunidades de aprender y desarrollarse.
Recuerde que el desarrollo profesional es un viaje continuo, no un destino en sí mismo. No es sólo un área de mejora en la que los empleados deban trabajar, sino un proceso continuo de autorreflexión y aprendizaje.
Adopte medidas para mejorar el rendimiento de sus empleados en el lugar de trabajo y vea cómo repercute positivamente en su cuenta de resultados.
