La receta perfecta para el programa de sugerencias de los empleados: De la caja a la sala de juntas

¿Cuántas veces cae en tus manos una idea millonaria?

Si echas un vistazo al buzón de sugerencias de tu lugar de trabajo, lo más probable es que una de cada cuatro ideas te ahorre mucho dinero o te reporte suculentos dividendos.

Un programa de sugerencias de los empleados ha sido históricamente la piedra angular de ideas que han impulsado las ventas, reducido costes, revolucionado productos y servicios y hecho ganar miles de millones a las empresas.

Cuando el buzón de sugerencias era una tendencia como lo es hoy Slack, supuso un ahorro de hasta 300 millones de dólares, y aunque esto parece una buena cifra, el buzón de sugerencias de toda la vida está prácticamente muerto.

Pero en la actualidad, el quid de este concepto sigue siendo el mismo, y estos ejemplos de programas de sugerencias para empleados aportan ideas brillantes para las empresas a través de reseñas en línea instantáneas, comentarios digitales anónimos y mecanismos de sugerencias automatizados.

Mientras que el buzón de sugerencias puede estar descansando bien en sus días de caballo y calesa (o en las salas de descanso de algunas organizaciones), el poder de una amplia sugerencia de los empleados para el crecimiento de la empresa está sin explotar para muchos.

En unos minutos, vamos a aprender sobre:

1. ➡ ¿Por qué fracasan los buzones de sugerencias convencionales?
2. ➡ ¿Cómo elaborar uno inmaculado con ejemplos de programas de sugerencias para empleados?

Por una receta perfecta directamente en su manual del empleado.

¿Por qué fracasan los buzones de sugerencias convencionales?

Todos hemos visto esas pandoras de madera en las oficinas del DMV y en nuestro lugar de trabajo, y si lo primero que pensaste fue "¿qué hay de malo en tener un buzón de sugerencias y empujar a la gente a deslizar las sugerencias dentro?", aquí te explicamos por qué las sugerencias convencionales y abiertas de los empleados para el crecimiento de la empresa fracasan en tiempos en los que los mecanismos de retroalimentación cristalina son la clave:

1. Carecían de propiedad

Un empleado productivo ha metido una idea millonaria en tu buzón de sugerencias para reducir el desorden en las operaciones y aumentar la productividad. ¿Y ahora qué?

Aparte de una lectura mensual de las sugerencias directamente del buzón y de una palmadita en la espalda por dar esa misma sugerencia, los buzones de sugerencias carecen de apropiación por parte de las personas que pueden hacer que las cosas sucedan, es decir, el nivel superior.

Esto desanima automáticamente a los empleados a proponer ideas. Además, eran discretas y sin nombre, lo que es un enfoque pesimista de la lluvia de ideas.

2. No hubo seguimiento

Las grandes ideas no se ponen en práctica simplemente leyendo en voz alta. Un plan de acción decide su destino y todo se reduce a si los directivos están interesados en hacer realidad algo fuera de lo común o simplemente creen en hacer sus tareas diarias y marcharse a casa.

La ausencia de seguimiento es la razón por la que surge como afirmación "¿qué sentido tiene mi sugerencia?", lo que lleva a...

3. Ninguna reacción

Los buzones de sugerencias vacíos no significan que su equipo se haya quedado sin ideas, sino simplemente que no están lo suficientemente motivados como para poner a trabajar su cerebro. Aunque los directivos recompensan cada sugerencia productiva y demás, no identifican estos buzones de sugerencias.

4 Hay una forma más inteligente

Con casi todas las industrias digitalizadas hasta un punto avanzado, los mecanismos de retroalimentación y las sugerencias de los empleados para el crecimiento de la empresa pueden gestionarse ahora fácilmente.

Ya no se trata de escribir las ideas en hojas de papel para los ojos del jefe, sino de presentarlas donde toda la organización pueda echar un vistazo a la idea y someterla al escáner de la crítica constructiva.

Cinco pasos para crear el programa perfecto de sugerencias para empleados

Un programa estandarizado de sugerencias de los empleados da lugar a un alto grado de transparencia, mayores niveles de compromiso de los empleados y una plantilla motivada que está dispuesta a llenar esa pandora con sugerencias sorprendentes y viables.

He aquí los pasos que debe seguir para poner en marcha su programa de sugerencias para empleados, desde las cajas hasta la sala de juntas.

1. Convencer a la dirección de su utilidad

No son sólo las sugerencias las que motivan a un empleado, sino el espíritu que hay detrás de ellas. Cuando se hacen partícipes a los empleados de sus valiosas aportaciones -independientemente del nivel del que procedan-, se genera un sentimiento de pertenencia que conlleva un aumento de más del 50% en el rendimiento laboral. Al mismo tiempo que compromete a los empleados y reduce la rotación, supone un enorme ahorro para cualquier organización. Por si fuera poco, los sistemas de sugerencias de los empleados son un referente de buenas prácticas en el hemisferio empresarial.

Las sugerencias de los empleados suelen llegar de forma sutil e incluso los más extrovertidos optan por no abordar su idea acercándose a sus superiores por el bien de su viabilidad y del FOMO. Al vender esta idea a la dirección, esas ideas obtienen una plataforma abierta para hablar por sí mismas. Cómo resulten es otra historia.

2. Establecer un plan de acción integral

Un programa de sugerencias de empleados productivo funciona cuando un equipo interfuncional faculta a su columna vertebral para poner en práctica las sugerencias que recibe.

Al establecer una cadena de mando que incluya a un miembro clave de cada flujo, por ejemplo, finanzas, RRHH, marketing, operaciones de desarrollo, etc., todo el mundo está en la misma onda a la hora de poner en práctica una sugerencia productiva.

Estas nuevas perspectivas a menudo vienen acompañadas de un enfoque literalmente fuera de lo común, por lo que las personas que llevan esas sugerencias a la sala de máquinas deben ser lo suficientemente progresistas como para asumir el riesgo. Suele ocurrir que a la mayoría de los que aportan sugerencias se les asigna un papel clave en el proyecto que trabaja por la sugerencia, lo que supone una recompensa intrínseca como ninguna otra. Un plan de acción exhaustivo hace que esto sea cristalino.

3. Ejecutar las sugerencias a través de una estructura

Los buzones de sugerencias y las plataformas de sugerencias en línea reciben todo tipo de aportaciones -horas felices, almuerzos de los viernes, cotilleos y demás-, pero esto no hace más que entorpecer la productividad.

Es entonces cuando hay que establecer directrices sobre los buzones de sugerencias y para qué sirven.

He aquí algunos pasos hacia el éxito que seguramente harán aflorar las sugerencias correctas, por no hablar de filtrar las nefastas:

• ➡Establecer límites para las sugerencias: La mayoría de las organizaciones mantienen abiertas las sugerencias para aumentar la productividad en el lugar de trabajo, mejorar la calidad de los productos/servicios ofrecidos, mejorar los procesos, ahorrar costes e innovar.
• ‍Proceso de presentacióny revisión: Los programas de sugerencias de los empleados no deben ser anónimos. Las sugerencias pueden presentarse en una plataforma pública como Empuls grupo de brainstorming, y se someterán al escrutinio público. Sin embargo, en caso de que el número de empleados sea elevado, el equipo de sugerencias puede tomar una decisión sobre cuáles presentar a las masas.
• Haga que los presentadores vendan su idea: Las sugerencias deben partir de la premisa de que solicitan un impacto potencial en el quehacer de la organización y deben estar respaldadas por un análisis cuantitativo y por cómo su impacto agitará los resultados en el futuro. Al igual que en Shark Tank, un gran pitch puede convertir cualquier sugerencia en una hoja de ruta detallada.
• Designa a un campeón de la silla alta: Un directivo con enorme experiencia puede ayudar a mover montañas y ayudar a los jóvenes a superar todos los obstáculos que se presenten en el camino.

4. Incentivarlo con una pizca de recompensas y reconocimiento

Grita a los cuatro vientos que el programa de sugerencias de los empleados ya está en marcha. Aunque se puede obligar a los jefes a presentar un par de sugerencias en las reuniones mensuales de sus equipos, una sesión abierta de intercambio de ideas es una maravilla.

Esto puede incentivarse con recompensas y reconocimientos en los que los empleados con las sugerencias adecuadas reciban bonificaciones en metálico, ascensos e incluso encabezar el proyecto.

Con una plataforma como Empulslas sugerencias pueden ser elogiadas y alabadas en público y los destinatarios tienen Empuls puntos para demostrar su contribución, que pueden canjearse en un amplio catálogo.

Para comprobar si funciona o no, el equipo puede realizar una encuesta para conocer la opinión general de los empleados sobre el programa de sugerencias. Las recompensas y el reconocimiento lo animan, ya que la gente ve la zanahoria y las estacas colgando delante de ellos.

Y sí, las cajas físicas tampoco muerden si se colocan alrededor del espacio de trabajo.

5. Aplicación y seguimiento del programa de sugerencias

Ya se trate del habitual concurso de ideas del mes o de una reunión quincenal para intercambiar ideas sobre los planes publicados en la plataforma, todas las sugerencias productivas deben ir seguidas de un astuto debate con los jefes de equipo inmediatos para definir su viabilidad.

Si le parece bien, el equipo del programa de sugerencias para empleados puede organizar una presentación en la que se expongan las mejores ideas con aportaciones y planes.

Recuerde: por cada idea, ofrezca una recompensa positiva para incentivar a sus grupos de reflexión a dar lo mejor de sí mismos. Aplica las mejores sugerencias y verás cómo sus objetivos se ponen en marcha.

Sin embargo, no es posible que todas las sugerencias tengan éxito, pero pondrían en marcha el motor del crecimiento y la innovación en tu lugar de trabajo.

Póngalo en marcha con un software de recompensa y reconocimiento de empleados

Lo entendemos, recoger las sugerencias de los empleados no es nada fácil, pero ¿con una plataforma que mantenga a la gente motivada y abierta a compartir las aportaciones?

Eso es lo que hace que los fluidos fluyan. Empuls es el software perfecto para recompensar y reconocer a los empleados. Realice encuestas anónimas, recopile opiniones al aire libre o simplemente conecte y colabore con sus compañeros.

Llene los buzones de sugerencias.

Un programa de sugerencias de los empleados se convierte en un soplo ejemplar de aire fresco en el sistema de la organización. Con un enfoque sistematizado, esos chitos del buzón de sugerencias pueden llegar a las salas de juntas y al torrente sanguíneo diario.

¿Te preguntas qué plataforma utilizar para compartir las ideas de tu programa de sugerencias para empleados? Pruebe Empuls: una única plataforma de comunicación para colaborar en los grandes éxitos.