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¿Quién iba a pensar que un pequeño virus cambiaría el mundo por completo y que los procesos empresariales de persona a persona y las reuniones cara a cara se convertirían en digitales en cuestión de unos pocos meses? Incluso ahora, cuando la situación ha vuelto a la normalidad, las reuniones en persona parecen cosa del pasado.

Las presentaciones en línea o virtuales ya han encontrado su lugar en nuestro día a día profesional. En un escenario así, no sería erróneo afirmar que las presentaciones a distancia son la nueva normalidad.

Hacer una presentación detrás de la pantalla del ordenador puede parecer fácil, pero tiene sus desventajas: las dificultades técnicas y un público distraído son las principales. Pero no se preocupe. Si sigues algunas de las mejores prácticas y consejos que recogemos en esta entrada del blog, podrás salir airoso de la situación. Sigue leyendo.

Consejos previos a la presentación

Aquí tienes 12 buenas prácticas para hacer una presentación a distancia con confianza.

1. Determinar los objetivos de la presentación

"Si no sabes lo que quieres conseguir con tu presentación, tu público nunca lo sabrá". - Harvey Diamond

¿Cuál es el resultado que quiere conseguir con su presentación? Encontrar la respuesta adecuada a esta pregunta le ayudará a elaborar una presentación realmente valiosa que merezca el tiempo del público.

Presentar una nueva idea de negocio a los inversores para recaudar fondos, dar a conocer a los clientes una nueva función añadida a un producto existente, informar a los empleados sobre una nueva tecnología, etc.: su presentación debe tener un propósito u objetivo relevante. Este objetivo le proporcionará una hoja de ruta para estructurar mejor su presentación.

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Consejo El objetivo es la columna vertebral de su presentación. Por lo tanto, debe ser claro, conciso y específico.

2. Elegir una buena plantilla

Una vez que haya determinado el objetivo de su presentación, lo siguiente es elegir la plantilla que mejor se adapte a su propósito. Las plantillas de diapositivas prediseñadas con funciones 100% editables le ayudan a ahorrar tiempo, mejorar la marca corporativa y dar coherencia a sus diapositivas.

Además del objetivo, también hay que tener en cuenta la audiencia y el contenido antes de elegir una plantilla. Por ejemplo, si quieres presentar los resultados de tu campaña de marketing a los ejecutivos de la empresa, prefiere una plantilla minimalista y de aspecto profesional con mucho espacio para tablas y gráficos. Por el contrario, si quieres educar a tus alumnos, elige una plantilla colorida y animada que les divierta aprendiendo.

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Consejo Invierta en una plantilla que le ofrezca facilidad de edición, acceso de por vida y que esté libre de problemas de derechos de autor.

3. Incorporar gráficos de alta calidad

Los gráficos pixelados complementan la información textual y le facilitan la comunicación eficaz de su mensaje. Sin embargo, es importante utilizar gráficos relevantes que apoyen visualmente la presentación en lugar de arruinarla. Por ejemplo, si quiere mostrar la evolución y las tendencias a lo largo del tiempo, utilice gráficos de líneas. Pero los gráficos de líneas no funcionarán si quieres mostrar distribuciones de frecuencias. En este caso tendrás que utilizar histogramas.

Evite sobrecargar sus diapositivas con gráficos y no los incorpore sólo por decorar su presentación. Utiliza gráficos solo si aportan valor añadido a tu contenido.

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Consejo Asegúrate de elegir sólo imágenes e infografías de alta resolución para tu presentación. Le ayudará a escalar estos elementos visuales para que se adapten a cualquier tamaño de pantalla sin afectar al pixelado. Utiliza una herramienta de ampliación de imágenes si es necesario.

4. Elija la plataforma de alojamiento adecuada

La plataforma de alojamiento que elijas desempeña un papel indispensable en el éxito de tu presentación virtual. Con un montón de plataformas de alojamiento disponibles, como Webex, Zoom, Google Meet y GoToWebinar, es bastante difícil encontrar la mejor para tu presentación. Aquí tienes algunos consejos que te facilitarán el trabajo...

  • La plataforma de alojamiento debe tener todas las características necesarias y la capacidad de gestionar el ancho de banda y el tráfico para ofrecer su presentación sin problemas.
  • Debe ser compatible con el software de presentación que utilices.
  • Debe estar completamente protegido para garantizar que su presentación y los datos de la audiencia estén a salvo de accesos no autorizados.
  • Debe tener funciones de análisis que le ayuden a seguir la participación del público y medir el éxito de su presentación.
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Consejo - Antes de elegir la plataforma de alojamiento, compare sus características y precios con los de otras plataformas disponibles. Decídete por una plataforma solo si crees que merece la pena cada céntimo que gastes.

5. Reserve tiempo para una sesión de preguntas y respuestas

Mantener el interés del público es uno de los mayores retos de las presentaciones virtuales. Una forma de mantener al público activo durante toda la presentación es pedirle que plantee preguntas.

Dedicar un tiempo a la sesión de preguntas y respuestas puede reportarle muchos beneficios: puede interactuar con el público, aportar información adicional que no se haya tratado en las diapositivas, responder a cualquier duda que puedan tener y hacerse una idea de la sinceridad con la que le han escuchado.

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Consejo Puede sacar el máximo partido de su sesión de preguntas y respuestas haciendo una lista de posibles preguntas y preparando las respuestas. Así podrá responder mejor y mostrarse como un experto en la materia.

6. Comprobar los ajustes del fondo y de la cámara

Una pila de carpetas o de ropa sucia o el niño que juega de fondo pueden costar la atención de su público, retratándole como un orador poco profesional. Por lo tanto, para evitar este tipo de situaciones, debe elegir proactivamente un entorno con un fondo neutro y libre de cualquier desorden o distracción. Si es posible, elige un lugar con luz natural, ya que puede marcar una gran diferencia.

Compruebe previamente el ángulo de la cámara y asegúrese de que está colocada a la altura de sus ojos para establecer un contacto visual adecuado con el público.

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Consejo - Para asegurarte de que la configuración del ángulo de la cámara, la iluminación y el fondo son correctos, puedes hacer una prueba con un colega o amigo.

7. Ocultar marcadores y pestañas irrelevantes de forma proactiva

Si tu presentación requiere compartir la pantalla con el público, cierra todas las aplicaciones, pestañas y ventanas irrelevantes. Además, apaga o silencia Slack/email/calendario u otras notificaciones y oculta los marcadores para conseguir toda la atención de tu audiencia.

Para ofrecer una mejor experiencia y minimizar las posibilidades de hacer clic accidentalmente en la pestaña equivocada, utilice una ventana independiente del navegador para realizar su presentación virtual.

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Consejo Si tu programa de presentaciones ofrece la función "Modo Presentación", aprovéchala al máximo.

8. Ensayar bien

Practicar y ensayar puede ayudarle a descubrir sus puntos débiles, a prepararse para los problemas técnicos y a mejorar sus gestos y su lenguaje corporal. También le ayudará a dominar la gestión del tiempo y a concluir su presentación en el tiempo previsto. Practicar con antelación le hará sentirse más cómodo y seguro en su gran día.

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Consejo Puedes pedir a un amigo o compañero que grabe tu sesión de práctica. Después, puedes ver la grabación para identificar las lagunas y trabajar en ellas para mejorar la entrega final.

Consejos a seguir durante la presentación

Aquí tienes algunos consejos que debes recordar a lo largo de tu presentación.

9. Variar el tono y la modulación

La calidad tonal de su voz puede hacer que su presentación virtual sea un éxito o un fracaso. Por muy bueno que sea su contenido y muy estructuradas que estén sus diapositivas, nada le ayudará si no consigue variar su tono y modulación con eficacia. Por tanto, no hable ni muy rápido ni muy despacio.

Utilice la inflexión (es decir, la variación del tono de su voz) para crear emoción, suspense o dramatismo en su relato y transmitir urgencia, entusiasmo o importancia de los puntos clave. No olvide hacer pausas para romper la monotonía de un flujo continuo de palabras y dar tiempo al público para asimilar la información presentada.

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Consejo - Mantenga la velocidad media de la conversación entre 120 y 150 palabras por minuto. Sin embargo, según el tema y el contenido de tu presentación, puedes variar el ritmo.

10. Presta atención a tu lenguaje corporal y a tus gestos

Los gestos y el lenguaje corporal importan mucho en las presentaciones virtuales, ya que lo que comunicamos se expresa y transmite más a través de las expresiones faciales y el lenguaje corporal que de las propias palabras que pronunciamos.

He aquí algunos consejos

  • No te inclines hacia la cámara ni sobre el escritorio; siéntate erguido.
  • Evite tocarse el pelo o la cara, ya que le hará parecer poco preparado y nervioso.
  • En lugar de mirar aquí y allá, mira a la cámara.
  • Para que el ambiente sea constructivo y positivo, salude a los asistentes con una sonrisa.
  • Evite mirar fijamente, bostezar, fruncir el ceño o cualquier otra expresión facial hostil.

11. Ser inclusivo

Puede elegir la función de traducción del software y evitar el uso de jerga o palabras complicadas para que su contenido sea accesible a miembros de la audiencia de diferentes lenguas maternas y niveles de aprendizaje. Dirígete a los miembros de la audiencia con sus nombres respectivos para añadir un toque personal.

También puedes grabar tu presentación y compartirla con el público. Puede ser útil para miembros de la audiencia con discapacidades cognitivas, que pueden repasar la presentación grabada en cualquier momento, reducir la velocidad y entender segmentos concretos.

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Consejo Si incluye un elemento de inclusividad en sus presentaciones virtuales, conseguirá que su público se sienta valorado. Así que no pase por alto este aspecto.

12. Silenciar los micrófonos cuando no se habla

Silenciar el micrófono cuando un miembro del público hace una pregunta es una señal de respeto hacia él. Le permite hablar sin que el ruido de fondo le distraiga o interrumpa. Además, le ayuda a escuchar y comprender sus preocupaciones con claridad.

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Consejo No dude en pedir a su público que silencie sus micrófonos cuando haga su presentación. Le ayudará a transmitir su mensaje sin distraerse, haciendo que su público entienda lo mismo que usted quiere.

Conclusión

Sin duda, esta nueva normalidad ha traído cambios inusuales en el panorama empresarial, pero al mismo tiempo ha brindado a los profesionales la oportunidad de brillar como presentadores. Así que, ¡aprovéchala al máximo!

Recuerde que cuanto más tiempo invierta en preparar y practicar su presentación, menos esfuerzo tendrá que hacer para presentarla a su público. Una presentación virtual bien preparada y realizada puede hacerte ganar puntos y ayudarte a establecerte como un orador experimentado.

Espero que este artículo te ayude a preparar bien tu próxima presentación en línea.

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