¿Cómo diseñar eficazmente el flujo de trabajo?

¿Cómo diseñar eficazmente el flujo de trabajo de sus empleados en torno a su propósito organizativo?

Cuando descubra la respuesta a esta pregunta, llegará a una intersección feliz. Una en la que el propósito global de su organización y el de sus empleados están aproximadamente orientados en la misma dirección.

Y te mereces una palmadita en la espalda ahora porque, como hemos visto, esta es la posición óptima para cualquier empresa que quiera despegar hacia el siguiente nivel. Si te has unido a nuestra narrativa de tener y compartir un propósito común, ahora es el momento de repasar.

Cuando tienes un propósito, tienes un destino. Pero te ayudaría tener también una hoja de ruta para llegar a este último. De nada sirve saber dónde quieres estar si todo lo que acabas encontrando son barricadas y baches todo el día. En todo caso, es más frustrante.

Por eso, el siguiente hito en el camino hacia el "propósito" consiste en diseñar "ecosistemas de personas" óptimos. Los procesos y protocolos ayudan a los equipos a trabajar y colaborar a través de canales "significativos". Estos canales son circuitos que no sólo realizan las tareas, sino que mantienen a los trabajadores comprometidos, productivos y felices. Porque en algún nivel, de alguna manera, resuenan con las aptitudes brutas de los trabajadores, su carácter nativo y sus manías más preciadas.

Podemos definirlo vagamente como una mezcla híbrida de varias métricas como tu:

• Cultura organizativa
• Jerarquías de las partes interesadas
• Políticas de RRHH
• Estructuras de decisión
• Flujos de trabajo

Lo hemos descrito "vagamente" tanto porque no es una ciencia exacta (ninguna propiedad que se precie debe pretender serlo, porque las mentalidades cambian), como porque es -por su propia naturaleza- un paradigma vivo y en evolución.

Toda organización necesita revisar continuamente su ecosistema de personas de vez en cuando para asegurarse de que es relevante. Si te gustan los indicadores clave de rendimiento, solo tienes que marcar una casilla una vez que se haya asentado el polvo: ¿estás ofreciendo a tus empleados un entorno en el que puedan dar lo mejor de sí mismos?

Pasemos, pues, a la gran pregunta: ¿Cómo se diseña el universo de las personas? Empiece por crear flujos de trabajo en torno a sus trabajadores y no al revés.

Diseñar eficazmente el flujo de trabajo

Comprenda cómo definir los puestos de trabajo en el contexto de sus empleados y de su propósito organizativo para alcanzar la excelencia empresarial. Siga estos pasos para diseñar el trabajo de forma eficiente:

1. Que el propósito sea central para diseñar eficientemente el flujo de trabajo

Defina sus tareas en el contexto de sus empleados y no al revés. Cuando incorporas de forma lógica las capacidades (un parámetro visceral al "propósito superior") de tus trabajadores al proceso de resolución de problemas (flujos de tareas), te das al instante una probabilidad de éxito significativamente mayor. Desglosa los conjuntos de habilidades de forma granular para construir un "banco de competencias" humano, ágil y fluido (en contraposición a las "tareas amuralladas por protocolos draconianos") que asigne el trabajo al trabajador con la correspondencia talento-tarea más cercana.

Tenga en cuenta que RRHH debe formar parte de esta estrategia. Esto significa que las políticas y normas de RRHH deben ser revisadas y reimaginadas en torno a este modelo de "pasión ante todo", no como un ejercicio paralelo en algún lugar aislado de Fort Knox.

Las tres cosas que tu nuevo y excitante "people-verse" (universo de propósitos) necesita abordar y simplificar en un momento dado son:

• Facilidad para crear objetivos
• Agilidad en la asignación de funciones
• Mantener abiertos los circuitos de comunicación y retroalimentación.

Rediseñar su forma de trabajar -lo que con toda probabilidad implicará salir de su zona de confort- es complicado, así que no se desanime si al principio se topa con un muro. Todo lo que merece la pena lleva su tiempo.

Puede que los veteranos levanten las cejas, que los puritanos empiecen a cuestionar tu cordura, pero no pasa nada (¡lo mismo le hicieron a Galileo!). Por supuesto, si has establecido una cultura de sana curiosidad e indagación -que debe ser necesariamente el primer paso en cualquier búsqueda- será mucho más fácil enfrentarse al statu quo y llegar a un consenso sobre innovaciones y revisiones más adelante.

2. Piense en el "pensamiento de diseño

Póngaselo fácil empleando los principios del Design Thinking. Desafía las convenciones y los clichés en todo momento con lógica lateral, y descubrirás que las "vías alternativas" no solo se sugieren espontáneamente, sino que empiezan a tener más sentido.

Despliegue los principios clásicos del pensamiento de diseño de principio a fin:

Recuerda que no tiene por qué ser siempre en ese orden. El último paso -las pruebas- implicará una estrecha supervisión, un perfeccionamiento en tiempo real y repeticiones ininterrumpidas hasta que consigas la receta perfecta.

3. Prueba el "tour

Probar un "Paseo por la Galería" puede añadir una buena dosis de intuición a este universo. He aquí cómo funciona el concepto en pocas palabras. En un Paseo por la Galería, se crean notas adhesivas a partir de las diversas percepciones recogidas de los empleados sobre sus objetivos, necesidades y puntos débiles (en cierto modo, cómo sería para ellos el "proceso de personal" ideal). Estas notas se cuelgan en una pared (la "Galería").

Invitamos ahora a las principales partes interesadas y a los responsables de la toma de decisiones a hacer un "recorrido" por esta Galería, garabateando los puntos y tomando nota de las perspectivas que consideran esenciales para diseñar un flujo de trabajo "orientado a los objetivos".

Los Paseos por la Galería permiten democratizar e incorporar las necesidades de todos. También descarta los prejuicios y los juicios aleatorios, sentando las bases de una estructura organizativa realmente enraizada y sincronizada con lo que importa: Las personas que la utilizarán día tras día.

Empuls groups are great tools for making this 'gallery walk' virtual and well-documented. You can create dedicated channels for these walk-throughs and ask employees to input them as channel feeds. The leadership team could use these threads to seek clarity further or discuss it. All the while, these discussions will be well documented for future reference.

Lo que acabas de conseguir es inmenso: pones al trabajador en el centro, en la cima de las cosas y al mando. De este modo, da poder a las personas, confiándoles la capacidad de tomar decisiones. Mientras tanto, usted pone su dinero (su autoridad, si lo prefiere) donde está su dinero y demuestra que su declaración de objetivos es algo más que palabras.

Se desencadena un efecto dominó que conduce a miembros más felices, a una cultura de diversidad e inclusión y a una moral elevada que impulsa la productividad de forma exponencial. Todo se multiplica, desde la participación hasta la implicación y los resultados.

4. Un flujo de trabajo con menos trabajo y más fluidez

Si ha construido con éxito este ecosistema de trabajo a medida y con propósito, lo más probable es que se base en la intención "en el momento" y el sentido común "sobre el terreno". Una matriz intuitiva, orientada a las soluciones y con capacidad de autoaprendizaje, que tiene en cuenta de forma instintiva la imprevisibilidad y los periféricos, sigue "corrigiendo el rumbo" para garantizar que las tareas se llevan a cabo de forma inteligente. En otras palabras, con el mínimo esfuerzo, tiempo y recursos. Existen increíbles herramientas de colaboración en línea que te ayudarán a conseguirlo.

Y no sólo eso. Un proceso inherentemente orgánico también suele ser transparente. Es el terreno ideal para sembrar un entorno basado en el comportamiento, en el que el esfuerzo se registra minuciosamente, la actitud se reconoce razonablemente y el rendimiento se recompensa con justicia.