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Ya sabe lo que dicen: un equipo es tan fuerte como su eslabón más débil. Por eso es importante contar con los talentos adecuados, con las habilidades adecuadas, en las funciones adecuadas y en el momento adecuado. Sólo así se puede crear una sinfonía de talento, en la que cada miembro del equipo desempeñe su papel a la perfección.
Sin embargo, sólo podrá lograr esta hazaña si cuenta con un plan de personal firme. Afortunadamente, al final de este artículo, comprenderá los detalles de la planificación de la plantilla, desde qué es la planificación de la plantilla hasta cómo puede elaborar una para su empresa.
Vamos a sumergirnos.
¿Qué es la planificación de efectivos?
La planificación de la plantilla implica una serie de análisis y previsiones para garantizar que su empresa cuenta con el personal, la experiencia y los conocimientos adecuados. Esta planificación puede llevarse a cabo utilizando un software de gestión de personal como Runn. He aquí un ejemplo.
Existen dos modelos principales de planificación del personal: la planificación estratégica del personal y la planificación operativa del personal.
Planificación estratégica de la mano de obra
Se trata de tener una visión de conjunto y de las necesidades a largo plazo de su empresa. Es un proceso de previsión de las necesidades futuras de mano de obra basado en las metas y objetivos clave de su empresa. De este modo, puede trazar un plan de juego para el futuro: incorporación de nuevos talentos, formación y retención de la plantilla actual, etc.
Planificación operativa del personal
Se trata de asegurarse de que cuenta con el personal y los conocimientos adecuados para las necesidades operativas diarias de su empresa. Imagínese lo siguiente: tiene una tienda y es temporada de vacaciones. La planificación operativa de la plantilla implica contratar a más empleados con las cualificaciones adecuadas para atender al aumento de clientes.
¿Qué es la planificación de la plantilla? En general, la planificación de la plantilla es una forma holística de gestionar su equipo y garantizar que se ajusta a sus objetivos empresariales.
Importancia de la planificación de la mano de obra
La planificación de la plantilla es necesaria por varias razones. Por un lado, le ayuda a conseguir el equilibrio adecuado en su equipo. Sin un plan, corre el riesgo de concentrar excesivamente un área de su equipo a expensas de otra. Esto conduce a un equipo desequilibrado e ineficaz. Y eso es lo que hay que evitar.
Además, la planificación de la mano de obra implica identificar las carencias de cualificaciones en su plantilla. Cuando detecte estas carencias, podrá subsanarlas sin esfuerzo. De este modo, podrá asegurarse de que su plantilla cuenta con las competencias necesarias para seguir siendo competitivo en el mercado.
Por último, la planificación de la plantilla ayuda a cumplir la normativa. Muchos sectores tienen normativas y leyes específicas que regulan el empleo. Un plan de personal bien elaborado puede ayudarle a garantizar el cumplimiento de estas normativas y leyes.
Ventajas de la planificación de la plantilla
Alrededor del 89% de las empresas han integrado la planificación de la plantilla en su plan de negocio. Si desea unirse a estas empresas, estas son las ventajas que puede esperar.
1. Determinar los riesgos
Ayuda a determinar los riesgos antes de que afecten a los objetivos de la organización. Planificar su plantilla puede ayudarle a detectar posibles riesgos antes de que puedan afectar a sus objetivos empresariales. Cuando identifica estos riesgos, puede ser proactivo y mitigar cualquier problema antes de que surja.
Imagine que es propietario de una pequeña empresa y está a punto de lanzar un nuevo producto. Todo está listo, pero, de repente, un empleado clave dimite.
Un plan de personal eficaz le habría ayudado a identificar el riesgo potencial de la marcha de un talento clave. A continuación, habría creado estrategias proactivas para mitigar el riesgo en lugar de apresurarse a encontrar un sustituto en el último minuto.
2. Potentes herramientas e informes
Le proporciona herramientas e informes que explican cómo repercuten las decisiones. La planificación de la plantilla le proporciona potentes herramientas e informes que pueden ayudarle a comprender si sus decisiones están afectando positiva o negativamente a la plantilla.
Gracias a las encuestas y al software de gestión de personal, podrá identificar patrones y tendencias en su plantilla. Sabrá qué departamento está disminuyendo o creciendo.
También tendrá acceso a datos clave como los índices de rotación de empleados, la productividad, etc. Unas tasas de rotación elevadas y una productividad baja a lo largo del tiempo podrían significar que ha estado tomando decisiones equivocadas, y viceversa. Con esta información, podrá tomar decisiones basadas en datos para mejorar su plantilla.
3. Perspectivas de la oferta y la demanda
Le ayuda a comprender los problemas relacionados con la oferta y la demanda. La planificación de su plantilla también le ayuda a comprender los problemas relacionados con la oferta y la demanda de mano de obra. Cuando evalúa periódicamente sus necesidades de personal actuales y futuras, puede descubrir las áreas con escasez o exceso de empleados. Con esta información, puede tomar decisiones mejor informadas para equilibrar la oferta y la demanda de talento. Estas decisiones pueden incluir despidos, formación, contratación, etc.
Supongamos que dirige una tienda en la que constantemente falta personal los fines de semana. Un plan de personal le ayuda a comprender este problema con la demanda de personal. A continuación, puede hacer planes para contratar (suministrar) más empleados para cubrir la demanda.
4. Detectar problemas de forma proactiva
Le permite reconocer posibles problemas que limitan la productividad. Por último, la planificación de la plantilla le permite detectar de forma proactiva los problemas que pueden frenar a su equipo. Identificar estos problemas facilita su resolución.
La evaluación periódica es parte integrante de la planificación de la plantilla. La evaluación puede ser tan sencilla como celebrar reuniones en tiempo real con sus empleados para saber cómo se sienten con respecto a sus responsabilidades, funciones y satisfacción general en el trabajo.
Eso le ayuda a identificar lo que puede limitar la productividad de sus empleados: baja satisfacción laboral, empleados mal perfilados, etc.
Cuando identifique estos problemas, podrá resolverlos utilizando las estrategias adecuadas. Por ejemplo, invirtiendo en planes de formación, flexibilizando las condiciones de trabajo o incentivando a los empleados.
5 Pasos para una planificación eficaz de la mano de obra
Una vez entendido qué es la planificación de la plantilla y cuáles son sus ventajas, pasemos a explicarle cómo aplicarla.
1. Garantizar el enfoque a largo plazo
Cuando se trata de planificar la plantilla, es fácil quedarse atrapado en el día a día y concentrarse en las necesidades inmediatas.
Pero para construir un equipo verdaderamente sólido y sostenible, hay que pensar más allá del próximo año o del próximo trimestre y centrarse en cinco, diez o incluso veinte años.
La orientación a largo plazo es aún más necesaria si su empresa opera en un nicho sujeto a cambios y perturbaciones. Por ejemplo, el ámbito tecnológico. Si no tiene en cuenta en su plan de personal las funciones que necesitará en el futuro (destreza en web3 e IA, enfoques innovadores de verificación del correo electrónico, IoT, etc.), su plantilla podría quedarse obsoleta.
Enfocarse a largo plazo también significa pensar en la planificación de la sucesión y la jubilación. Es importante pensar en funciones vitales que podrían ser difíciles de cubrir cuando los empleados actuales que las ocupan se marchen. Así, podrás llenar los zapatos y garantizar la continuidad del negocio.
La tabla de 9 casillas puede ayudarle a planificar la sucesión. Esta herramienta le ayuda a analizar y clasificar a sus empleados en función de su rendimiento y potencial, como se muestra a continuación. Puede elegir fácilmente a los que tengan el mejor potencial y rendimiento para la sucesión.
También puede centrarse en el largo plazo implantando un programa de gestión del talento en su plan. Un programa de gestión del talento le ayuda a cultivar talentos hasta que puedan asumir puestos clave en su organización. Esto es especialmente necesario, teniendo en cuenta que 85 millones de puestos de trabajo podrían quedar sin cubrir en 2030, debido a la escasez de empleados cualificados.
2. Encontrar lagunas de competencias
Las carencias de competencias son aquellas áreas en las que sus empleados no tienen los conocimientos o las habilidades necesarios para realizar su trabajo con eficacia. Cuando identifique estas carencias, podrá elaborar estrategias en su plan de personal para subsanarlas.
Para encontrar estas lagunas, realice evaluaciones de rendimiento coherentes. Puede ser mediante revisiones semanales, encuestas, registros de productividad, comentarios de 360 grados, etc. Mediante esta evaluación, puede descubrir las áreas clave en las que sus empleados pueden tener dificultades y necesitan formación adicional.
También puede estudiar las tendencias del sector y los cambios tecnológicos para detectar carencias. Por ejemplo, si una nueva tecnología se está imponiendo en su campo y su equipo carece de las competencias necesarias para trabajar con ella, puede suponer una enorme laguna.
Por último, puede utilizar una matriz de competencias para representar los resultados del análisis de las carencias. Como se muestra a continuación, este documento incluye todas las competencias necesarias para cada función en su organización. A continuación, puede comparar las competencias con las que tienen actualmente los miembros de su equipo. Así tendrá una idea más clara de las carencias.
Cuando identifique estas carencias de competencias, sabrá dónde centrar su plan de personal operativo y estratégico.
3. Planificar el futuro de la mano de obra utilizando escenarios
La planificación de escenarios o contingencias consiste en considerar varios resultados potenciales y cómo pueden afectar a su plantilla. Esto le ayuda a mirar más allá y comprobar cómo sus decisiones afectarán potencialmente a su plantilla.
Empiece por identificar estos escenarios. Puede descubrirlos utilizando los datos existentes, es decir, los sucesos ocurridos a empresas como la suya.
También puede encontrar escenarios identificando los factores que pueden afectar a su plantilla en el futuro. Estos factores pueden ser la aparición de nuevas tecnologías, un nuevo enfoque para mejorar su plan de marketing, cambios en la economía o perturbaciones en el sector.
Cuando identifiques estos factores, podrás empezar a pintar diferentes escenarios.
Imagínese esto: usted es propietario de una tienda minorista y un factor que ha identificado es la disrupción del comercio electrónico. Un escenario que puede considerar es que el comercio electrónico se convierta en la opción preferida de todo el mundo. Por tanto, menos clientes visitarán su tienda física.
En este caso, hay que prever una reducción de la plantilla en las tiendas y centrarse más en las ventas en línea. Para ello, puede formar a sus empleados actuales en comercio electrónico o contratar a nuevos talentos.
Por la analogía anterior, ya sabes qué hacer si se presenta esta situación. La clave es ser proactivo.
4. Solicitar asesoramiento externo
En la planificación del personal, nadie tiene todas las respuestas. Afortunadamente, aquí es donde entra en juego el asesoramiento externo. Puede aprovechar sus conocimientos y experiencia para obtener una nueva perspectiva de su plan de personal.
Además, los asesores pueden ayudarle si tiene previsto ampliar su empresa a otro país. Pueden ofrecerle información valiosa sobre la normativa.
También puede comprender las diferencias culturales y los mercados laborales. También puede conocer cómo se enfrentan las empresas a los problemas legales, desde los conflictos laborales hasta los agravios, como los casos de incumplimiento fiduciario, las demandas por paraquat y el fraude en su nueva ubicación.
Sin embargo, antes de pedir consejo a alguien, asegúrese de saber para qué necesita ayuda. ¿Necesita asesoramiento sobre partes específicas del plan, como el desarrollo del talento o el compromiso de los empleados? ¿O desea una revisión más holística de todo su plan? Cuando entienda esto, podrá comunicárselo eficazmente al asesor.
Además, investigue. Busque personas o empresas con experiencia en su sector. No dude en pedir recomendaciones a las asociaciones del sector y a sus colegas. Cuando tenga una lista de posibles asesores, póngase en contacto con ellos y explíqueles de forma clara y concisa lo que quiere. Estarán encantados de ayudarte.
5. Vigilar el plan
Este paso parece obvio. Pero le sorprendería lo fácil que es crear un plan de personal y olvidarse de él. Es necesario comprobar y supervisar periódicamente el plan para asegurarse de que todo sigue su curso.
Puede supervisar el plan estableciendo revisiones periódicas. Pueden ser anuales, trimestrales o mensuales. En esas ocasiones, revise el plan para evaluar sus progresos. ¿Le falta alguna cualificación muy demandada? ¿Le falta o le sobra personal? Éstas son algunas de las preguntas que debe plantearse. En función de las respuestas, podrá ajustar su plan.
Además, recabe siempre la opinión de su equipo. Puede ser mediante reuniones individuales. Pregúntales por sus responsabilidades y funciones para asegurarte de que todo va por buen camino.
Además, puede haber situaciones inesperadas en las que su empresa necesite ampliar sus operaciones. Cuando surjan, no tengas miedo de revisar y reestructurar tu plan.
Para terminar
Un plan de personal es necesario para alcanzar las metas y objetivos de su empresa. Ahora ya sabe lo que es la planificación de personal y las ventajas que ofrece a su empresa.
Si desea implantar uno, empiece por centrarse en el largo plazo e identificar las carencias de competencias. A continuación, utilice varios escenarios para planificar el futuro de su plantilla. También ayuda buscar asesoramiento externo y no perder de vista el plan.
Siga estos consejos para una planificación eficaz del lugar de trabajo y obtenga los mejores resultados.
