Cara Memberikan Umpan Balik kepada Karyawan (+Contoh)

Pertanyaan penting yang perlu ditanyakan oleh para manajer dan pemimpin kepada diri mereka sendiri-apakah karyawan Anda mengetahui apa yang mereka lakukan dengan benar dan salah, secara berkelanjutan?

Umpan balik karyawan yang berkelanjutan sangat penting untuk menjaga karyawan tetap berada di jalur yang benar dan terlibat. Hal ini memberi mereka pemahaman yang lebih dalam tentang peran mereka, yang merupakan bagian penting dari keterlibatan karyawan. Namun, umpan balik harus diberikan dengan cara yang efektif.

Jika tidak, ini seperti melepas karyawan Anda dalam perjalanan dengan peta yang sudah ketinggalan zaman dan tidak ada rambu-rambu di sepanjang jalan - ini bukanlah cara yang efisien untuk membawa mereka ke tempat yang Anda inginkan.

Jadi, seperti apa cara memberikan umpan balik yang sangat baik? Anda mungkin bertanya-tanya apa yang harus dikatakan, bagaimana cara mengatakannya, dan kapan waktu yang tepat untuk menyampaikannya.

Mari kita lihat beberapa contoh umpan balik karyawan yang efektif dan uraikan mengapa umpan balik tersebut benar-benar berhasil untuk menciptakan percakapan konstruktif Anda sendiri.

Bagaimana cara memberikan umpan balik kepada karyawan?

Sebelum Anda mengembangkan rencana tentang bagaimana percakapan umpan balik spesifik Anda akan berlangsung, akan sangat membantu jika Anda melihat kerangka kerja dasar untuk menyampaikan umpan balik yang efektif.

Dengan membingkai percakapan Anda secara efektif, Anda akan tahu bahwa umpan balik Anda akan berdampak positif pada karyawan Anda.

Kerangka kerja yang sangat efektif untuk percakapan umpan balik adalah model SBI: Situasi-Perilaku-Dampak. Model ini bekerja dengan baik untuk umpan balik positif dan negatif.

➡️ Situasi: jelaskan situasi di mana perilaku tersebut terjadi. Apakah dalam rapat staf terakhir, pertemuan singkat di kantin, atau proyek besar baru-baru ini? Jadilah spesifik dalam langkah ini - catatlah waktu dan tempat ketika hal ini terjadi, terutama jika Anda memberikan umpan balik negatif.

➡️ Perilaku: catatlah tindakan spesifik yang terjadi. Jangan jadikan langkah ini sebagai ciri kepribadian, tetapi sebagai pengamatan perilaku yang objektif.

➡️ Dampak: jelaskan bagaimana perilaku dalam situasi ini mempengaruhi orang lain, sekelompok orang, atau perusahaan. Langkah ini adalah tentang mengklarifikasi mengapa perilaku tersebut benar-benar menjadi masalah - atau bagaimana dampak positifnya.

Setelah Anda mengetahui kerangka kerja secara keseluruhan tentang cara memberikan umpan balik kepada karyawan, mari kita lihat beberapa contoh umpan balik karyawan yang nyata!

Contoh umpan balik karyawan yang positif dan negatif

Daftar beberapa contoh umpan balik positif dari karyawan yang bagus bisa menjadi bagian yang hilang yang Anda cari untuk meningkatkan proses peninjauan kinerja karyawan Anda saat ini.

Jika Anda merasa kesulitan untuk menyusun umpan balik Anda dengan cara terbaik, berikut ini beberapa contoh umpan balik positif dari pihak kami:

Contoh umpan balik positif dari karyawan 😊

"Kerja yang bagus untuk penyelesaian proyek XYZ." > Situasi

"Kemampuan manajemen proyek dan sistem organisasi Anda yang luar biasa membuat semuanya berjalan dengan lancar." > Perilaku

"Hal ini membantu kami memenuhi semua tenggat waktu sehingga perusahaan dapat meluncurkan produk baru kami sesuai jadwal tepat waktu untuk periode penjualan yang penting." > Dampak

Jujur saja, memberikan umpan balik positif selalu lebih menyenangkan daripada umpan balik negatif. Namun, bukan berarti Anda harus melewatkan kerangka kerja SBI.

Contoh percakapan di atas membantu karyawan mengetahui mengapa keterampilan dan kerja keras mereka berkontribusi pada upaya penting perusahaan.

Daripada hanya mengatakan, "kerja bagus, terima kasih!", Anda akan mendapatkan lebih banyak hasil di masa depan jika Anda memberi tahu karyawan apa yang telah mereka lakukan dengan baik sehingga mereka bisa menirunya dan mengapa hal itu penting sehingga mereka tahu mengapa pekerjaan mereka dihargai dan penting.

Sekarang mari kita lihat beberapa contoh umpan balik negatif dari karyawan agar tidak menyakiti perasaan siapa pun.

Contoh umpan balik karyawan yang negatif ☹

"Bolehkah saya berterus terang tentang rapat tim kemarin?" > Situasi

"Saya perhatikan Anda banyak bicara - terkadang Anda berbicara di atas rekan tim Anda ketika mereka belum selesai berbicara." > Perilaku

"Hal itu membuat sulit untuk mendengar ide-ide baru, yang merupakan tujuan dari pertemuan ini. Saya tahu Anda memiliki banyak ide yang ingin Anda bagikan, dan rekan-rekan satu tim Anda juga demikian." > Dampak

Memberikan umpan balik negatif yang efektif adalah keterampilan yang sulit untuk dikuasai. Hal ini tidak nyaman bagi hampir semua orang, dan sebagian besar manajer membutuhkan banyak latihan sebelum mereka benar-benar terampil menyampaikannya secara efektif.

Namun, itu semua adalah alasan untuk mulai merasa nyaman dengannya sekarang.

Bagaimana cara memberikan umpan balik negatif?

Wajar jika Anda merasa sedikit tidak nyaman saat memikirkan untuk memberikan umpan balik tentang sesuatu yang tidak menyenangkan - Anda ingin karyawan Anda merasa senang dan didukung di tempat kerja.

Namun dalam jangka panjang, tidak memberi tahu karyawan ketika ada sesuatu yang perlu dihentikan atau disesuaikan dalam perilaku mereka lebih baik daripada membiarkan mereka terus berada di jalan yang salah.

Anggap saja GPS secara otomatis dan tanpa menghakimi mengoreksi Anda dalam perjalanan ketika Anda berbelok di tempat yang salah.

Berikut ini beberapa poin umpan balik karyawan dan tips untuk melakukan percakapan umpan balik negatif yang lebih efektif:

➡️Stick ke pernyataan saya. Daripada mengatakan kepada karyawan, "Anda membuat saya kesal," cobalah memimpin dengan, "Saya merasa kesal ketika perilaku ini terjadi." Ini adalah cara untuk membuat karyawan merasa tidak terlalu defensif, yang membantu mereka mendengarkan alih-alih langsung membela diri.

➡️Clarify tujuan Anda. Apa yang ingin Anda capai dalam percakapan ini? Mengetahui apa yang ingin Anda lakukan sebelum memulai percakapan akan membantu Anda menjadi lebih langsung dan jelas.

➡️Lead dengan empati . Anda ingin karyawan Anda tahu bahwa Anda memahami bahwa ini adalah percakapan yang sulit - sulit untuk didengar ketika Anda tidak melakukan atau berperilaku sebaik mungkin. Mencatat bahwa Anda masuk dan mengingatkan mereka bahwa Anda melakukan hal ini karena Anda peduli dengan karier mereka dan mereka sebagai pribadi akan membuat keterusterangan Anda terasa lebih baik.

➡️Avoid yang "sandwich umpan balik." Di sinilah Anda memberikan umpan balik negatif di antara dua pujian positif. Meskipun kelihatannya bagus, namun sebenarnya ini membingungkan. Lagi pula, sekarang karyawan merasa bahwa mereka telah melakukan sesuatu dengan cukup baik - dua pujian secara bersamaan! Dan orang cenderung menyimpan bagian terakhir dengan lebih baik, sehingga pesan untuk perbaikan menjadi hilang. Kejujuran dan keterusterangan adalah cara yang lebih baik.

Bingkai contoh umpan balik Anda sendiri

Setelah Anda melihat beberapa cara untuk menyampaikan umpan balik, pikirkan percakapan yang akan datang yang perlu Anda lakukan dengan karyawan.

Menuliskan awal dan akhir percakapan dapat membantu Anda merasa tidak perlu khawatir untuk memberikan umpan balik atau menjadi manajer baru.

Panduan seperti ini dari SHRM bermanfaat untuk percakapan umpan balik negatif.

Berikut ini adalah contoh alur percakapan untuk percakapan umpan balik Anda berikutnya - cara memulai, mengakhiri, dan memengaruhi perubahan.

• Mulailah dengan menyampaikan tujuan percakapan sehingga karyawan tahu apa yang diharapkan.
• Pindah ke kerangka kerja SBI, yang dapat Anda petakan sebelumnya.
• Sekarang saatnya untuk mendengarkan apa yang dikatakan karyawan Anda - apakah mereka memiliki pertanyaan atau kekhawatiran tentang apa yang baru saja Anda katakan?
• Terakhir, ucapkan terima kasih kepada mereka karena telah mendengarkan dan mengakui bahwa hal ini mungkin sulit atau tidak nyaman untuk didengar, dan katakan kepada mereka bahwa Anda ada di sini untuk mendukung mereka.

Kejelasan dan keterusterangan adalah cara yang paling baik untuk mendekati topik-topik yang rumit ketika mereka ditempa dengan empati.

Jika tidak, karyawan mungkin akan merasa tidak tenang dan tidak yakin apa yang salah (atau benar!) meskipun mereka tahu akan ada umpan balik.

Ini adalah perasaan yang pernah kita alami - kita tidak yakin belokan terakhir dalam perjalanan kita sudah benar, tetapi kita tidak dapat melihat tanda atau tengara apa pun untuk memberi tahu kita apakah kita berada di jalan yang benar atau membantu kita mencari cara untuk kembali ke jalan yang benar.

Kita merasa tersesat dan tidak tenang, dan kita menginginkan arah yang jelas dan penuh kasih untuk menemukan jalan kita kembali.

Kapan harus memberikan umpan balik?

When you think about feedback conversations with employees, you might make the common mistake of thinking their yearly performance review is enough.

Namun, meskipun tinjauan kinerja adalah waktu yang tepat untuk melakukan percakapan yang konstruktif dengan karyawan, ini seharusnya bukan satu-satunya waktu mereka mendengar umpan balik. Dan idealnya, tinjauan kinerja mereka seharusnya tidak mengejutkan.

Mengapa? Karena jika seorang karyawan menjalani satu tahun penuh dengan berpikir bahwa mereka melakukan pekerjaan dengan baik, dan kemudian Anda memberikan banyak umpan balik negatif kepada mereka sekaligus, mereka akan merasa malu dan terbebani.

Dan ini berarti Anda telah memiliki karyawan yang berkinerja di bawah standar Anda selama satu tahun, sehingga merugikan bisnis dan rekan-rekan setimnya, tanpa melakukan upaya nyata untuk melakukan perubahan. Jika mereka tidak tahu bahwa mereka berkinerja buruk, bagaimana mereka bisa menyesuaikan diri untuk meningkatkannya?

Idealnya, umpan balik harus sering dilakukan dan berkelanjutan. Hal ini berlaku untuk umpan balik positif dan negatif.

Bagaimana Anda dapat membuat umpan balik rutin menjadi mudah? Mudah - dengan menjadwalkan check-in secara teratur dengan bawahan langsung Anda.

Hal ini memiliki banyak manfaat lain, seperti meningkatkan hubungan Anda dengan mereka dan mempelajari masalah atau poin-poin penting yang muncul.

Namun, hal ini juga memberikan Anda tempat yang mudah untuk memberikan penguatan positif atau memperbaiki masalah yang muncul sebelum masalah tersebut mengeras menjadi kebiasaan negatif.

Ini seperti melihat peta dalam perjalanan Anda - jika Anda hanya meliriknya setiap jam, Anda bisa semakin jauh dari tujuan tanpa menyadarinya.

Namun, dengan memeriksa setiap beberapa menit untuk memastikan bahwa Anda masih berada di jalur yang benar, meskipun Anda melewatkan satu atau dua belokan, Anda dapat tetap menuju ke arah yang benar dan mencapai tempat yang ingin Anda tuju.‍

Bagaimana platform umpan balik karyawan akan mempermudah segalanya

‍Investing in an employee feedback platform like Empuls will formalize the feedback process in your organization and ensure that the entire process is more organized and effective - while building a culture of feedback.

Dengan adanya platform teknologi, Anda dapat menciptakan lingkungan waktu nyata dengan komunikasi terbuka yang konstan antara pemberi kerja dan karyawan.

Semakin nyaman karyawan merasa nyaman untuk berbagi umpan balik, maka pengembangan organisasi secara keseluruhan akan lebih baik.

Hal-hal penting yang dapat diambil

Memberikan umpan balik yang sering, berempati, dan efektif tidaklah mudah. Namun dengan latihan dan beberapa panduan sederhana, Anda bisa belajar melakukannya dengan cara yang memberikan hasil dan membuat karyawan tetap terlibat dan berada di jalur yang benar.

Umpan balik Anda memberikan panduan dan koreksi arah kepada karyawan saat mereka menavigasi jalur karier mereka - jadi pastikan Anda melakukannya dengan cara yang benar, dan Anda berdua akan berhasil.