20 Contoh Umpan Balik Positif Karyawan untuk Mengoptimalkan Efisiensi Kerja

Kontributor Tamu -

Umpan balik dari karyawan adalah bagian penting dari setiap organisasi yang sukses. Jika disampaikan dengan penuh perhatian dan rasa hormat, umpan balik ini berpotensi untuk:

  • Meningkatkan motivasi dan keandalan
  • Meningkatkan efisiensi kerja
  • Meningkatkan loyalitas karyawan
  • Meningkatkan retensi staf
  • Membantu mencapai tujuan organisasi

Hal ini menunjukkan betapa pentingnya bagi sebuah organisasi untuk mendapatkan ide mengenai contoh-contoh umpan balik yang positif bagi karyawan. Hal ini tidak hanya akan membantu Anda memasukkan budaya umpan balik, namun juga akan meningkatkan keterlibatan karyawan di perusahaan Anda.

Banyak perusahaan yang lebih memilih untuk menciptakan dan mempertahankan budaya perusahaan yang ketat. Mereka tanpa henti-hentinya terus menekankan aspek-aspek negatif dari karyawan mereka dan mengoreksinya. Namun, ada 50% kemungkinan strategi ini menjadi bumerang.

Taruhan terbaik mereka untuk mencapai poin-poin yang disebutkan di atas adalah dengan memberikan umpan balik positif, yang dalam jangka panjang akan membantu karyawan mereka menjadi versi terbaik mereka.

Mari kita pahami apa itu umpan balik positif secara mendetail dan dalam hal apa Anda dapat menggunakannya.

Apa yang dimaksud dengan umpan balik positif dari karyawan?

Umpan balik karyawan yang positif berarti berkomunikasi dengan karyawan Anda di mana Anda menyoroti kekuatan, bakat, dan pencapaian mereka dan membiarkan mereka tahu bahwa Anda menghargai seberapa rajin mereka bekerja untuk organisasi Anda.

Hal ini mendorong keterlibatan staf, meningkatkan loyalitas, dan memotivasi karyawan untuk berkembang dan berusaha lebih keras untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.

Sekarang mari kita bahas sedikit tentang penguatan positif. Ini adalah konsep yang berbeda, namun terkait erat dengan umpan balik positif. Ini berarti memberikan penghargaan atas perilaku yang baik.

Sebagai manusia, kita lebih mudah menerima penguatan positif daripada negatif. Melakukan hal yang sama dengan karyawan Anda pasti akan meningkatkan hubungan Anda dengan mereka dan membuka jalan untuk pemahaman yang lebih baik.

Untuk membantu Anda memberdayakan karyawan Anda, berikut ini adalah 20 contoh umpan balik positif dari karyawan yang dapat Anda gunakan dalam situasi real-time.

20 Contoh umpan balik positif dari karyawan

Berikut ini adalah 20 skenario di mana Anda dapat memberikan umpan balik positif kepada karyawan Anda:

1. Seorang karyawan yang mengemban tanggung jawab besar dengan dedikasi tinggi

Karyawan baru umumnya membutuhkan pelatihan untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan perusahaan yang baru. Anggota tim yang ditugaskan untuk melaksanakan program pelatihan tersebut harus berurusan dengan banyak masalah yang berasal dari individu yang berbeda. Oleh karena itu, mereka layak mendapatkan umpan balik yang positif.

✅
Untuk mengapresiasi mereka, Anda dapat memuji mereka dengan mengatakan: "Anda mengambil tanggung jawab besar untuk tim dan membantu melatih rekan tim baru kita dengan dedikasi dan komitmen penuh. Saya dengan tulus menghargai upaya ekstra Anda untuk membantu karyawan baru menyesuaikan diri dengan cepat."

2. Seorang karyawan menangani situasi yang rumit dan menemukan resolusi untuk konflik

Saat berkolaborasi dalam sebuah proyek, rekan kerja sering kali bisa berselisih karena pendekatan mereka yang berbeda-beda, sehingga menimbulkan ketidaksesuaian. Namun, jika karyawan berinisiatif untuk mengatasi semua konflik dan menemukan solusi praktis agar pekerjaan tetap berjalan, mereka layak mendapatkan umpan balik positif.

✅
Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Saya sangat menghargai upaya Anda dalam mengatasi ketidaksepakatan dan menemukan resolusi yang dapat diterima oleh semua anggota dan pemangku kepentingan yang terkait. Kami mengakui bahwa hal itu tidak mudah, namun Anda berhasil menanganinya dengan baik. Kerja yang bagus!

3. Karyawan yang dibebani dengan pekerjaan tambahan

Ada kalanya terjadi kekurangan sumber daya, dan karena itu, banyak karyawan yang masih ada tidak punya pilihan selain mengambil pekerjaan tambahan. Seiring berjalannya waktu, hal ini dapat membuat beberapa dari mereka menjadi sangat stres dan akhirnya memilih untuk berhenti bekerja secara diam-diam.

✅
Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Saya menyadari betapa kerasnya Anda bekerja selama dua minggu terakhir, dan saya sangat menghargai usaha Anda. Pekerjaan Anda akan segera kembali ke jadwal normal, dan Anda akan mendapatkan kompensasi yang sesuai untuk lembur Anda. Teruslah bekerja dengan baik!"

4. Seorang karyawan yang kerja kerasnya tidak diperhatikan

Beberapa karyawan di organisasi Anda selalu bekerja tanpa lelah untuk menghasilkan hasil yang terbaik. Mereka secara konsisten memberikan hasil kerja yang berkualitas, apa pun yang terjadi, namun terkadang tidak diperhatikan.

✅
Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Saya menghargai bahwa Anda tidak pernah melewatkan tenggat waktu dan secara konsisten membantu menjaga segala sesuatunya tetap berjalan bagi kami. Jelas sekali bahwa Anda menikmati pekerjaan Anda karena hal ini tercermin dari kualitas hasil kerja Anda setiap saat. Kami sangat menghargai Anda sebagai bagian dari tim kami."

5. Seorang karyawan yang bekerja melebihi kapasitasnya untuk memenuhi target

Karena tenggat waktu yang ketat, karyawan sering kali berakhir dengan pekerjaan yang menumpuk. Tentu saja perlu diapresiasi jika karyawan bekerja melebihi kapasitas reguler mereka untuk menghasilkan hasil kerja tepat waktu atau sebelum waktunya.

✅
Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Saya tahu bahwa Anda baru-baru ini ditugaskan untuk mengerjakan beberapa pekerjaan tambahan. Anda berhasil menyelesaikannya tepat waktu untuk memenuhi target mingguan kami, yang saya sadari bisa jadi sulit mengingat tenggat waktu yang ketat. Terima kasih yang tulus atas dedikasi Anda yang tidak terpengaruh.

6. Karyawan merasa kurang dihargai atas upaya jujur mereka

Terkadang, karyawan yang bekerja keras juga bisa terjebak dalam situasi sulit di mana mereka merasa tidak penting atau kurang dihargai atas usaha mereka. Anda perlu memberikan umpan balik positif untuk membantu mereka keluar dari jebakan mental tersebut.

✅
Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Selama beberapa minggu terakhir, Anda tidak hanya melaksanakan tugas yang diberikan secara efektif, namun juga berkontribusi secara signifikan terhadap keberhasilan proyek terbaru tim kami. Kami berterima kasih kepada Anda karena telah memberikan contoh yang baik bagi rekan-rekan tim Anda yang lain. Kerja bagus!"

7. Seorang karyawan melampaui harapan Anda

Meneliti strategi yang berhubungan dengan proyek tertentu dan menemukan strategi yang sesuai bisa memakan waktu yang cukup lama. Jika rekan satu tim melampaui ekspektasi Anda dan menghasilkan beberapa strategi yang menarik sehingga Anda dapat membuat keputusan bisnis yang lebih baik, jangan sungkan untuk memuji mereka dengan umpan balik positif.

✅
Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Ketulusan dan dedikasi Anda terhadap proyek ini patut dipuji. Anda telah melakukan penelitian yang baik dan menghasilkan strategi yang efektif dalam waktu yang singkat. Terima kasih atas komitmen Anda terhadap tujuan bersama tim kami."

8. Seorang karyawan melakukan inisiatif besar untuk seluruh tim

Saat ini separuh dari dunia korporat kehilangan kesempatan untuk membangun hubungan sosial. Karyawan merasa sulit untuk memahami rekan kerja mereka karena kurangnya komunikasi yang baik. Hal ini merupakan hasil dari penggabungan pengaturan kerja hibrida dan jarak jauh setelah lonjakan pandemi COVID-19.

Jika seorang rekan kerja berinisiatif untuk membuat sesi bersosialisasi secara virtual di mana para karyawan mendapatkan wadah untuk membangun hubungan yang kuat, maka hal ini akan mendapatkan umpan balik yang sangat positif.

✅
Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Banyak karyawan yang merasa takut ketinggalan karena tidak ada cukup kesempatan untuk berinteraksi dan terhubung dengan rekan kerja. Namun, menyiapkan sesi sosialisasi virtual sangat membantu dalam membina hubungan interpersonal di antara anggota tim. Terima kasih telah menciptakan dampak yang signifikan dan membawa tim kami lebih dekat dari sebelumnya."

9. Karyawan secara konsisten melakukan yang terbaik untuk mencapai tujuan organisasi

Jika Anda memperhatikan bahwa karyawan Anda secara konsisten memenuhi semua target mereka tepat waktu, maka hal ini benar-benar patut diapresiasi. Umpan balik positif dari Anda akan memperkuat rasa pencapaian tersebut.

✅
Untuk menghormati mereka, Anda bisa mengatakan: "Saya perhatikan bahwa selama beberapa minggu terakhir, Anda telah mencapai semua target Anda pada atau sebelum tenggat waktu. Untuk semua rekan tim lainnya, ini merupakan contoh yang sangat baik. Kemampuan manajemen dan kemampuan Anda untuk mengenali keterbatasan Anda serta bekerja lebih keras membuktikan bahwa Anda akan menjadi anggota tim yang berharga untuk waktu yang lama."

10. Seorang karyawan membantu Anda menyelamatkan perusahaan Anda dari pemborosan sumber daya tambahan

Katakanlah seorang karyawan memberikan solusi praktis untuk menyelesaikan masalah yang dapat merugikan perusahaan Anda. Solusi tersebut terbukti berhasil dan menghemat waktu dan uang perusahaan Anda.

✅
Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Kami sangat menghargai tindakan cepat Anda dalam menemukan solusi untuk masalah ini. Kesediaan Anda untuk menghadapi situasi yang berisiko dan membuat penilaian yang cepat telah menghindarkan kami dari bencana besar. Saya senang Anda bergabung dengan kami!"

11. Seorang karyawan mengambil inisiatif untuk menjaga komunikasi karyawan

Setiap bisnis yang sukses membutuhkan karyawan yang merupakan komunikator yang terampil. Membina hubungan yang efektif di antara anggota staf dapat memotivasi mereka untuk bekerja lebih baik lagi. Komunikasi karyawan yang efektif adalah salah satu keterampilan yang dimanfaatkan oleh karyawan berkinerja tinggi.

✅
Ketika Anda melihat karyawan Anda mengambil inisiatif, Anda dapat mengatakan: "Saya menghargai bagaimana Anda secara aktif memberi saya informasi tentang kemajuan tugas minggu ini. Hal ini sangat mengurangi waktu yang harus saya habiskan untuk berkomunikasi dan berkoordinasi dengan para pemangku kepentingan proyek. Produktivitas dan kemampuan komunikasi Anda cukup mengesankan."

12. Seorang karyawan mengejutkan Anda dengan ketekunan mereka

Terkadang karyawan mengejutkan Anda dengan menunjukkan keterampilan yang luar biasa di tempat kerja. Hal ini membantu Anda mengarahkan mereka untuk mencapai potensi mereka dan memberikan hasil yang lebih baik bagi organisasi Anda.

✅
Dalam hal ini, Anda bisa mengatakan: "Target yang telah Anda capai bulan ini membuat saya sangat bangga. Anda menunjukkan keahlian unik Anda dengan ketekunan dan tidak pernah kehilangan motivasi. Saya menghargai semua waktu dan upaya yang Anda berikan untuk mencapai target Anda."

13. Seorang karyawan yang tidak memiliki pengalaman sebelumnya ternyata adalah seorang pembelajar yang cepat

Jangan pernah meremehkan seorang pemula. Siapa tahu, mereka bisa menjadi pembelajar yang cepat dan bekerja dengan penuh dedikasi tanpa melupakan tujuan tim mereka. Jika Anda memiliki staf seperti itu dalam tim Anda, berikan umpan balik positif untuk meningkatkan semangat mereka.

✅
Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Meskipun Anda tidak memiliki pengalaman sebelum bergabung dengan kami, Anda ternyata adalah seorang pembelajar yang cukup cepat dan mengelola pekerjaan yang dialokasikan dengan penuh dedikasi. Mengingat masuknya informasi baru yang terus menerus, mungkin sulit untuk mencapai hal ini di masa-masa awal. Itulah mengapa kami semua senang Anda bergabung dengan kami."

14. Seorang karyawan membantu Anda mengatasi rintangan jalan

Tidak selamanya semua hal dapat berjalan dengan sempurna di tempat kerja, dan Anda mungkin harus menghadapi tantangan yang rumit. Jika rekan kerja membantu Anda menyusun solusi dengan menerapkan strategi pemecahan masalah yang kreatif, Anda akan mendapatkan umpan balik yang positif.

✅
Untuk membantu, Anda dapat meyakinkan mereka dengan mengatakan: "Anda melakukan pekerjaan yang sangat baik dalam mencari cara agar kami terus maju dengan pemikiran kreatif Anda. Resolusi yang Anda tawarkan telah menyelamatkan proyek ini tepat pada waktunya; oleh karena itu, saya bersyukur Anda menjadi bagian dari tim kami. Terima kasih telah mempertahankan sikap positif selama prosesnya."

15. Seorang karyawan menunjukkan kualitas kepemimpinan

Mungkin saja Anda dibanjiri dengan banyak pekerjaan dan melewatkan rapat penting. Namun, jika anggota tim yang bertanggung jawab melangkah untuk menggantikan Anda, beri mereka tepukan di punggung karena telah mengambil inisiatif dengan segera.

✅
Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Saya menghargai Anda yang secara sukarela memimpin rapat kita hari ini. Anda membuktikan bahwa Anda dapat menangani tanggung jawab kepemimpinan dan membina kolaborasi yang produktif di antara para karyawan kita. Saya mengetahui bahwa kemampuan komunikasi Anda yang efektif membuat semua orang merasa didengar, dan itu sangat luar biasa."

16. Seorang karyawan memilih kasih sayang daripada daya saing

Kehidupan korporat membuat Anda menjadi kompetitif. Terkadang, sebagai pengganti untuk maju dan meraih promosi, kita melakukan apa saja untuk mengungguli rekan kerja kita. Jika Anda menghadapi situasi di mana salah satu karyawan Anda terbukti layak mendapatkan promosi, namun memilih untuk membantu anggota tim yang lain untuk mencapai tujuan tim bersama, mereka layak mendapatkan apresiasi.

✅
Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Satu hal yang saya sukai dari Anda adalah Anda berusaha mencari cara untuk membantu orang lain. Misalnya, saya mengamati minggu lalu bagaimana Anda meluangkan waktu untuk membantu salah satu anggota tim Anda menyelesaikan presentasi dengan cepat. Bagi anggota tim yang lain, Anda adalah inspirasi sejati."

17. Seorang karyawan mempelajari keterampilan baru untuk memenuhi persyaratan yang berubah

Misalnya, salah satu karyawan Anda dengan tekun berusaha untuk meningkatkan keterampilan agar dapat mengikuti tuntutan pasar yang terus berubah. Penting untuk mendukung karyawan yang berusaha meningkatkan kemampuan mereka.

✅
Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Keterampilan baru yang Anda pelajari ini bukanlah sesuatu yang semua orang bisa atau tertarik untuk mempelajarinya. Namun, dedikasi dan upaya Anda untuk mencari cara baru untuk meningkatkan diri sangatlah mengagumkan. Saya ingin sekali melihat bagaimana, dalam beberapa bulan ke depan, keterampilan baru ini akan bermanfaat bagi Anda dan perusahaan."

18. Seorang karyawan mendapatkan beberapa ulasan positif dari pelanggan

Anggap saja karyawan Anda menerima ulasan positif dari pelanggan secara beruntun karena perilaku, dedikasi, dan sikap mereka yang baik dalam menyelesaikan masalah.

✅
Di sini, Anda dapat mengatakan: "Saya membaca setiap ulasan yang ditinggalkan klien Anda bulan ini untuk Anda. Anda telah melakukan lebih dari yang seharusnya untuk memastikan pelanggan mendapatkan pengalaman yang positif. Kami bangga dengan Anda. Pertahankan kinerja yang luar biasa."

19. Seorang karyawan bekerja keras untuk mengikuti perubahan organisasi yang sedang berlangsung

Misalkan ada perubahan dalam manajemen atau proses kerja, dan beradaptasi dengan perubahan tersebut dengan cepat tidaklah mudah bagi banyak orang. Selama masa transisi ini, tindakan terbaik adalah membantu karyawan Anda dengan memberikan umpan balik positif atas perilaku mereka.

✅
Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Saya menyadari betapa stresnya beberapa minggu terakhir ini bagi semua orang. Namun, Anda menangani situasi baru ini dengan kedewasaan dan ketenangan. Perilaku Anda juga memberikan efek positif pada anggota tim Anda. Terima kasih atas dukungan Anda yang konsisten."

20. Seorang karyawan menerima promosi ke peran yang lebih besar

Misalnya, Anda baru saja mempromosikan seorang anggota tim ke posisi yang lebih tinggi. Mereka telah menerima tugas baru dan harus diberi tahu apakah mereka membenarkan posisi baru mereka dengan melakukan pekerjaan dengan baik. Jika ya, Anda harus memberikan umpan balik positif tanpa penundaan.

✅
Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: Kami percaya bahwa menunjuk Anda untuk posisi baru ini adalah keputusan terbaik. Anda telah melakukan pekerjaan yang sangat baik dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan penjualan kami dan mendapatkan kepercayaan kami atas kemampuan Anda. Teruskan pekerjaan yang baik!

Sekarang kita telah mengetahui beberapa situasi di mana Anda dapat memberikan umpan balik positif kepada karyawan Anda dan apa yang harus dikatakan, mari kita pelajari beberapa manfaat langsungnya.

5 Manfaat memberikan umpan balik positif kepada karyawan Anda

Meskipun beberapa orang termotivasi untuk melakukan yang lebih baik setelah menerima kritik, namun hanya berfokus pada umpan balik negatif dapat mengurangi semangat dan menurunkan efisiensi kerja. Karyawan dapat merasa tidak dihargai atau tidak yakin akan kontribusi mereka kepada perusahaan.

Di sisi lain, memberikan umpan balik positif kepada karyawan Anda dapat meningkatkan dan memperkuat budaya tempat kerja dan menawarkan berbagai manfaat. Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa organisasi Anda harus mengadopsi budaya umpan balik:

1. Umpan balik positif meningkatkan efisiensi kerja karyawan

Produktivitas karyawan juga sangat bergantung pada umpan balik yang konstruktif dan positif. Umpan balik dapat membantu karyawan berkinerja lebih baik dan meningkatkan efisiensi kerja mereka ketika disampaikan secara efektif. Tim dengan manajer yang memprioritaskan pemberian umpan balik akan mengungguli tim dengan manajer yang tidak memprioritaskan pemberian umpan balik.

2. Meningkatkan citra diri karyawan Anda

Umpan balik yang konstruktif dan positif memungkinkan karyawan untuk melihat diri mereka sendiri dari sudut pandang yang baru dan memahami bagaimana tindakan mereka memengaruhi bisnis dan bagaimana orang lain memandang mereka.

3. Umpan balik memperkuat hubungan dengan karyawan

Alasan lain mengapa memberikan umpan balik sangat penting adalah karena hal ini memfasilitasi komunikasi sesama rekan kerja dan meningkatkan kebahagiaan karyawan. Lebih mudah bagi karyawan untuk menyelesaikan perselisihan dan mengurangi stres di tempat kerja ketika ada saluran umpan balik.

4. Memberikan umpan balik meningkatkan keterlibatan karyawan

Generasi milenial merupakan persentase yang signifikan dari tenaga kerja saat ini dan menuntut umpan balik yang konstruktif dan positif secara konsisten. Oleh karena itu, untuk mempertahankan talenta terbaik Anda sekaligus membuat mereka tetap termotivasi dan terlibat, Anda harus terlebih dahulu meningkatkan kemampuan Anda dalam memberikan umpan balik.

5. Hal ini diperlukan untuk lingkungan tempat kerja yang bahagia

Semua orang ingin usaha mereka diperhatikan oleh atasan dan merasa dihargai. Inilah sebabnya mengapa ketika Anda memberikan umpan balik kepada karyawan Anda; Anda memberi tahu mereka bahwa upaya mereka tidak sia-sia dan Anda juga mendengarnya.

Kapan waktu yang tepat untuk menawarkan umpan balik positif kepada karyawan Anda?

Memberikan umpan balik secara teratur dapat membantu perkembangan karyawan secara berkelanjutan. Namun, memutuskan kapan harus memberikan umpan balik positif dan bukan umpan balik yang lain terkadang bisa menjadi tantangan. Di bawah ini adalah beberapa situasi yang dapat Anda lakukan:

  • Setelah seseorang membuat pernyataan yang menggembirakan atau berbicara dalam rapat
  • Dalam evaluasi kinerja tahunan
  • Setelah rekan kerja membantu karyawan lain
  • Ketika seorang karyawan dipromosikan atau diberi tanggung jawab baru
  • Ketika tim bekerja sama dengan sukses untuk mencapai tujuan bersama
  • Setelah melakukan atau melaksanakan proyek yang signifikan
  • Ketika anggota staf mengungkapkan perasaan terlalu banyak bekerja, lelah, atau stres

Kiat untuk memberikan umpan balik yang membangun kepada karyawan Anda

Di bawah ini adalah beberapa kiat penting untuk memberikan umpan balik yang konstruktif dan positif kepada karyawan Anda:

1. Jangan menunggu terlalu lama sebelum memberikan umpan balik positif.

2. Pastikan umpan balik Anda selalu asli.

3. Berikan umpan balik berdasarkan produktivitas dan upaya.

4. Berikan umpan balik yang dipersonalisasi untuk meningkatkan hubungan.

5. Berikan umpan balik yang spesifik dan jangan bertele-tele.

6. Biarkan mereka tahu bagaimana mereka memiliki andil dalam memotivasi orang lain untuk menjadi lebih baik.

7. Memberikan umpan balik yang berarti.

8. Jaga nada dan bahasa tubuh Anda saat menyampaikan umpan balik.

9. Jangan berlebihan dalam memuji.

📜
Bacaan yang disarankan: 7 Kesalahan yang Harus Dihindari Selama Proses Umpan Balik Karyawan

Kerangka kerja untuk memberikan umpan balik yang efektif

Anda akan melihat peningkatan produktivitas karyawan ketika Anda menyoroti upaya dan pencapaian rekan kerja Anda yang baik.

Salah satu kerangka kerja yang paling banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan top untuk memberikan umpan balik di tempat kerja adalah model Situasi-Perilaku-Dampak (SBI). Model ini memungkinkan Anda untuk memberikan umpan balik secara langsung dan spesifik, menghindari asumsi dan prasangka.

Orang yang menerima model umpan balik ini tidak akan tersinggung, namun secara konstruktif. Model umpan balik ini merinci tindakan yang tepat yang diambil, situasi di mana tindakan tersebut terjadi, dan pengaruhnya terhadap individu, tim, atau kinerja yang bersangkutan.

Model umpan balik McKinsey adalah pilihan lain yang sangat baik untuk dipertimbangkan. Hal ini sangat membantu ketika umpan balik harus berdasarkan fakta, tidak perlu dipertanyakan lagi, dan tidak terlalu subjektif.

Model umpan balik ini merinci tindakan yang dilakukan, bagaimana tindakan tersebut membuat pihak lain merasa, dan apa yang harus dilakukan secara berbeda untuk menghindari konflik tersebut (jika ada).

Mari kita bahas lebih lanjut mengenai kedua model ini untuk pemahaman yang lebih baik.

1. 1. Model SBI untuk memberikan umpan balik yang efektif

Model umpan balik SBI mengusulkan bahwa pesan umpan balik dibagi menjadi tiga bagian:

  • Situasi
  • Perilaku
  • Dampak

Model umpan balik ini secara efektif memberikan umpan balik positif dan negatif, tetapi Anda harus menggunakannya untuk memberikan umpan balik satu per satu.

Situasi

Ketika memberikan umpan balik, tentukan kapan dan di mana peristiwa yang Anda bicarakan. Hal ini akan mengontekstualisasikan umpan balik dan memberikan orang lain situasi tertentu untuk digunakan sebagai titik acuan.

Hal ini berfungsi sebagai pengingat akan peristiwa tersebut dan membantu penerima umpan balik untuk memvisualisasikannya. Meskipun Anda dapat menyampaikan umpan balik secara eksplisit, tetaplah berpegang teguh pada fakta dan hindari menggunakan desas-desus atau frasa yang bernada emosional.

Perilaku

Langkah selanjutnya adalah menentukan perilaku tertentu yang ingin Anda diskusikan. Bagian tersulit dari model umpan balik ini adalah ketika Anda harus melaporkan perilaku yang telah Anda amati secara langsung tanpa membuat penilaian apa pun tentang mereka.

Misalnya, jika Anda melihat bahwa rekan satu tim melakukan beberapa kesalahan, Anda hanya perlu menunjukkan bahwa mereka melakukannya dan, sebaiknya, buatlah daftar kesalahan yang mereka lakukan.

Mengandalkan desas-desus atau rumor dapat melemahkan umpan balik Anda dan merusak hubungan Anda dengan kolega Anda karena mungkin berisi pendapat orang lain.

Dampak

Langkah terakhir dari model umpan balik SBI adalah menjelaskan bagaimana perilaku yang dinyatakan sebelumnya memiliki dampak secara ringkas. Jika Anda memberikan umpan balik positif, jelaskan bagaimana tindakan atau perilaku karyawan Anda memberikan dampak positif.

Jika Anda memberikan umpan balik yang konstruktif atau negatif, sebutkan dampak negatif yang mereka ciptakan dengan tindakan mereka dan bagaimana hal itu berdampak pada Anda dan pihak terkait lainnya.

Berikut ini adalah contoh umpan balik positif dalam model SBI:

"Pada hari Senin, saat Anda mempresentasikan proposal yang telah direvisi kepada klien (S), Anda telah melakukan pekerjaan yang mengesankan dalam menjawab semua pertanyaan mereka dengan penuh percaya diri dan kejelasan (B). Mereka kini lebih yakin untuk meningkatkan pengeluaran tahunan mereka bersama kami (I). Kerja bagus!"

Ketika Anda menyusun umpan balik dengan metode ini, karyawan Anda akan memahami dengan tepat apa yang menjadi fokus Anda dan mengapa. Selain itu, dengan merinci bagaimana perilaku mereka memengaruhi orang lain, mereka dapat mengevaluasi perilaku mereka dan menentukan apa yang harus mereka lakukan di masa depan: hal yang sama atau yang lebih baik.

2. Model McKinsey untuk memberikan umpan balik yang efektif

Salah satu keuntungan terbaik dari penggunaan model McKinsey adalah bahwa model ini meredakan konflik dengan menekankan pada fakta-fakta. Hal ini membuat orang yang Anda ajak bicara (penerima umpan balik) tidak akan menganggap pendapat atau komentar Anda secara pribadi.

Model umpan balik yang populer ini juga terkadang disebut "Model Umpan Balik X, Y, Z." Format berikut ini banyak digunakan untuk menyampaikan umpan balik ini:

  • Kapan dan apa yang Anda lakukan [X]
  • Bagaimana perasaan saya [Y]
  • Ke depannya, saya akan menyarankan Anda untuk melakukan hal ini sebagai gantinya [Z]

Berikut ini adalah contoh umpan balik dalam model McKinsey:

"Jumat lalu, ketika Anda tidak datang ke rapat tim mingguan kami tepat waktu, hal itu membuat semua orang gelisah dan sebagian jengkel karena rapat tidak dapat dimulai tepat waktu (X).

Hal ini membuat semua orang terburu-buru untuk meliput agenda kami dan, pada akhirnya, melewatkan beberapa hal penting (Y).

Tolong hubungi saya dan beri tahu saya sebelumnya jika Anda terlambat lagi di masa mendatang atau tidak dapat menghadiri rapat sama sekali (Z)."

Inti dari penyampaian umpan balik menggunakan model McKinsey adalah agar penerima umpan balik dapat meningkatkan dan melakukan yang lebih baik di lain waktu.

Namun, jika seseorang menerima umpan balik yang terlalu samar, mereka tidak akan dapat memahami poin utama dari masalah tersebut, sehingga tidak ada perubahan atau perbaikan di masa depan.

Umpan balik harus disampaikan kepada penerima yang akan menerima dan menerapkan saran Anda. Dan setelah mereka melakukannya, hal itu akan memperbaiki masalah yang disorot dalam [X] dan menghentikan [Y] agar tidak terulang.

Pertimbangkan untuk menggunakan sistem umpan balik baru ini. Kemungkinan besar, tim Anda sudah sangat baik. Namun, Anda ingin meningkatkan kinerja tim Anda sekaligus membawa kegembiraan dalam kesibukan sehari-hari.

Namun, dengan menggunakan kerangka kerja seperti itu untuk umpan balik rutin, Anda dapat membantu tim Anda mencapai potensi penuh melalui dukungan yang dipersonalisasi.

Saatnya membangun budaya umpan balik yang positif dalam organisasi Anda!

Selain menggunakan model umpan balik yang disebutkan di atas, cara lain untuk membangun budaya umpan balik yang positif di organisasi Anda adalah dengan memanfaatkan manfaat dari Empuls. Ini adalah platform keterlibatan karyawan yang lengkap.

Empuls memungkinkan Anda untuk membangun kepercayaan dan meningkatkan hubungan Anda dengan staf Anda, yang menghasilkan peningkatan keterlibatan karyawan. Hal ini juga membantu Anda dalam meningkatkan budaya kerja organisasi dan kinerja karyawan dengan mengumpulkan wawasan yang relevan melalui umpan balik dan survei.

Dengan Empuls, Anda juga dapat menumbuhkan budaya penghargaan dan pengakuan serta membuat seluruh proses menjadi menyenangkan. Jadi, tunggu apa lagi? Mulailah merevolusi organisasi Anda dengan uji coba gratisEmpulshari ini!

Ucapan Terima Kasih untuk Ucapan Selamat Ulang Tahun
Pesan Perpisahan untuk Rekan Kerja
Ucapan Selamat Ulang Tahun untuk Rekan Kerja
Ucapan Terima Kasih untuk Atasan atas Apresiasi
Umpan Balik untuk Manajer
Ucapan Terima Kasih untuk Ucapan Selamat Ulang Tahun Kerja
Surat Pengunduran Diri karena Alasan Pribadi
Judul Penghargaan Kreatif untuk Karyawan
Pesan Apresiasi untuk Rekan Kerja