Come creare un robusto programma di segnalazione dei dipendenti che funzioni sempre?

Uno dei punti più rischiosi nell'elenco delle azioni di un'organizzazione è la responsabilità di assumere la donna giusta per il lavoro giusto. Per quanto il processo possa essere snello e organizzato, tutto si riduce a quanto il candidato sia adatto al compito da svolgere. Ma a parte l'HR che fa il colloquio, chi può sapere cosa si aspetta la vostra organizzazione dai suoi dipendenti? I dipendenti lavorano con voi!

È qui che entrano in gioco le segnalazioni dei dipendenti. Uno schizzo dettagliato, una descrizione del lavoro o persino un elenco di aspettative non possono spiegare cosa l'organizzazione vuole dai potenziali clienti come un dipendente esistente può fare con un suo amico/conoscente. Ma perché la maggior parte dei programmi di selezione dei dipendenti non riesce a far emergere i potenziali clienti o si traduce in assunzioni a singhiozzo che aumentano il turnover? Cominciamo col dire perché i premi dei programmi di segnalazione dei dipendenti sono una necessità del momento.

Perché sono necessari i programmi di referral per i dipendenti?

Ciò che inizia con "Allora, la mia azienda fa..." e termina con "...e questo è ciò che dovrai fare se vuoi entrare" filtra il candidato giusto, rendendo la segnalazione dei dipendenti una delle modalità di reclutamento di maggior successo. Uno studio ha rivelato la differenza tra le assunzioni tradizionali e le segnalazioni dei dipendenti, e c'è da sorprendersi.

Non solo, ma la ricerca dimostra che i candidati segnalati sono di livello e qualità superiori rispetto a quelli che vengono assunti da un pool di candidati che, ad esempio, lasciano un curriculum sul vostro sito web o si mettono in fila per entrare. Ricevono e accettano le offerte a braccia aperte, restano sul posto di lavoro per una durata formidabile e hanno una curva di rendimento eccellente.

In genere, si può dire che il processo di assunzione non è una passeggiata. Un candidato (che potrebbe o meno essere adatto al lavoro) guarda l'offerta attraverso una bacheca, si mette in contatto, invia il curriculum, riceve un colloquio e poi la cosa va in un modo o nell'altro. Ma che dire dei passaggi che si riducono con lo scopo dei programmi di segnalazione dei dipendenti.

Il candidato conosce già l'azienda grazie al suo referente. Conosce le aspettative, la cultura del lavoro e ha un'idea di ciò che sta accadendo. Questo non solo risparmia gli sforzi delle risorse umane, ma infonde credibilità al candidato, cosa che una job board non può fare. Come se le indicazioni di cui sopra non fossero sufficienti a evidenziare perché i programmi di referral sono fondamentali per il datore di lavoro, anche i dipendenti hanno un'ottima motivazione per farlo.

I dipendenti si rivolgono all'azienda con i loro amici e conoscenti perché:

• Stanno aiutando un amico a trovare lavoro in una posizione che ritiene adeguata.
• Aiutano l'organizzazione a sfuggire all'ingombrante processo di assunzione da zero.
• Vogliono ottenere i premi per le segnalazioni dei dipendenti (di cui si parlerà più avanti).
• Chi non vuole lavorare con i propri amici?

I candidati segnalati dai dipendenti costituiscono solo il 6,9% del totale dei candidati, ma rappresentano il 40% delle assunzioni totali. - Jobvite

Vediamo una prova teorica, seguita dall'esempio di una piattaforma aziendale che ha sfruttato al meglio lo scopo del programma di referral dei dipendenti per ottenere il pubblico dei creativi.

I referral dei dipendenti rafforzano i livelli di motivazione

La Teoria della Motivazione di McClelland parla molto di come un dipendente senta il bisogno di potere, di realizzazione e di affiliazione all'interno e all'esterno dell'organizzazione e lo sostiene con prove teoriche. Per quanto riguarda le ricompense del miglior programma di segnalazione dei dipendenti, il datore di lavoro deve dotare l'arsenale del dipendente di tutti e tre i superpoteri intangibili:

• La sensazione di potere con la capacità di influenzare le decisioni di assunzione dell'organizzazione raccomandando il/i candidato/i giusto/i
• Senso di realizzazione attraverso le piattaforme di referral dei dipendenti, che rappresentano un punto di forza significativo per i dipendenti che si rivolgono a loro in primo luogo‍
• Affiliazione all'organizzazione, in quanto il referente agisce come ambasciatore del marchio della vostra organizzazione mentre ne parla con i suoi colleghi.

I referral portano le offerte di lavoro all'attenzione di persone che non le stanno cercando attivamente, facendo sì che la vostra azienda abbia un paio di occhi nuovi.

Si tratta di prendere due piccioni con una fava: voi ottenete un nuovo assunto eccezionale (se tutto va bene) e il dipendente di riferimento torna a casa contento di rivedere a breve il suo amico al lavoro.

Vantaggi di ricompensare le segnalazioni dei dipendenti

Il solo fatto di tenere informato il dipendente interessato non lo motiverà abbastanza. Quindi, perché un programma di segnalazione dei dipendenti è vantaggioso se non ha una struttura di ricompensa per dare ai dipendenti una spinta in più? Ecco perché:

1. Riduzione dei costi di reclutamento

Con la riduzione dei costi di reclutamento, l'organizzazione risparmia molte risorse finanziarie. La persona giusta si presenta nella sala colloqui tenendo per mano il dipendente che l'ha segnalata e una parte dei costi impegnati può essere reinvestita per premiare il/la referente.

2. I rinvii richiedono meno tempo

Le segnalazioni dei dipendenti fanno risparmiare tempo e denaro. Secondo una ricerca di Glassdoor, negli Stati Uniti occorrono in media 23 giorni per assumere un nuovo dipendente, un tempo che è destinato ad aumentare. Le segnalazioni dei dipendenti, tuttavia, riducono questo periodo, rendendo i premi monetari un investimento che si ripaga con il tempo risparmiato.

3. I premi per i referral garantiscono il fattore qualità

Quando si parla di qualità dei candidati segnalati, i premi in palio sono generalmente piuttosto elevati, ovvero una percentuale dello stipendio del segnalante. Questo dà al referente una motivazione in più per mettere in mostra le sue carte migliori quando si rivolge ai suoi amici o vecchi colleghi.

Le organizzazioni stanno abbandonando i bonus della piattaforma di referral per i dipendenti basati sul contante

Certo, non c'è niente di meglio del denaro liquido e freddo da sorseggiare, ma i nuovi dipendenti sono più attratti dai bonus per le segnalazioni che offrono esperienze e buoni acquisto piuttosto che denaro. Per esempio, InMobi, un'azienda di marketing cloud, ha iniziato a regalare ai propri dipendenti Royal Enfield (spesso definita l'Harley Davidson indiana) e scooter Vespa per ogni segnalazione fatta. Qual era l'accordo? Hanno smesso di dare bonus in denaro per le segnalazioni dei dipendenti e li hanno spostati sulle esperienze.

Un altro punto a favore di questo approccio è che appaiono più appetibili agli occhi del referente. La possibilità di vincere una moto in autostrada mi sembra una musica per le orecchie, piuttosto che un bonus in denaro, perché è molto tangibile. E come sempre, le organizzazioni possono scegliere tra bonus in denaro e bonus non in denaro per i dipendenti che segnalano qualcuno.

Le piattaforme automatizzate di segnalazione dei dipendenti sono il futuro

Poiché il processo di segnalazione dei dipendenti è semplificato e segue una procedura, diverse piattaforme di reclutamento e assunzione hanno integrato strumenti di ricompensa e riconoscimento per automatizzarlo. Le procedure di segnalazione dei dipendenti di oggi sono frammentate, con le segnalazioni che si perdono nella posta elettronica e le Risorse Umane che selezionano i candidati più validi da un carico di lavoro immenso.

Anche se i referral riescono a salire nella pipeline di reclutamento, il referente non viene informato del suo prezioso contributo, il che vanifica lo scopo di un premio per i referral. Questo problema può essere risolto grazie all'automazione.

Platforms like Xoxoday make employee referrals seamless by integrating with recruitment and hiring platforms that work by setting up rule engines. These rule engines can trigger referral rewards on specified conditions, and integration with your applicant tracking system can be automated. To top it all off, a platform like Xoxoday has countless experiences, gift vouchers, and deals for the referrers to choose from.

Non solo non perderete nessun referral, ma ogni referente riceverà la sua parte senza problemi, il che renderà il miglior programma di referral per i dipendenti un successo.

Impostazione del perfetto programma di segnalazione dei dipendenti

L'essenza di un programma di segnalazione dei dipendenti sta nella chiarezza della comunicazione. Tutto ciò che le risorse umane devono fare è comunicarlo ai dipendenti, e loro fanno tutto il lavoro duro (finché non iniziano ad arrivare i colloqui). Il programma di segnalazione dei dipendenti deve essere chiaro su questi fronti:

• Perché esiste il programma?
• Quali sono le posizioni aperte?
• Qual è la fregatura? Indicate i vantaggi che i dipendenti ottengono in caso di referenze di successo.
• Regole e T&C del programma
• Scadenza per la presentazione della/e segnalazione/i

Una volta comunicati questi aspetti, i dipendenti inizieranno a mostrare le loro carte in un attimo. Si noti che i dipendenti devono comprendere il ruolo in questione e, nel caso in cui ci sia un divario tra le prospettive in arrivo e le opportunità volute dalle risorse umane, è necessario chiarirlo di nuovo.

Cosa fare dopo l'arrivo dei referral?

Si può dire che nell'acquisizione di talenti, la qualità dei referral conta più del numero di candidati inviati alle risorse umane. In ogni caso, le tre cose che le risorse umane dovrebbero fare dopo che la campagna di referral è in pieno svolgimento sono:

1. Apprezzare

Per i dipendenti che hanno contribuito, l'apprezzamento è fondamentale per valorizzare il loro contributo e motivare gli altri a fare il loro dovere. Non si vuole che i dipendenti pensino che la loro segnalazione sia stata un'altra email non letta.

2. Comunicare

Fornite un resoconto dettagliato dei progressi compiuti, sia in una candida chiacchierata in sala relax che via e-mail. La maggior parte dei dipendenti è ansiosa di conoscere i progressi del proprio referente, perché è preoccupata di sapere se è stato abbastanza bravo da essere inserito nella rosa dei candidati o meno.

3. Ricompensare e ricompensare bene

Nel caso di referenze che hanno fatto centro e sono state inserite nel roster, il referente dovrebbe essere ben ricompensato. Mantenete il bonus di referenza semplice e i vostri dipendenti saranno già incentivati a segnalare i candidati migliori alle risorse umane. Non includete più se e più ma di quanto sia necessario.

Il punto cruciale: Riferirsi, reclutare, risciacquare e ripetere

Le segnalazioni dei dipendenti comportano numerosi vantaggi e sono uno dei metodi di assunzione più noti ed efficaci dal punto di vista dei costi. Se il programma di segnalazione dei dipendenti è impostato nel modo giusto, tenendo conto di quanto detto sopra, si otterrà il pool perfetto di candidati senza esaurire tempo, denaro e sforzi. E non dimenticate di ricompensare i vostri referenti per aver portato i loro amici!