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La gestione del personale poco performante è una sfida che ogni organizzazione deve affrontare prima o poi.
Ogni organizzazione, per quanto consolidata o performante, è destinata a incontrare prima o poi membri del personale con prestazioni insufficienti. In qualità di manager o leader, è vostra responsabilità affrontare e gestire efficacemente le prestazioni insufficienti.
Questo blog vi fornirà una guida completa su come gestire i membri del personale con prestazioni insufficienti in modo da promuovere la crescita, motivare il vostro team e garantire che la vostra organizzazione continui a prosperare.
Che cos'è la sottoperformance?
L'underperformance si riferisce a una situazione in cui un dipendente o un team non riesce costantemente a soddisfare gli standard, le aspettative o gli obiettivi stabiliti per il proprio ruolo o le proprie mansioni all'interno di un'organizzazione.
È uno stato in cui le prestazioni di un individuo sono inferiori a quelle considerate accettabili o soddisfacenti per la sua posizione.
Quali sono le cause della scarsa performance del personale?
Le prestazioni insufficienti dei dipendenti possono essere attribuite a una serie di fattori, sia interni che esterni, che possono influire sulla capacità di un individuo di soddisfare le aspettative lavorative.
L'identificazione della causa specifica delle prestazioni insufficienti è fondamentale per attuare strategie efficaci per risolvere il problema.
Ecco alcune cause comuni di scarso rendimento dei dipendenti:
1. Mancanza di chiarezza nelle aspettative
Quando i dipendenti non sono sicuri del loro ruolo, delle loro responsabilità o delle loro aspettative di prestazione, possono avere difficoltà a soddisfarle. Una comunicazione chiara delle descrizioni delle mansioni, degli obiettivi e degli standard di prestazione è essenziale.
2. Competenze o formazione inadeguate
I dipendenti possono avere prestazioni inferiori se non hanno le competenze o la formazione necessarie per svolgere efficacemente le loro mansioni. Fornire formazione continua e opportunità di sviluppo può aiutare a colmare queste lacune.
3. Problemi di salute o personali
Problemi personali, problemi di salute fisica o mentale o fattori esterni di stress possono influire sulla capacità di un dipendente di dare il meglio di sé. Questi fattori possono richiedere comprensione, flessibilità e sostegno da parte dell'organizzazione.
4. Stress sul posto di lavoro
Alti livelli di stress, un carico di lavoro eccessivo, scadenze irrealistiche o un ambiente di lavoro tossico possono contribuire a un rendimento insufficiente. Un ambiente di lavoro stressante può portare al burnout e a una diminuzione della produttività.
4. Mancanza di motivazione
I dipendenti che non si sentono motivati o impegnati nel loro lavoro hanno maggiori probabilità di non rendere al meglio. Fattori come la mancanza di riconoscimento, di opportunità di crescita professionale o di soddisfazione lavorativa possono diminuire la motivazione.
5. Cattiva gestione
Una gestione inefficace o non favorevole può portare a prestazioni insufficienti. Lo stile di leadership, la comunicazione e la capacità di fornire feedback di un manager hanno tutti un ruolo nelle prestazioni dei dipendenti.
6. Conflitti personali
I conflitti con i colleghi o i supervisori possono creare un ambiente di lavoro ostile che ostacola le prestazioni. Affrontare i problemi interpersonali e promuovere una cultura positiva sul posto di lavoro è essenziale.
7. Risorse inadeguate
I dipendenti possono faticare a lavorare se non dispongono degli strumenti, delle attrezzature o delle risorse necessarie per portare a termine i loro compiti in modo efficiente.
8. Compiacimento
I dipendenti di lunga data che sono diventati compiacenti nei loro ruoli possono avere prestazioni inferiori a causa della mancanza di motivazione a eccellere o ad adattarsi alle circostanze che cambiano.
9. Mancanza di feedback
Senza un feedback regolare e senza opportunità di miglioramento, i dipendenti potrebbero non essere consapevoli delle loro prestazioni insufficienti o di come affrontarle.
10. Disinteresse personale
Un dipendente può avere prestazioni inferiori se ha perso interesse per il suo ruolo o se ritiene che il suo lavoro non sia in linea con le sue aspirazioni di carriera.
11. Fattori esterni
Le flessioni economiche, i cambiamenti di settore o le forze di mercato esterne possono portare a prestazioni insufficienti, in quanto i dipendenti possono sentirsi incerti sulla stabilità del proprio posto di lavoro.
Affrontare efficacemente le prestazioni insufficienti implica l'identificazione delle cause principali e l'attuazione di strategie mirate per risolvere tali problemi.
Una combinazione di comunicazione chiara, supporto continuo, formazione e gestione delle prestazioni può aiutare i dipendenti a superare queste sfide e a migliorare le loro prestazioni.
Come gestire il personale poco efficiente: 15 strategie
Ecco 12 modi per gestire il personale poco performante e motivarlo a fare il massimo.
1. Identificare la sottoperformance
Prima di poter affrontare il problema delle prestazioni insufficienti, è necessario riconoscerle. Tenete d'occhio segnali come il mancato rispetto delle scadenze, la diminuzione della produttività, il calo della qualità del lavoro, gli errori frequenti o l'atteggiamento negativo.
Comunicate regolarmente con il vostro team per rimanere informati sulle loro sfide e preoccupazioni.
2. Comprendere le cause profonde
Una volta identificati i dipendenti con prestazioni insufficienti, prendetevi il tempo necessario per capire le cause alla radice di tali prestazioni.
La causa potrebbe essere riconducibile a diversi fattori, come problemi personali, mancanza di competenze o di formazione, cattiva gestione o un ambiente di lavoro malsano. Organizzate incontri individuali per discutere le loro preoccupazioni e raccogliere informazioni.
3. Comunicazione aperta e costruttiva
La comunicazione è la chiave per affrontare le prestazioni insufficienti. Affrontate il problema con empatia e disponibilità all'ascolto.
Creare un ambiente sicuro e non conflittuale in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nel condividere le loro preoccupazioni e difficoltà. Ponete domande aperte e ascoltate attivamente le loro risposte.
4. Definire aspettative chiare
I dipendenti con prestazioni insufficienti potrebbero non comprendere appieno i loro ruoli e le loro responsabilità o gli standard da rispettare. Assicuratevi che le aspettative siano chiaramente definite, comunicate e documentate.
Questo include le descrizioni delle mansioni, gli obiettivi di prestazione e gli indicatori chiave di prestazione (kpis). Rivedete regolarmente queste aspettative e fornite un feedback.
5. Fornire formazione e sviluppo
Se le prestazioni insufficienti sono dovute a una mancanza di competenze o conoscenze, investite in programmi di formazione e sviluppo.
Questi programmi possono essere personalizzati per colmare le lacune di competenze specifiche e aiutare i dipendenti a migliorare le loro prestazioni. Questo investimento non solo va a vantaggio del singolo, ma migliora anche le capacità complessive del vostro team.
6. Offrire un feedback costruttivo
Il feedback deve essere specifico, tempestivo e costruttivo. Concentratevi sul comportamento o sulla prestazione, non sull'individuo.
Utilizzate l'approccio "Sandwich", in cui iniziate con un feedback positivo, fornite critiche costruttive e concludete con un rinforzo positivo. Incoraggiate una mentalità di crescita sottolineando il potenziale di miglioramento.
7. Attuare i piani di miglioramento delle prestazioni (PIP)
In caso di prestazioni insufficienti e persistenti, è opportuno prendere in considerazione l'attuazione di un piano di miglioramento delle prestazioni (PIP).
Una pip delinea gli obiettivi specifici, le scadenze e le aspettative che il collaboratore deve soddisfare. Include anche controlli regolari per verificare i progressi compiuti. Assicuratevi di coinvolgere il dipendente nella creazione del piano, in modo che senta un senso di appartenenza.
Sistemi efficaci di gestione delle prestazioni possono aiutare a ridurre le prestazioni insufficienti. Secondo un'indagine di Gartner del 2021, il 54% dei responsabili delle risorse umane ha dichiarato di aver modificato i processi di gestione delle prestazioni per concentrarsi maggiormente sul feedback e sullo sviluppo continuo.
8. Monitorare e fornire supporto
Una volta predisposto un piano di miglioramento, monitorare regolarmente i progressi del dipendente. Fornite un sostegno continuo, risorse e coaching per aiutarli ad avere successo. Affrontate tutti i blocchi o gli ostacoli che si presentano e modificate il piano se necessario.
9. Riconoscere e premiare i miglioramenti
Quando un dipendente con prestazioni insufficienti mostra segni di miglioramento, riconoscete e celebrate i suoi progressi. Riconoscimenti e premi possono motivare i dipendenti a continuare a lavorare per raggiungere i loro obiettivi e a risollevarne il morale.
10. Considerare soluzioni alternative
Nonostante i vostri sforzi, alcuni dipendenti potrebbero non rispondere agli interventi. In questi casi, potrebbe essere necessario prendere in considerazione soluzioni alternative, come la riassegnazione, la formazione aggiuntiva o, come ultima risorsa, il licenziamento.
Prendete queste decisioni con attenzione, tenendo conto degli interessi del dipendente e dell'organizzazione.
11. Impegno e coinvolgimento dei dipendenti
Incoraggiare i dipendenti con prestazioni insufficienti a partecipare attivamente alle decisioni relative al loro lavoro e ai loro obiettivi.
Quando hanno voce in capitolo nei processi lavorativi e si sentono coinvolti nel processo decisionale, è più probabile che siano motivati e si impegnino a migliorare le loro prestazioni.
12. Mentorship e supporto tra pari
Accoppiate i dipendenti con prestazioni insufficienti con mentori o colleghi che eccellono nel loro ruolo. Questa mentorship può fornire una guida preziosa, un sostegno e un modello positivo per il dipendente in difficoltà. Il sostegno e la collaborazione tra colleghi possono anche aumentare il morale e aiutare a risolvere i problemi di performance.
13. Revisioni delle prestazioni e cicli di feedback
Attuare revisioni regolari delle prestazioni, non solo per i dipendenti con prestazioni insufficienti, ma per tutti i membri del team.
Queste revisioni devono essere occasioni di feedback costruttivo, di definizione degli obiettivi e di discussione dello sviluppo della carriera. Stabilite un ciclo di feedback continuo per garantire un miglioramento costante.
14. Flessibilità e sistemazioni
Riconoscere che circostanze personali o problemi di salute possono influire sulle prestazioni. Offrire flessibilità e soluzioni quando è opportuno.
Ciò potrebbe includere la modifica degli orari di lavoro, la possibilità di lavorare a distanza o l'offerta di accesso ai programmi di assistenza ai dipendenti (EAP) per le sfide personali.
15. Sviluppo della leadership
A volte le prestazioni insufficienti possono essere legate a una leadership o a pratiche di gestione inefficaci.
Investite in corsi di formazione sullo sviluppo della leadership per i dirigenti, per garantire che abbiano le competenze necessarie per sostenere e motivare i loro team. Un team di leadership forte può fare una differenza significativa nelle prestazioni complessive del personale.
Come fanno le aziende come IBM a gestire i dipendenti con prestazioni insufficienti?
Le aziende come IBM hanno in genere processi consolidati per gestire i dipendenti con prestazioni insufficienti. Ecco una panoramica di come IBM gestisce i dipendenti con prestazioni insufficienti:
1. Feedback e valutazione delle prestazioni
IBM effettua regolarmente revisioni delle prestazioni, spesso su base annuale, in cui i manager forniscono un feedback sulle prestazioni dei dipendenti rispetto a obiettivi e aspettative predefiniti.
Durante queste revisioni, i dipendenti con prestazioni insufficienti vengono identificati in base al mancato rispetto degli standard di rendimento.
2. Aspettative di prestazione chiare
IBM stabilisce aspettative di performance chiare e misurabili per i dipendenti. Queste aspettative vengono comunicate durante le sessioni di definizione degli obiettivi e le discussioni sulle prestazioni.
I dipendenti sono consapevoli degli standard che ci si aspetta che raggiungano e delle metriche specifiche in base alle quali verrà valutata la loro performance.
3. Piani di miglioramento delle prestazioni (PIP)
Quando le prestazioni di un dipendente sono inferiori alle aspettative, IBM può attuare un Piano di miglioramento delle prestazioni (PIP).
Un PIP è un documento formale che delinea i problemi di prestazione, gli obiettivi specifici di miglioramento, la tempistica per il miglioramento e le conseguenze in caso di mancato miglioramento.
4. Formazione e sviluppo
IBM offre opportunità di formazione e sviluppo per aiutare i dipendenti meno performanti ad acquisire le competenze e le conoscenze necessarie per migliorare le loro prestazioni.
Questo può includere l'accesso a corsi online, workshop o coaching individuale.
5. Feedback regolare
I manager di IBM forniscono regolarmente un feedback costruttivo ai dipendenti con prestazioni insufficienti. Questo feedback non si limita alle revisioni annuali, ma è continuo durante tutto l'anno.
I colloqui di feedback si concentrano sull'identificazione delle aree di miglioramento e forniscono indicazioni su come migliorare le prestazioni.
6. Monitoraggio dei progressi
IBM monitora da vicino i progressi dei dipendenti con prestazioni insufficienti che sono impegnati nei PIP. I check-in regolari con i manager e le risorse umane sono comuni per monitorare gli sforzi di miglioramento.
7. Piani di sviluppo individuali (IDP)
In alcuni casi, IBM può collaborare con il dipendente per creare un piano di sviluppo individuale (IDP) che delinea azioni e risorse specifiche per migliorare le prestazioni.
8. Considerazione di ruoli alternativi
Se un dipendente ha costantemente difficoltà nel suo ruolo attuale, IBM può esplorare la possibilità di passare il dipendente a un ruolo o a un reparto diverso che si allinei meglio con le sue competenze e i suoi punti di forza.
9. Risoluzione come ultima risorsa
Nei casi in cui un dipendente non riesca a compiere progressi soddisfacenti nonostante il sostegno e gli interventi, IBM può ricorrere al licenziamento come ultima opzione.
IBM, come molte grandi organizzazioni, pone una forte enfasi sullo sviluppo dei dipendenti e preferisce aiutarli ad avere successo ogni volta che è possibile. Il licenziamento è generalmente considerato l'ultima risorsa dopo aver esaurito tutte le altre possibilità di miglioramento.
Le politiche e le procedure specifiche per la gestione dei dipendenti con prestazioni insufficienti possono variare all'interno dei diversi reparti o divisioni dell'azienda.
Conclusione
La gestione del personale con prestazioni insufficienti è un aspetto impegnativo ma essenziale della leadership. Richiede empatia, comunicazione efficace e l'impegno ad aiutare i dipendenti a raggiungere il loro pieno potenziale.
Seguendo le strategie descritte in questo blog, è possibile creare un ambiente di lavoro favorevole e produttivo che incoraggi la crescita e il miglioramento continuo, a beneficio sia del team che dell'organizzazione nel suo complesso.
Ricordate che ogni dipendente ha il potenziale per migliorare, e il vostro ruolo di manager è quello di aiutarlo a sbloccare questo potenziale.
