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Chi avrebbe mai pensato che un piccolo virus avrebbe cambiato completamente il mondo e che i processi aziendali da persona a persona e gli incontri faccia a faccia sarebbero diventati digitali nel giro di pochi mesi? Anche oggi, quando la situazione è tornata alla normalità, le riunioni di persona sembrano essere un ricordo del passato.

Le presentazioni online o virtuali hanno già trovato spazio nella nostra vita professionale quotidiana. In questo scenario, non sarebbe sbagliato dire che le presentazioni a distanza sono la nuova normalità.

Presentare dietro lo schermo del computer può sembrare facile, ma presenta una serie di svantaggi: le difficoltà tecniche e un pubblico distratto sono i principali. Ma non preoccupatevi! Potrete facilmente superarlo seguendo alcune buone pratiche e consigli che abbiamo trattato in questo blog post. Continuate a leggere!

Suggerimenti per la pre-presentazione

Ecco 12 buone pratiche per fare una presentazione a distanza con sicurezza.

1. Determinare gli obiettivi della presentazione

"Se non sapete cosa volete ottenere con la vostra presentazione, il vostro pubblico non lo saprà mai". - Harvey Diamond

Qual è il risultato che volete ottenere con la vostra presentazione? Trovare la risposta giusta a questa domanda vi aiuterà a creare una presentazione di valore che valga il tempo del pubblico.

Presentare una nuova idea commerciale agli investitori per raccogliere fondi, far conoscere ai clienti una nuova funzionalità aggiunta a un prodotto esistente, istruire i dipendenti su una nuova tecnologia e così via: la presentazione deve avere uno scopo o un obiettivo rilevante. Questo obiettivo vi fornisce una tabella di marcia per strutturare ulteriormente la vostra presentazione.

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Suggerimento L'obiettivo è la spina dorsale della presentazione. Pertanto, deve essere chiaro, conciso e specifico.

2. Scegliere un buon modello

Una volta determinato l'obiettivo della presentazione, è necessario scegliere il modello più adatto allo scopo. I modelli di diapositive pre-progettati, con caratteristiche di modificabilità al 100%, consentono di risparmiare tempo, di migliorare il branding aziendale e di dare coerenza alle diapositive.

Oltre all'obiettivo, prima di scegliere un modello è necessario considerare anche il pubblico e il contenuto. Per esempio, se volete presentare le prestazioni della vostra campagna di marketing ai dirigenti dell'azienda, preferite un modello dall'aspetto professionale e minimalista, con molto spazio per grafici e diagrammi. Al contrario, se volete educare i vostri studenti, scegliete un modello colorato e animato che renda divertente l'apprendimento.

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Suggerimento - Investite in un modello che vi garantisca facilità di modifica, accesso a vita e assenza di problemi di copyright.

3. Incorporare una grafica di alta qualità

Una grafica perfetta al pixel completa le informazioni testuali e facilita la comunicazione efficace del messaggio. Tuttavia, è importante utilizzare grafici pertinenti che supportino visivamente la presentazione invece di rovinarla. Per esempio, se volete mostrare gli sviluppi e le tendenze nel tempo, usate i grafici a linee. Ma i grafici a linee non funzionano se si vogliono visualizzare le distribuzioni di frequenza. In questo caso dovrete usare gli istogrammi.

Evitate di sovraccaricare le vostre diapositive con la grafica e non incorporatela solo per il gusto di decorare la presentazione. Utilizzate i grafici solo se aggiungono valore al vostro contenuto.

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Suggerimento Assicuratevi di scegliere solo immagini e infografiche ad alta risoluzione per la vostra presentazione. Questo vi aiuterà a ridimensionare queste immagini per adattarle a qualsiasi dimensione dello schermo senza compromettere la pixelatura. Se necessario, utilizzate uno strumento di upscaling delle immagini

4. Scegliere la piattaforma di hosting più adatta

La piattaforma di hosting scelta gioca un ruolo indispensabile per il successo della vostra presentazione virtuale. Con molte piattaforme di hosting disponibili, come Webex, Zoom, Google Meet e GoToWebinar, è piuttosto difficile trovare la migliore per la vostra presentazione. Ecco alcuni consigli che vi faciliteranno il lavoro...

  • La piattaforma di hosting deve avere tutte le caratteristiche e le capacità necessarie per gestire la larghezza di banda e il traffico in modo che la presentazione avvenga senza problemi.
  • Deve essere compatibile con il software di presentazione in uso.
  • Deve essere completamente protetto per garantire che la presentazione e i dati del pubblico siano protetti da accessi non autorizzati.
  • Deve avere funzioni di analisi che vi aiutino a monitorare il coinvolgimento del pubblico e a misurare il successo della vostra presentazione.
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Suggerimento - Prima di scegliere la piattaforma di hosting, confrontate le sue caratteristiche e i suoi prezzi con quelli di altre piattaforme disponibili. Concludete una piattaforma solo se ritenete che valga ogni singolo centesimo speso.

5. Dedicare un po' di tempo a una sessione di domande e risposte

Mantenere il pubblico impegnato e interessato è una delle sfide più grandi nelle presentazioni virtuali. Un modo per mantenere il pubblico attivo durante la presentazione è chiedere loro di porre domande.

Dedicando un tempo dedicato alla sessione di domande e risposte, si possono ottenere molti vantaggi: si può coinvolgere e interagire con il pubblico, fornire informazioni aggiuntive che non sono state trattate nelle diapositive, rispondere a eventuali dubbi e farsi un'idea della sincerità con cui vi hanno ascoltato.

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Suggerimento - Potete ottenere il massimo dalla vostra sessione di domande e risposte elencando le potenziali domande e preparando le risposte. In questo modo, potrete rispondere meglio e presentarvi come esperti della materia.

6. Controllare le regolazioni dello sfondo e la fotocamera

Una pila di fascicoli o di biancheria o un bambino che gioca in sottofondo possono far perdere l'attenzione al vostro pubblico, facendovi apparire come un oratore poco professionale. Pertanto, per evitare questo scenario, è necessario scegliere in modo proattivo un ambiente con uno sfondo neutro e privo di disordine o distrazioni. Se possibile, scegliete un luogo con illuminazione naturale, perché può fare una grande differenza.

Controllate prima l'angolazione della telecamera e assicuratevi che sia posizionata all'altezza dei vostri occhi per stabilire un contatto visivo corretto con il pubblico.

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Suggerimento Per assicurarsi che l'angolo di ripresa, l'illuminazione e lo sfondo siano corretti, è possibile effettuare una prova con un collega o un amico.

7. Nascondere i segnalibri e le schede irrilevanti in modo proattivo

Se la presentazione richiede la condivisione dello schermo con il pubblico, chiudete tutte le applicazioni, le schede e le finestre non pertinenti. Inoltre, spegnete o silenziate Slack/email/calendario o altre notifiche e nascondete i segnalibri per ottenere l'attenzione totale del pubblico.

Per offrire un'esperienza migliore e ridurre al minimo le possibilità di fare accidentalmente clic sulla scheda sbagliata, utilizzate una finestra del browser separata per consegnare la presentazione virtuale.

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Suggerimento - Se il vostro software di presentazione offre la funzione "Modalità presentazione", sfruttatela al massimo.

8. Provare bene

La pratica e le prove possono aiutarvi a scoprire le aree deboli, a prepararvi per i problemi tecnici e a migliorare la gestualità e il linguaggio del corpo. Inoltre, vi aiutano a padroneggiare le capacità di gestione del tempo e a concludere la presentazione entro il tempo stabilito. Esercitarsi con largo anticipo vi farà sentire più a vostro agio e sicuri di voi stessi nel grande giorno.

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Suggerimento - Potete chiedere a un amico o a un collega di registrare la vostra sessione di pratica. In seguito, potrete guardare la registrazione per identificare le lacune e lavorarci su per migliorare la consegna finale.

Suggerimenti da seguire durante la presentazione

Ecco alcuni suggerimenti da ricordare durante la presentazione.

9. Variare il tono e la modulazione

La qualità tonale della vostra voce può fare la differenza nella vostra presentazione virtuale. Non importa quanto sia buono il vostro contenuto e quanto siano strutturate le vostre diapositive, nulla vi aiuterà se non riuscite a variare il vostro tono e la vostra modulazione in modo efficace. Quindi, non parlate né troppo velocemente né troppo lentamente.

Usate l'inflessione (cioè la variazione dell'intonazione e del tono della voce) per creare eccitazione, suspense o dramma nella vostra storia e trasmettere urgenza, entusiasmo o importanza dei punti chiave. Inoltre, non dimenticate di fare delle pause per spezzare la monotonia di un flusso continuo di parole e dare tempo al pubblico di assorbire le informazioni presentate.

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Suggerimento Mantenete la velocità media della conversazione tra le 120 e le 150 parole al minuto. Tuttavia, a seconda dell'argomento e del contenuto della presentazione, è possibile variare il ritmo.

10. Prestare attenzione al linguaggio del corpo e alla gestualità

I gesti e il linguaggio del corpo sono molto importanti nelle presentazioni virtuali, poiché ciò che comunichiamo viene espresso e trasmesso più attraverso le espressioni facciali e il linguaggio del corpo che attraverso le parole che pronunciamo.

Ecco alcuni suggerimenti

  • Non sporgetevi verso la telecamera o verso la scrivania; state seduti in posizione eretta.
  • Evitate di toccarvi i capelli o il viso, perché vi darebbero l'impressione di essere impreparati e nervosi.
  • Invece di guardare qui e là, guardate la telecamera.
  • Per rendere l'atmosfera costruttiva e positiva, salutate i vostri interlocutori con un sorriso.
  • Evitate di fissare, sbadigliare, aggrottare le sopracciglia o qualsiasi altra espressione facciale ostile.

11. Essere inclusivi

Potete scegliere la funzione di traduzione del software ed evitare di usare gerghi o parole complicate per rendere i vostri contenuti accessibili ai membri del pubblico di madrelingua e livelli di apprendimento diversi. Rivolgetevi ai membri del pubblico con i loro rispettivi nomi per aggiungere un tocco personale.

È anche possibile registrare la presentazione e condividerla con il pubblico. Può essere utile per i membri del pubblico con disabilità cognitive, che possono rivedere la presentazione registrata in qualsiasi momento, rallentare la velocità e comprendere particolari segmenti.

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Suggerimento - Includendo un elemento di inclusività nelle vostre presentazioni virtuali, potete far sentire il vostro pubblico valorizzato. Non trascurate questo aspetto.

12. Disattivare i microfoni quando non si parla

Disattivare il microfono quando un membro del pubblico pone una domanda è un segno di rispetto nei suoi confronti. Permette loro di parlare senza essere distratti o interrotti da rumori di fondo. Inoltre, vi aiuta ad ascoltare e comprendere chiaramente le loro preoccupazioni.

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Suggerimento - Chiedete al pubblico di disattivare il microfono durante la presentazione. Questo vi aiuterà a trasmettere il vostro messaggio senza distrarvi, facendo in modo che il pubblico capisca come voi volete.

Considerazioni finali

Indubbiamente, questa nuova normalità ha portato cambiamenti insoliti nel panorama aziendale, ma allo stesso tempo ha dato ai professionisti l'opportunità di brillare come presentatori. Quindi, sfruttatela al massimo!

Ricordate che più tempo investite nella creazione e nella pratica della presentazione, meno sforzo dovrete fare per consegnarla al vostro pubblico. Una presentazione virtuale ben preparata e ben eseguita può farvi guadagnare punti e aiutarvi ad affermarvi come oratori esperti.

Spero che questo articolo vi aiuti a prepararvi bene per la vostra prossima presentazione online.

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Collaboratore ospite

Spesso ci imbattiamo in scrittori fantastici che preferiscono pubblicare i loro scritti sui nostri blog ma preferiscono rimanere anonimi. Dedichiamo questa sezione a tutti i supereroi che fanno il passo più lungo della gamba per noi.