Mendengar aktif di Tempat Kerja: Mengapa Ia Penting dan Bagaimana Melakukannya

To succeed in today’s workplace, mastering technical skills is only part of the equation. Whether you're a writer perfecting grammar and syntax, an HR professional handling people and processes, or an executive making high-stakes decisions, your growth depends on more than domain expertise alone.

What truly sets successful professionals apart is their ability to connect, understand, and communicate effectively with others. That’s where soft skills—especially active listening—come into play.

Developing active listening in the workplace is essential for building strong relationships, enhancing collaboration, and driving better outcomes across teams. It’s a skill that supports not only everyday conversations but also high-impact interactions like feedback sessions, team check-ins, and decision-making discussions.

But what is active listening and why is it important? It’s the practice of being fully present and engaged during conversations—paying attention to both words and non-verbal cues, and responding with empathy and clarity. This kind of listening creates trust, prevents miscommunication, and helps people feel heard and valued.

The benefits of active listening go far beyond improved communication. It helps you navigate conflict, motivate your team, understand diverse perspectives, and become a more thoughtful, responsive leader.

In this guide, we’ll explore the fundamentals of active listening—what it is, why it matters, and how to strengthen it in your daily work life. Whether you're looking to elevate your leadership skills or simply become a better colleague, these insights will help you become a more impactful communicator.

Mari selami!

Apa yang mendengar aktif?

Penerangan ini boleh mengelirukan - apabila anda mendengar apa yang orang katakan, bukankah anda mendengarnya? Lagipun, mendengar sudah menjadi aktiviti.

Tetapi inilah contoh mendengar aktif untuk menunjukkan perbezaan kepada anda.

Kita semua telah berbual dengan seseorang yang mendengar dan menjawab apa yang anda katakan, tetapi mereka nampaknya tidak terlibat sepenuhnya. Mereka mungkin melihat sekeliling barang atau orang di dalam bilik, glancing di telefon mereka, atau nampaknya hanya mengambil beberapa perkara yang anda katakan.

Apabila perbualan selesai, anda tidak merasakan mereka telah memahami sepenuhnya perspektif dan perasaan anda walaupun mereka telah bertindak balas dengan secukupnya.

Apabila anda bercakap dengan seseorang yang terlibat dalam mendengar aktif, sebaliknya, anda mempunyai perhatian penuh mereka. Pasangan perbualan anda akan membuat banyak hubungan mata, mengelakkan mengganggu anda, dan sering mengulangi apa yang telah anda katakan kepada mereka supaya anda tahu mereka memahami anda sepenuhnya.

Mendengar aktif tidak bermakna bersetuju dengan semua yang dikatakan oleh orang lain. Tetapi ini bermakna mengambil masa dan memberi perhatian untuk memahami perspektif dan emosi orang lain, bukan hanya kata-kata yang mereka bicarakan.

Mengapa mendengar aktif penting di tempat kerja?

Perkara mendengar aktif dalam setiap bidang kehidupan anda, dan menjadi pendengar aktif yang mahir pasti akan memberi manfaat kepada kehidupan peribadi dan profesional anda. Semua orang mendapat manfaat daripada persefahaman bersama di tempat kerja. 

Berikut adalah bagaimana mendengar aktif adalah penting di tempat kerja dan bagaimana ia boleh membantu anda di setiap peringkat kerjaya anda.

1. Sebagai penyumbang individu

Mendengar secara aktif kepada rakan-rakan dan pengurus anda akan memberi anda peranan yang baik dalam peranan anda sebagai penyumbang individu. Anda akan mengetahui lebih lanjut tentang perkara yang penting kepada pengurus anda dalam perbualan 1:1 jika anda berlatih mendengar aktif.

Anda juga akan bekerjasama dengan rakan sebaya anda dalam projek jika anda seorang pendengar yang baik.

2. Sebagai pengurus

Mendengar aktif menjadi lebih penting apabila anda beralih ke peranan di mana anda menguruskan orang dengan berkesan. Menjadi pengurus yang baik dan terlibat bermakna mengetahui apa yang sedang berlaku dengan pasukan anda - di mana tugas dan projek mereka, dan bagaimana mereka mengendalikan beban kerja dan tekanan mereka dalam kehidupan peribadi mereka juga.

Mendengar aktif boleh membantu anda mengembangkan pemahaman yang lebih mendalam tentang apa yang mendorong dan melibatkan pasukan anda.

3. Sebagai pemimpin

Ia boleh menjadi mudah untuk membuat keputusan hanya menggunakan pengalaman dan pengetahuan anda sendiri dalam kepimpinan. Tetapi anda akan menjadi pemimpin yang lebih berjaya dan empati jika anda boleh mengambil maklum balas dan maklumat daripada rakan eksekutif, pengurus, dan penyumbang individu anda juga.

Anda akan membuat keputusan yang lebih tepat apabila anda memahami apa yang sedang berlaku dengan semua orang dalam organisasi anda dan mengambil kira perspektif mereka mengenai keputusan penting.

The purpose of active listening in the workplace

Active listening isn't just about hearing someone out—it’s about being fully present in a conversation, understanding what’s being said, and responding with intention. When done right, it creates a workplace culture built on clarity, empathy, and mutual respect.

At its core, active listening helps reduce misunderstandings, minimizes back-and-forth, and builds stronger team connections. It encourages open dialogue and shows employees that their voices genuinely matter.

Here’s why active listening makes a difference:

• Improves clarity and reduces errors: Listening carefully ensures instructions and expectations are understood the first time, saving time and rework.
• Builds trust and respect: When people feel heard, they’re more likely to speak up, share ideas, and engage with the team.
• Supports emotional intelligence: Active listening encourages thoughtful responses instead of assumptions, helping teams handle sensitive situations better.
• Strengthens team collaboration: When everyone feels included and understood, collaboration becomes smoother and more effective.
• Helps managers make informed decisions: Leaders who actively listen can spot underlying issues, understand employee needs, and lead with empathy.

Over time, active listening contributes to a workplace where people communicate openly, solve problems faster, and support one another with intention.

Teknik mendengar aktif

Mendengar aktif adalah kemahiran yang boleh anda kerjakan setiap hari untuk menjadi baik. Sesetengah orang mungkin merasa lebih mudah untuk berlatih mendengar aktif daripada yang lain, tetapi semua orang boleh berlatih mendengar aktif dan menjadi lebih baik.

Berikut adalah beberapa teknik untuk berlatih untuk meningkatkan kemahiran mendengar aktif anda.

1. Kekal hadir

Terdapat banyak gangguan dalam mesyuarat dan perbualan 1:1 hari ini - ping telefon bimbit anda, e-mel tiba di komputer riba anda, atau anda hanya melihat orang bergerak di sekitar pejabat. Tetapi tetap hadir dan fokus dalam perbualan adalah bahagian penting dalam mendengar aktif.

Anda tidak dapat memahami apa yang dikatakan seseorang melainkan anda memberi perhatian penuh - dan mereka mungkin tidak akan merasa selesa membuka sepenuhnya kepada seseorang yang hanya separuh jalan di sana.

Sebaliknya, amalkan memberi tumpuan kepada kata-kata dan bahasa tubuh orang lain. Amalan kesedaran boleh membantu melatih perhatian anda untuk memberi tumpuan kepada hanya satu perkara pada satu masa juga.

2. Jangan ganggu

Bunyinya mudah, tetapi sukar bagi ramai orang untuk melakukannya - mendengar yang baik bermakna tidak bercakap tentang seseorang atau mengganggu mereka. Memberi orang lain peluang untuk bercakap pemikiran mereka sepenuhnya tanpa melompat masuk untuk menawarkan anda sendiri adalah tanda hormat.

Dan ini dapat membuat pasangan perbualan anda berasa lebih selesa menyatakan diri mereka kerana mereka tahu mereka mempunyai ruang untuk melakukannya.

Mengganggu juga merupakan tanda bahawa anda telah memikirkan apa yang akan anda katakan seterusnya dan bukannya hanya mengambil apa yang dikatakan oleh orang lain. Itulah bertentangan dengan mendengar aktif kerana anda tidak memberi mereka perhatian yang tidak berbelah bahagi.

Sudah tentu, anda tidak perlu membiarkan seseorang pergi berjam-jam - anda boleh mencari titik semula jadi untuk mengganggu dengan sopan atau bertanya soalan. Tetapi itu sepatutnya jarang berlaku apabila anda mendengar secara aktif.

3. Perhatikan petunjuk bukan lisan

Mendengar aktif bukan hanya tentang mengambil apa yang dikatakan seseorang. Ia juga mengenai perasan apa yang mereka tidak katakan - sekurang-kurangnya tidak lantang. Ini bermakna memberi perhatian kepada ekspresi wajah dan bahasa badan pasangan perbualan anda.

Memberi perhatian kepada isyarat lisan dan bukan lisan, seperti seseorang yang menetapkan rahang mereka dalam kemarahan atau mengecut dari subjek secara fizikal, akan membantu anda mengembangkan pemahaman yang lebih mendalam tentang apa yang mereka rasakan dan apa sahaja yang mereka mahu berkomunikasi tetapi tidak pasti bagaimana untuk mengatasinya.

Ini amat penting apabila isyarat halus menunjukkan bahawa kata-kata mereka tidak sepadan dengan tindakan mereka - anda boleh meminta beberapa soalan penjelasan lembut untuk sampai ke bahagian bawah apa yang berlaku.

4. Empati

Mendengar aktif tidak selalu bermakna anda perlu bersetuju dengan sepenuh hati dengan semua yang dikatakan rakan perbualan anda. Itu tidak realistik. Selain itu, matlamat mendengar aktif tidak selalu bersetuju dengan kenyataan fakta. Ini mengenai memahami pandangan masing-masing, walaupun anda masih tidak bersetuju pada akhirnya.

Di sinilah empati adalah kritikal. Buat usaha aktif untuk melihat perkara dari perspektif orang lain berdasarkan apa yang mereka katakan kepada anda - dari mana kedudukan mereka datang?

Ia juga boleh membantu anda bersikap baik kepada seseorang yang kurang pengalaman daripada anda dalam subjek yang anda bincangkan, dan empati itu akan membuat mereka berasa lebih selesa terbuka dengan anda.

5. Jelaskan

Katakan anda secara aktif mendengar seseorang yang anda sedang berjuang untuk memahami, seseorang yang kelihatan kecewa, atau seseorang yang mengalami kesukaran untuk menyatakan mata mereka. Dalam kes itu, ia boleh membantu untuk menjelaskan apa yang mereka maksudkan.

Itu boleh dilakukan dengan mengulangi perkara utama perbualan mereka kembali kepada mereka, jadi mereka tahu anda faham, dan kemudian mereka boleh membetulkan anda jika tanggapan anda tentang apa yang mereka katakan tidak tepat. Adalah penting untuk tidak bertahan di sini jika anda salah faham dengan mereka - itulah tujuan penjelasan ini, jadi anda berdua mendapat halaman yang sama.

6. Ask open-ended questions

Active listening doesn’t stop at hearing and understanding—it also involves showing genuine curiosity. One of the best ways to do that is by asking open-ended questions. These types of questions invite more than a yes-or-no answer and encourage the other person to elaborate, helping you gain deeper insight into their thoughts and feelings.

Try using prompts like “Can you tell me more about that?” or “What was your thought process behind that decision?” This shows the other person that you’re truly engaged and that their perspective matters. It also helps prevent assumptions by allowing them to explain their context in their own words.

7. Practice patience

Conversations don’t always move at your pace, especially when emotions are involved. Practicing patience during discussions—especially when the other person is thinking through their words, pausing, or struggling to articulate something—is a powerful part of active listening. It shows that you’re not rushing them or jumping to conclusions.

Sometimes, silence is necessary for reflection. Resist the urge to fill every pause or steer the conversation in a new direction too quickly. Give the speaker the space to share at their own rhythm. This creates a more supportive environment and encourages honest, thoughtful dialogue.

8. Reflect before responding

It can be tempting to respond quickly, especially in fast-paced conversations or when you're confident in your point of view. But taking a brief moment to reflect before responding shows that you’re processing what was said rather than reacting automatically.

This small pause helps you form a more thoughtful response and shows the other person that their words are being considered carefully. It also reduces the chances of misunderstandings or emotionally charged reactions.

9. Avoid multitasking

Active listening demands your full attention, and that’s nearly impossible if you’re trying to juggle multiple tasks at once. Checking your phone, scanning emails, or mentally drafting your to-do list during a conversation sends a clear signal that the person in front of you doesn’t have your full focus.

Whenever you’re in a 1:1, team meeting, or even a casual chat, make a conscious effort to pause other tasks. Close unnecessary tabs, silence notifications, and give the conversation the space it deserves. This simple habit shows respect and deepens trust over time.

10. Use positive body language

Your body often speaks louder than your words. Nodding occasionally, maintaining an open posture, and leaning in slightly can all reinforce that you’re engaged in the conversation. These cues make the other person feel acknowledged, even when you’re not speaking.

Avoid crossing your arms, glancing at your watch, or looking distracted—these subtle signs can signal disinterest, even unintentionally. Practicing positive body language builds rapport and helps create a more open, two-way dialogue.

How Empuls supports active listening in the workplace

Active listening is essential for building a culture of trust, empathy, and accountability—but it can be difficult to practice consistently without the right tools. That’s where Empuls comes in.

Empuls is an AI-powered employee engagement platform designed to help organizations listen, understand, and act on employee feedback in real-time. It makes active listening a continuous and scalable process, not just a one-off interaction during performance reviews.

Here’s how Empuls enables active listening at work:

• ✅ Pulse and lifecycle surveys to capture feedback across every stage of the employee journey—from onboarding to exit.
• ✅ Anonymous 1:1 feedback and eNPS tools to help employees speak freely and managers understand real concerns.
• ✅ Real-time insights and sentiment analysis to identify patterns, blind spots, and opportunities for intervention.
• ✅ Automated nudges and reminders that prompt managers to check in, recognize achievements, and follow up on feedback.
• ✅ Social intranet and recognition feeds to encourage open communication, peer feedback, and transparent conversations.

With Empuls, you don’t just listen—you create a culture where employees feel heard, valued, and supported.

Kesimpulan

Active listening plays a crucial role in building meaningful workplace relationships and strengthening team dynamics. It requires focus, empathy, and a genuine effort to understand others—not only what they say, but how they feel.

Whether you're contributing individually, managing a team, or guiding an organization, strong listening skills lead to better collaboration, higher engagement, and more thoughtful decisions. In today’s fast-paced work environment, the ability to truly listen helps you connect with others on a deeper level and respond with clarity and intention.

With platforms like Empuls, organizations can build listening into everyday workflows. Empuls makes it easier to gather feedback, recognize contributions, and stay tuned into what employees need—at every stage of their journey. It supports ongoing conversations, not one-time check-ins.

As you continue to grow in your career or leadership role, make space for listening. The more consistently you do it, the stronger your connections, culture, and team performance will become.