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Un programa de compromiso de los empleados es un componente fundamental del plan estratégico anual de Recursos Humanos. El informe de Gallup sobre el compromiso de los empleados reveló que las organizaciones con altos niveles de compromiso tienen un 21% más de rentabilidad. Además, grandes organizaciones como Cisco tienen todo el compromiso de sus empleados planificado para cada día del año.
Además, un artículo de Gallup reveló que los empleados comprometidos han mostrado una diferencia del 81% en el absentismo y un aumento registrado del 14% en la productividad, lo que hace necesaria la implantación de un sólido programa de compromiso de los empleados. Por lo tanto, este artículo estructura paso a paso el proceso de diseño de un plan anual de compromiso de los empleados utilizando el marco de la gestión estratégica y las ideas de un plan de acción de compromiso de los empleados.
Diseñar un plan de estrategia de compromiso de los empleados
He aquí una guía paso a paso para diseñar una estrategia de compromiso de los empleados y ejecutarla de principio a fin.
Paso 1: Analizar el entorno interno de la organización.
La exploración del entorno interno consiste en estudiar las distintas formas en que los empleados, la dirección, las partes interesadas, la estrategia empresarial, la cultura, los recursos y las capacidades de la organización se relacionan entre sí.
Por ejemplo, ¿cuáles son los diferentes puntos de contacto que la dirección tiene con los empleados? ¿Cuáles son las diferentes herramientas de productividad utilizadas en la organización? ¿Cómo aplica la organización una estrategia empresarial? ¿Cuáles son las distintas prestaciones laborales que se ofrecen? ¿Con qué frecuencia lleva a cabo el equipo directivo programas de divulgación?
RRHH no sólo tiene que plantear estas cuestiones que son exclusivas de su organización, sino también autoevaluar a la organización en cuanto a su desempeño en cada una de estas interacciones.
Las herramientas que pueden utilizarse para realizar este estudio son:
- Debates en grupo
- Entrevistas a los empleados/partes interesadas
- Encuestas a los empleados
- Datos de los recursos
- Revisiones de rendimiento
- Comentarios
Paso 2: Analizar el entorno externo de la organización
El entorno externo de una organización consiste en el panorama competitivo, económico, político, sociocultural y tecnológico del mercado en el que trabaja la organización. Es importante tenerlos en cuenta a la hora de elaborar un programa anual de compromiso de los empleados. Afectan a la eficacia de todas las iniciativas estratégicas.
Abhijit Bhaduri, autor del best seller "The Digital Tsunami " menciona cómo las tendencias tecnológicas como la realidad aumentada y la holografía pueden utilizarse eficazmente en la simulación de puestos de trabajo y la experiencia de los empleados. Por lo tanto, tener una cuidadosa vigilancia sobre los cambiantes puntos de referencia de la competencia, las tendencias de la industria, las herramientas digitales para el compromiso de los empleados, etc., puede ser útil para reinventar un programa para crear una fuerza de trabajo comprometida.
Para llevar a cabo esta exploración se pueden utilizar las siguientes herramientas:
- Estudio de mercado
- Benchmarking
- Análisis de la competencia
- Análisis de tendencias
Paso 3: Establecer los objetivos de compromiso de los empleados de la organización
El proceso de fijación de objetivos suele consistir en definir los objetivos que la organización quiere alcanzar en su frente de personas: su cultura, su capital humano, sus políticas de personal, etc. Los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades y las amenazas pueden ser un contexto para determinar los objetivos.
Por ejemplo, una suposición como la siguiente: "Nuestros competidores utilizan las referencias de los empleados como una fuerte fuente para reclutar su talento. Los empleados recomendados tienden a ser los mejores y más retenidos talentos en la industria", es una amenaza que podría llevar a una organización a considerar "Mejorar las referencias de los empleados" como su objetivo de RRHH.
La metodología S.M.A.R.T. es predominantemente utilizada y es famosa por su capacidad para guiar y ayudar a alcanzar objetivos. Se basa en las siguientes directrices.
Por ejemplo, un objetivo como "Mejorar las referencias de los empleados de la empresa" debe ser:
- Específicos, por ejemplo: "Nos proponemos mejorar las referencias de nuestros empleados".
- Mensurable, por ejemplo: "Nos proponemos mejorar el porcentaje de recomendación de nuestros empleados de X a Y".
- Alcanzable, por ejemplo: "Ya estamos en X, por lo que lograr Y debería ser práctico".
- Relevante, por ejemplo, "Las referencias de los empleados son un arma de doble filo que ayuda a reclutar nuevos empleados y que también indica indirectamente las puntuaciones de los promotores netos de los empleados".
- En el momento oportuno, por ejemplo: "Este aumento de las remisiones de los empleados tiene que producirse en este ejercicio".
Paso 4: Análisis de carencias
Tras fijar los objetivos, el siguiente paso es identificar el statu quo de las variables y reconocer la distancia que hay que recorrer para alcanzar las metas previstas.
Esto puede hacerse con varias herramientas, pero un análisis de espina de pescado (Ishikawa) es una herramienta bastante sencilla y eficaz para profundizar en los problemas exactos que deben abordarse para alcanzar estos objetivos. A continuación se muestra una instantánea de cómo se realiza el análisis de espina de pescado (Lean Six Sigma).
- Organizar un grupo de discusión interfuncional.
- Permitirles identificar las causas profundas (lagunas) que afectan a la consecución de un objetivo prescrito.
- Las causas profundas (lagunas) pueden clasificarse en "Personas", "Procesos", "Políticas", etc., y profundizar en ellas.
- El análisis de la causa raíz recomienda comprender hasta 5 niveles de "¿Por qué?" de cada causa para derivar la causa raíz exacta.
- Enumerar la lista final de causas fundamentales (Gaps).
Por ejemplo, un análisis de la espina dorsal de la "Recomendación de los empleados" podría sacar a la luz causas fundamentales como las "Desigualdades salariales", la "Falta de seguros para los empleados", la "Insuficiencia de los mecanismos de retroalimentación de los empleados", etc.
Paso 5: Elección de la estrategia
Una vez enumeradas las lagunas exactas del proceso, hay que priorizarlas para ejecutarlas. Por lo general, hay varios caminos para alcanzar los objetivos, por lo que la selección de la estrategia adecuada (o de una brecha que abordar) es un componente crítico de la ejecución.
El análisis de espina de pescado permite además filtrar y priorizar estas lagunas mediante el siguiente método:
Con respecto a cada una de la lista final de causas fundamentales, evalúe lo siguiente:
- ¿Cómo repercute la resolución de esta brecha en la consecución de los objetivos? (Impacto)) (Valore esto en una escala de 1: significa un impacto bajo a 10: significa un impacto alto)
- ¿En qué medida es económicamente factible/fácil trabajar para resolver esta carencia? (Facilidad) (Valore esto en una escala de 1: muy difícil a 10: muy fácil)
- Calcule el valor de [Impacto + Facilidad] y tabúlelo con la respectiva causa raíz
- Ordenar la lista de causas raíz (brechas) en orden decreciente de la suma (Un gráfico de Pareto )
Por ejemplo, una brecha como "Desigualdades salariales" tiene una facilidad baja (por el alto coste que supone) y un impacto alto, mientras que "Mecanismos insuficientes de retroalimentación de los empleados" tiene una facilidad alta (porque el coste de implementación es bajo) pero tiene un impacto moderado. En función de la viabilidad financiera y de los profesionales de la empresa, los dirigentes deberían optar por abordar estrategias adecuadas.
Paso 6: Creación del equipo
El equipo que dirige la implementación del proceso/programa de compromiso de los empleados es importante para su éxito. Dependiendo de la experiencia que requiera una estrategia concreta, el equipo debe contar con miembros que puedan contribuir a ella.
Por ejemplo, una estrategia de "Creación de un mecanismo sólido de retroalimentación de los empleados" requiere expertos en diseño de cuestionarios, expertos en tecnología (si se requiere automatización) y expertos en RRHH (para dirigir y aplicar la estrategia, de forma que aumente el compromiso).
Paso 7: Medición del rendimiento
El aspecto de la "mensurabilidad" de los objetivos SMART proporciona métricas que deben observarse para evaluar el impacto de las estrategias para alcanzar los objetivos.
Por ejemplo, para el objetivo "Aumentar las referencias de los empleados de X a Y", el porcentaje real de referencias de los empleados sobre el total de la contratación es la métrica que hay que vigilar.
Paso 8: Análisis de la varianza
Hay que calcular la diferencia entre el rendimiento real y el estándar para encontrar una brecha adicional en la aplicación. Por ejemplo, si las estrategias no permitieron alcanzar el Y% esperado de remisiones de empleados en el tiempo estipulado, es necesario reevaluarlas y reconsiderarlas.
Paso 9: Tomar medidas correctivas
La reevaluación de las estrategias debe seguir todo el flujo de establecimiento de objetivos y selección de estrategias (del paso 1 al 9). La razón por la que una estrategia es ineficaz o por la que no se alcanza un objetivo puede deberse a una suposición errónea a lo largo de la planificación de la estrategia.
Por ejemplo, la razón por la que el objetivo "Mejorar las referencias de los empleados de la empresa" no se está alcanzando podría deberse a las siguientes razones, entre otras muchas plausibles.
- El objetivo a alcanzar se asumió de forma errónea: "Y" era un objetivo demasiado alto.
- El plazo es demasiado corto.
- En el análisis de la espina de pescado se omitió un factor determinante, por ejemplo, la "recompensa por derivación a los empleados que la remiten".
- Un error de cálculo en el análisis de impacto. Por ejemplo, el impacto de las "desigualdades salariales" fue menor de lo previsto.
- El equipo no tenía una habilidad importante necesaria para la implementación. Por ejemplo, digamos que el diseño del cuestionario en la implementación de la retroalimentación de los empleados.
Herramientas digitales para el compromiso de los empleados
Las herramientas digitales para el compromiso de los empleados pueden ayudarle a crear y hacer crecer una cultura laboral de alto rendimiento y compromiso. Sin embargo, solo funcionan mejor cuando la estrategia se crea de manera que haga hincapié en el reconocimiento y la retroalimentación y ayude a los empleados a sentirse conectados con la misión y los valores de su organización.
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