¿Cómo diseñar un horario de trabajo flexible?

Los empleados demandan cada vez más horarios flexibles, y los empresarios están empezando a darles esta opción. De hecho, casi el 80% de los trabajadores estadounidenses elegiría un trabajo que ofrezca un horario flexible en lugar de uno que no lo ofrezca.

Los horarios de trabajo flexibles benefician a los empleados porque les dan más libertad para organizar su trabajo en función de sus vidas, y no al revés. Pero también tiene muchos beneficios para los empresarios: puede aumentar la retención, la productividad, la diversidad y el compromiso de los empleados. Es uno de los beneficios más populares para los empleados.

Entonces, ¿cómo puede diseñar horarios de trabajo flexibles que funcionen para su empresa y sus empleados?

Averigüémoslo.

Tipos de horarios flexibles

Un horario flexible para los empleados puede adoptar muchas formas diferentes. No es necesario que te ciñas a una sola: puedes experimentar para ver cuál es la que mejor se adapta a las necesidades de tu empresa y cuál es la que más satisface a tus empleados.

También puede incorporar diferentes tipos de horarios flexibles para satisfacer las necesidades de todos los empleados.

1. Horario de trabajo flexible

Es bastante común que los empresarios establezcan algunas directrices en torno al horario flexible. Esto suele implicar la determinación de un horario básico: decir que los empleados deben trabajar de 9 a 15 horas y permitirles entrar antes o salir más tarde.

Un horario flexible permite a los trabajadores elegir el momento en que son más productivos para trabajar o evitar las horas punta. Algunos trabajadores pueden elegir empezar su jornada laboral a las 7 de la mañana y terminar a las 3, para poder recoger a sus hijos del colegio, y otros pueden elegir empezar a trabajar a las 9 de la mañana porque trabajan mejor más tarde.

El horario flexible beneficia al empleador porque sigue teniendo un horario central para celebrar reuniones y colaborar, a la vez que los trabajadores están disponibles en una gama más amplia de horarios.

Por ejemplo, Liberty Mutual Insurance ofrece un horario central de 9 a 15 horas. Los empleados pueden elegir si quieren llegar antes o trabajar más tarde, en función de sus obligaciones diarias y sus compromisos con el hogar.

2. Horario de la semana laboral comprimida

Puede ser trabajar cuatro días de diez horas y tener un día libre más cada semana. O puede ser trabajar 80 horas en nueve días y tener el décimo libre para tener un fin de semana largo cada dos semanas.

Las semanas de trabajo reducidas son una opción muy atractiva para los empleados que tienen responsabilidades de cuidado de sus hijos o padres. Es atractiva para los empresarios porque pueden ahorrar dinero en gastos de oficina si trasladan toda su organización a una semana laboral de cuatro días. Algunas oficinas realizan semanas laborales comprimidas en verano, de modo que los empleados pueden tener fines de semana largos cuando los viernes son tranquilos sin utilizar el tiempo de vacaciones.

Microsoft Japón instituyó una semana laboral de cuatro días en el verano de 2019 - mientras seguía pagando a los empleados por sus cinco días habituales. Los empleados fueron un 40% más productivos, los costes de electricidad se redujeron un 23%, e incluso la impresión bajó un 60%. Todos se beneficiaron del acuerdo.

3. Horario de trabajo a tiempo parcial

Este tipo de acuerdo sólo suele estar disponible para determinados empleados que han demostrado su valor para la empresa durante un largo periodo de tiempo, ya que trasladar un despacho profesional a tiempo parcial sería ineficaz.

Pero es un buen método para retener a los empleados valiosos que tienen hijos o están cerca de la edad de jubilación y quieren flexibilidad.

En 2019, más de 26 millones de personas en Estados Unidos estaban empleadas a tiempo parcial. Starbucks es una empresa innovadora en el espacio de trabajo a tiempo parcial: ofrece generosos beneficios, como seguro médico, matrícula gratuita y beneficios de fertilidad a los empleados que trabajan al menos 20 horas a la semana. Esto ayuda a reducir la rotación de personal en un campo en el que suele ser alta.

4. Horario de trabajo a distancia

Incluso puede significar que el empleado trabaje desde otro estado o país. Los acuerdos de trabajo a distancia son cada vez más comunes hoy en día, ya que muchos trabajos pueden realizarse desde cualquier lugar en el que haya una buena conexión a Internet y un portátil rápido.

Los acuerdos de trabajo a distancia permiten a los empleados evitar largos desplazamientos y permanecer cómodos en casa (y ahorrar dinero en esos elegantes trajes de oficina). La flexibilidad del trabajo desde casa también puede combinarse con otros acuerdos de trabajo flexible, como las semanas de trabajo comprimidas.

Además, el hecho de que los empleados trabajen en distintos lugares en lugar de en una gran oficina puede ahorrar a los empresarios mucho dinero en el mantenimiento de una oficina enorme y proporcionarles un respaldo en caso de que se produzca un corte de electricidad o un desastre natural en la oficina.

Cuando la empresa china de viajes Ctrip empezó a ofrecer la opción de trabajo a distancia a sus empleados, la productividad aumentó un 13%, mientras que la satisfacción en el trabajo se incrementó y el desgaste disminuyó.

Cómo diseñar un horario de trabajo flexible

Para los empresarios, declarar que van a pasar a un diseño de horario flexible para que los empleados puedan conciliar mejor el trabajo y la vida personal es un paso fácil: puede parecer una victoria rápida cuando es difícil.

Pero, en realidad, implantar y gestionar ese horario flexible es un poco más complicado. En primer lugar, tienes que tener en cuenta tanto las necesidades de la organización como las de tus empleados y cómo equilibrarlas.

• ¿El tipo de trabajo que realiza su empresa se presta fácilmente a un horario flexible? Si se dedica a un campo en el que sus clientes esperan obtener una respuesta rápida durante el horario laboral normal, necesitará tener directrices sobre el trabajo flexible para que su empresa siga funcionando sin problemas.
• ¿Cómo va a gestionar quién puede aprovechar estas ventajas y qué funciones son menos adecuadas? Es posible que los empleados que no tienen una función que les permita trabajar a distancia o con un horario flexible se opongan a ello.
• Lo mejor sería aclarar las razones empresariales de sus decisiones para que todo el mundo entienda por qué el sistema está configurado de esa manera.

Los campos en los que los empleados necesitan reunirse con los clientes cara a cara y colaborar con los compañeros de trabajo suelen necesitar más reflexión si se pasa a una opción de trabajo a distancia.

• ¿Se espera que los empleados acudan a la oficina a determinadas horas?
• ¿Necesita instituir un tipo de calendario estándar para tener una buena asistencia a las reuniones importantes?
• ¿Cómo mantendrá el compromiso de los empleados remotos?

A la hora de establecer horarios de trabajo flexibles, una última consideración es la legislación de tu estado y país.

• Aunque dejar que los empleados se trasladen a otra zona mientras trabajan a distancia suena como una completa victoria, puede que esté poniendo a su empresa en el compromiso de algunos impuestos complicados.
• Y muchos lugares tienen leyes estrictas sobre la autorización de horarios flexibles o comprimidos, especialmente cuando los empleados cobran por hora.

Ventajas de los horarios flexibles

La mayoría de los empleados esperan que su empleador les ayude a equilibrar sus compromisos laborales con el resto de sus vidas, y los horarios flexibles son una buena forma de ayudarles a conseguirlo.

1. Aumentar la felicidad de los empleados

Los empleados que sienten más autonomía sobre dónde o cuándo trabajan son más felices y más leales. Una encuesta realizada en 2019 por FlexJobs descubrió que el 80% de los empleados dijo que su lealtad sería mayor hacia sus empleadores si tuvieran más opciones de trabajo flexible.

Dado que retener a los empleados es bueno para sus resultados, invertir tiempo y reflexión en la creación de opciones de trabajo flexibles puede resultar muy rentable para su empresa.

2. Aumentar la productividad de los empleados

Según Robert Half, los empleados también son más productivos cuando trabajan con flexibilidad. Esto se debe a que, al tener la posibilidad de realizar el trabajo cuando o donde mejor les convenga, pueden centrarse más en las tareas que tienen entre manos y hacer más en el mismo tiempo.

Se ahorran la frustración del viaje diario al trabajo o la improductiva última hora del viernes por la tarde en la oficina, lo que significa que pueden ponerse manos a la obra y volver al resto de sus vidas.

Considerar todos los aspectos del trabajo flexible

Por supuesto, como cualquier beneficio, los beneficios del horario de trabajo flexible conllevan algunas cosas que los empleadores deben tener en cuenta. Es importante trabajar duro para mantener contentos a sus empleados remotos y asegurarse de que su empresa funciona sin problemas y cumple con todas las normas. Por el contrario, los empleados trabajan de forma flexible y hay que asegurarse de que se evalúa continuamente el funcionamiento de los programas.

Y si ves que no puedes ofrecer flexibilidad a algunos de tus trabajadores porque la naturaleza de sus trabajos no es flexible en cuanto a cuándo o dónde trabajan, ¡sé creativo! Puedes pensar en otras formas de ser flexible en el trabajo, incluso si los empleados tienen que cumplir un horario fijo en un escritorio fijo.

Empuls predicted that 2021 would be the year of the shift to remote and flexible work and that’s definitely been true. In fact, the trend is only accelerating, so don’t get left behind in the dust. Keep ahead of the game, and you’ll keep your employees on the job, happy and engaged, for many years to come.

Mantener el compromiso incluso de sus empleados con horario flexible

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