10 mejores prácticas de automatización de RRHH para mejorar la eficiencia empresarial

La automatización y los recursos humanos pueden parecer dos ideas contradictorias: las máquinas y los humanos no siempre son compañeros naturales. Pero, de hecho, la automatización de RRHH puede mejorar significativamente la eficiencia empresarial, agilizar el flujo de trabajo en tu equipo de RRHH y reducir los errores.

¿Cómo lo consigue exactamente la automatización de RR.HH.? En este post, exploraremos las diez formas en que la automatización de RR.HH. puede aumentar la eficiencia de su empresa y beneficiar a toda su organización.

Empecemos.

¿Qué es la automatización de RRHH?

Es probable que su equipo de RR.HH. realice muchas tareas manuales que consumen mucho tiempo para que todo funcione sin problemas. Y aunque estas tareas son necesarias, te quitan tiempo que podrías dedicar a actividades más valiosas.

¿Por qué automatizar los RRHH?

La automatización en la gestión de recursos humanos puede ayudarle:

• Organice electrónicamente los documentos importantes.
• Importar la documentación necesaria
• Almacena archivos en formatos estándar para poder utilizarlos en todos los dispositivos
• Servir de archivo de registros.
• Prepárese para las auditorías manteniendo la información y los datos organizados.

Todas estas tareas administrativas son importantes, pero las máquinas pueden realizarlas con la misma rapidez que los humanos. Y con los presupuestos de RR.HH. reduciéndose en muchos lugares, realizar estas tareas de forma rápida y eficaz sin contratar personal adicional es vital. La automatización de RR.HH. es la solución.

Automatización frente a externalización

La función de recursos humanos sigue evolucionando a un ritmo más rápido que antes. Las organizaciones intentan ahora encontrar el equilibrio perfecto entre el trabajo estratégico interno, la automatización y la externalización.

Estudios recientes sobre la evolución del papel del profesional de RRHH indican que una parte significativa de las funciones de RRHH, como las responsabilidades administrativas, se automatizarán o se subcontratarán a terceros.

10 mejores prácticas de automatización de RRHH

¿Cómo podría ser la automatización de RR.HH. para su empresa? Veamos algunos de los mejores ejemplos de automatización de RR.HH. para aumentar la eficiencia empresarial con las herramientas de RR.HH. adecuadas.

1. Reducción de las tasas de error

Muchas de las tareas de introducción de datos de los equipos de RR.HH. siguen realizándose de forma manual: introducción de fechas de vacaciones, información sobre nóminas y horas e información sobre los empleados. Pero hacer todas estas tareas a mano deja mucho margen para que se produzcan errores. Los empleados se cansan, se distraen o están un poco aturdidos por la naturaleza tediosa y repetitiva de la introducción de datos, y se producen errores.

Corregir estos errores no sólo es una molestia, sino que a veces conducen a errores frustrantes o costosos que causan problemas mayores en el futuro. Evitar estos pequeños errores manuales puede ahorrar tiempo y dinero a su empresa.

2. Más motivación para los empleados

Reconozcámoslo: a casi nadie le gustan las tareas pequeñas y sin sentido, como la introducción de datos. Los empleados se sienten más comprometidos cuando su trabajo tiene un propósito y un significado, y la introducción de información sobre los empleados en una hoja de cálculo no se ajusta a ese propósito. Incluso los responsables de RR.HH. sienten la presión: dedican una media de 14 horas a la semana a completar manualmente tareas que podrían automatizarse.

Liberar a su talentoso equipo de RR.HH. para que se centre más en lo que mejor sabe hacer -como gestionar el rendimiento de los empleados, impulsar la estrategia de la empresa y gestionar el cambio- ayuda a los empleados a estar más motivados para rendir bien y dar lo mejor de sí mismos.

3. Simplificación de los flujos de trabajo

Muchas tareas, procesos y flujos de trabajo heredados de RR.HH. son muy complejos. Son muchos los pasos necesarios para completar cada fase, hay todo un equipo de personas implicadas y todo parece eternizarse. Esto es lo contrario de la eficiencia.

Pero con la automatización de RRHH, comprobar y gestionar estos procesos de recursos humanos es mucho más sencillo. Por ejemplo, comprobar y gestionar los días de vacaciones y las bajas por enfermedad es una tarea grande y complicada cuando se hace manualmente.

Pero con la automatización de RR.HH., toda la información está al alcance del equipo con sólo una búsqueda rápida, sin necesidad de sacar archivos o enviar una solicitud a RR.HH. Es sencillo, rápido y preciso. Es sencillo, rápido y preciso.

4. Añadir seguridad a los datos

Los archivos y la información de RRHH son vitales para el funcionamiento de su empresa. Es posible que tengas que conservar información de hace años o incluso décadas, y que necesites guardarla en caso de auditorías o para futuras consultas.

Con muchos sistemas de RR.HH. heredados, toda esta información se almacena en una plataforma, y si ésta tiene un problema, los datos pueden desaparecer para siempre. (Ni siquiera vamos a hablar del horror que supone que un sistema basado en papel se caiga en un incendio o una inundación).

Por otro lado, cuando se utiliza la automatización de RRHH, se hace una copia de seguridad de los datos en los servidores en línea de la empresa. Están a salvo incluso en caso de accidente, corte de electricidad, desastre natural o cualquier otra cosa que pueda ocurrir. Una de las mejores prácticas de automatización de RR.HH. es proporcionar copias de seguridad en caso de emergencia.

5. Mejorar el proceso de contratación e incorporación

La contratación y la incorporación de nuevos empleados es una de las tareas más importantes de su equipo de RRHH. Aunque ningún software de RRHH podría sustituir a un experto en contratación para tareas centradas en las personas, como entrevistar a los candidatos, la automatización también puede desempeñar un papel fundamental.

La automatización de RR.HH. en el proceso de contratación puede ayudarle a filtrar un gran grupo de candidatos hasta llegar a los más prometedores y a seleccionar perfiles basados en las habilidades y características con probabilidades de éxito, lo que es especialmente importante ya que el 52% de los profesionales de RR.HH. afirman que la falta de habilidades de los candidatos ha empeorado en los últimos dos años.

Y puede automatizar el mantenimiento de los candidatos cualificados en el bucle durante la primera fase del proceso de contratación. Además, los sistemas basados en IA pueden ayudar a evitar que los prejuicios implícitos y la discriminación afecten a los candidatos.

6. Mayor atención a las necesidades de los empleados

Averiguar lo que sus empleados quieren, necesitan y valoran no es fácil para ninguna organización de RR.HH., pero es una tarea fundamental. Existen muchas herramientas a su disposición para ello (como las encuestas de compromiso y satisfacción de los empleados), pero la automatización de RRHH también tiene un papel que desempeñar.

Las herramientas de IA pueden ayudar a tu equipo de RRHH a determinar las necesidades de los empleados analizando su comportamiento y detectando patrones. También puede ayudarte a detectar problemas antes de que se conviertan en problemas graves y a identificar posibles soluciones.

7. Tomar mejores decisiones empresariales

Analizar y aprender de los datos es una de las mejores formas que tiene su empresa de tomar mejores decisiones sobre casi todo, incluidos los RR.HH.

El uso de herramientas de automatización de RR. HH. puede ayudarle a recopilar datos precisos sobre aspectos relacionados con RR. HH., como el recuento de personal, los datos de los empleados, la compensación y las tendencias salariales, entre otros. Y el uso de la IA en esas herramientas puede ayudarte a realizar análisis sofisticados de esos datos para tomar decisiones mejor informadas para tu empresa.

Por ejemplo, puedes utilizar la IA para determinar qué empleados tienen éxito en sus funciones y cuáles tienen dificultades y ver si un cambio sería más adecuado. O puedes observar a un equipo que tiene problemas para tener éxito y ver qué cambios podrían marcar una gran diferencia. En lugar de hacer conjeturas basadas en el instinto, puede añadir datos a la mezcla y obtener resultados reales de sus equipos. Si quieres crear un equipo interno de IA, aquí tienes una guía detallada para contratar desarrolladores de IA.

8. Crear eficiencias de costes

Muchas empresas se resisten a pasar a la automatización de RR.HH. debido al coste inicial. Y es cierto: estos sistemas no son baratos la mayoría de las veces (aunque algunas opciones tienen un coste inferior).

Los presupuestos son ajustados y el futuro de las empresas es un poco incierto en estos momentos, por lo que tiene sentido ser precavido. Pero, en realidad, el ahorro a largo plazo de una herramienta de automatización de RRHH puede suponer una enorme reducción global de los costes, incluso teniendo en cuenta el coste de la propia herramienta.

Piense en ello como una inversión a largo plazo en su empresa. Sí, ahora estás gastando dinero, pero con el tiempo obtendrás múltiples eficiencias de costes a medida que utilices esta herramienta o herramientas.

Estos ahorros proceden de una reducción significativa de las tasas de error, mejores procesos de contratación, mejor control de los datos, seguridad, menor número de empleados y mayor motivación y productividad entre los empleados existentes. Muy convincente, ¿verdad?

9. Mantener la coherencia

Cada miembro de su equipo de RR.HH. hace las cosas de un modo distinto. Un miembro del equipo se encarga de la introducción de datos y otro utiliza un sistema diferente. Un grupo ejecuta un proceso de una manera determinada, mientras que otro grupo utiliza otro método.

Aunque no todo en RR.HH. tiene por qué hacerse de la misma manera, aumentar la coherencia de los datos y los procesos puede generar eficiencias significativas.

Esto es especialmente cierto en el complejo entorno actual de los recursos humanos. La automatización de los procesos de RR.HH. garantiza que las tareas vitales se realicen siempre de la misma manera, reduciendo la necesidad de intervenciones manuales y asegurando que todo el mundo esté siempre en la misma página. Le ayuda a ceñirse a los flujos de trabajo predefinidos y a evitar que los procesos irregulares mantengan la eficiencia.

10. Construir la resiliencia organizativa

Si en su equipo hay superestrellas, tiene suerte. Pero también puede llegar a depender demasiado de ellos. Cuando esas superestrellas se van, te quedas con lagunas de conocimientos y, a veces, también de datos y procesos.

Pero cuando se incluye la automatización de RR.HH., se pueden crear copias de seguridad de todos esos procesos e información, para no depender totalmente de que un puñado de empleados se quede.

Esto ayuda a su organización a ser más resistente: estará preparado para cuando la gente se marche, como inevitablemente ocurrirá, y todo su equipo no se vendrá abajo cuando esto suceda.

Principales conclusiones

En el entorno empresarial altamente competitivo de hoy en día, necesita ganar toda la eficiencia que pueda para competir. La automatización de RR.HH. es una forma excelente de que su empresa funcione de forma más rápida e inteligente y preste un mejor servicio a sus valiosos empleados. Puede parecer extraño utilizar máquinas para ayudar a las personas a tener éxito, pero ése es exactamente el objetivo de las herramientas de automatización de RR.HH., y ahora es más fácil que nunca encontrar las que se adaptan a sus necesidades.

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