Estrategia de trabajo a distancia: Cómo empezar a trabajar con equipos remotos de la manera correcta

El trabajo a distancia es un fenómeno creciente. Algunas de las mayores empresas del mundo, como Spotify y Quora, permiten a sus empleados elegir el lugar desde el que les gustaría trabajar, y no serán las últimas.

Dejar que los empleados trabajen fuera de la oficina tiene varias ventajas para reorientar el tiempo, aumentar la productividad y dar prioridad al bienestar personal.

Pero eso no quiere decir que el trabajo a distancia no plantee varios retos: la falta de comunicación, los retrasos en los proyectos y el aislamiento son posibles subproductos.

Entonces, ¿cómo pueden las empresas empezar a trabajar con equipos remotos para maximizar los beneficios asociados? Veámoslo.

7 estrategias exitosas de trabajo a distancia a largo plazo

El trabajo a distancia consiste en copiar las operaciones de su oficina desde un lugar diferente. A continuación te explicamos cómo desarrollar con éxito una estrategia de trabajo a distancia.

1. Programar encuentros periódicos

Buffer y AngelList publican cada año una nueva edición de su informe State of Remote Work. En el informe de 2021, el 16% de los participantes en la encuesta citaron la soledad como su mayor problema a la hora de trabajar a distancia. Otro 16% dijo que lo que más les costaba era la comunicación y la colaboración.

Las empresas pueden reducir el número de empleados que sufren estos efectos programando reuniones periódicas para ponerse al día. No tienen por qué ser interminables. En la mayoría de los casos, basta con 10 minutos por sesión. Además, pueden programarse periódicamente, una o dos veces por semana.

Al programar reuniones periódicas, los equipos pueden asegurarse de que los proyectos siguen avanzando sin retrasos inesperados. Además, pueden crear un sentimiento de unión y camaradería que aumente el compromiso y reduzca la sensación de aislamiento.

2. Establecer expectativas de comunicación claras

Hay muchas plataformas de comunicación 📢 entre las que elegir. Según el Informe sobre mensajería en el lugar de trabajo 2019 de m.io, el profesional medio encuestado utilizaba 3,3 apps de chat en el lugar de trabajo. Además, el 91% de las empresas utilizaba un mínimo de dos apps de mensajería.

Utilizar más de una aplicación de mensajería permite a los equipos ajustar sus comunicaciones. Los empleados pueden evitar que la información importante se pierda en largos hilos de correo electrónico, y cada plataforma puede servir para un propósito único. Sin embargo, si los equipos no diseñan estrategias para las plataformas de comunicación, la gestión de múltiples aplicaciones puede abrumar y causar agotamiento.

Naturalmente, el trabajo a distancia requiere que los miembros del equipo se comuniquen por medios digitales. Para maximizar la eficiencia, los equipos deben asegurarse de establecer expectativas claras sobre qué plataformas utilizar para formas específicas de comunicación.

3. Confíe en sus empleados

En los lugares de trabajo físicos, la confianza es uno de los factores más críticos para que las empresas mantengan el compromiso de sus empleados. La microgestión y la supervisión opresiva pueden tener enormes implicaciones; el 68% de los empleados del informe "Trust in the Modern Workplace" del Workforce Institute afirmaron que la confianza afecta directamente a su rendimiento diario en el trabajo.

Además, el rendimiento no es la única razón por la que la confianza es esencial. Casi una cuarta parte de los empleados que participaron en la misma investigación afirmaron que habían abandonado una empresa porque no sentían que se confiara en ellos, y la salida de empleados supone perder talento de alta calidad y gastar tiempo y dinero en contratar sustitutos.

Cuando se trabaja a distancia, es aún más importante crear un entorno basado en la confianza. Las empresas pueden lograrlo manteniendo la transparencia en todos los procesos y fomentando una retroalimentación abierta y directa.

Las empresas animarán a sus empleados a trabajar mejor creando un entorno de confianza. Los miembros del equipo también estarán más dispuestos a compartir los problemas que tengan, lo que ayuda a resolverlos antes de que se conviertan en algo importante.

4. Motivar mediante el reconocimiento

Los empleados siempre han querido más de su trabajo que un sueldo fijo, y uno de los componentes más importantes del compromiso de los empleados es el reconocimiento.

Reconocer los logros de los empleados no siempre significa un ascenso (aunque si han realizado un trabajo excepcional de forma constante, las empresas deberían considerarlo). A menudo, reconocer y celebrar los logros es suficiente por sí solo.

Cuando se trabaja a distancia, es bueno reunir a los miembros del equipo una vez a la semana y hacer que todos compartan sus mayores victorias. Incluso las pequeñas victorias son importantes, y reconocer el compromiso y el buen trabajo de los empleados les motivará para ir más allá.

5. Centrarse en el equilibrio entre trabajo y bienestar

El trabajo a distancia -y la ausencia de desplazamientos que conlleva- ha permitido a muchos empleados disfrutar de más tiempo libre. Y como esto ha sucedido, la importancia de equilibrar el trabajo con el bienestar personal se ha hecho más evidente.

Aunque el descanso es importante fuera del horario laboral, también lo es durante el día. Los seres humanos no estamos hechos para concentrarnos intensamente durante ocho horas, y las pausas regulares son necesarias para garantizar que los empleados puedan dar lo mejor de sí mismos en cada tarea.

Quizá la necesidad más olvidada de la jornada laboral sea la pausa para comer.

Los directivos deben asegurarse de que los miembros del equipo se toman varios descansos de la pantalla cuando trabajan a distancia. También deben comprobar que los empleados descansan lo suficiente y programar un tiempo para desconectar y recuperarse. Fomentar el descanso puede redundar en una mayor productividad y niveles más altos de felicidad.

6. Implantar los sistemas informáticos adecuados

Las empresas de hoy en día tienen la suerte de contar con un gran volumen de tecnología disponible para simplificar los flujos de trabajo y aumentar la eficiencia. Y para las empresas repartidas en varias ubicaciones, reducir todo el trabajo manual posible es vital si quieren que el trabajo remoto sea un éxito a largo plazo.

Áreas en las que las empresas deberían considerar el uso de software para automatizar o simplificar los procesos de trabajo:

• Gestión de proyectos
• Gestión de los gastos de los empleados
• Prestaciones a los empleados
• Formación de los empleados

También merece la pena utilizar software para ayudar a los miembros del equipo a hacer un seguimiento del tiempo libre remunerado y gestionar los análisis de ventas y marketing. Al utilizar la tecnología para agilizar los flujos de trabajo y automatizar los procesos, los equipos remotos tendrán más tiempo para centrarse en tareas más críticas. Por ejemplo, una calculadora de horas extra puede ser de gran ayuda, ya que permite planificar el presupuesto y calcular con precisión las horas extra de los empleados.

7. Perfeccione su estrategia de trabajo a distancia para lograr el éxito a largo plazo

El trabajo a distancia ha llegado para quedarse, y varias empresas de todo el mundo ya han implantado acuerdos de trabajo total o parcialmente a distancia. Tanto las empresas como los empleados pueden beneficiarse considerablemente de estas estructuras siempre que se preparen adecuadamente.

Conclusión

Si los equipos quieren tener éxito con el trabajo a distancia, es esencial generar confianza, fomentar la comunicación y establecer expectativas claras. También es necesario establecer sistemas adecuados y recordar a los empleados la importancia del descanso y su bienestar. Si se satisfacen todas estas necesidades, las empresas seguirán teniendo éxito, estén donde estén.

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