Orientasi Karyawan Jarak Jauh Menjadi Mudah: Panduan Praktis untuk Manajer SDM dan Personalia

Budaya kerja jarak jauh telah berkembang pesat, dan sekarang ada di setiap sudut, celah, bilik, dan apartemen. Konvensi modern dalam menyelesaikan pekerjaan-didukung oleh kebiasaan baru kerja jarak jauh-telah mengubah setiap tempat kerja menjadi desa global.

Belum lama ini, memiliki rekan kerja yang berada 15.000 mil jauhnya tampak seperti investasi yang sangat besar. Kini, menerima karyawan baru dari jarak jauh adalah hal yang biasa. Dan meskipun merekrut tenaga kerja jarak jauh memiliki tantangan yang sama dengan merekrut karyawan mana pun, perubahan yang sesungguhnya adalah bagaimana kita menyambut dan melibatkan mereka.

Ini bukan hanya tentang memindahkan pertemuan dari ruang konferensi ke ruang keluarga. Tantangan yang sebenarnya terletak pada proses orientasi karyawan jarak jauh-membuat prosesnya lancar, menarik, dan bebas dari kesalahan. Ini tidak sulit, namun tanpa alat bantu atau perencanaan yang tepat, prosesnya bisa menjadi kacau. Di situlah pentingnya mengetahui cara melakukan orientasi karyawan baru dari jarak jauh untuk membuat perbedaan.

Untuk membantu Anda melakukannya dengan benar, kami telah menyusun panduan komprehensif bersama dengan daftar periksa orientasi karyawan jarak jauh yang praktis. Tidak ada lagi kebingungan di hari pertama, tidak ada peralatan yang hilang, tidak ada bolak-balik tanpa henti dengan TI-hanya masuk ke dalam tim dengan lancar.

Baik Anda menyambut karyawan jarak jauh pertama Anda atau yang kelima puluh, panduan tiga langkah ini akan menyederhanakan orientasi karyawan jarak jauh dan membuat prosesnya tidak hanya efektif tetapi juga benar-benar ramah.

Apa yang dimaksud dengan orientasi karyawan jarak jauh?

Orientasi karyawan jarak jauh adalah proses menyambut dan mengintegrasikan karyawan baru ke dalam perusahaan saat mereka bekerja dari lokasi di luar kantor-biasanya dari rumah atau tempat kerja jarak jauh. Proses ini mencakup segala hal, mulai dari dokumen dan penyiapan TI hingga pelatihan, perkenalan, dan membantu karyawan merasa menjadi bagian dari tim.

Karena tidak ada interaksi tatap muka, orientasi jarak jauh sangat bergantung pada alat bantu digital seperti panggilan video, platform orientasi, aplikasi obrolan, dan dokumen kolaboratif. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa karyawan baru merasa terinformasi, terdukung, dan terhubung sejak hari pertama, bahkan tanpa harus hadir secara fisik.

Proses orientasi jarak jauh yang baik akan menentukan pengalaman karyawan dan membantu membangun keterlibatan awal, kepercayaan diri, dan kejelasan tentang peran mereka dan budaya perusahaan.

Tantangan orientasi karyawan jarak jauh

Orientasi karyawan jarak jauh membawa rintangan tersendiri yang dapat memengaruhi seberapa cepat dan percaya diri karyawan baru untuk beradaptasi. Mulai dari kesenjangan komunikasi hingga umpan balik yang tertunda, tantangan-tantangan ini dapat membentuk pengalaman karyawan secara keseluruhan. Berikut ini lima kendala utama yang harus diperhatikan.

1. 1. Kurangnya hubungan pribadi

Salah satu tantangan terbesar dalam orientasi jarak jauh adalah membantu karyawan baru merasa terhubung. Tanpa interaksi tatap muka, akan lebih sulit untuk membangun kepercayaan, hubungan baik, dan rasa memiliki. Hal ini bisa membuat karyawan merasa terisolasi dan tidak yakin dengan posisi mereka dalam tim.

2. Kesenjangan komunikasi

Dalam lingkungan kerja jarak jauh, bahkan penundaan komunikasi yang kecil atau instruksi yang tidak jelas dapat menyebabkan kebingungan. Karyawan baru mungkin ragu-ragu untuk bertanya, terutama jika mereka tidak yakin siapa yang harus dihubungi. Tanpa panduan yang tepat, mereka mungkin akan kesulitan dalam menavigasi alat, proses, atau ekspektasi.

3. Penundaan penyiapan teknologi

Menyiapkan peralatan, akses, dan perangkat yang tepat sebelum hari pertama bisa jadi sulit ketika melakukan orientasi jarak jauh. Jika laptop, login perangkat lunak, atau platform komunikasi belum siap, hal ini dapat menunda pelatihan dan memengaruhi produktivitas serta kepercayaan diri karyawan baru sejak awal.

4. Perendaman budaya yang terbatas

Budaya sering kali paling baik dirasakan secara langsung-melalui interaksi tim, ritual kantor, atau percakapan informal. Karyawan jarak jauh mungkin melewatkan momen-momen ini, sehingga sulit untuk menyerap nilai-nilai perusahaan atau memahami cara orang bekerja dan berinteraksi.

5. Tidak ada umpan balik waktu nyata

Dalam orientasi jarak jauh, umpan balik bisa terasa tertunda atau tidak personal. Karyawan baru mungkin menghabiskan waktu berhari-hari tanpa mengetahui apakah mereka berada di jalur yang benar, yang dapat memengaruhi kepercayaan diri mereka dan memperlambat kemajuan mereka. Panduan waktu nyata sangat penting namun sering diabaikan dalam pengaturan virtual.

Sebelum hari pertama, kerjakan hari ke nol

Orientasi karyawan jarak jauh memiliki tantangan besar-tidak ada orang yang datang ke tempat kerja untuk memulai dan menjalankan prosesnya. Sebaliknya, proses ini bermuara pada irama yang dibuat dengan hati-hati dengan semua informasi prosedural yang diperlukan untuk menghubungkan karyawan baru dengan budaya organisasi.

Sebagian besar formalitas hari pertama meliputi dokumen (nanti) dan memasukkan biodata karyawan ke dalam sistem, yang dapat dilakukan pada hari pertama. Hal ini akan membuat manajemen dokumen lebih mudah ketika HR harus berhubungan dengan karyawan jarak jauh pada hari pertama mereka bergabung.

Kegunaan penting lainnya dari hari pertama adalah untuk memastikan bahwa anggota tim yang sudah ada mengetahui dengan baik dan benar-benar menyadari adanya karyawan baru yang bergabung dari jarak jauh. Tidak seperti karyawan yang bekerja di kantor, karyawan baru yang bekerja jarak jauh tidak bisa sembarangan menelepon dan berbicara dengan mereka.

Oleh karena itu, rekan tim yang sudah ada harus menyadari bahwa ada orang baru yang datang untuk mendapatkan sambutan hangat agar dapat menyesuaikan diri dengan budaya dengan cepat.

Menyambut karyawan jarak jauh: Panduan tiga langkah

Tidak seperti karyawan yang mengunjungi lokasi kantor untuk bekerja, karyawan jarak jauh tidak bisa masuk ke dalam budaya tempat kerja hanya dengan menjadi bagian dari organisasi. Jarak fisik memang menakutkan, dan organisasi harus memastikan bahwa hal ini tidak menimbulkan persepsi yang salah di benak karyawan baru.

Mari kita bahas setiap pilar dari daftar periksa proses orientasi jarak jauh kita sehingga saat karyawan jarak jauh bergabung, kita akan membuat mereka tetap puas dan tersenyum meskipun jarak fisik memisahkan mereka.

Langkah 1: Menyiapkan karyawan dan menjalankannya

Kita semua ingat wawancara kita di masa lalu-bagaimana kita harus menunggu selama beberapa jam untuk memberikan John Hancock kita yang terdiri dari ratusan halaman dan kemudian menunggu lebih banyak lagi untuk ditugaskan kepada rekan tim kita.

Hal ini tidak dapat dilakukan dengan orientasi jarak jauh. Berikut ini cara menyelesaikan semua formalitas hukum dan dokumen saat melakukan orientasi virtual untuk karyawan jarak jauh.

➡ Singkirkan dokumen dari jalan

Sering dikatakan bahwa dokumen harus diselesaikan sebelum hari pertama untuk karyawan jarak jauh, namun hal ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Berbagai legalitas dan formalitas harus diselesaikan sebelum prospek secara resmi bergabung dan untuk menyelesaikannya, yang terbaik adalah menyelesaikan dokumen melalui formulir elektronik dan tanda tangan elektronik.

Setelah dokumen ditandatangani, disegel, dan dikirimkan, saatnya memandu mereka melalui semua hal yang ditawarkan oleh organisasi.

➡ Orientasi karyawan jarak jauh

Mengaitkan karyawan jarak jauh dengan buku agenda adalah satu hal dan memandu mereka adalah hal lain. SDM bisa mewujudkannya. Orientasi yang dipersonalisasi antara HR/CXO dan karyawan baru akan lebih baik daripada mengirimkan video, dan dalam orientasi tersebut, beberapa alasan penting mengapa karyawan tersebut memilih untuk bergabung akan dijelaskan:

• Manfaat finansial: Mulai dari perincian gaji hingga skema penghematan pajak, pengajuan pengembalian, dan penawaran insentif (jika ada), penjelasannya akan memperjelas segala sesuatunya tanpa keraguan.
• Tunjangan & fasilitas kesehatan: Dengan gaya hidup sehat yang menjadi faktor penting sebelum seorang karyawan mulai bekerja, menyoroti skema tunjangan kesehatan seperti asuransi, program bantuan karyawan, dan fasilitas yang tersedia akan memberikan rasa aman bagi mereka.
• Perkenalan tentang pekerjaan yang akan dilakukan: Setelah manfaatnya dijelaskan, orientasi dapat diakhiri dengan perkenalan singkat kepada tim yang akan bekerja dengan karyawan baru dan kemudian merencanakan pertemuan dan penyambutan dengan manajer.

➡ Bertemu langsung dengan manajer

Sebagian besar manajer ingin berbicara dengan karyawan baru yang baru bergabung sebelum memperkenalkan mereka kepada tim untuk memberikan kesan pertama yang kuat tentang bagaimana segala sesuatunya dilakukan. Menyiapkan hal ini sangat penting saat membawa karyawan jarak jauh bergabung, karena ini akan menjadi interaksi pertama yang akan memberi tahu karyawan apa yang diharapkan dari mereka. Ini termasuk pengenalan target, misi, visi, dan ke mana arah tim.

Langkah 2: Menyambut karyawan jarak jauh ke dalam budaya

Hal positif tentang penerimaan karyawan di lokasi kantor adalah mereka bisa merasakan suasana di sekitar mereka sendiri. Seseorang mungkin akan merasa cocok dengan seseorang karena kesukaannya pada Star Wars, atau yang lain mungkin akan cocok dengan anggota tim lainnya.

Bagaimanapun juga, hal ini tidak mungkin dilakukan saat penerimaan karyawan jarak jauh. Oleh karena itu, menyambut karyawan jarak jauh ke dalam budaya perusahaan merupakan hal yang berbeda, dan berikut ini adalah caranya:

➡ Budaya virtual adalah tuan rumah terbaik.

Ketika menyangkut karyawan yang bekerja dari jarak ribuan mil jauhnya, budaya haruslah virtual, dan budaya virtual tidak dibangun melalui utas email. Dengan keterlibatan karyawan yang menyebabkan hampir 40% orang berhenti dari pekerjaan mereka setiap tahun dan berpindah kerja untuk mencari pekerjaan yang lebih baik, budaya virtual akan memastikan karyawan jarak jauh tetap bertahan.

Empuls adalah solusi sempurna untuk tenaga kerja global dan yang bekerja dari kantor yang sama. Solusi keterlibatan karyawan ini membangun budaya yang terlibat dan termotivasi dengan karyawan jarak jauh yang merasakan getaran di Empuls itu sendiri. Orang-orang merayakan kemenangan besar, berbagi tawa, mengapresiasi rekan kerja atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik, atau sekadar hadir di sana-itu semua membuat karyawan jarak jauh tersenyum.

➡ Memulai dengan beberapa permainan pemecah kebekuan virtual

Tentu saja, menelusuri akun Empuls sebuah organisasi akan memberi mereka ide yang bagus. Mereka mungkin bergabung dengan beberapa grup sesuai dengan hobi dan kesukaan mereka, tetapi hubungan pribadi dengan tim akan cocok dengan beberapa permainan pencair suasana. Dari dua kebenaran dan kebohongan hingga penelusuran tempat seseorang, icebreaking itu menyenangkan, dan membuat karyawan jarak jauh yang baru bergabung merasa seperti di rumah sendiri.

➡ Menjaga tim di kantor Anda tetap online

Orang-orang yang bekerja di dalam gedung kantor perlu memperhatikan anggota tim jarak jauh mereka. Tetapkan teman berjalan virtual untuk karyawan jarak jauh yang baru bergabung-sebaiknya dengan profil yang sama jika memungkinkan-dan biarkan mereka berjalan melalui semua hal yang mereka lakukan selama satu atau dua minggu. Orang-orang yang mereka temui, apa peran mereka, dan yang lainnya. Hal ini akan membantu menanamkan rasa memiliki pada karyawan jarak jauh tersebut.

➡ Mengirimkan hadiah virtual

Keranjang hadiah memang keren, namun mari kita akui saja, harganya tidak murah. Namun, voucher hadiah adalah cara yang patut dicontoh untuk menyambut karyawan baru Anda yang bekerja dari rumah. Baik itu memberi karyawan Anda peningkatan kerja dari rumah, perombakan lemari, atau anggaran untuk kebutuhan penting Empuls adalah cara yang tepat untuk mengirimkannya.

Langkah 3: Ajak karyawan jarak jauh untuk bekerja!

Tip yang sangat berguna untuk membuat karyawan masuk ke mode kerja segera setelah mereka bergabung adalah dengan mengirimkan dokumen peran pekerjaan yang mendetail dengan tugas tiruan. Ini tidak boleh digunakan sebagai media untuk mengevaluasi apa yang bisa dilakukan karyawan, tetapi hanya sebagai cara untuk memoles roda. Berikut ini beberapa hal yang bisa dilakukan untuk menyiapkan mereka dengan wajah permainan:

➡ Komunikasi sejernih kristal

Mulai dari percakapan tentang apa yang harus dilakukan dalam pekerjaan hingga kumpul-kumpul harian, rencana dua mingguan, dan curah pendapat bulanan untuk proyek, komunikasi adalah suatu keharusan dalam setiap aspek karyawan jarak jauh. Buat mereka terhubung dengan saluran komunikasi yang tepat dan bantu mereka dengan tugas-tugas di awal.

➡ Alat bantu teknologi untuk kolaborasi

Mulai dari penyiapan ID email, mendaftar ke office suite berbasis cloud, dan yang paling penting-aplikasi konferensi video-memberikan semua alat teknologi kepada karyawan jarak jauh sehingga mereka bisa bermain-main dengannya.

➡ Mekanisme umpan balik

Sesi umpan balik tatap muka akan bermanfaat bagi manajer dan karyawan jarak jauh yang baru bergabung untuk memahami ekspektasi dan kinerja. Empuls dilengkapi dengan survei denyut nadi, yang merupakan mekanisme umpan balik terbaik untuk membuat sarapan terbaik bagi sang juara.

Mengubah orientasi jarak jauh menjadi pengalaman yang terhubung dan bermanfaat dengan Empuls

Orientasi jarak jauh seharusnya tidak terasa seperti membaca buku panduan-ini seharusnya terasa seperti bergabung dengan tim yang benar-benar peduli. Empuls membantu perusahaan menciptakan perjalanan orientasi yang hangat, menarik, dan berwawasan luas dengan menggabungkan komunikasi, umpan balik, pengakuan, dan penghargaan ke dalam satu platform.

Melalui intranet sosial, karyawan baru dapat berinteraksi dengan rekan satu tim, menjelajahi budaya perusahaan, dan mendapatkan informasi terbaru tanpa merasa tersesat atau terisolasi. Manajer dapat menyambut mereka dengan pesan yang dipersonalisasi, memperkenalkan mereka kepada tim yang lebih luas, dan memastikan mereka merasa diikutsertakan sejak hari pertama.

Empuls juga menawarkan survei khusus orientasi untuk mendapatkan umpan balik secara real-time-sehingga Anda tahu persis bagaimana karyawan baru menyesuaikan diri dan di mana dukungan dibutuhkan. Tidak ada asumsi, hanya wawasan yang jujur.

Dan jangan lupakan kekuatan darihadiah kecil saat orientasi. Dengan Empuls, Anda bisa memberi kejutan kepada karyawan baru dengan hadiah selamat datang digital, bonus pencapaian, atau poin pengakuan rekan kerja yang menjadikan minggu pertama mereka berkesan. Ini bukan sekadar orientasi-ini membuat karyawan merasa betah, bahkan jika mereka belum pernah masuk ke kantor.

Ini bukan hanya tentang mengajak seseorang untuk bergabung-ini tentang memahami apa yang mereka rasakan saat Anda melakukannya. Dan di situlah Empuls membantu Anda melakukannya dengan benar.

Siap untuk bergabung dengan skuad jarak jauh Anda?

Orientasi karyawan jarak jauh adalah bagian penting dari matriks tenaga kerja masa depan, dan penting untuk memiliki daftar periksa proses orientasi dasar yang memastikan semuanya tercakup. Tiga langkah ini tepat untuk membawa karyawan baru Anda ke tahap berikutnya. Selamat merekrut!