Processo graduale di progettazione di un programma di coinvolgimento dei dipendenti nel 2024

Un programma di coinvolgimento dei dipendenti è una componente fondamentale del piano strategico annuale delle risorse umane. Il rapporto Gallup sul coinvolgimento dei dipendenti ha rivelato che le organizzazioni con alti livelli di coinvolgimento hanno una redditività superiore del 21%. Inoltre, grandi organizzazioni come Cisco hanno pianificato l'intero coinvolgimento dei dipendenti per ogni giorno dell'anno. 

Inoltre, un Gallup ha rivelato che i dipendenti impegnati hanno mostrato una differenza dell'81% nell'assenteismo e un aumento del 14% nella produttività, rendendo necessaria l'implementazione di un solido programma di coinvolgimento dei dipendenti. Pertanto, questo articolo struttura il processo di progettazione di un piano annuale di coinvolgimento dei dipendenti utilizzando il quadro di riferimento della gestione strategica e le idee di un piano d'azione per il coinvolgimento dei dipendenti.

Progettazione di un piano strategico di coinvolgimento dei dipendenti

Ecco una guida passo passo per progettare una strategia di coinvolgimento dei dipendenti e per gestirla fino in fondo.

Fase 1: scansione dell'ambiente interno dell'organizzazione.

La scansione dell'ambiente interno consiste nello studio dei vari modi in cui i dipendenti, il management, gli stakeholder, la strategia aziendale, la cultura, le risorse e le capacità dell'organizzazione interagiscono tra loro.

Ad esempio, quali sono i diversi punti di contatto che la leadership ha con i dipendenti? Quali sono i diversi strumenti di produttività utilizzati nell'organizzazione? In che modo l'organizzazione implementa una strategia aziendale? Quali sono i vari benefit offerti ai dipendenti? Con quale frequenza il team di leadership conduce programmi di sensibilizzazione?

Le Risorse Umane devono non solo inquadrare queste domande, che sono uniche per la loro organizzazione, ma anche autovalutare l'organizzazione in base a come se la cava in ognuna di queste interazioni.

Gli strumenti che possono essere utilizzati per condurre questo studio sono:

• Discussioni di gruppo
• Interviste ai dipendenti/alle parti interessate
• Sondaggi tra i dipendenti
• Dati sulle risorse
• Valutazioni delle prestazioni
• Feedback

Fase 2: scansione dell'ambiente esterno dell'organizzazione

L'ambiente esterno di un'organizzazione è costituito dal panorama competitivo, economico, politico, socio-culturale e tecnologico del mercato in cui l'organizzazione opera. Si tratta di elementi importanti da tenere in considerazione nella definizione di un programma annuale di coinvolgimento dei dipendenti. Questi fattori influenzano l'efficacia di tutte le iniziative strategiche.

Abhijit Bhaduri, autore del best seller "The Digital Tsunami", cita come le tendenze tecnologiche come la realtà aumentata e l'olografia possano essere utilizzate efficacemente nella simulazione del lavoro e nell'esperienza dei dipendenti. Per questo motivo, è utile tenere sotto controllo l'evoluzione dei parametri di riferimento della concorrenza, le tendenze del settore, gli strumenti digitali per il coinvolgimento dei dipendenti e così via.

Per effettuare questa scansione si possono utilizzare i seguenti strumenti:

• Ricerca di mercato
• Benchmarking
• Analisi della concorrenza
• Analisi delle tendenze

Fase 3: Definizione degli obiettivi di coinvolgimento dei dipendenti dell'organizzazione

Il processo di definizione degli obiettivi consiste tipicamente nel definire gli obiettivi che l'organizzazione vuole raggiungere sul fronte delle persone - la cultura, il capitale umano, le politiche per le persone, ecc. I punti di forza, i punti di debolezza, le opportunità e le minacce possono essere un contesto per determinare gli obiettivi.

Ad esempio, un'ipotesi del tipo: "I nostri concorrenti utilizzano i referral dei dipendenti come fonte forte per reclutare i loro talenti. I dipendenti segnalati tendono a essere i migliori e i più mantenuti nel settore", è una minaccia che potrebbe indurre un'organizzazione a considerare il "miglioramento delle segnalazioni dei dipendenti" come un obiettivo delle risorse umane.

La metodologia S.M.A.R.T. è utilizzata prevalentemente ed è famosa per la sua capacità di guidare e aiutare a raggiungere gli obiettivi. Essa si basa sulle seguenti linee guida.

Ad esempio, un obiettivo come "Migliorare le referenze dei dipendenti dell'azienda" deve essere:

• Specifico, ad esempio: "Puntiamo a migliorare le referenze dei nostri dipendenti".
• Misurabile, ad esempio: "Vogliamo migliorare la percentuale di referenze dei nostri dipendenti da X a Y".
• Raggiungibile, ad esempio: "Siamo già a X, quindi raggiungere Y dovrebbe essere pratico".
• Per esempio, "Le segnalazioni dei dipendenti sono un'arma a doppio taglio che aiuta a reclutare nuovi dipendenti e che indica indirettamente anche il Net Promoter Score dei dipendenti".
• Tempestivo, ad esempio: "L'aumento delle segnalazioni dei dipendenti deve avvenire entro l'anno finanziario in corso".

Fase 4: analisi dei gap

Dopo aver stabilito gli obiettivi, il passo successivo consiste nell'identificare lo status quo delle variabili e nel riconoscere la distanza da percorrere per raggiungere i traguardi previsti.

Questo può essere fatto utilizzando vari strumenti, ma l'analisi a lisca di pesce (Ishikawa) è uno strumento piuttosto semplice ed efficace per approfondire i problemi esatti che devono essere affrontati per raggiungere questi obiettivi. Di seguito è riportata un'istantanea di come si svolge l'analisi Fishbone (Lean Six Sigma).

• Organizzare un focus group interfunzionale.
• Consentono di identificare le cause principali (lacune) che influiscono sul raggiungimento di un obiettivo prescritto.
• Le cause principali (lacune) possono essere classificate in "persone", "processi", "politiche", ecc.
• L'analisi delle cause profonde raccomanda di comprendere fino a 5 livelli di "perché" di ogni causa per ricavarne l'esatta causa principale.
• Elencare l'elenco finale delle cause principali (Gaps).

Adesempio, un'analisi a lisca di pesce del "Referente per i dipendenti" potrebbe far emergere cause profonde come "Disparità retributive", "Mancanza di assicurazione per i dipendenti", "Meccanismi di feedback insufficienti per i dipendenti", ecc.

Fase 5: Scelta della strategia

Una volta elencate le lacune esatte del processo, è necessario stabilire le priorità di esecuzione. In genere esistono diversi percorsi per raggiungere gli obiettivi, quindi la scelta della strategia giusta (o di una lacuna da affrontare) è una componente critica dell'esecuzione.

L'analisi a lisca di pesce consente inoltre di selezionare e dare priorità a queste lacune utilizzando il metodo seguente:

Per ciascuna delle cause principali elencate, valutate quanto segue:

• In che modo la soluzione di questa lacuna influisce sul raggiungimento degli obiettivi? (Impatto)) (Valutare su una scala da 1: che indica un basso impatto a 10: che indica un alto impatto)
• Quanto è finanziariamente fattibile/facile lavorare per risolvere questo gap? (Facilità) (Valutare su una scala da 1: molto difficile a 10: molto facile)
• Calcolate il valore [Impact + Ease] e tabulatelo in base alla rispettiva causa principale.
• Ordinare l'elenco delle cause principali (lacune) in ordine decrescente rispetto alla somma (un diagramma di Pareto ).

Ad esempio, un gap come "Disparità retributive" ha una facilità bassa (a causa dei costi elevati) e un impatto alto, mentre "Meccanismi di feedback insufficienti per i dipendenti" ha una facilità alta (perché il costo di attuazione è basso) ma ha un impatto moderato. A seconda della fattibilità finanziaria e dei professionisti del settore, i leader dovrebbero scegliere di affrontare strategie specifiche.

Fase 6: Creazione del team

Il team che guida l'implementazione del processo/programma di coinvolgimento dei dipendenti è importante per il suo successo. A seconda delle competenze che una particolare strategia richiede, il team deve avere membri in grado di contribuire.

Ad esempio, una strategia di "Creazione di un solido meccanismo di feedback per i dipendenti" richiede esperti di progettazione di questionari, esperti di tecnologia (se è necessaria l'automazione) ed esperti di risorse umane (per guidare e implementare la strategia - in modo da aumentare il coinvolgimento).

Fase 7: Misurazione delle prestazioni

L'aspetto della "misurabilità" degli obiettivi SMART fornisce metriche da osservare per valutare l'impatto delle strategie per il raggiungimento degli obiettivi.

Ad esempio, per l'obiettivo "Aumentare i referral dei dipendenti da X a Y", la percentuale effettiva di referral dei dipendenti sul totale delle assunzioni è la metrica da tenere sotto controllo.

Fase 8: Analisi della varianza

È necessario calcolare lo scostamento tra le prestazioni effettive e quelle standard per individuare un'ulteriore lacuna nell'implementazione. Ad esempio, se le strategie non hanno permesso di raggiungere il previsto Y% di referenze dei dipendenti entro il tempo stabilito, devono essere rivalutate e riconsiderate.

Fase 9: adozione di misure correttive

La rivalutazione delle strategie deve seguire l'intero flusso di definizione degli obiettivi e di selezione delle strategie (dalla fase 1 alla 9). Il motivo per cui una strategia è inefficace o un obiettivo non viene raggiunto potrebbe essere dovuto a un'ipotesi sbagliata nel corso della pianificazione della strategia.

Ad esempio, il motivo per cui l'obiettivo "Migliorare le referenze dei dipendenti dell'azienda" non è stato raggiunto potrebbe essere dovuto alle seguenti ragioni, tra le molte altre plausibili.

1. L'obiettivo da raggiungere è stato ritenuto sbagliato: "Y" era un obiettivo troppo alto.
2. La tempistica è troppo breve.
3. L'analisi a lisca di pesce ha tralasciato un importante fattore determinante, ad esempio "i premi per i dipendenti che fanno riferimento".
4. Un errore di calcolo nell'analisi dell'impatto. Ad esempio, l'impatto di "Disparità retributive" è stato inferiore a quello ipotizzato.
5. Il team non disponeva di una competenza importante necessaria per l'implementazione. Ad esempio, la progettazione del questionario nell'implementazione del feedback dei dipendenti.

Strumenti digitali per il coinvolgimento dei dipendenti‍

Gli strumenti digitali per il coinvolgimento dei dipendenti possono aiutarvi a creare e far crescere una cultura del lavoro ad alte prestazioni e ad alto coinvolgimento. Tuttavia, funzionano al meglio solo se la strategia viene creata in modo da enfatizzare il riconoscimento e il feedback e aiutare i dipendenti a sentirsi legati alla missione e ai valori dell'organizzazione.

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