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Il ruolo delle Risorse Umane (HR) sta diventando sempre più complesso e sfaccettato. Sulla base dei dati di 25 settori industriali per una settimana di novembre, il Conference Board nel 1948 ha mostrato che i guadagni degli uomini erano in media di 60,37 dollari e quelli delle donne di 40,88 dollari.
Inoltre, le ore lavorate in media erano rispettivamente 41,2 e 39 circa. Sebbene gli stipendi delle donne in tutti i settori siano ancora inferiori a quelli degli uomini, al giorno d'oggi l'inclusione e la diversità hanno aperto la strada all'equità e alla parità.
È qui che entrano in gioco le leggi e i regolamenti sulle risorse umane per implementare i cambiamenti apportati dalla legislazione sul posto di lavoro in modo da riflettere la civiltà. I professionisti delle risorse umane devono ora navigare in un labirinto di leggi e regolamenti che disciplinano tutto, dagli standard lavorativi agli spazi di lavoro digitali.
Tenersi aggiornati su questi cambiamenti è indispensabile per due motivi principali: garantire la conformità legale e promuovere un ambiente di lavoro sicuro, rispettoso e favorevole alla produttività.
Questa guida completa mira a far luce sulle principali aree di cambiamento delle leggi e dei regolamenti sulle risorse umane che ogni professionista delle risorse umane dovrebbe conoscere.
Modifiche alle leggi sul lavoro
1. Aggiornamenti del salario minimo
La conversazione sul salario minimo non è nuova, ma l'importanza di tenersi aggiornati sulle modifiche alle leggi sul salario minimo non può essere sopravvalutata. Le giurisdizioni di tutto il mondo rivedono continuamente gli standard salariali minimi per garantire ai lavoratori un reddito vivibile.
La conformità alle normative federali e locali è fondamentale, soprattutto per le aziende che operano in più sedi e che potrebbero applicare leggi diverse sui salari minimi. Per ulteriori informazioni su questa legislazione in continua evoluzione, continuate a leggere.
2. Regolamenti sugli straordinari
Le leggi sul lavoro sono diventate più severe per quanto riguarda il pagamento degli straordinari. Questi cambiamenti sottolineano la necessità di tenere registri meticolosi e di garantire che i dipendenti non esenti siano compensati per le ore di lavoro extra.
La mancata osservanza può comportare multe significative e compromettere la reputazione di un'azienda. È fondamentale che i professionisti delle risorse umane conoscano le più recenti modifiche alle normative sugli straordinari e le applichino in modo appropriato.
Ad esempio, nel 2019 Walmart ha accettato di pagare 14 milioni di dollari per risolvere un'azione legale collettiva in cui si affermava che l'azienda non aveva pagato le retribuzioni adeguate per gli straordinari ai suoi dipendenti. Questo sottolinea l'importanza per i professionisti delle risorse umane di tenersi aggiornati sull'evoluzione delle leggi sul lavoro relative agli straordinari.
3. Orario di lavoro flessibile
L'orario di lavoro da 9 a 5 sta diventando sempre più una reliquia del passato. Le nuove leggi sul lavoro concedono ai dipendenti il diritto di richiedere orari di lavoro flessibili.
I datori di lavoro devono prendere in seria considerazione queste richieste e possono rifiutarle solo per ragionevoli motivi di lavoro. Questa tendenza non è solo favorevole ai dipendenti, ma ha anche dimostrato di migliorare la produttività e la soddisfazione dei lavoratori.
4. Diritti dei lavoratori autonomi e dei freelance
L'ascesa della gig economy ha cambiato radicalmente la natura del lavoro e le leggi stanno iniziando ad aggiornarsi.
Diversi nuovi atti legislativi mirano a estendere le tradizionali tutele del lavoro, come il salario minimo e le indennità, ai lavoratori in nero e ai freelance.
I dipartimenti delle risorse umane devono tenere il passo con questi sviluppi, poiché potrebbero avere un impatto sugli obblighi contrattuali e sulle classificazioni dei lavoratori.
Diversità, equità e inclusione (DEI)
1. Revisione delle politiche di non discriminazione
Le politiche di non discriminazione stanno subendo revisioni significative. Vengono aggiunte nuove categorie protette, tra cui quelle relative all'identità di genere e all'espressione di genere.
I dipartimenti delle risorse umane devono rivedere tempestivamente le politiche aziendali per riflettere questi cambiamenti e devono anche impegnarsi in programmi di formazione completi per garantire che il personale sia istruito su questi cambiamenti di politica.
2. Regolamenti che promuovono la diversità sul posto di lavoro
Sono state emanate nuove norme che impongono alle aziende di una certa dimensione di divulgare le proprie metriche di diversità e di raggiungere gli obiettivi di diversità.
Queste leggi sono state concepite per incentivare la creazione di ambienti di lavoro più inclusivi. La mancata osservanza può comportare non solo ripercussioni legali, ma anche ripercussioni sull'immagine dell'azienda e sulla sua capacità di attrarre talenti.
Nel 2020, ad esempio, Google ha dovuto affrontare critiche per la sua mancanza di diversità, in particolare nei ruoli di leadership. Da allora l'azienda ha aumentato la sua trasparenza pubblicando rapporti sulla diversità, ma il caso sottolinea l'esame che le organizzazioni possono affrontare in relazione alle pratiche DEI.
3. Standard e misure di inclusione
Oltre a evitare semplicemente la discriminazione, i luoghi di lavoro moderni devono essere proattivi nell'essere inclusivi.
Le misure di inclusività standardizzate, come l'aumento delle caratteristiche di accessibilità per i dipendenti disabili e i canali di comunicazione sensibili ai vari contesti culturali, stanno diventando la norma. I professionisti delle risorse umane dovrebbero guidare l'implementazione di queste misure.
4. Gestione e segnalazione dei problemi relativi ai DEI
L'urgenza di gestire le denunce di discriminazione e molestie è sempre stata elevata, ma le nuove leggi hanno messo in evidenza questo aspetto.
Sono ora in vigore tempistiche e protocolli di rendicontazione più rigorosi, che richiedono ai dipartimenti delle risorse umane di agire in modo rapido e trasparente per risolvere le questioni relative ai DEI.
Norme di salute e sicurezza
1. Continuazione dei regolamenti relativi alla pandemia
L'impatto della pandemia COVID-19 continua a farsi sentire nei luoghi di lavoro. Sono in corso aggiornamenti delle linee guida relative al lavoro a distanza, alle politiche di vaccinazione e alle misure di sicurezza.
La conformità a queste leggi e linee guida in continua evoluzione è un compito arduo, ma fondamentale per mantenere una forza lavoro sana.
2. Supporto e politiche per la salute mentale
L'importanza della salute mentale sul posto di lavoro è stata sempre più riconosciuta, tanto che sono state emanate nuove leggi che impongono alle aziende di offrire ai propri dipendenti un supporto per la salute mentale.
La mancata osservanza potrebbe comportare ripercussioni significative, dai servizi di consulenza a prestazioni più complete per la salute mentale.
Ad esempio, prima della pandemia, Johnson & Johnson aveva già implementato un programma completo di resilienza della salute mentale che forniva risorse e supporto ai dipendenti alle prese con stress e problemi di salute mentale. Questo dimostra la crescente attenzione per la salute mentale sul posto di lavoro.
3. Linee guida e standard OSHA aggiornati
La sicurezza sul posto di lavoro è un settore in continua evoluzione e l'Occupational Safety and Health Administration (OSHA) aggiorna regolarmente le proprie linee guida per tenerne conto.
Che si tratti di ergonomia o di piani di risposta alle emergenze, i professionisti delle risorse umane devono assicurarsi che le loro organizzazioni seguano gli standard di sicurezza più aggiornati.
Lavoro digitale e a distanza
1. Linee guida sulla sicurezza informatica per i lavoratori remoti
Il lavoro a distanza sta diventando un appuntamento fisso per molte aziende. Di conseguenza, le leggi sulla cybersicurezza si stanno adattando per coprire gli ambienti di home office.
I datori di lavoro sono ora obbligati a garantire che le configurazioni di lavoro a distanza rispettino rigorose linee guida sulla cybersecurity, il cui mancato rispetto può comportare notevoli responsabilità legali.
2. Leggi sulla privacy dei dati e sulla sorveglianza dei dipendenti
I progressi tecnologici hanno portato a un aumento delle capacità di sorveglianza dei dipendenti, ma anche le leggi si stanno evolvendo per proteggere la privacy dei dipendenti.
Le tecniche di sorveglianza, anche a distanza, devono essere eseguite entro i limiti stabiliti dalle nuove leggi, che stanno diventando sempre più severe.
Nel 2020, ad esempio, Barclays si è trovata ad affrontare un'ondata di proteste per aver utilizzato un sistema che monitorava il tempo trascorso dai dipendenti alla scrivania. Questo esempio dimostra le potenziali insidie legate alla privacy dei dati e alla sorveglianza dei dipendenti.
3. Considerazioni sulla salute e sulla sicurezza dei dipendenti remoti
Il lavoro a distanza non è privo di sfide, soprattutto per quanto riguarda la salute e la sicurezza.
Sono in corso di emanazione leggi che stabiliscono requisiti per uffici domestici progettati in modo ergonomico e periodi di pausa obbligatori. Le aziende possono essere responsabili di garantire che gli spazi di lavoro remoti soddisfino questi requisiti.
Benefici e compensi
1. Aggiornamenti alle norme sul congedo per motivi familiari e medici
Il congedo per motivi di salute e di famiglia copre tradizionalmente solo una serie ristretta di circostanze, come la nascita di un figlio o un problema medico importante.
Negli ultimi anni, tuttavia, queste leggi si sono evolute per riconoscere una gamma più ampia di eventi della vita e condizioni mediche.
Le nuove modifiche ai regolamenti coprono ora ulteriori circostanze come il lutto prolungato, compreso quello di un animale domestico, e le responsabilità di assistenza per i membri della famiglia che non sono parenti stretti.
Queste nuove disposizioni indicano un cambiamento verso un approccio più incentrato sulla persona e sull'equilibrio tra lavoro e vita privata.
2. Nuovi requisiti per le prestazioni sanitarie e pensionistiche
Le prestazioni sanitarie e pensionistiche sono parte integrante della retribuzione dei dipendenti e sono soggette a leggi e regolamenti specifici.
Il 2024 è stato caratterizzato da regole più severe sui tipi di piani di assicurazione sanitaria che i datori di lavoro devono offrire, soprattutto a fronte delle continue preoccupazioni per la salute pubblica. Alcune giurisdizioni richiedono ora che alcuni tipi di assistenza preventiva siano inclusi nei piani sponsorizzati dai datori di lavoro.
Per quanto riguarda le prestazioni pensionistiche, sono state introdotte nuove norme che impongono una comunicazione più trasparente sulle opzioni di investimento disponibili nei piani pensionistici e anche sulle percentuali di contribuzione del datore di lavoro.
L'obiettivo è quello di incoraggiare i dipendenti a prendere decisioni più informate sulla loro sicurezza finanziaria a lungo termine.
Alla luce di questi cambiamenti, i dipartimenti delle risorse umane devono rivalutare i loro pacchetti di benefit per assicurarsi che non solo siano competitivi, ma anche pienamente conformi alla legge.
Nel 2006, ad esempio, IBM ha dovuto affrontare cause legali per il passaggio da un piano pensionistico tradizionale a un piano di cash-balance, un cambiamento che avrebbe discriminato i lavoratori più anziani. Questo caso mostra le complessità legali che circondano le modifiche ai benefit dei dipendenti.
3. Modifiche alle leggi fiscali che riguardano i benefici per i dipendenti
Le leggi fiscali sono sempre in continuo mutamento e questo non è meno vero quando si tratta di quelle che riguardano i benefit per i dipendenti. I recenti cambiamenti hanno modificato le linee guida relative ai contributi al lordo delle imposte a vari pacchetti di benefit, come i 401(k) e i conti di risparmio sanitario (HSA).
Queste modifiche possono incidere sul reddito netto sia del dipendente che del datore di lavoro, in quanto potrebbero comportare variazioni nell'ammontare delle imposte dovute da ciascuna parte.
Quando queste leggi cambiano, è fondamentale che i professionisti delle risorse umane non solo adeguino i sistemi di busta paga e l'amministrazione dei benefit dell'azienda, ma comunichino anche questi cambiamenti ai dipendenti.
La comprensione e l'applicazione delle leggi e dei regolamenti in materia di benefit e retribuzioni non riguarda solo la conformità, ma anche la promozione di un ambiente di lavoro che rispetti e sostenga le diverse esigenze dei dipendenti.
Pacchetti di benefit aggiornati e completi sono uno strumento essenziale per attrarre e trattenere i migliori talenti. Pertanto, i professionisti delle risorse umane devono essere non solo consapevoli di questi cambiamenti, ma anche proattivi nell'implementarli.
Reclutamento e inserimento
1. Limiti del controllo dei precedenti e problemi di privacy
Le leggi sono ora più restrittive per quanto riguarda i tipi di informazioni che possono essere richieste nei controlli dei precedenti.
Questa tendenza mira a proteggere i diritti alla privacy dei candidati e a garantire che non siano ingiustamente discriminati sulla base di informazioni personali non pertinenti.
2. Leggi relative all'assunzione di lavoratori internazionali
La globalizzazione ha reso il mondo più piccolo, ma le leggi relative all'assunzione di lavoratori internazionali non sono necessariamente diventate più semplici.
Le recenti modifiche alle normative sui visti e sui permessi di lavoro richiedono una costante vigilanza da parte dei dipartimenti delle risorse umane, in quanto la mancata conformità potrebbe comportare gravi sanzioni.
Ad esempio, nel 2013, l'azienda informatica indiana Infosys ha pagato 34 milioni di dollari per risolvere le accuse di frode sui visti, uno dei più grandi accordi del genere. Ciò sottolinea l'importanza della conformità alle leggi internazionali sulle assunzioni.
3. Cambiamenti nelle politiche dei visti e dell'immigrazione
Le politiche di immigrazione, soprattutto in paesi come gli Stati Uniti, sono soggette a frequenti cambiamenti. Queste modifiche non riguardano solo l'assunzione di nuovi dipendenti internazionali, ma anche lo status dei dipendenti internazionali attuali.
Formazione e sviluppo dei dipendenti
1. Requisiti per la formazione obbligatoria
La formazione sulle molestie sessuali e sui DEI è diventata obbligatoria in diverse giurisdizioni.
Le aziende devono assicurarsi di offrire questi programmi di formazione a tutti i dipendenti a intervalli regolari, poiché il mancato rispetto di questi programmi potrebbe comportare notevoli responsabilità.
2. Leggi relative all'aggiornamento e alla riqualificazione dei dipendenti
L'aggiornamento e la riqualificazione hanno acquisito importanza agli occhi della legge. Le nuove normative richiedono ora ai datori di lavoro di contribuire allo sviluppo dei dipendenti in modo più sostanziale, sia attraverso programmi interni che attraverso iniziative di formazione esterne.
Ad esempio, AT&T ha avviato un massiccio programma di riqualificazione dei dipendenti per aiutare la forza lavoro esistente ad adattarsi alle nuove tecnologie. Anche se non è stato avviato per obbligo di legge, è un esempio della crescente attenzione alla formazione dei dipendenti.
3. Incentivi fiscali o sovvenzioni per lo sviluppo dei dipendenti
Non è tutto bastone e niente carota: i governi offrono incentivi fiscali e sovvenzioni alle aziende che investono nello sviluppo dei dipendenti. Rendere disponibili questi incentivi è una situazione vantaggiosa per tutti, che va a beneficio sia dei dipendenti che dei profitti dell'azienda.
Cessazione e disimpegno
1. Leggi aggiornate sull'indennità di licenziamento e sui periodi di preavviso
Il panorama delle leggi che regolano le indennità di fine rapporto e i periodi di preavviso per i dipendenti che cessano il rapporto di lavoro è diventato sempre più complesso.
In precedenza, le norme erano abbastanza semplici, prevedendo un periodo di preavviso standard e un pacchetto di indennità di base basato in gran parte sulla posizione lavorativa. Tuttavia, nel 2024 sono stati introdotti nuovi emendamenti che aggiungono molteplici livelli di complessità a queste norme.
Ora, fattori come il motivo del licenziamento, il ruolo del dipendente all'interno dell'azienda e persino le condizioni economiche al momento del licenziamento possono influenzare il pacchetto di liquidazione e il periodo di preavviso richiesto dalla legge.
Non è più semplice fare riferimento a una tabella standard; i professionisti delle risorse umane devono considerare una serie di fattori in ogni singolo caso. Ciò richiede una profonda conoscenza delle ultime modifiche legislative, nonché la capacità di applicare queste regole in modo contestuale.
È inoltre essenziale che i dipartimenti delle risorse umane comunichino queste complessità in modo trasparente sia ai dirigenti che ai dipendenti, per garantire la conformità ed evitare potenziali ramificazioni legali.
2. Gestire i licenziamenti senza discriminazioni
Se le leggi contro la discriminazione sono da sempre un punto fermo nel panorama occupazionale, le nuove normative hanno reso queste leggi più rigorose e specifiche nel contesto dei licenziamenti.
I datori di lavoro sono ora obbligati a seguire una procedura più dettagliata per verificare che il motivo del licenziamento non sia solo legalmente valido, ma anche completamente privo di qualsiasi intento discriminatorio o pregiudizio.
La documentazione e le prove a sostegno della natura non discriminatoria di un licenziamento sono diventate più che mai fondamentali.
Ciò ha reso ancora più importante il ruolo dei professionisti delle risorse umane, che sono spesso responsabili della conservazione di questa documentazione e della garanzia che tutti i processi interni siano strettamente conformi a queste leggi ricche di sfumature.
Ad esempio, nel 2015, Abercrombie & Fitch ha perso una causa presso la Corte Suprema degli Stati Uniti in cui è stato accertato che aveva discriminato una candidata musulmana rifiutandola perché indossava l'hijab.
Il caso evidenzia le ramificazioni legali delle pratiche discriminatorie di licenziamento e assunzione.
3. Regolamenti relativi agli accordi di non concorrenza e non sollecitazione
Gli accordi di non concorrenza e di non sollecitazione sono stati a lungo una questione controversa nel diritto del lavoro. Tuttavia, nel 2024 sono stati introdotti alcuni importanti aggiornamenti che hanno reso più severe le norme su questi tipi di contratti.
In passato, le clausole ampie erano generalmente accettate, ma le nuove leggi stanno mettendo in discussione l'equità e la portata di questi accordi.
Inoltre, le giustificazioni per questi accordi devono essere chiaramente delineate e rientrare in parametri specifici e legalmente definiti.
Pertanto, i professionisti delle risorse umane devono consultarsi con esperti legali per redigere, rivedere e aggiornare questi contratti. Essere ben informati sulle ultime modifiche legali garantisce che questi accordi non solo siano applicabili, ma anche equi sia per il datore di lavoro che per il dipendente.
Con l'evoluzione del panorama delle leggi in materia di licenziamento e di uscita dal lavoro, i professionisti delle risorse umane devono agire sia come strateghi che come responsabili della conformità. Devono bilanciare gli interessi dell'organizzazione con gli obblighi etici e legali nei confronti dei dipendenti.
Conclusione
Il ruolo delle risorse umane è diventato più complesso, sfaccettato e carico di responsabilità che mai.
La conoscenza delle leggi e dei regolamenti in evoluzione non è solo un requisito legale, ma è fondamentale per costruire un ambiente di lavoro produttivo, sicuro e inclusivo. Rimanere aggiornati non è un compito occasionale, ma un impegno continuo che ogni professionista delle risorse umane deve assumersi per navigare con successo in questo campo intricato ma gratificante.
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