Il piano di continuità aziendale delle risorse umane in caso di pandemia

L'OMS ha dichiarato oggi (12.03.2020) il Coronovirus Covid-19 una pandemia, poiché ha colpito più di 65 Paesi. Nel frattempo, i dipendenti sono inevitabilmente in prima linea per contrarre il Covid-19. Primo: viaggiano regolarmente. Due: devono incontrare nuove persone. Tre: lavorano insieme in spazi di lavoro chiusi. Poiché i dipendenti sono una delle vittime principali di questa pandemia globale, le Risorse Umane di tutto il mondo devono dotarsi di un piano di continuità aziendale per la pandemia, per tenere al sicuro i dipendenti e fermare la diffusione di questo virus mortale.

I dipendenti sono diventati portatori essenziali di coronavirus. Lo contraggono dai colleghi di lavoro o dai luoghi che visitano, e mentre viaggiano da una città all'altra, da un Paese all'altro, lo trasmettono a tutte le persone con cui entrano in contatto. Il problema principale di questo virus è che rimane inosservato per giorni prima che la persona infetta inizi a manifestare i sintomi. Poiché non viene individuato, le persone infette possono continuare a contagiare tutte le persone con cui entrano in contatto. Proprio per questo motivo, l'igiene personale è stata l'obiettivo principale per controllare la diffusione di questa malattia.

Più di 22 milioni di persone in tutto il mondo sono state infettate. Finora sono stati registrati 210000 ricoveri e più di 12000 decessi.

Le risorse umane devono garantire un piano di preparazione alla pandemia per le loro aziende. Dovranno gestire i propri dipendenti in modo da tenerli al riparo dal contagio o, in caso di contagio, ridurre al minimo i danni. Nel processo, è fondamentale garantire la tutela degli interessi dei dipendenti e dell'organizzazione.

Ricordate che prevenire è meglio che curare e che un dipendente sano è parte integrante di una forza lavoro produttiva. Per affrontare questa pandemia in aumento, le risorse umane devono lavorare in cinque aree principali.

1. Comunicazione efficace
2. Inquadrare le politiche sanitarie migliori
3. Flessibilità del lavoro
4. Limitare i viaggi
5. Gestione delle crisi

1. Comunicazione efficace

La disinformazione sul virus può essere una minaccia maggiore del virus stesso, poiché le voci creano panico e si diffondono a macchia d'olio. Le organizzazioni devono disporre di una piattaforma di comunicazione che consenta di raggiungere tutti i lavoratori in un'unica soluzione. È essenziale disporre di una piattaforma che aiuti la comunicazione bidirezionale, per ridurre al minimo la confusione durante il caos e diventare un canale di riferimento per tutte le informazioni e le domande relative ai dipendenti.

Le comunicazioni frammentarie sulla pandemia, inviate tramite e-mail o conversazioni in chat, rimangono bloccate nelle caselle di posta personali. Molte persone si perdono informazioni cruciali perché la loro casella di posta è già piena di e-mail e messaggi. Quando si invia un messaggio a qualcuno o una mail, si sta già lottando per ottenere l'attenzione tra una pletora di mail e messaggi. Per questo motivo è necessaria una piattaforma che permetta di coinvolgere esclusivamente i propri dipendenti. È qui che nasce l'esigenza di una piattaforma di coinvolgimento dei dipendenti.

Dagli aggiornamenti regolari sul controllo delle infezioni alle modifiche delle politiche, è possibile tenere aggiornati i dipendenti su ogni informazione critica. Con queste piattaforme, è possibile seguire protocolli di comunicazione in cui solo le Risorse Umane possono rivolgersi a tutta l'organizzazione e comunicare informazioni specifiche come un piano di risposta per la pandemia.

Apart from that, internal communication platforms like Empuls, maintain phone numbers and email addresses of all employees, which could be of great significance during times of emergency.

2. Inquadrare politiche sanitarie migliori

Ilrischio di diffusione è elevato perché molti dipendenti non comprendono la gravità del problema e hanno l'abitudine di presentarsi al lavoro anche se sono malati. Questa mancanza di prudenza fa sì che un numero maggiore di persone contragga la malattia.

Secondo una recente statistica, il 90% dei dipendenti ha ammesso di essersi presentato al lavoro in malattia. I motivi addotti sono stati il troppo lavoro, il non voler utilizzare il congedo per malattia e le pressioni del datore di lavoro.

Considerate questa pandemia come un trampolino di lancio per rivedere le vostre attuali politiche sanitarie per i dipendenti. Con l'aumentare del numero di persone colpite, c'è un'alta probabilità che i dipendenti non siano in grado di lavorare perché malati o perché devono prendersi cura dei loro cari, il che finirà per costare di più all'azienda.

Nell'ambito di un piano di continuità aziendale di successo, le risorse umane devono creare un ambiente sicuro e assicurare ai dipendenti che l'organizzazione è al loro fianco. Rivedete le politiche sui congedi per malattia e sui permessi retribuiti per renderle adatte a condizioni come una pandemia. I dipendenti devono avere la certezza di essere parte integrante dell'organizzazione, il che a sua volta li incoraggerà a sentirsi sicuri nel prendere le ferie quando sono malati, riducendo il rischio che infettino i loro compagni di lavoro.

La chiave è mantenere la trasparenza nella comunicazione e far sapere ai dipendenti che non saranno abbandonati se cadono vittime del COVID-19.

3. Flessibilità del lavoro

È il momento in cui le aziende devono sfruttare al massimo la digitalizzazione, in modo da offrire una maggiore flessibilità lavorativa ai propri dipendenti. In questo caso, si potrebbe offrire loro la possibilità di lavorare da casa, in modo da evitare spostamenti frequenti che potrebbero esporli a persone infette.

Yes, a lot of jobs do need people to be present physically (health-care, retail) but wherever work flexibility could be granted, it is important to give it. For instance, instead of face to face meetings, video conferencing can be done. Presentations can be done through skype and briefs could be provided on call. Make work flexible such that it minimizes the chances of your employees getting infected with COVID-19. Even engaging employees who are remotely working can be done using comprehensive employee engagement software like Empuls. ‍

4. Limitare gli spostamenti‍

La maggior parte delle aziende di tutto il mondo sta limitando i propri dipendenti a viaggiare, in particolare nelle aree fortemente infettate dal COVID-19. Al momento non esiste una cura per il CoronaVirus e la tattica migliore è quella di evitarlo il più possibile. Si evita anche la perdita di produttività dovuta alla quarantena. Le organizzazioni dovrebbero tenere traccia di tutti gli avvisi sanitari emessi dal governo per sapere quali viaggi di lavoro devono essere cancellati o rinviati.

Controllate i vostri dipendenti se dicono di sentirsi poco bene. Chiedete loro di evitare di viaggiare, perché dovrebbero passare la quarantena anche se la COVID-19 non li infetta. La salute è ricchezza. Tutto il resto può aspettare un po'.‍

5. Gestione delle crisi

‍Osservate la situazione attuale e trattatela come un campanello d'allarme. Le misure adottate devono essere ben documentate e mappate, tenendo conto del futuro. Tutto ciò che fate può fungere da dottrina per gestire qualsiasi situazione simile nel prossimo futuro.

Tornando alla COVID-19, si diffonde attraverso le goccioline respiratorie quando una persona infetta tossisce o starnutisce. È altamente contagiosa e la persona che ne viene infettata può colpire almeno due persone che entrano in contatto con lei. Esiste anche la possibilità di infettarsi toccando una superficie o un oggetto contaminato e poi toccandosi il viso, in particolare il naso o la bocca.

In qualità di Risorse Umane, adottate le seguenti misure

• Dare istruzioni chiare ai dipendenti affinché si lavino regolarmente le mani.
• Assicuratevi che il vostro posto di lavoro sia pulito regolarmente
• Individuare i dipendenti che sembrano non stare bene, controllare i sintomi dell'influenza
• Se mostrano segni di influenza, chiedete loro di prendere un congedo.
• Trasmettere ogni giorno le istruzioni sulla salute
• Emanare una politica temporanea di "divieto di stretta di mano".
• Assicurarsi che i punti più frequentemente toccati, come le maniglie delle porte, vengano puliti regolarmente.

Oltre a seguire questi passaggi, create un team interno di supervisori e formateli per affrontare questo problema. Fornite loro la giusta formazione, il materiale di comunicazione e le informazioni di contatto corrette. Devono sapere come contattare gli enti sanitari locali e informarli se c'è un caso di COVID-19 sul posto di lavoro. Dovrebbero essere incaricati di comunicare regolarmente con i dipendenti offline e di diffondere la consapevolezza della malattia.

In qualità di Risorse Umane, assicuratevi che i vostri dipendenti non si trascinino al lavoro se sono stati infettati dalla COVID-19. Se i dipendenti mostrano sintomi di malessere, chiedete loro di andarsene o assicuratevi che siano assegnati a un luogo appartato, lontano dal personale. Ricordate: minimizzare il rischio, massimizzare la prevenzione.

È sempre bello avere un piano, ma la pianificazione è buona quanto l'esecuzione. Dal momento che la COVID-19 è già stata dichiarata pandemia, è ora di agire secondo le istruzioni fornite sopra. Dobbiamo promuovere una cultura del lavoro sana per creare organizzazioni di successo. Se i vostri dipendenti sono paralizzati, la vostra organizzazione cade in ginocchio. Proteggete i vostri dipendenti per garantire un futuro sicuro alla vostra organizzazione. State all'erta! Anche questo passerà...