12 من الأخطاء الشائعة في عملية تقييم الموظفين ونصائح لتجنبها

إن تقديم ملاحظات الموظفين هو أحد أصعب جوانب الإدارة، كما تبرز دراسة حالة في مجلة هارفارد بزنس ريفيو. إن تحقيق التوازن الصحيح بين النقد البناء والحفاظ على ثقة الموظفين أمر ضروري - ومع ذلك فإن العديد من المديرين يعانون من ذلك.

عندما تكون عملية التغذية الراجعة للموظفين معيبة، يمكن أن يؤدي ذلك إلى فك الارتباط وسوء التواصل وحتى انخفاض مستويات الأداء.

أحد أكبر الأخطاء في عملية تقديم الملاحظات للموظفين هو التعامل مع الملاحظات على أنها حدث لمرة واحدة بدلاً من كونها محادثة مستمرة. يمكن أن تؤدي التغذية الراجعة غير المتكررة أو التي يتم تقديمها بشكل سيء إلى حدوث ارتباك، مما يجعل الموظفين غير متأكدين من تقدمهم أو مجالات التحسين. 

بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تؤدي الملاحظات الغامضة أو الانتقادية المفرطة إلى تثبيط الموظفين بدلاً من توجيههم نحو النمو.

سنستكشف في هذه المدونة الأخطاء الأكثر شيوعًا في عملية إبداء آراء الموظفين وكيفية تجنبها لبناء فريق عمل أكثر تفاعلاً وأعلى أداءً.

الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها في عملية التغذية الراجعة للموظفين

إذا كان لديك موظفون يعملون تحت إدارتك، فإليك أكثر 12 خطأ شائعاً في عملية تقييم الموظفين التي يجب عليك تجنبها وكيف يمكن للمديرين تحسينها رضا الموظفين عن عملية التغذية الراجعة.

1. عدم إعطاء أي ملاحظات الموظف

ربما تكون فكرة الجلوس والاطلاع على أداء تقييم أداء الموظف مهمة لا يمكنك مواجهتها. ربما لا يكون لديك الوقت الكافي أو ربما لا تريد أن تتجنب التعارض.

تكمن المشكلة في عدم إعطاء ملاحظات الموظفين في أنك تفقد ثقة الموظفين. كما أنه يحول دون إمكانية وضع أهداف تحسينية لموظفيك.

إذا لم يكن لديك وقت للجلوس مع موظفينك على انفراد، فبدلاً من ذلك، قم بإنشاء بريد إلكتروني دقيق ومحدد. في عملية مراجعة الأداء، ضع كل ما يحتاج موظفوك إلى القيام به من أجل لتحسين الأداء مع الإشادة بكل ما يقومون به بشكل صحيح.

2. تجاهل عدم الكشف عن هوية الموظف

عندما يخشى الموظفون من العواقب، فإنهم يترددون في مشاركة الملاحظات الصادقة. يؤدي الافتقار إلى عدم الكشف عن الهوية في تعليقات الموظفين إلى ردود فعل مصفاة، مما يحد من الرؤى حول التحديات في مكان العمل. تفوّت المؤسسات فرصاً مهمة لتحسين المشاركة والاحتفاظ بالموظفين دون وجود مساحة آمنة للتعبير عن المخاوف.

ضمان عدم الكشف عن الهوية يشجع على المشاركة الصادقة. أسئلة ملاحظات الموظفين مجهولي الهوية تساعد في الكشف عن المشكلات الحقيقية التي قد لا تظهر في المحادثات المباشرة.

إن استخدام أدوات التغذية الراجعة الآمنة وتوضيح كيفية استخدام الردود يبني الثقة. من المرجح أن يشارك الموظفون الذين يشعرون بالأمان رؤى ذات مغزى تؤدي إلى تحسينات أساسية.

3. الاعتراف ليس جزءًا من جدول الروتين

إذا كان الموظفون لا يعرفون متى يكون وقت المكافأة أو يقترب من مراجعة منتصف العام ، فهذا يجعلهم متوترين ومرتبكين. إن عدم فهم متى أو كيف يتم تقييمك ومكافأتك في النهاية أمر مقلق وغير مفيد للجميع.

"ضمان أن يكون لديك جدول زمني منتظم لكل ما سبق هو أمر عادل ومتسق. سيساعد ذلك على تنظيمك وأهداف عملك والمشاريع التي تنفذها القوى العاملة لديك. إن تخصيص وقت للتحدث وجهاً لوجه يُظهر للموظفين أن صوتهم مهم. كما أن له ميزة إضافية تتمثل في التعامل مع المشاكل المحتملة قبل أن تتحول إلى مشاكل كبيرة".

4. الاعتراف بالأهمية القصوى

في حين أن الثناء من الرئيس أو حتى المدير يمكن أن يكون مرضيًا للغاية، إلا أنه إذا كان هذا هو التقدير الوحيد المستخدم، فسوف ينتهي بك الأمر إلى قوة عاملة غير سعيدة.

إن إتاحة الفرصة للزملاء لتقدير عمل بعضهم البعض والثناء عليه ومكافأته أمر جيد على عدة مستويات. أولاً، يمنح الموظفين القدرة على اتخاذ القرارات ويظهر أن هذه القرارات تحظى بالاحترام والتصرف بناءً عليها.

"تذكر أن هذا النوع من التكريم لا ينبغي أن يكون عاماً بل يجب أن يكون تقديراً لإنجازات محددة مثل تحقيق أهداف المشروع. كل هذا يعطي إحساساً بالوحدة بين الزملاء ويبني صداقات ويرفع الروح المعنوية إلى أعلى المستويات". 

يمكنك أيضاً استخدام أدوات مثل Empuls التي تتيح المراجعة من نظير إلى نظير.

5. جعل المال هو المكافأة الوحيدة

نظام المكافآت النقدية الفعال فعالة هو أداة قياسية ل لتقدير الموظفين وهو ضروري في معظم الصناعات.

بعد المراجعة السنوية، تُظهر المكافأة للموظفين أنك تعرف قيمتهم وتقدر إسهاماتهم، ولكن هناك خطط مكافآت أخرى يجب أخذها في الاعتبار.

يمكن أيضاً الاستفادة من أيام الإجازات الإضافية، أو الامتيازات مثل عضوية الصالة الرياضية المدعومة، أو خطة الرعاية الصحية الممتازة لإظهار قيمة الموظفين.

من نواح كثيرة ، كلما كنت أكثر إبداعا في البدائل النقدية ، زاد عدد الموظفين الذين يعرفون أنك نظرت إلى ما يحفزهم شخصيا. سوف يقدرون التفكير الإضافي.

المفتاح هو تحديد هذه المكافآت الإضافية بالمستوى المناسب. إذا كان نظام المكافآت سهلاً، فلن يعتبر الفوز بها فريداً بما فيه الكفاية.

سوف يفقد الموظفون الحافز ويشعرون بأنهم بعيدون عن متناول اليد إذا كانت الأمور معقدة للغاية. من الصعب تحقيق التوازن، ولكن الفرق الذي يمكن أن يحدثه ذلك عندما تقوم به بشكل صحيح يمكن أن يكون هائلاً.

يمكن أن يكون توزيع الشارات وامتلاك لوحة قادة الموظفين من المكافآت غير النقدية الأخرى، والتي تعتبر عامل جذب مهم لمشاركة الموظفين العالية.

يمكنك تحسين مشاركة الموظفين والإنتاجية مع نظام المكافآت المناسب كمكافأة.‍

6. أن تكون مرجعية ذاتية

إذا كنت تتحدث باستمرار عن الكيفية التي ستفعل بها شيئًا ما عند تقديم ملاحظات سلبية، فقد تخاطر بجعل الموظف مستاءً، وهو ما لا يساعد أبدًا على مشاركة الموظف.

وعلى سبيل المكافأة، قد لا يتعلمون كيفية إصلاح أخطائهم وتحسين سلوكهم. كما أنك قد ترتكب خطأً آخر وهو أنك قد ترتكب خطأً آخر وهو أنك تمللهم بتفاصيل غير ضرورية عن نجاحك، والتي ربما لا علاقة لها بتحسين سلوكهم.

انتبه إلى كلماتك وركز على إعطاء مؤشرات حول تحسينها - وإذا كان ذلك مناسبًا، قم بتضمين بعض عناصر قصتك في المراجعة.

7. ملاحظات غير متكررة أو لمرة واحدة

تفشل استبيانات الملاحظات السنوية أو غير المتكررة في رصد المخاوف المتطورة في مكان العمل. الفجوات الطويلة بين جلسات التغذية الراجعة تجعل من الصعب معالجة المشكلات في الوقت الفعلي، مما يؤدي إلى رؤى قديمة وفرص ضائعة للتحسين. تساعد عملية التغذية الراجعة المتسقة للموظفين المؤسسات على البقاء متجاوبة ومتوافقة مع احتياجات الموظفين.

تضمن المراجعات المنتظمة واستطلاعات الرأي وآليات التغذية الراجعة في الوقت الفعلي الحوار المستمر. توفر الأسئلة الاستقصائية المتكررة لاستطلاع آراء الموظفين رؤى في الوقت المناسب، مما يسمح للمؤسسات بإجراء التعديلات اللازمة. التغذية الراجعة المستمرة تجعل الموظفين يشعرون بأنهم مسموعون ومقدرون وأكثر انخراطًا في أدوارهم.

8. التحدث فقط عما لا يعمل

يخشى معظم الموظفين من مراجعاتهم لأن الرؤساء يتحدثون باستمرار عن الأمور التي لا تعمل في حين يجب أن يركزوا على ما يعمل، وتقديم الدعم المناسب لإلهام التحسين في سمات شخصية الموظف ومشاركته.

إن التركيز على السلبيات فقط ليس بنّاءً ولا يغيّر أي شيء، بل يمكن أن يزيد من عداء العملاء ويمنعهم من التقدم. لا يجب أن يكون لدى الشركة ثقافة لوم بل يجب أن تكون لديها بيئة تدعم النمو وتوفر التسهيلات والموارد المناسبة لهذا التغيير.

9. عدم التصرف بناءً على التغذية الراجعة

لا جدوى من جمع الملاحظات إذا لم يتبع ذلك أي إجراء. عندما يشارك الموظفون مخاوفهم دون أن يروا أي تغيير، تضعف الثقة في عملية جمع الملاحظات، مما يؤدي إلى فك الارتباط.

بدون متابعة واضحة، يشعر الموظفون بعدم الاستماع إليهم، مما يقلل من المشاركة في الاستبيانات المستقبلية. حتى لو لم يكن بالإمكان تنفيذ كل اقتراح، فإن الإقرار بالملاحظات والإبلاغ عن القرارات يعزز الشفافية والثقة.

يجب على المؤسسات تحليل الاتجاهات، وتحديد أولويات القضايا الرئيسية، وإطلاع الموظفين على التقدم المحرز لجعل التغذية الراجعة ذات مغزى. تُظهر عمليات المتابعة المنتظمة الالتزام بالتحسين وتعزز ثقافة تؤدي فيها الملاحظات إلى التغيير. يؤدي تجاهل آراء الموظفين إلى الإحباط، مما يجعل المشاركة المستقبلية غير محتملة.

10. الاعتقاد بأنك تعرف ما الذي يجعل الموظفين متحمسين

في حين أنه من الصحيح أن الأدوات التحفيزية مثل مسابقات الموظفين يمكن أن تكون بمثابة حوافز كبيرة لتحسين الأداء ، إلا أن الجميع لا يستمتعون أو يتفاعلون مع نفس الأشياء.

فكلمة ثناء أو تشجيع بسيطة سيكون لها نفس تأثير كلمة ثناء أو تشجيع بسيطة مثل كلمة أخرى تفوز بلوحة المتصدرين. إن مفتاح عملية التقييم الهادئ للموظفين هو التعرف عليهم شخصيًا ومعرفة ما يجعل الأفراد متحمسين وسعداء.

ليس من الضروري أن يكون كل شيء منافسة أو تحدياً؛ ففي بعض الأحيان، يكون النهج الأكثر ليونة هو السبيل للمضي قدماً. من خلال وضع نظام مكافأة شامل، فإنك تخاطر بتكوين شعور بالعزلة لدى الموظفين. كما أنه يسبب الاستياء وعدم الانخراط في مؤسستك وأهدافها.

11. أسئلة التغذية الراجعة سيئة الصياغة

يجب أن تكون الأسئلة العملية لاستطلاع آراء الموظفين واضحة وغير متحيزة. فالأسئلة الغامضة أو الأسئلة الاسترشادية تؤدي إلى إجابات غير موثوقة، مما يحد من قدرة المؤسسة على اتخاذ إجراءات ذات مغزى. تفشل أسئلة مثل "هل أنت راضٍ عن عملك؟" في تحديد مجالات معينة مثيرة للقلق، في حين أن افتراض وجود أسئلة إيجابية لا يشجع على تقديم ملاحظات صادقة.

تتضمن أسئلة التغذية الراجعة جيدة التنظيم لطرحها على الموظفين مزيجًا من الأسئلة متعددة الاختيارات ومقاييس التقييم والإجابات المفتوحة. تؤدي الاستطلاعات المصممة بعناية إلى توليد رؤى قابلة للتنفيذ، مما يساعد الشركات على تحسين تجربة الموظفين ومشاركتهم. ومن ناحية أخرى، تؤدي الاستطلاعات سيئة التصميم إلى بيانات مضللة وفرص ضائعة للنمو.

12. لا يوجد اتصال ثنائي الاتجاه

يجب أن تكون التغذية الراجعة عبارة عن حوار وليس عملية أحادية الاتجاه. عندما لا يرى الموظفون أي استجابة لمدخلاتهم، فإنهم ينفصلون عن العمل، مما يجعل عملية التغذية الراجعة للموظفين غير فعالة. ويؤدي عدم وجود تواصل ثنائي الاتجاه إلى الإحباط ويجعل التغذية الراجعة تبدو وكأنها إجراء شكلي وليس أداة للتغيير.

يجب على المؤسسات تشجيع المناقشات المفتوحة، حيث يتم الاعتراف بالملاحظات والتصرف بناءً عليها. تساعد عمليات التحقق المنتظمة، واجتماعات المتابعة، والأدوات التفاعلية على خلق ثقافة تؤدي فيها مدخلات الموظفين إلى تحسينات حقيقية. فبدون التواصل المستمر، تفقد الملاحظات تأثيرها وتصبح مجرد ممارسة فارغة.

كيفية تحسين عملية تقييم الموظفين لديك: نصائح لتجنب الأخطاء

تكون عملية التغذية الراجعة الفعالة للموظفين منظمة وقائمة على البيانات وموجهة نحو العمل. إن مجرد جمع الردود ليس كافيًا يجب على المؤسسات أن تضمن أن تكون التغذية الراجعة ذات مغزى، وأن يتم تنفيذها في عملية صنع القرار، وأن تكون جزءًا من حوار مستمر. إليك كيفية إنشاء عملية تقدم قيمة حقيقية:

1. وضع أهداف واضحة تتماشى مع أهداف العمل

حدد التركيز الأساسي لملاحظاتك - هل تتطلع إلى تقييم فعالية القيادة أو قياس معنويات الفريق أو تحسين التواصل؟ على سبيل المثال، إذا كانت معدلات دوران الموظفين مرتفعة، فاطرح أسئلة استقصائية مستهدفة للحصول على آراء الموظفين حول الرضا الوظيفي والنمو الوظيفي والدعم في مكان العمل. يساعد تحديد هدف واضح في جمع رؤى قابلة للتنفيذ بدلاً من جمع ردود عامة.

2. تصميم أسئلة محددة ومتوازنة

تؤدي الاستبيانات سيئة الصياغة إلى ردود غامضة أو مضللة. بدلاً من طرح السؤال "هل تشعر بالدعم؟"، قم بصياغته على النحو التالي "كم مرة يقدم مديرك ملاحظات بناءة حول عملك؟ قم بتضمين أسئلة التغذية الراجعة لطرحها على الموظفين التي توازن بين البيانات النوعية والكمية، مثل مقاييس التقييم (1-10)، والاختيار من متعدد، والحقول المفتوحة للحصول على رؤى أعمق.

3. استخدام منصة تعليقات مدعومة بالذكاء الاصطناعي للحصول على رؤى أفضل

غالبًا ما يؤدي جمع الملاحظات التقليدية من خلال جداول البيانات أو رسائل البريد الإلكتروني إلى انخفاض المشاركة وبطء التحليل. أدوات مثل Empuls تعمل على أتمتة العملية، مما يضمن مشاركة أعلى، وعدم الكشف عن الهوية، وتحليل المشاعر في الوقت الفعلي. تسلط لوحات المعلومات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي الضوء على الأنماط، وتحدد المخاوف المحتملة، وتتبع اتجاهات الملاحظات بمرور الوقت.

4. سد الفجوة بين التغذية الراجعة والعمل

إن الخطأ الرئيسي الذي ترتكبه المؤسسات هو جمع الملاحظات ولكن لا تتصرف بناءً عليها. بمجرد تحليل الردود، شارك النتائج الرئيسية مع الموظفين في منتدى مفتوح أو اجتماعات الفريق. على سبيل المثال، إذا كانت الملاحظات تسلط الضوء على مشاكل في توزيع عبء العمل، فابدأ المناقشات حول تخصيص الموارد بدلاً من انتظار دورة الاستطلاع التالية. إن الشفافية حول ما يتم القيام به مع مدخلات الموظفين تبني الثقة وتشجع على المشاركة في المستقبل.

5. جعل التغذية الراجعة عملية ثنائية الاتجاه ومستمرة

الاستبيانات السنوية وحدها لا ترصد المشكلات في الوقت الفعلي. ادمج عمليات التحقق المنتظمة، واستطلاعات الرأي الشهرية، ومناقشات التغذية الراجعة في مراجعات الأداء.

يجب على المدراء أن يسعوا بنشاط للحصول على تعليقات الموظفين من أجل تحسين نهجهم القيادي، مثل "ما الذي يمكنني فعله لدعم تطورك المهني بشكل أفضل؟ يضمن نظام التغذية الراجعة المنظم والمستمر معالجة التحديات في مكان العمل بشكل استباقي بدلاً من ردود الفعل.

يمكن للمؤسسات تحسين المشاركة، وتقوية القيادة، وتعزيز ثقافة التواصل المفتوح التي تقود إلى تغيير قابل للقياس من خلال تحسين عملية التغذية الراجعة للموظفين من خلال أهداف واضحة، واستطلاعات رأي منظمة، وتحليلات تعتمد على الذكاء الاصطناعي، وحلقات التغذية الراجعة المستمرة.

تجنّب الأخطاء الشائعة في التغذية الراجعة للموظفين مع Empuls

يمكن أن تؤدي عملية التغذية الراجعة المعيبة إلى فك الارتباط وانعدام الثقة وتفويت فرص النمو. Empuls يساعد المؤسسات على تبسيط عملية جمع الملاحظات والتخلص من التحيزات وتحويل الرؤى إلى إجراءات حقيقية.

• استبيانات مؤتمتة ومنظمة: منع دورات التغذية الراجعة غير المتسقة من خلال الاستطلاعات المنتظمة القائمة على البيانات.
• ردود مجهولة وصادقة: شجّع الشفافية من خلال قنوات آمنة لتقديم الملاحظات.
• تحليلات في الوقت الحقيقي: تجنب سوء التفسير من خلال الاستفادة من الرؤى المدعومة بالذكاء الاصطناعي.
• رؤى قابلة للتنفيذ من أجل التحسين: ضمان أن تؤدي التغذية الراجعة إلى تغييرات ذات مغزى في مكان العمل.

مع Empuls يمكن للمؤسسات إنشاء ثقافة التغذية الراجعة البناءةمما يضمن شعور الموظفين بأن صوتهم مسموع مع تجنب المزالق الشائعة في عملية تقديم الملاحظات.

احجز عرضاً تجريبياً لتحسين نهج ملاحظات الموظفين لديك اليوم!

استنتاج

تُعد عملية التغذية الراجعة المنظمة بشكل جيد للموظفين ضرورية لبناء فريق عمل متفاعل وعالي الأداء. ويضمن تجنب الأخطاء الشائعة في عملية التغذية الراجعة للموظفين، مثل التغذية الراجعة غير المتسقة والتواصل الغامض وعدم المتابعة، أن تؤدي التغذية الراجعة إلى تحسين حقيقي.

من خلال خلق ثقافة الحوار المفتوح، والتصرف بناءً على الرؤى، وجعل التغذية الراجعة عملية مستمرة، يمكن للمؤسسات تعزيز الثقة ورفع الروح المعنوية وتحسين الإنتاجية الإجمالية في مكان العمل.