Comment choisir la bonne plateforme d'expérience employé : Un guide complet

Si vous voulez augmenter vos revenus annuels, voir le prix de vos actions monter en flèche et l'attrition de vos employés se stabiliser, vous en avez besoin. Mais ne vous contentez pas de "n'importe quoi".

Une plateforme d'expérience tout-en-un peut vous aider à créer les meilleures expériences pour vos employés, de l'accueil à la sortie.

Adobe a adopté une plateforme d'accréditation numérique qui utilise des analyses avancées pour identifier les intérêts des employés et a apporté des changements en fonction de leurs commentaires. Ils ont suivi les sentiments des employés et ont apporté des changements à l'échelle de l'entreprise pour offrir à leurs employés de meilleures expériences, notamment :

• 📅 20 jours de congé payés supplémentaires pour les employés touchés par des catastrophes naturelles et des pandémies.
• 🕑 des horaires de travail flexibles pour s'adapter à la routine des soignants et des enfants.
• 💸augmentation du remboursement des frais de bien-être de 600 $.
• ☕bi-weekly coffee break series

L'exemple d'Adobe prouve deux points importants :

• Les employés vont au-delà des cadeaux nominaux. Ils veulent des expériences phénoménales qui montrent que l'entreprise "s'intéresse à eux".
• Le bon outil/la bonne plateforme joue un rôle essentiel dans la personnalisation de ces expériences pour une main-d'œuvre multigénérationnelle.

Liste de contrôle pour l'évaluation des clés

Quelle est la première chose à faire lorsque vous voulez acheter un bon ordinateur portable ? Faites des recherches sur les différentes marques d'ordinateurs portables et créez une liste comparative en fonction de vos besoins. Est-ce que ça donne quelque chose comme ça : Intel vs Mac ? 256 Go ou 1 To de RAM ? De quelles fonctions et de quels logiciels avez-vous besoin ? Est-il adapté à votre budget ? En avez-vous besoin pour travailler ou pour surfer et envoyer des e-mails ?

L'évaluation d'une plate-forme/outil d'expérience pour votre entreprise fonctionne de la même manière. Le fait que le marché regorge d'options ne rend pas la tâche plus facile. Dressez une liste pour vous assurer que votre choix final répond aux besoins des employés et de l'entreprise.

Une plateforme plateforme d'expérience des employés devrait avoir ces caractéristiques :

Capacités d'une plateforme ou d'un outil d'expérience des employés

Lors de l'évaluation d'une plateforme ou d'un outil d'expérience pour les employés, recherchez une solution qui réponde également aux besoins de vos employés en la mettant en correspondance avec les éléments moteurs de votre stratégie d'expérience.

Pour aller plus loin, vous pouvez associer les fonctionnalités de la plate-forme à chacune des cinq étapes du cycle de vie de vos employés afin de rationaliser davantage votre stratégie en matière d'expérience des employés. Bien qu'il soit difficile de trouver une plateforme qui dispose de toutes les capacités, il est conseillé d'en choisir une qui offre le maximum de capacités pour vous aider à cocher vos cases. Utilisez le guide ci-dessous comme référence :

Critères pour choisir la bonne plateforme ou le bon outil d'expérience des employés

La plate-forme ou l'outil d'expérience numérique d'aujourd'hui doit être basé sur le cloud, conçu par l'UX, centré sur l'utilisateur avec une interface facile à utiliser, collaboratif, intégré, et fournir aux employés un accès mobile à tout ce dont ils ont besoin pour s'engager avec leurs pairs, la direction et l'entreprise.

De même que nous sommes passés de "solutions ponctuelles" en matière de ressources humaines à des expériences intégrées et complètes pour les employés, nous devons passer de systèmes transactionnels à ce que j'appelle des "systèmes de productivité", c'est-à-dire des systèmes qui facilitent la vie professionnelle de l'employé. - Josh Bersin

Pas de pression, n'est-ce pas ? Une mauvaise sélection peut devenir un casse-tête coûteux, alors utilisez les critères suivants comme guide pour faire votre choix final :

1. Codage standard ou personnalisé

Lorsqu'il s'agit de choisir entre un outil ou une plateforme prêts à l'emploi qui ne nécessite pas ou peu de code et une solution interne qui doit être codée à partir de zéro, il est essentiel de peser soigneusement le pour et le contre.

Les solutions codées sur mesure nécessitent une équipe informatique et un matériel hautement spécialisés, ce qui peut faire grimper les frais généraux. Une plateforme construite de toutes pièces peut avoir tous les composants que vous souhaitez, mais elle est également lourde en termes de code, de configuration et de maintenance.

Les entreprises mondiales complexes comptant plus de 50 000 employés répartis géographiquement, disposant d'un espace, d'un budget (coûts informatiques, d'hébergement et d'énergie) et d'équipes internes (informatique, données et sécurité) suffisants et ayant besoin d'importantes personnalisations préfèrent construire leur propre plateforme/outil pour répondre à leurs besoins.

Supposons que vous souhaitiez explorer certaines des offres packagées spécialisées du marché. Dans ce cas, les solutions mentionnées ci-dessous sont généralement parfaitement au point, faciles à mettre en œuvre (peu ou pas de code), conformes, personnalisables (jusqu'à un certain point), rapides à faire évoluer, à maintenir, à configurer et protégées par un cryptage fort.

Comme elles s'intègrent également à la plupart des outils d'entreprise et des sources de données existants via des API, elles permettent aux équipes informatiques internes d'économiser beaucoup de temps et d'efforts. Cette solution packagée et autonome en matière d'expérience des employés est idéale pour les petites et moyennes entreprises (PME) de 50 à 1000 employés.

➡ Automatisation : La plupart des solutions d'expérience numérique du marché utilisent des capacités d'apprentissage automatique (ML), d'intelligence artificielle (IA) et d'analyse des performances pour automatiser le processus sans sacrifier l'intérêt des employés. Cela facilite le travail des RH, leur laissant le temps de se concentrer sur la planification stratégique des différentes initiatives en matière d'expérience.

➡ Personnalisation : Alors qu'une solution codée sur mesure offre un plus grand degré de personnalisation (codée en dur à partir de zéro), les plateformes/outils numériques sont livrés avec des constructeurs visuels qui permettent aux super utilisateurs et aux administrateurs un certain degré de flexibilité. Certains composants peuvent être modifiés ou déplacés pour personnaliser la plateforme, comme l'ajout d'un logo personnalisé, d'une marque et d'autres éléments de propriété intellectuelle ; pour d'autres changements, il est préférable d'adresser au fournisseur des demandes de modification (celles-ci sont généralement acceptées et honorées).

• 🧩Intégration : La plupart des plateformes/outils modernes d'expérience s'intègrent à un large éventail d'outils pour un travail transparent dans tous les départements et ceux-ci comprennent :
• Collaboration (Google Workspace, Zapier, JIRA, Outlook),
• Connexion unique (Google Workspace, Azure AD, Bitium SAML, Okta SSO/Inbound SAML),
• Communication (Gmail, Slack, Microsoft Teams, Skype, Duo),
• Médias sociaux (LinkedIn, Workplace by Facebook, Amazon)
• SIRH/SGRH, LMS (Workday, MS Azure, SFTP entrant, Keka, Darwinbox, Namely, Timely, Toggl Track, SCHM, Zoho People, Bamboo HR)
• Suivi de la productivité (Hubstaff, Clockify, Groupe.io, Asana, Monday - vous pouvez comparer Asana avec Monday.com avant de faire votre choix)
• Bien-être (Headspace, radio Calm)
• 🔧Maintenance : Une plateforme/un outil Experience low/no-code est facile à maintenir sans l'implication lourde d'une équipe informatique. Ces outils sont conçus pour être faciles à utiliser et à mettre à jour.
• 👨🔧Configuration : Des guides détaillés, des démarrages rapides et d'autres documents destinés aux utilisateurs facilitent l'installation et la configuration d'une solution pré-conçue et packagée par rapport au codage en dur d'une solution personnalisée.
• 🔒Sécurité : Les solutions packagées offrent une gamme de mesures de sécurité et de niveaux de cryptage, notamment des clés SSH, SSL , HTTPS, TLS, afin d'empêcher les accès non autorisés, de protéger la sécurité des données et de prévenir les violations du réseau et des systèmes.
• 🔐Data privacy : Les plateformes d'expérience stockent, transmettent et traitent les données critiques des employés et des entreprises, ce qui les rend vulnérables aux attaques, à moins qu'elles ne soient sécurisées par les lois et la législation sur la confidentialité des données, notamment la CCPA, le GDPR 2016/679 de l'UE, la DPA 2018 (Royaume-Uni), la loi sur la confidentialité de 1988 (Australie), la loi sur les technologies de l'information de 2000 et les règles sur les technologies de l'information de 2011.
• ☑️Compliance : Vérifiez si la plateforme/outil d'expérience de votre choix intègre les conformités réglementaires nécessaires et est conforme aux lois étatiques/fédérales/internationales, notamment ISO, VAPT, SOC-2, InfoSec, GDPR, bouclier de confidentialité UE-US.

2. Basé sur l'informatique dématérialisée ou sur site

Il est facile de choisir entre une solution basée sur le cloud et une solution sur site lourde en infrastructure. Avec la vitesse, la flexibilité, la qualité et l'évolutivité en jeu, il est facile de deviner en faveur de qui la balance penchera.

Compte tenu de la tendance actuelle au travail hybride, une solution SaaS à la demande, basée sur le cloud computing, est le meilleur choix pour les entreprises soucieuses d'efficacité et de rentabilité. Opter pour une plate-forme ou un outil basé sur le cloud permet de gagner du temps, de l'espace et de l'argent. Elle offre une plus grande sécurité, prévient la perte de données, se met à jour en temps réel et peut être adaptée à la demande.

D'autre part, les outils sur site sont préférés par les entreprises dont les équipes sont à 100 % sur place, qui cherchent à effectuer des personnalisations importantes et qui disposent des ressources informatiques et de l'espace nécessaires.

3. Coûts prévisibles et imprévisibles

Choisissez judicieusement votre outil de plateforme d'expérience, car il aura une incidence sur votre budget global. Si les frais de licence sont plus élevés que les bénéfices, l'investissement n'en vaut pas la peine. Un point important à prendre en compte est celui des coûts prévisibles ou imprévisibles.

Pour les entreprises qui choisissent de créer leur propre plate-forme/outil d'expérience, il existe une certaine imprévisibilité dans les coûts d'hébergement, de ressources totales, de conseil et d'infrastructure. Ceux-ci ont tendance à varier et à augmenter d'année en année, ce qui ajoute aux frais généraux.

D'autre part, les entreprises qui choisissent d'acheter une plateforme/outil d'expérience peuvent s'attendre à payer des frais uniformes qui ne changeront pas ou peu au fil des ans. La plupart des plates-formes offrent un ensemble complet qui comprend la communication, les intégrations, les analyses, les fonctionnalités du système, la sécurité et la conformité, les enquêtes, la facturation et l'assistance dans le prix total.

En outre, le fournisseur supporte toutes les fluctuations de prix dans les domaines de l'informatique, du réseau et de l'infrastructure, qui sont absorbées dans les frais de licence. La structure tarifaire d'une solution d'expérience packagée est donc simple et transparente. Ces plates-formes offrent également la possibilité de diviser le budget pour différentes initiatives en matière d'expérience. Il peut s'agir d'un plan mensuel ou annuel.

• 💸Budget général: Un budget par défaut ou global qui est alloué sous forme de somme forfaitaire dans l'ensemble du programme d'expérience.
• 💸Budget personnalisé: Il s'agit de budgets spécifiques alloués à différentes initiatives dans le cadre du programme d'expérience. Par exemple, Adobe a mis en place trois initiatives différentes - remboursement de 600 $ pour le bien-être, 20 jours de congés payés supplémentaires et une série de pauses café bihebdomadaires - chacune avec un budget différent.
• 💸Plan mensuel: Les entreprises qui évaluent différentes plateformes/outils peuvent choisir d'explorer leurs options avec des plans mensuels. Comme il n'y a pas d'engagement à long terme, vous pouvez essayer plusieurs plateformes jusqu'à ce que vous trouviez celle qui correspond aux besoins de votre entreprise, à la taille de votre équipe et à votre budget. Une fois que vous avez trouvé la solution idéale, il est plus sage de passer à un plan annuel.
• 💸Plan annuel : Très axés sur les économies, les plans annuels sont idéaux pour les entreprises qui savent ce qu'elles veulent et qui ont trouvé la plateforme/l'outil qui convient à leur activité.

4. Personnalisation vs généralisation

Les entreprises qui figurent en bonne place dans l'indice d'expérience des employés sont devenues des gagnantes parce qu'elles sont à l'écoute de leurs employés et tiennent compte de leurs besoins tout en alignant leurs offres sur l'objectif global de l'entreprise.

C'est là qu'une plateforme/outil d'expérience numérique offre la commodité des enquêtes, du retour d'information, des chatbots et des notifications par courriel et analyse les données de ces derniers pour en tirer des informations exploitables en temps réel. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour proposer des expériences personnalisées aux employés, à l'instar d'Adobe, qui a utilisé les retours d'enquête des employés pour augmenter le remboursement des frais de bien-être à 600 $.

En comparaison, les entreprises dont le programme d'expérience est limité ou inexistant et qui proposent des expériences généralisées voient un taux d'attrition élevé de leurs employés, une faible productivité, des revenus en baisse et des cours boursiers faibles sur le marché. C'est une réaction en chaîne - lorsque vos employés sont insatisfaits, cela affecte votre entreprise. L'affaire General Motors de 2014 est un cas classique qui a mis en évidence les dangers de faire vivre à vos employés une expérience moins que satisfaisante.

5. Informations dynamiques et rapports historiques

Posez-vous une question simple : préférez-vous des rapports dynamiques avec des informations exploitables ou des données historiques complexes pour construire vos rapports ? Réfléchissez à celui qui peut vous faciliter la tâche, et vous aurez une réponse. Bien que les rapports et les données historiques soient essentiels dans l'analyse globale, ils ne peuvent à eux seuls présenter une image impartiale de votre programme d'expérience.

Les plateformes modernes d'expérience numérique créent des rapports dynamiques et des tableaux de bord personnalisés qui offrent des informations approfondies permettant de prendre des décisions éclairées. Ces rapports suivent le cycle de vie de l'employé et ses interactions en temps réel pour comprendre l'engagement de chaque initiative.

• 📋Des rapports intelligents : Les rapports sur les performances, les revenus, les stocks et la productivité, les enquêtes, les formulaires de feedback, etc. peuvent aider à calculer le ROI de l'expérience, les scores d'engagement, l'utilisation du programme, l'impact et l'adoption dans l'ensemble de l'organisation, comme l'a fait Arby's avec son programme Brand Champ.
• 📊Tableaux de bord personnalisés : Les tableaux de bord personnalisés et autres visualisations de données à partir d'informations exploitables peuvent aider l'entreprise à adapter son programme aux employés et à l'aligner sur des objectifs plus larges.

6. Équipes hybrides ou en cabinet

La plupart des entreprises disposant de programmes d'expérience ont déjà pris en compte la tendance actuelle d'un modèle de travail hybride. L'une des premières choses à prendre en compte lors du choix de votre plate-forme/outil d'expérience est de voir s'il convient à votre équipe.

Disposez-vous d'une équipe 100 % interne, d'un personnel entièrement distant ou d'une équipe hybride répartie sur une zone géographique plus ou moins étendue ? Une équipe en poste peut se contenter d'un outil d'expérience sur site avec un accès au bureau et au Web, car la plupart des initiatives d'expérience sont menées ou initiées au bureau.

Cependant, une équipe hybride/à distance a besoin de la commodité d'une plateforme/outil numérique basée sur le cloud, avec une connectivité à tout moment, en tout lieu et sur tout appareil. Une application mobile pour iOS et Android avec une interface utilisateur intuitive ou une application de bureau pour ordinateur portable/PC avec accès hors ligne offre à l'employé visibilité et collaboration dans un environnement de travail hybride/à distance.

Par exemple, les équipes distantes peuvent participer à des événements sociaux ou d'équipe virtuels afin d'échanger avec leurs pairs et leurs dirigeants.

• 👷 Cols bleuset cadres : Une ventilation plus poussée pour identifier et catégoriser les initiatives d'expérience pour les cols bleus et les cadres de l'entreprise est cruciale car elle garantit une distribution équitable. Les deux sections doivent être incluses/engagées de manière égale, et les expériences doivent être personnalisées de manière appropriée pour chaque catégorie. Les cadres qui donnent une orientation stratégique à l'entreprise et les employés qui font le travail sur le terrain forment ensemble le corps collectif qu'est "l'entreprise".
• 👨‍💻Multi - support linguistique : Une équipe hybride est généralement répartie sur plusieurs sites géographiques et parle plusieurs langues. La solution doit offrir un support multilingue pour les attirer tous et les réunir en utilisant une plateforme/outil unique.

L'expérience des employés est une colline sur laquelle on peut mourir

Si vous traitez bien vos employés, ils ne jurent que par vous jusqu'à la fin des temps ! Ne faites pas d'économies en choisissant une bonne plateforme d'expérience, et vous serez récompensé par des revenus plus élevés, une meilleure productivité, une augmentation de l'eSAT et une faible rotation du personnel. Des employés heureux sont synonymes d'une entreprise florissante, alors choisissez judicieusement.