The Ultimate Guide to Creating an Impressive Employee Welcome Kit for New Hires

Kutipan -"Kesan Pertama adalah Kesan Terakhir" - terbatas pada kepribadian dan persepsi individu yang ditetapkan oleh karyawan terhadap perusahaan mereka.

Seorang karyawan, mulai dari tahap perekrutan hingga bergabung di hari pertama, menciptakan serangkaian perspektif yang bisa jadi positif atau negatif. Bagi sebuah organisasi, kepuasan karyawan sangat penting untuk pertumbuhan dalam jangka panjang. Blog ini akan membahas tentang ide perlengkapan penyambutan karyawan baru untuk orientasi yang lancar.

Apa yang dimaksud dengan perlengkapan penyambutan karyawan?

Welcome kit digunakan untuk menciptakan pengalaman tempat kerja yang positif, memperkuat budaya perusahaan Anda, menginspirasi karyawan untuk menghormati nilai-nilai inti perusahaan, dan meningkatkan perasaan senang dan keterlibatan karyawan.

Perlengkapan penyambutan karyawan meliputi buku pegangan karyawan, surat ucapan selamat datang, SWAG perusahaan (seperti botol air, cangkir kopi dengan nama mereka untuk memberikan sentuhan pribadi), perlengkapan kantor (seperti pena, spidol, folder, buku catatan), gelang kebugaran, headphone, pengatur meja, dan lain-lain.

Ide perlengkapan penyambutan karyawan yang unik

Organisasi mencoba berbagai metode untuk memberikan dampak positif bagi perusahaan terhadap karyawan, terutama karyawan baru. Perusahaan sekarang menyambut karyawan baru melalui perlengkapan selamat datang, email selamat datang yang bermakna, dan metode lain yang menciptakan sikap yang memuaskan.

Meskipun kepuasan kerja dan penyambutan karyawan memiliki arti yang berbeda, hasilnya tetap sama, yaitu kepositifan terhadap organisasi. Ini bisa menjadi situasi yang canggung atau menyenangkan bagi seorang profesional yang bekerja pada hari pertama di perusahaan baru. Hal ini juga sepenuhnya tergantung pada bagaimana perusahaan baru tersebut menyambut Anda di hari pertama kerja.

Beberapa perusahaan melangkah lebih maju dengan menyambut karyawan baru dengan menawarkan perlengkapan penyambutan karyawan. Perlengkapan penyambutan ini dapat berupa apa saja, mulai dari catatan selamat datang yang dirancang dengan baik, laporan bergabung, atau hadiah. Hal ini sepenuhnya tergantung pada bagaimana perusahaan mendefinisikan budaya dan persepsinya.

Perusahaan teknologi inovatif seperti Google, Facebook, IBM, dan lainnya mencoba untuk menjadi lebih kreatif saat menyambut karyawan baru. Namun, hal ini juga meningkatkan persaingan di antara perusahaan untuk mengetahui siapa dan bagaimana mereka dapat menarik perhatian karyawan baru dengan perlengkapan penyambutan karyawan.

Setelah berbicara dengan para ahli di Caroo, sebuah layanan perlengkapan penyambutan karyawan, mereka mencatat bahwa dengan meningkatnya jadwal kerja jarak jauh dan hibrida, perlengkapan penyambutan telah menjadi standar industri untuk memperkenalkan karyawan baru pada nilai dan budaya perusahaan Anda. Ditambah lagi, mereka dapat dengan mudah disimpan di luar lokasi sehingga mudah untuk dikirimkan ke karyawan atau ke kantor.

Hal ini penting untuk memotivasi dan mempertahankan karyawan yang terbaik. Bahkan, bagi banyak perusahaan, hal ini dapat membantu dalam jangka panjang. Perusahaan yang mengikuti formula kepuasan karyawan ini 😃 telah menyaksikan nilai ekonomi yang tinggi ditambahkan dengan fitur-fitur baru yang berdampak.‍

Bagaimana ide kit orientasi karyawan menguntungkan perusahaan?

Berikut adalah beberapa alasan lain bagaimana kit penyambutan karyawan bermanfaat bagi perusahaan.

1. Membantu meningkatkan kinerja di tempat kerja karyawan baru

Telah terbukti bahwa program orientasi yang efektif dapat membantu meningkatkan kinerja karyawan secara keseluruhan (baik yang sudah ada maupun yang baru). Namun, hal ini juga bergantung pada apa yang memicu kinerja mereka dan mendorong mereka untuk bekerja dengan memuaskan. Mendorong mereka dengan perlengkapan karyawan yang unik atau mendukung ide-ide mereka dalam proyek tertentu bisa menjadi metode.

2. Dapat meningkatkan nilai retensi

Pada hari pertama, banyak karyawan memutuskan apakah mereka yakin untuk terus bekerja di perusahaan tersebut untuk jangka panjang. Penampilan kantor secara keseluruhan, orang-orangnya, dan faktor lainnya ikut berperan. Jika ada proses orientasi yang terstruktur, kemungkinan besar akan ada retensi karyawan yang baik.

Sebagai contoh, Wipro menciptakan proses orientasi yang berfokus pada karyawan yang menekankan pada kekuatan dan kualitas karyawan baru. Hal ini menghasilkan penurunan 32% tingkat keluar masuknya karyawan baru setelah enam bulan.

Bagi sebuah perusahaan, sudah menjadi hal yang umum untuk menanyakan kepada calon karyawan mengenai alasan mereka keluar dari pekerjaan terakhir. Sebagian besar pelamar memberikan alasan yang sama dengan perusahaan Anda. Anda bisa mengubah skenarionya.

3. Membantu anggota baru memulai pekerjaan lebih cepat

Ketika karyawan baru disambut dengan perlengkapan orientasi atau tanda terima kasih, mereka langsung terlibat dengan lingkungan perusahaan. Perasaan canggung hilang dan mereka dengan percaya diri mengambil posisi tersebut. Adalah hal yang umum untuk melihat stres di antara karyawan baru.

Sebagai contoh, Ernst & Young menawarkan portal orientasi di mana wajah baru akan mendapatkan tur virtual online yang memberikan informasi tentang berbagai departemen dan budaya perusahaan.

Demikian pula, Warby Parker menawarkan kepada karyawan baru sebuah "paket selamat datang elektronik" yang terdiri dari sejarah dan nilai-nilai perusahaan. Hal ini memberikan gambaran keseluruhan tentang bagaimana perusahaan bekerja dan memperlakukan karyawannya.

Dengan kata lain, orientasi yang menawarkan perlengkapan selamat datang kepada anggota baru dapat bermanfaat untuk beberapa alasan:

• Karyawan baru dapat menyesuaikan diri dan mulai membuahkan hasil.
• Mereka akan menyadari dalam beberapa hari pertama jika mereka cocok dengan organisasi.
• Karyawan baru merasa dihargai dan bertahan lebih lama.

Setelah Anda mengetahui mengapa karyawan baru harus disambut dengan kit, sekarang Anda harus memeriksa kit mana yang harus dipertimbangkan dan bagaimana cara membuatnya agar terlihat menarik.

What constitutes of employee welcome kit?

Perlengkapan penyambutan karyawan adalah hadiah yang diberikan oleh pemberi kerja kepada karyawan baru untuk mulai bekerja tanpa ragu-ragu. Perlengkapan penyambutan tergantung pada industri yang digeluti oleh perusahaan dan budaya mereka.

Beberapa kit yang umum adalah:

1. Surat Selamat Datang
2. Barang Dagangan Bermerek
3. Aksesori
4. Jadwal orientasi untuk karyawan baru
5. Kotak Induksi‍

Merancang perlengkapan penyambutan karyawan

Untuk membuat perlengkapan penyambutan karyawan yang menarik, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:

• Apakah perusahaan jasa berurusan dengan seberapa kreatifnya?
• Hal-hal yang harus diketahui oleh karyawan baru tentang posisi dan budaya perusahaan?
• Nilai merek dan cara berkomunikasi melalui kit

Perlengkapan tersebut harus mewakili nilai-nilai inti perusahaan. Jika perusahaan bergerak di bidang kreatif seperti media sosial, maka paket cangkir kopi dengan nama perusahaan atau grafis kata kreatif adalah yang terbaik untuk disajikan.

Hal ini karena minum kopi atau teh merupakan hal yang umum dilakukan selama jam kerja. Jika Anda bingung tentang barang-barang kreatif yang harus Anda tampilkan, Anda harus terhubung dengan layanan terkemuka yang menawarkan perlengkapan bergabung yang dipilih sendiri dan tersedia dalam berbagai jenis.

Karyawan baru akan menerima perlengkapan yang dibuat secara kreatif untuk membuat karyawan baru Anda merasa tersentuh oleh gerakannya.

Ide perlengkapan penyambutan karyawan baru dari perusahaan terkemuka

Berikut ini adalah ide perlengkapan penyambutan karyawan dari beberapa perusahaan terbaik di dunia.

1. Kotak induksi oleh merek periklanan dan PR Ogilvy & Mather's

Tim dari agensi periklanan ternama Ogilvy & Mather di kantor mereka di Cape Town menciptakan Kotak Induksi, yang dirancang sesuai dengan delapan kebiasaan orang-orang kreatif yang dipikirkan oleh pendiri David Ogilvy

Menurut perusahaan, "Kebiasaan-kebiasaan ini membentuk ideologi O&M yang dibangun bertahun-tahun yang lalu dan dengan satu item yang mewakili setiap kebiasaan, kotak induksi membuat kebiasaan-kebiasaan ini menjadi lebih nyata dan menyenangkan bagi staf baru."

Kotak induksi dilengkapi dengan denah kantor, yang terdiri dari salinan buku Ogilvy dan sebuah slinky.

2. Paket pra-mulai Percolate

Ketika seorang karyawan baru di perusahaan teknologi pemasaran Percolate bergabung, mereka mendapatkan pujian kreatif sebagai perlengkapan selamat datang. Sebelum mulai bekerja, perusahaan mengirimkan t-shirt, cangkir kopi, korek api, dan aksesori lainnya kepada mereka. Hal ini menginspirasi karyawan baru untuk bekerja dengan tekun.

3. Paket Perawatan Hari Pertama Caroo

Caroo, sebuah layanan pengiriman hadiah, menyediakan karyawan baru mereka dengan barang bermerek yang bisa mereka pakai di sekitar kota. Terlepas dari pakaian yang disesuaikan, perlengkapan penyambutan ini memberikan karyawan baru beberapa barang penting yang bisa mereka gunakan saat bekerja seperti tumbler berinsulasi.
Secara keseluruhan, karyawan baru dapat merasa yakin bahwa mereka bergabung dengan organisasi yang mendukung kepedulian terhadap karyawan.

4. 25 tahun sejarah perusahaan oleh Cactus

Cactus, sebuah agensi iklan terkemuka yang berlokasi di Denver, menawarkan perlengkapan penyambutan karyawan yang terdiri dari kaos, topi baseball, USB, dan penggaris. Perlengkapan ini berisi sejarah singkat perusahaan selama 25 tahun, bagian yang sangat penting untuk dipelajari oleh anggota baru.

5. Perlengkapan selamat datang McGarrah Jesse

Terdaftar sebagai agensi Amerika terbaik untuk diajak bekerja sama, McGarrah Jesse menyambut anggota perusahaan baru dengan Welcome Kit yang dibuat dengan baik.

Kartu-kartu imut ini terdiri atas detail merek dan gerakan untuk membuat karyawan baru merasa nyaman.

Seperti ini, banyak perusahaan top menawarkan perlengkapan penyambutan karyawan yang dirancang dengan baik dan kreatif untuk mendorong wajah-wajah baru untuk bekerja keras dan berkontribusi pada kemajuan perusahaan.

10 Employee onboarding kit ideas to try out in 2025

Here are some examples of items that you can include in your welcome kit for employees.

1. Surat selamat datang dengan paket orientasi

Buatlah surat sambutan yang menjelaskan detail perusahaan Anda dan betapa pentingnya pendatang baru bagi perusahaan. Surat selamat datang harus menjelaskan aspek budaya dan aturan perusahaan yang harus diikuti. Secara keseluruhan, baik surat selamat datang maupun paket orientasi tidak hanya bersifat mendidik, namun juga harus membawa pesan penting perusahaan dan membangun rasa percaya diri pada karyawan baru.

2. Buku panduan yang menyenangkan

Meskipun buku panduan akan diserahkan kepada anggota baru yang menjelaskan pedoman perusahaan, namun harus ada lebih banyak hal di dalamnya daripada menjaganya tetap kering. Buku panduan yang menyenangkan - juga merupakan flipbook yang terdiri dari hal-hal menyenangkan yang terjadi sebelumnya dan apa yang diharapkan di masa depan.

3. Item yang disesuaikan untuk pekerjaan

Beberapa perusahaan bermerek mendesain kaos dan aksesori mereka ketika seorang karyawan baru bergabung. Ini adalah tindakan apresiasi yang ditawarkan oleh bisnis yang menanamkan personel untuk bekerja lebih keras.

Karena karyawan baru menjalani praktik perekrutan yang ketat dan akhirnya dipekerjakan, perusahaan harus menyambut beberapa item yang disesuaikan. Ini harus cukup kreatif agar terlihat menarik dan terhubung dengan lingkungan. Terhubung dengan layanan online yang menawarkan perlengkapan penyambutan yang dibuat dengan tangan.

4. Menawarkan buku motivasi

Seorang karyawan yang termotivasi dalam berbagai bentuk akan menumbuhkan benih kemajuan sejak awal. Salah satu metode untuk menginspirasi karyawan baru adalah dengan memberikan buku-buku motivasi yang dapat menginspirasi mereka dengan berbagai cara. Lihatlah beberapa buku motivasi yang tersedia di pasaran. Buku-buku ini mempromosikan pendekatan yang positif dan proaktif terhadap pekerjaan.

5. Bagikan berita untuk mendekati karyawan baru

Setiap tim dari departemen yang berbeda berinvestasi besar dalam komitmen dan pertumbuhan mereka untuk mencapai tujuan mereka. Untuk memperkenalkan anggota baru perusahaan, perusahaan harus mengirimkan surat perkenalan tentang orang baru tersebut kepada setiap tim.

Hal ini akan membuat mereka mendekati rekan kerja yang baru dan membuat mereka santai. Mereka bahkan bisa membayar makan siang atau membawa hadiah kecil untuk menyambut mereka. Hal ini tentu saja menciptakan hal yang positif di antara tim yang berbeda dan bekerja sama.

6. Produk merek

Jika perusahaan Anda berurusan dengan produk aksesori gaya hidup, alat tulis, atau bahkan penerbitan, berikan kit secara kreatif dan kirimkan kepada anggota baru perusahaan. Mengemasnya secara kreatif dan catatan selamat datang akan menentukan seberapa terorganisir dan artistiknya organisasi tersebut. Anda bahkan dapat menawarkan kupon diskon agar anggota baru dapat berbelanja.

7. Wellness and self-care starter kit

In today's employee-focused work culture, mental health and well-being are essential. A new employee welcome kit with wellness items shows your company’s commitment to work-life balance.

What to include:

• Essential oils or mini diffusers
• Reusable water bottles with the company logo
• Healthy snacks or herbal teas
• Mindfulness journal or adult coloring book

This kind of onboarding kit for new employees helps promote a healthy work mindset and reduces first-day anxiety, especially in hybrid or remote setups.

8. Tech essentials box

A great welcome box for new employees, especially in tech-savvy or remote environments, is one packed with practical gadgets and tools. This is particularly effective for ensuring a smooth start without IT hiccups.

What to include:

• Branded wireless mouse or keyboard
• Blue light blocking glasses
• USB hubs and phone stands
• Laptop stickers or webcam covers

Such employee onboarding kits help new hires dive into work efficiently and feel equipped from the get-go.

9. Culture and story kit

Every organization has a unique story, and sharing it in your onboarding kit is a powerful way to build emotional connection from day one.

What to include:

• A visually designed company timeline or "story so far" booklet
• Key leadership quotes or personal welcome notes
• Photo album of recent company events
• QR code to an interactive “day in the life” video

By integrating storytelling into your employee welcome kit, you help new hires understand and align with your company’s vision.

10. Remote-ready productivity kit

With remote and hybrid work becoming the norm, companies are tailoring new hire welcome kits for off-site productivity. A thoughtful remote work kit makes employees feel part of the team, no matter where they are.

What to include:

• Branded notebook and planner
• Headphone peredam bising
• Desk plant or fun stress-relief toys
• Post-it notes and organizational tools

A welcome kit for new employees in remote roles can bridge the distance and promote productivity from home.

11. Fun and games starter pack

Nothing breaks the ice like a bit of fun. This unique onboarding kit idea focuses on lightheartedness and team bonding—perfect for making work feel a little less formal.

What to include:

• Mini desk games (like puzzle cubes or card games)
• Company-themed trivia or bingo cards
• A voucher for a virtual escape room or team-building activity
• Branded hoodie or cap

This type of onboarding kit brings in a sense of belonging and encourages interaction with peers, creating a more social and collaborative onboarding experience.

How Empuls enhances the welcome experience

Empuls goes far beyond physical welcome kits. Here's how it transforms new hire onboarding into a connected, AI-enhanced journey:

1. Welcome gifts & recognition (via R&R module)​

Automate welcome gifts and personalized greetings on Day 1. Leverage smart nudges by Em, the AI assistant, to prompt managers for timely recognition. Choose from 1M+ rewards (gift cards, merchandise, experiences).

2. Perks & benefits from day one​

Access to exclusive perks & discounts from 6000+ brands. Early access to earned wages, meal/fuel allowances, learning support. Tailored fringe benefits via Lifestyle Spending Accounts (LSA).

3. Social intranet for connection​

Introduce new hires on Wishboards or through celebratory posts via social intranet. Connect them to community groups (e.g., location-based, hobbies, projects). Empower participation via town halls, polls, and social sharing.

4. Feedback & surveys​

Use onboarding surveys to gather real-time feedback and optimize onboarding processes. Track engagement with eNPS and pulse surveys from Day 1.

5. Fully customizable​

Empuls is white-labelled – your branding, colors, and even bot avatars are customizable. Configure onboarding workflows, employee journeys, and gifting rules in a few clicks.

🎯 Pro tip: Pair Empuls with a physical welcome kit

Let Empuls automate the digital experience while a creative, physical welcome kit adds a personal touch. You can even:

• Include QR codes linking to your Empuls onboarding portal.
• Add branded Empuls content (guidebooks, vision handouts).
• Send a gift box sourced via Empuls' Gifting Marketplace​.

In case you don't know how to get it done like a pro with Empuls, we have explained the right method below.

Empuls-powered employee onboarding flow

Following is the whole step-by-step employee onboarding flow powered by Empuls.

Pre-boarding (Before day 1)

Day 1: Welcome & connect

Week 1: Engage & learn

30-60-90 Day journey

Kesimpulan

Terlepas dari penjadwalan sehari-hari dan kebijakan perusahaan yang cukup membosankan, bawalah sesuatu yang kreatif dan mengejutkan yang akan membantu menarik perhatian karyawan. Hal ini tentu saja menunjukkan pemikiran perusahaan yang bersemangat dan terbuka terhadap karyawannya.

Jika Anda mencari perlengkapan penyambutan karyawan kreatif yang mendefinisikan jangkauan kreativitas Anda, maka Empuls menawarkan pilihan terbaik. Ada ribuan produk yang tersedia yang dibuat secara eksekutif untuk ditawarkan kepada karyawan baru. Kemasan elegan yang terdiri dari buku panduan, buket, dan hadiah pilihan lainnya adalah sebuah perlengkapan penyambutan.

Ingin memberikan pengalaman yang luar biasa kepada karyawan Anda? Mulailah dalam waktu singkat, jadwalkan demo gratis dengan Empulsdan ketahui tentang ide orientasi karyawan yang unik untuk karyawan baru.