Creare un ecosistema socio-tecnico per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti

While employee engagement has been an HR focus area for over the past two decades, technology has helped accelerate these efforts. In this article, we discover how socio-technical systems like Empuls help increase employee participation and engagement.

A. Dahl et al, "Costruire una comunità dell'innovazione".  

Un sistema socio-tecnico.

È interessante notare come Dahl e il suo team di ricerca comportamentale composto da tre membri abbiano definito le comunità sul posto di lavoro un sistema "socio-tecnico". Lo studio è stato condotto durante la fase ascendente dei social media e considera i social network un mezzo essenziale per la creazione di comunità. Secondo Dahl, progettare questi sistemi socio-tecnici in modo che siano "umano-centrici" è fondamentale per raggiungere l'autenticità della partecipazione dei dipendenti.

Empuls is carefully designed to facilitate authentic workgroups and communities that help deliver business results - by being human-centric. Empuls is a technology product that is built on behavioral science, base-up. This platform facilitates these socio-technical ecosystems that Dahl makes sound almost mythical to increase employee alignment using the social intranet.

Let us look at everything Empuls has to offer to build employee groups and communities to improve employee participation, with a few live use cases from how Empuls internally uses it.

1. Creare una cultura "socio-tecnica" della collaborazione

The ‘groups and communities’ feature in Empuls helps employee teams move together - aligned to a single vision. This feature enables employees to share meaningful, immediate, and personal messages at scale.

This way, Empuls can build a collaborative company culture using rich features like feeds, announcements, groups, chats, and notifications. Information is transparent across the organization, and everyone is aligned to the larger organizational goal.

Caso d'uso 1: Idee e suggerimenti a livello di organizzazione

Una parte considerevole della collaborazione deriva dal ricevere il consenso del team. Il modo migliore per ottenerli è aprire le iniziative dell'organizzazione alle idee e ai suggerimenti di tutti i dipendenti. Gli utenti non solo si sentono coinvolti in prima persona negli avvenimenti più importanti, ma finiscono anche per dare un contributo prezioso all'iniziativa.

Di seguito è riportata una schermata di come abbiamo raccolto i suggerimenti in un blog annuale.

We had about ten items on our list before 'Empuls' ing it. We ended up receiving over 50 inputs more - that we wouldn't have thought of otherwise.

Caso d'uso 2: condivisione del feedback

Feedback is a powerful tool to empower employees and is essential to collaboration. Using Empuls, we can collect and document feedback - with complete transparency.

Nell'esempio che segue, uno dei nostri responsabili delle vendite fornisce al team del prodotto un feedback su come dovrebbe comportarsi una delle nostre pagine di prodotto. Si tratta di input molto importanti, perché potrebbero derivare da una discussione con un cliente.

Caso d'uso 3: apprezzamento sociale.

Empuls helps drive collaboration with the use of social appreciation. Managers can appreciate their team members or peers and tag each other with important organizational values. Even cross-departmental favors can be highlighted over these warm, organization-wide messages.

At Empuls, for instance, the digital design department is a shared resource amongst many teams. Our Head of Marketing is seen below, appreciating one of our senior designers for his extra mile contribution to project delivery.

Caso d'uso 4: condivisione delle informazioni

Empuls provides many information sharing applications because it is fundamentally modeled as a social platform.

Nell'esempio che segue, uno dei nostri leader informa brevemente l'organizzazione su dove si trova e su cosa intende fare lì. È dimostrato che questa dispersione di informazioni fa sì che i dipendenti si sentano responsabilizzati da importanti aggiornamenti sull'organizzazione.

In un altro esempio, si vede uno dei nostri leader condividere un importante contenuto in cui si è imbattuto su Internet.

La funzionalità di condivisione delle informazioni può essere utilizzata per creare gruppi come "Affittare, vendere o acquistare qualsiasi cosa" e "Condividere un viaggio o un percorso".

Caso d'uso 5: insegnamenti importanti

Empuls facilitates sharing of important learnings that an employee acquires over their period of employment - like learnings from a learning session, event, seminars, client discussions, processes, or failures.

Nell'esempio che segue, uno dei nostri responsabili delle vendite riassume quanto appreso dalla discussione con un importante prospect.

Caso d'uso 6: Chat one-to-one

Empuls enables members to quickly switch from a ‘public’ or a ‘group’ conversation to a chat. This is important in cases where users need to get into private conversations - like giving feedback or planning a surprise party.

Il nostro chatbot potrebbe anche essere di grande aiuto nel guidare gli utenti a completare compiti come la ricompensa.

Caso d'uso 7: Forum sugli oggetti smarriti

This is a use case that only a platform like Empuls can enable. People can upload information on an item that was found, and the comments thread can be used to receive responses and even narrow down on the right owner.

Caso d'uso 8: Forum di compravendita

Empuls can enable ‘buy and sell’ forums similar to lost and found forums. People can announce their interest in selling and buying. Post initiators can evaluate the different bids and even finalize on a buyer or sellers using the comment thread. For discussions that might need to be made private - like haggling - can be switched to be made over chat.

2. Comunicazione interna altamente efficiente

Empuls is well-suited to manage internal organizational communications. It helps organize and disseminate workplace announcements in real-time. Employees can quickly update key organizational information using groups and communities - either over the mobile app or web. The platform doubles up as an employee social network that opens up these workplace discussions for employee participation.

Empuls works well for all categories of employees that an organization has - a frontline, mobile or desk workforce. The web interface makes it easier for desk-bound employees, and the mobile app helps frontline employees remotely access important information. The platform democratizes organizational information and eliminates issues of miscommunication or misalignment.

Caso d'uso 1: Annunci di eventi

Whether an office day outing, a festival, or an engagement activity, event announcements are important for internal communication. It is easy to demonstrate complete details of the event - with attached itineraries and attractive images - using Empuls.

Ecco come il nostro HRBP ha scelto di annunciare una delle nostre celebrazioni in ufficio. Ricco di immagini, istruzioni ed emoticon, non ha tralasciato alcun dettaglio.

Caso d'uso 2: Aggiornamenti delle politiche e del luogo di lavoro

Time and again, important HR and compliance policy updates could be left unread amongst scores of other emails. Empuls helps keep these important updates on top of the employee feeds.

Guardate come il nostro responsabile delle risorse umane invia la nostra politica di sicurezza informatica e avvia una valutazione a quiz.

Anche in questo caso, la si vede condividere con disinvoltura il nostro nuovo programma di posti a sedere.

Caso d'uso 3: Premi

Awards themselves are an important feature in Empuls with several nuances to it. But awards are further ordained using the 'Groups and Communities' feature. In other words, amongst the rest of the feeds, the awards feed stands out in its design and presentation - displaying the star employees to the entire company.

Nell'esempio seguente, questo gruppo ha ottenuto un riconoscimento spot e tutti i suoi membri sono messi in evidenza.

Caso d'uso 4: Annunci di nuovi aderenti

Time and again, new joiner mailers fail to achieve what they intend to do - either they are missed or are read and forgotten. With Empuls, new joiners are presented as the real person they are - allowing the rest of the company to welcome them onboard - through comments, claps, and +1s.

Di seguito è riportato un esempio che mostra il nostro responsabile delle risorse umane che accoglie uno dei nostri nuovi dipendenti a bordo.

Caso d'uso 5: Annunci di iniziative di marketing

The internal employee network could trigger the 'network effect' that digital marketing wishes for in content distribution. Posting the recent marketing initiatives and social media posts on Empuls can help redirect traffic to the organization's social media handles.

Below is how our digital marketer uses Empuls to drive traffic into our newly revamped Instagram handle.

Caso d'uso 6: Assunzioni e referenze

Empuls can be especially useful for all kinds of information dissemination - and from the perspective of HR, hiring and referral announcements are a great use case. Below is an example in which our recruitment HR makes the best use of Empuls - along with announcing new hires, she announces successful referrals and even appreciates them.

3. Comunicazioni di gruppo che aiutino i membri del team a fornire risultati migliori

Tra tutti gli ambiti che la tecnologia ha rivoluzionato, il più colpito è quello delle comunicazioni (telefoni cellulari, social network o assistenza remota). Nei sistemi socio-tecnici, la tecnologia può aiutare le comunicazioni all'interno del team a diventare fluide.

È risaputo che una buona comunicazione è fondamentale per il lavoro di squadra. Ma le e-mail e le chat personali frammentano la comunicazione bloccandola nella casella di posta elettronica delle persone. Molti membri del team, che avrebbero dovuto conoscere informazioni importanti nascoste in queste conversazioni, rimangono all'oscuro.

With Empuls, all of the team's discussions are organized and accessible in a single place. Empuls gives the team an organized hub to discuss daily, ideate, share updates, and create organizational knowledge that can be referred to any time, from anywhere.

Caso d'uso 1: Distribuzione dei compiti

Empuls allows users to create task-based or department-based groups and allow members to manage tasks right from there.

Nell'esempio che segue, uno dei responsabili delle vendite spiega il processo di un'attività in corso e l'assegnazione dei compiti ai rispettivi membri utilizzando i tag degli utenti. I membri taggati possono anche rispondere attraverso i commenti in caso di chiarimenti - e in questo modo, questi chiarimenti sono ordinati per tutto il team.

Caso d'uso 2: Annunci specifici per la squadra

Managers can use Empuls to send out team-specific announcements. These posts are easily searchable, and one can look into them quickly.

Per esempio, qui di seguito è riportato il post che la nostra HRBP ha inviato per annunciare le sessioni di formazione sulle vendite che avrebbe tenuto. Il post le permette di spiegare l'itinerario in tutti i suoi dettagli.

Caso d'uso 3: Forum di aiuto

Another exciting way to use Empuls groups is to have help forums. New employees might have many doubts about company products or processes. Sometimes, even managers might not clarify these in all its details. This is when such help groups or posts (like in the below example) come into use.

Qui sotto, uno dei nostri nuovi membri del team Vendite sta cercando informazioni chiave su una caratteristica del prodotto. Ha ricevuto una risposta dal CTO in persona, che le ha fornito un'assoluta chiarezza sulla richiesta.

Caso d'uso 4: Aggiornamenti di attività e milestone

Quando si possono assegnare compiti, si può anche dare loro un seguito. I team che desiderano che i follow-up siano più privati possono utilizzare le chat o i gruppi chiusi e i gruppi aperti per celebrare i traguardi importanti, come quello riportato di seguito.

Nell'esempio che segue, l'amministratore del nostro ufficio annuncia felicemente un traguardo di fatturato e alcune iniziative chiave per i dipendenti che il loro team ha lanciato con successo.

In un altro esempio, il nostro team di catalogatori si aggiorna sul completamento delle attività, attraverso un gruppo chiuso che hanno creato.

Caso d'uso 5: Verbale di riunione

For teams, 'minutes of meeting' is important documentation for team decisions, task allocation, and timelines. Publishing minutes on an Empuls group allows every team member to be aware of key decisions - even during their absence.

Nell'esempio che segue, uno dei responsabili di prodotto riassume le conclusioni di un esercizio di mappatura dell'empatia che hanno condotto. I lettori possono comprendere il processo di mappatura dell'empatia, visualizzare la mappa dell'empatia e persino vedere le persone che hanno partecipato al workshop.

4. Gestione delle informazioni e della conoscenza

Empuls' powerful search helps newer users understand the context of a task item and

reuse organizational knowledge shared over months and even years. Users can even manage file attachments to structure important files and data around these conversations. The communication and transparency enabled by Empuls groups and communities help employees with the right information at every step.

Caso d'uso 1: Gruppi per classificare le informazioni

While groups on Empuls can be completely based on what the organization believes is important, strategic groups can bring out huge functionality. In the below example of a highly successful group created by our product team, users can start a conversation on important feedback on our products. These queries can be instantly clarified or taken into development - and the entire process is completely documented.

Date un'occhiata ai vari input che il creatore del post riceve attraverso i commenti.

Caso d'uso 2: Feed e thread di commenti per organizzare le discussioni

Come sotto-funzionalità dello scambio di informazioni basato sul gruppo, anche i feed possono raccogliere in modo indipendente input rilevanti intorno a un tema chiave. L'esempio che segue inizia con un suggerimento, ma prosegue fino a quando uno dei responsabili di prodotto non condivide i "mattoni" della discussione.

Caso d'uso 3: scoperta delle conversazioni

The search functionality in Empuls helps re-discover every conversation a user has held over the platform. All the users need to enter is a few keywords they remember or names of the users who posted it, and they get to view the entire feed.

Ad esempio, la ricerca di "dipendente" ha portato a conversazioni in cui si parlava di "dipendente".

Caso d'uso 4: Ricerca di file

Empuls enables users to upload all forms of files and even helps them quickly retrieve them back. Files associated with conversations can be retrieved using the keywords of the conversation.

Ad esempio, cercando "dipendente" nella ricerca si ottengono allegati con "dipendente" nel nome del file.

Caso d'uso 5: Individuazione dei compiti

Tasks can be quickly discovered with the search console of Empuls using the qualifier 'tagged', and the system lists all the tasks the user was assigned using tagging.

In essence, the Empuls platform is an all-in-one enterprise social intranet, knowledge-base, productivity platform, and internal communications tool. The 'socio-technical' work environment that Empuls helps you facilitate can strategically drive organizational goals.

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