Reclami dei dipendenti: come gestirli in modo appropriato

Le lamentele dei dipendenti sono una preoccupazione per ogni responsabile delle risorse umane. Quando un dipendente si sente insoddisfatto del modo in cui l'organizzazione è gestita o amministrata, può influire in modo significativo sulla produttività.

Le lamentele che non vengono affrontate in tempo creano inefficienze sul posto di lavoro e abbassano il morale. Questo può portare a un aumento del morale basso, dell'assenteismo e dell'elevato tasso di turnover dei dipendenti, tutti fattori che non giovano all'organizzazione.

Sono molte le ragioni per cui si possono sollevare lamentele da parte dei dipendenti, ma a prescindere dalla causa, prendersi cura dei lavoratori dovrebbe essere al centro di ogni organizzazione.

Il personale delle risorse umane deve trovare modi efficaci per gestire ogni reclamo formale presentato, sia esso reale o immaginario.

Questo articolo è stato scritto per aiutarvi in questo senso. Leggete il resto per scoprire tutto quello che c'è da sapere sulle lamentele dei dipendenti e su come gestirle in modo appropriato.

Che cos'è il reclamo dei dipendenti?

Il reclamo dei dipendenti descrive il malcontento di un dipendente nei confronti del proprio datore di lavoro, dell'azienda e della sua gestione.

I dipendenti si aspettano dai loro datori di lavoro un ambiente di lavoro sicuro. Si aspettano un compenso adeguato, una chiara conoscenza delle loro responsabilità e un senso di rispetto e appartenenza.

Ma quando esiste un divario tra le aspettative dei dipendenti e ciò che ricevono dall'organizzazione, questi possono sollevare lamentele.

La maggior parte dei professionisti concorda sul fatto che alcune delle lamentele dei dipendenti non sono giustificate. Tuttavia, tutte devono essere gestite con serietà perché le conseguenze potrebbero essere gravi per l'organizzazione.

I professionisti delle risorse umane delle aziende più performanti conoscono la virtù dell'ascolto. In questo modo, conoscono le cause alla radice dei problemi e le affrontano per evitare che il problema si aggravi o si diffonda ad altri dipendenti.

Indicatori delle lamentele dei dipendenti

Le lamentele dei dipendenti sono inevitabili e la cosa migliore da fare è prepararsi a riconoscerle e risolverle.

Il primo passo da compiere è quello di comprendere gli indicatori delle lamentele dei dipendenti, che sono illustrati di seguito.

1. Comportamento modificato

Ogni buon addetto alle risorse umane sa riconoscere quando qualcosa non va nel proprio personale. Può facilmente individuare i segni di un morale basso e di insoddisfazione e si prende la responsabilità di avvicinare il personale interessato per chiedere cosa lo preoccupa.

2. Apertura

I dipendenti possono aprirsi con i loro supervisori o manager. Non importa quanto possano sembrare insignificanti, è bene ascoltare e aiutare il personale a superare le proprie preoccupazioni, perché se non lo si fa si può creare un problema più grande.

3. Bassa produttività

La riduzione della produttività potrebbe essere un segnale di lamentela da parte dei dipendenti. In questi casi, gli esperti consigliano al personale delle risorse umane di prendere in considerazione la possibilità di confrontarsi direttamente con il personale interessato per individuare il problema.

Invece di aspettare che i problemi vengano a galla, il reparto Risorse Umane può adottare un approccio proattivo conducendo sondaggi d'opinione per determinare se i problemi e le preoccupazioni preoccupano il personale.

Motivi di reclamo dei dipendenti

Le ragioni più comuni delle lamentele dei dipendenti in un'organizzazione sono elencate di seguito:

1. L'esistenza di condizioni fisiche insoddisfacenti rende le condizioni di lavoro indesiderabili per i dipendenti.
2. Implementare cambiamenti senza informare preventivamente i dipendenti.
3. Adeguamento improprio delle retribuzioni dei dipendenti senza previa notifica.
4. Politiche insoddisfacenti come trasferimenti, retrocessioni, promozioni, congedi di maternità/paternità, licenziamenti e straordinari Condizioni di salute e sicurezza insoddisfacenti che mettono a rischio un dipendente.
5. L'inesistenza di una disciplina organizzativa e l'incidenza di nepotismo e favoritismi sul posto di lavoro.

Questo elenco non è esaustivo e altri fattori possono influire sul benessere di un dipendente, ma contiene alcuni dei problemi più comuni.

Ci sono molti modi per affrontare problemi come questi una volta che si sono presentati. Tuttavia, la cosa più importante è gestire questi problemi in modo rapido e appropriato.

Ricordate che i vostri dipendenti sono l'unica fonte di vantaggio competitivo per la vostra azienda. Sono la base per ottenere ottimi risultati di fatturato alla fine di un determinato periodo finanziario.

Le loro capacità, il loro talento e le loro competenze non possono essere imitati, e fallire con loro significa fallire con l'organizzazione. Ecco perché la vostra organizzazione non dovrebbe mai dare per scontati i loro interessi e le loro preoccupazioni.

Inoltre, affrontare le lamentele dei dipendenti in modo appropriato offre un'infinità di vantaggi aggiuntivi per la vostra azienda. Aiuta a mantenere il morale dei dipendenti, ad aumentare la produttività e a trattenere i migliori talenti.

Tipi di reclami dei dipendenti

I reclami dei dipendenti possono rientrare in quattro grandi categorie, come spiegato di seguito:

1. Retribuzione e benefici

Questi tipi di reclami derivano dal senso di abbandono e insoddisfazione dei dipendenti nei confronti delle politiche retributive e previdenziali attuate sul posto di lavoro.

Per esempio, un dipendente può sollevare lamentele se guadagna meno di un altro dello stesso gruppo di lavoro. Anche se i vantaggi e i benefit per i dipendenti possono contribuire a ridurre la possibilità di questi problemi, essi possono comunque presentarsi.

2. Il bullismo

Una ricerca condotta sulle molestie sul posto di lavoro nel 2019 ha indicato che circa il 90% degli intervistati ha subito mobbing sul posto di lavoro. Il 40% di questi dipendenti è stato vittima dei colleghi, mentre gli altri sono stati vittime di mobbing da parte dei loro superiori. Diverse forme di mobbing possono causare lamentele tra i dipendenti.

3. Condizioni di lavoro

Si tratta di lamentele che derivano dalle cattive condizioni di lavoro dei dipendenti. Esempi di condizioni di lavoro che possono provocare questi problemi sono le temperature non confortevoli sul posto di lavoro, la mancanza di galateo alla scrivania e le carenze igieniche.

4. Reclami sul carico di lavoro

Un dipendente può sollevare queste lamentele a causa di un carico di lavoro anormalmente elevato. Ad esempio, i dipendenti del settore finanziario esprimeranno le loro preoccupazioni per l'aumento del carico di lavoro se l'azienda segue un sistema di reporting cartaceo.

I datori di lavoro potrebbero prendere in considerazione il passaggio a un software di gestione delle spese per ridurre l'enorme carico di lavoro e le relative lamentele.

Questi sono solo alcuni dei diversi tipi di reclami dei dipendenti che si possono incontrare nella vostra organizzazione. Ora che li conoscete, è il momento di trovare modi efficaci per gestire i reclami dei dipendenti in modo appropriato.

Metodi efficaci per gestire i reclami dei dipendenti

Il primo passo nella gestione dei reclami dei dipendenti è quello di avviare la procedura di reclamo del datore di lavoro, in cui viene indicato al dipendente chi contattare in caso di problemi e i passi da seguire per farlo.

Il passo successivo è l'indagine sul reclamo per determinare la causa del problema e le altre parti interessate. Organizzate un'udienza di reclamo in cui il professionista delle risorse umane incontra casualmente i dipendenti che si lamentano per ascoltare le loro preoccupazioni.

Deve essere presa una decisione in merito e il dipendente deve essere informato su come la decisione affronterà i reclami sollevati nel processo di reclamo.

Infine, potete gestire le lamentele dei dipendenti aprendo una finestra di appello per i dipendenti insoddisfatti della decisione e ascoltando la loro proposta di soluzione, valutando se può essere praticabile o meno.

Quando si gestiscono le lamentele sul posto di lavoro, i responsabili delle risorse umane più efficaci seguono di solito queste cinque fasi, altrimenti chiamate procedura di reclamo dei dipendenti:

Fase 1: identificare il problema

La prima fase della procedura di reclamo dei dipendenti è l'identificazione del problema, in cui il manager determina la natura del reclamo il più presto possibile.

Fase 2: raccogliere tutte le informazioni

Questa fase prevede un'indagine e la raccolta di informazioni e fatti relativi al reclamo. Se il dipendente ha elencato episodi o situazioni specifiche, è bene informarsi e raccogliere tutti i dati pertinenti.

Fase #3: Esplorare le possibili soluzioni

L'esplorazione di diverse possibili soluzioni al problema. Se possibile, si può prendere in considerazione la consultazione con il dipendente interessato. Raccogliere ulteriori informazioni da esperienze passate e casi industriali per arrivare alle decisioni migliori.

Fase 4: finalizzare la decisione

L'ultima fase consiste nel finalizzare la decisione e informare il dipendente interessato e le azioni da intraprendere, come ad esempio una procedura disciplinare per risolvere le sue rimostranze.

Fase #5: Seguire costantemente la questione

Anche dopo che il reclamo del dipendente è stato risolto, è necessario seguire costantemente la situazione per assicurarsi che tutto vada bene.

Per assicurarsi che i dipendenti comprendano le procedure interne per la risoluzione dei reclami, può essere utile utilizzare una delle piattaforme di corsi online più diffuse per sviluppare un corso di formazione che spieghi come si procede.

I dipendenti potrebbero essere obbligati a seguire questo corso (o corsi) come parte del loro onboarding, ma è anche bene renderli accessibili ai dipendenti ogni volta che hanno bisogno di consultarli.

Come ridurre le lamentele dei dipendenti?

Come dice il proverbio, prevenire è meglio che curare. I professionisti intelligenti delle risorse umane sanno come adottare misure preventive per ridurre al minimo le possibilità che le lamentele dei dipendenti si diffondano nelle loro organizzazioni.

Il personale delle risorse umane può aiutare a prevenire le lamentele dei dipendenti individuando tutte le possibili cause e attuando misure preventive:

• Comunicare le modifiche alle politiche sul posto di lavoro ben prima che vengano attuate sul posto di lavoro. Queste possono essere annunciate di persona, utilizzando un software di webinar per le comunicazioni interne, e-mail o altri mezzi di comunicazione che tutti i dipendenti sono in grado di assimilare.
• Rilasciare moduli o modelli di lettere di reclamo per i dipendenti e incoraggiare la stesura di una lettera di reclamo non appena si manifesta un problema.
• Introdurre una cultura aziendale di trasparenza e comprensione, in modo che i dipendenti non abbiano paura di esprimere le proprie preoccupazioni.
• Formare i dirigenti per identificare tempestivamente i possibili segnali di reclamo e fornire manuali per i dipendenti come ulteriore riferimento.
• Con cadenza annuale o addirittura trimestrale, utilizzate i sondaggi tra i dipendenti per identificare i problemi più comuni.
• Creare programmi e iniziative per il benessere dei dipendenti che si occupino anche del benessere mentale.

Risultati significativi sulle lamentele dei dipendenti sul posto di lavoro

Di seguito sono riportate alcune statistiche di recenti indagini condotte sulle lamentele dei dipendenti sul posto di lavoro e sul modo in cui le organizzazioni le gestiscono.

• Circa il 59% delle organizzazioni tiene traccia delle relazioni con i dipendenti.
• Del 46% dei nuovi assunti che falliscono entro i primi 18 mesi, l'89% è dovuto a problemi di atteggiamento, mentre solo l'11% è dovuto alla mancanza di competenze.
• Il 16% dei dipendenti ha presentato reclami per discriminazioni legate all'età sul posto di lavoro.
• Le molestie sessuali rappresentano il 27% delle lamentele del personale.

È estremamente preoccupante che solo 6 datori di lavoro su 10 tengano traccia delle relazioni con i dipendenti. Anche se può sembrare un'idea secondaria, è fondamentale per mantenere i dipendenti a proprio agio e proteggere l'azienda in caso di cause legali.

Esempi di reclami dei dipendenti

Di seguito sono riportati alcuni esempi di reclami dei dipendenti tratti da una varietà di situazioni in diverse organizzazioni:

• Reclami da parte di un dipendente che cerca di ricevere delle indennità per far fronte alle spese di viaggio per raggiungere il posto di lavoro.
• Reclami contro le molestie sessuali, come ad esempio le toccate fisiche da parte di un collega o di un membro del personale senior dell'organizzazione.
• Denunce di mobbing sul posto di lavoro, come l'uso di parole dure o l'abuso fisico di un collega.
• Condizioni di lavoro insopportabili, come temperature estremamente alte o basse in ufficio, riducono la produttività e mettono a rischio la salute dei dipendenti dell'unità.
• Una scarsa igiene sul pavimento dell'ufficio, in cucina, nei bagni o in qualsiasi altro luogo rende il posto di lavoro insalubre e aumenta il rischio che i dipendenti si ammalino.
• L'incapacità di trovare un sostituto per il personale in congedo aumenta il carico di lavoro per chi rimane nell'unità.
• Aumentare il carico di lavoro di un dipendente intenzionalmente come misura per ridurre i costi di produzione invece di assumere più persone quando il lavoro aumenta.

Questi sono solo alcuni dei diversi esempi di reclami dei dipendenti che potrebbero verificarsi nella vostra organizzazione.

È importante ricordare che le lamentele dei dipendenti possono presentarsi in una vasta gamma di modi diversi.

Quindi, anche se non è possibile sapere in anticipo che cosa potrebbe causare lamentele ai dipendenti, avere una solida conoscenza dei tipi di lamentele dei dipendenti (e i passi efficaci per affrontarle) rende più probabile la capacità di gestire con successo i problemi quando inevitabilmente si presentano nella vostra azienda.

La responsabilità del personale delle risorse umane

Sapendo ciò che si sa ora, è importante capire la responsabilità del personale delle risorse umane nel gestire in modo appropriato i reclami dei dipendenti.

L'ideale sarebbe vivere in un mondo in cui le lamentele dei dipendenti non esistono. Ma non sarà mai così, per quanto la vostra organizzazione si impegni per evitare questi problemi.

I vostri sforzi in materia di risorse umane sarebbero meglio spesi per garantire che i dipendenti che riscontrano problemi ricevano un trattamento equo nella risoluzione delle loro lamentele.

Un reparto Risorse Umane ben funzionante vi permetterà di identificare e affrontare le cause delle lamentele dei dipendenti prima che si evolvano in problemi più profondi, duraturi e, in ultima analisi, più costosi.

Conclusione

Siamo giunti alla fine di questo articolo dedicato ai problemi e alle preoccupazioni che possono impedire ai dipendenti di sfruttare appieno il loro potenziale nel fare ciò che sanno fare meglio.

In qualità di responsabile delle risorse umane, dovreste investire tempo e risorse per gestire le lamentele dei dipendenti, perché i risultati si tradurranno in una maggiore produttività e competitività complessiva nel vostro settore.

Vi siete occupati di reclami di dipendenti nella vostra organizzazione? Se sì, avete seguito una delle fasi descritte sopra? Fatecelo sapere nei commenti qui sotto!