Gestione delle prestazioni dei dipendenti: Definizione, vantaggi e come farlo in modo efficace

La gestione delle prestazioni dei dipendenti è andata oltre le valutazioni annuali. È in continua evoluzione. Uno studio condotto da McKinsey ha proposto un'argomentazione a favore del passaggio da un modello di gestione delle prestazioni orientato all'individuo a uno basato sulle prestazioni del team. Sembra che le organizzazioni stiano seguendo il consiglio del think tank.

Per capire perché la gestione delle prestazioni dei dipendenti riveste un ruolo così importante per i profitti dell'azienda, è necessario approfondire i suoi vantaggi, come affrontarla in modo efficace e come influisce sulla produttività dei dipendenti. Immergiamoci subito in questo argomento.

Che cos'è la gestione delle prestazioni dei dipendenti?

Il processo di gestione delle prestazioni è essenzialmente continuo, piuttosto che una revisione annuale. L'obiettivo della gestione delle prestazioni si concentra sulla capacità dei dipendenti di svolgere meglio il proprio lavoro. Il miglioramento delle competenze e lo sviluppo professionale sono entrambi elementi essenziali della gestione delle prestazioni.

Tuttavia, la gestione delle prestazioni è anche una strada a doppio senso. È necessario valutare se un dipendente è adatto al suo lavoro e se il lavoro utilizza al meglio le sue capacità. In altre parole, si tratta di allineare le mansioni e le competenze del dipendente con gli obiettivi del suo team e dell'organizzazione.

Vantaggi della misurazione e della gestione delle prestazioni dei dipendenti

L'esperto di management Peter Drucker disse una volta:"Ciò che viene misurato viene gestito". In un'epoca in cui i datori di lavoro guardano alla performance più che al fatturato che i loro dipendenti portano all'azienda, questo detto è ancora attuale.

Perché la vostra azienda dovrebbe misurare le prestazioni dei dipendenti? Un recente studio pubblicato da Capgemini sostiene che le prestazioni dei dipendenti, tra cui la produttività e l'impegno, sono strettamente legate all'esperienza dei dipendenti. In altre parole, i dipendenti e i team ad alte prestazioni lavorano in un ambiente di lavoro ad alte prestazioni e viceversa.

L'implementazione di un sistema di gestione delle prestazioni dei dipendenti porterà benefici all'organizzazione nei seguenti modi:

1. Offrire opportunità di crescita e sviluppo al personale

Come manager, potete influenzare le prestazioni della vostra organizzazione prestando molta attenzione alle prestazioni delle persone che lavorano con voi.

Tuttavia, è necessario implementare un sistema di gestione delle prestazioni dei dipendenti per registrare le osservazioni e confrontarle con gli obiettivi specifici di crescita e sviluppo. Altrimenti, non farete altro che fare supposizioni non informate.

Utilizzando un sistema di gestione delle prestazioni dei dipendenti, avrete tutti i dati necessari per identificare le opportunità di miglioramento e per prevedere la traiettoria di carriera dei vostri dipendenti.

Ad esempio, supponiamo che un dipendente sia scarso nei compiti numerici, ma abbia ottime capacità di comunicazione. In questo caso, potete fornirgli una formazione sui numeri o indirizzarlo verso un percorso di carriera che possa massimizzare i suoi punti di forza.

2. Allineare gli obiettivi in modo più preciso

Prima di fissare i vostri obiettivi, dovete valutare le competenze, la disponibilità e le prestazioni del vostro team. Misurando e gestendo le prestazioni dei dipendenti, si ha un'idea più precisa della capacità del team di raggiungere gli obiettivi. Di conseguenza, è possibile modificare gli obiettivi per tenere conto dei punti di forza e di debolezza del team o assumere risorse aggiuntive che possano aiutare a raggiungere gli obiettivi.

Il primo passo nella gestione dei dipendenti è il reclutamento o l'assegnazione della persona giusta per il lavoro. È quindi importante avere un approccio olistico che faccia leva sull'acume aziendale per un processo efficace di assegnazione dei ruoli.

Una volta fatto questo, dovrete stabilire con il vostro nuovo dipendente degli obiettivi di performance che tengano conto degli obiettivi più ampi dell'organizzazione. Questo potrebbe non sembrare facile se il dipendente lavora da remoto. Tuttavia, grazie a costanti check-in e sessioni di allineamento, il dipendente capirà come monitorerete le sue prestazioni per il resto del periodo di valutazione.

3. Acquisire una migliore comprensione delle prestazioni dell'azienda

Le persone formano le organizzazioni e sono le loro prestazioni collettive a guidare la crescita. È quindi facile capire perché sia necessario misurare le prestazioni individuali per comprendere meglio quelle organizzative.

Questo è particolarmente vero per le piccole imprese, dove il risultato di alcuni dipendenti può fare la differenza tra un profitto o un deficit. La valutazione dei dipendenti può aiutarvi a identificare i migliori risultati e quelli che necessitano di miglioramenti.

Può anche aiutarvi a identificare sia le lacune di conoscenza che causano prestazioni inferiori alle aspettative, sia le capacità dei dipendenti da utilizzare in futuro.

4. Mettere a punto le politiche aziendali

Per costruire una cultura aziendale che attragga e trattenga i dipendenti migliori, è necessario combinare i dati di valutazione delle prestazioni dei dipendenti con l'esperienza dei dipendenti stessi. È possibile raccogliere questi dati in diversi punti del ciclo di vita dei dipendenti. Questi punti includono le indagini periodiche sulla soddisfazione dei dipendenti e le interviste di uscita.

Quando si analizzano i dati sull'esperienza dei dipendenti nel contesto delle loro prestazioni, è possibile avere una visione più chiara dell'effetto dell'uno sull'altro.

Ad esempio, se durante il colloquio di uscita un dipendente afferma che avrebbe voluto lavorare da remoto più spesso, è possibile tracciare una correlazione tra la mancanza di opzioni di lavoro da remoto e prestazioni non ottimali.

È inoltre possibile rendere l'analisi il più granulare possibile per identificare fattori precedentemente sconosciuti che influenzano le prestazioni dei dipendenti. Ad esempio, uno studio pubblicato dall'Università di Oxford ha scoperto che un maggior numero di finestre (e di luce naturale) sul posto di lavoro ha un effetto positivo sulle vendite e sull'efficienza.

È quindi possibile utilizzare queste informazioni per stabilire una cultura dell'ambiente di lavoro che incoraggi i dipendenti a ottenere prestazioni migliori, mantenendo un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.

5. Stabilire una cultura del giusto riconoscimento

Utilizzando le valutazioni delle prestazioni dei dipendenti, è possibile stabilire una cultura di riconoscimento equo all'interno dell'organizzazione. Da un lato, identificando i migliori risultati e premiandoli, dimostrate alla vostra forza lavoro che apprezzate e riconoscete il duro lavoro. È fondamentale farlo, poiché il riconoscimento dei dipendenti è il fattore numero uno che determina l'impegno e la produttività dei dipendenti.

D'altra parte, un dipendente con prestazioni insufficienti avrà bisogno di una gestione più attenta. Individuare per tempo i collaboratori più deboli è importante, in modo da poter impostare un piano di sviluppo per migliorare le loro capacità e ridurre gli errori.

Se ciò non funziona, è necessario decidere e comunicare le conseguenze ai dipendenti, affinché si organizzino di conseguenza. Il mancato rispetto di una delle due condizioni può avere un grave impatto sull'azienda.

Come si fa a gestire efficacemente le prestazioni dei dipendenti?

Una buona gestione delle prestazioni non si limita a creare un ambiente di lavoro produttivo. Stabilire una strategia efficace di gestione delle prestazioni dei dipendenti richiede leadership, buone competenze sociali, capacità di fornire feedback costruttivi e lavoro di squadra.

1. Stabilire obiettivi e traguardi chiari

Senza obiettivi ben definiti, voi e il vostro team non avrete un'idea dei vostri progressi e della strada da percorrere. La maggior parte degli esperti di management crede in alcuni principi di base della definizione degli obiettivi:

Questi principi forniscono ai leader una buona idea degli obiettivi che devono fissare per se stessi e per i loro team.

Potete anche utilizzare i criteri SMART per decidere gli obiettivi del team:

• Specifico: Cosa si vuole ottenere e quali sono i passi da compiere?
• Misurabile: Quali sono gli indicatori chiave di performance dell'obiettivo?
• Realizzabile: L'obiettivo si basa su parametri realistici? Il dipendente è sufficientemente attrezzato per raggiungerlo?
• Pertinente: Si inserisce bene nel profilo lavorativo complessivo del dipendente e nelle priorità aziendali?
• ✅ Basati sul tempo: Quali sono le scadenze per ogni obiettivo?

Ecco un esempio di scheda di obiettivi SMART di Hubspot.

La definizione degli obiettivi è essenziale per gestire le prestazioni dei dipendenti in qualsiasi team, ma è ancora più cruciale per i team remoti. I team remoti possono sentirsi completamente smarriti se non ricevono una direzione chiara in termini di obiettivi e traguardi dell'azienda, poiché non comunicano quotidianamente con il loro team principale.

Gli obiettivi da fissare per i vostri dipendenti dipenderanno dal loro settore di lavoro. Ad esempio, se impiegate dei grafici, potete valutare la qualità del loro lavoro e la loro aderenza alle linee guida del branding. Se gestite un team di analisi dei dati, potete utilizzare le metriche di qualità dei dati come base per la gestione delle prestazioni.

2. Utilizzare un software per la gestione delle prestazioni

È necessario un modo per monitorare i progressi in modo efficiente e, idealmente, le informazioni raccolte devono essere accessibili a tutti. L'uso di Google Sheets o Microsoft Excel non è raro per la gestione dei dipendenti, ma un software dedicato alla gestione delle prestazioni renderà le cose più semplici e snelle.

Gestione in tempo reale: Alcuni strumenti possono offrire la possibilità di monitorare le prestazioni del team in tempo reale, spesso attraverso funzioni come il monitoraggio del tempo o l'integrazione con le app di monitoraggio del tempo. Ciò consente di ottenere informazioni immediate sulla produttività del team, sullo stato del progetto e sui contributi individuali.

Ecco alcuni fattori da considerare nella scelta del software di gestione delle prestazioni dei dipendenti:

• 💸 Costo: Un software di livello enterprise potrebbe essere fuori budget, come SuccessFactors o Workday. Potete invece utilizzare un software di gestione delle prestazioni destinato alle piccole imprese.
• 🔗 Caratteristiche e integrazioni: La maggior parte dei software di gestione delle prestazioni dei dipendenti ha un certo livello di integrazione con altri sistemi relativi alle risorse umane, tra cui le soluzioni per il pagamento delle retribuzioni e il riconoscimento dei dipendenti. Queste integrazioni renderanno l'esperienza più semplice per i vostri dipendenti e per il team delle risorse umane.
• 🔧 F acilità d'uso e formazione: Il software di gestione delle prestazioni ha molte parti mobili ed è facile perdersi in tutte le funzioni. Quando cercate un sistema per il vostro team, puntate sulla semplicità.

La maggior parte dei software per la gestione delle prestazioni dei dipendenti ha un approccio flessibile e può costruire cruscotti in base alle vostre esigenze specifiche. Potete provare le demo per scegliere il prodotto giusto.

3. Fornire un feedback regolare sulle prestazioni

Fornire un feedback pertinente e regolare 📝 è un elemento essenziale della gestione delle prestazioni. Può assumere diverse forme:

• I manager forniscono un feedback ai dipendenti nell'ambito di una valutazione delle prestazioni.
• I dipendenti forniscono feedback ai loro manager.
• Implementazione del feedback peer-to-peer.

Potreste chiedervi con quale frequenza dovreste fornire un feedback.

Tuttavia, il tipo di feedback che i millennial considerano significativo non rientra nelle categorie tipiche delle sessioni di valutazione periodica. Le discussioni dovrebbero invece concentrarsi sul riconoscimento, sulla direzione della carriera e sulle emozioni dei dipendenti, soprattutto in tempi di incertezza come quelli di una pandemia globale.

Inoltre, il modo in cui si fornisce il feedback può cambiare in larga misura i risultati. Per esempio:

• Invece di dire che qualcosa non ha funzionato, spiegatene il motivo e collocatelo nel contesto più ampio dell'azienda.
• Invece di dire "buon lavoro", dite cosa ha funzionato.
• Invece di soffermarsi su ciò che è andato storto, invitate il dipendente a discutere di ciò che può fare meglio in futuro.

In sostanza, invece di parlare come un capo, parlate come un membro del team ed evitate frasi avverse e giudicanti. Un buon software di gestione delle prestazioni è utile per gestire efficacemente il feedback.

Chiusura

È ormai chiaro che i benefici della misurazione e della gestione delle prestazioni dei dipendenti sono più numerosi di quanto si possa immaginare. L'intero ambiente di lavoro ne trae giovamento, grazie allo sviluppo dei dipendenti, al miglioramento delle relazioni tra manager e dipendenti, alla sinergia tra i team, al raggiungimento degli obiettivi e altro ancora.

Se vi state chiedendo come gestire le prestazioni dei dipendenti in modo efficace, potete iniziare a costruire un processo solido e a renderlo continuo come dovrebbe essere.