Il futuro del modello di lavoro ibrido

Dopo la pandemia, gran parte della forza lavoro statunitense si sta orientando verso un modello di lavoro ibrido. Questo cambiamento ha un impatto sulla gestione dei dipendenti, sulla tecnologia, sulle pratiche di assunzione e molto altro.

I professionisti delle risorse umane devono essere consapevoli di questi cambiamenti, in modo da poter adattare le politiche aziendali per far fronte a tali cambiamenti, garantendo al contempo il buon funzionamento dell'azienda.

Esploriamo il futuro del modello di lavoro ibrido e le informazioni necessarie per affrontare questa sfida.

La forza lavoro diventa ibrida

Quest'anno Microsoft ha pubblicato il suo primo Work Trend Index. Una società di sondaggi indipendente ha intervistato oltre 30.000 persone in 31 Paesi per scoprire le tendenze lavorative che possono migliorare la produttività. Ciò che è emerso fornisce molte indicazioni sul futuro del lavoro remoto e ibrido.

Dai dati è emerso che un numero elevato di lavoratori desidera sia opzioni flessibili da remoto sia più tempo da trascorrere con i colleghi. È emerso inoltre che un problema importante che incide sulla produttività è l'esaurimento dei dipendenti.

Sebbene il lavoro a distanza possa sembrare ideale, le riunioni, le e-mail, le chat e le altre comunicazioni digitali sono aumentate in modo sostanziale. I dipendenti trascorrono una quantità spropositata di tempo online, una tendenza che non è né sana né produttiva come sembra.

Eppure, il lavoro a distanza è ancora desiderato. Una ricerca condotta da Upwork nel 2021 mostra che i lavoratori a distanza apprezzano orari di lavoro flessibili, tempi di spostamento ridotti e maggiore autonomia.

La soluzione logica? Creare opzioni di lavoro ibride per i vostri team.

Creare modelli di lavoro ibridi

La transizione dal lavoro a tempo pieno in ufficio o a casa a un modello ibrido può essere stressante per i dipendenti. Tuttavia, è l'opzione migliore per alleviare le difficoltà che i lavoratori devono affrontare.

I dipendenti che lavorano a casa sentono la perdita di socializzazione e sentono la mancanza del cameratismo del lavoro di persona con un team. Tuttavia, lavorare a tempo pieno in ufficio può essere un problema con le nuove misure post-pandemia. Un modello di lavoro ibrido risolve questi problemi, aiutando i dipendenti a far fronte agli obblighi familiari, migliorando l'equilibrio tra lavoro e vita privata e persino aumentando la produttività.

Creating a hybrid work model for your staff should be comparable to setting standard work hours. You cannot accommodate every single employee’s request. However, you can design a system that balances the best of both remote and in-office work modes.

Le aziende americane sono all'avanguardia nel superare gli ostacoli dei piani di lavoro ibridi:

• Il gigante delle assicurazioni Prudential ha riorganizzato i suoi uffici per creare spazi più aperti e collaborativi.
• General Motors ha chiesto il contributo dei dipendenti remoti prima di cambiare il proprio posto di lavoro.
• La società di servizi alimentari e di gestione delle strutture Sodexo si affida alle conversazioni e ai feedback dei suoi dipendenti per creare le nuove opzioni di lavoro.

Ogni azienda può adottare un approccio diverso, ma deve, in sostanza, mantenere i dipendenti uniti e concentrati sugli obiettivi aziendali.

Usare i video per tenere uniti i team

Per creare un modello di lavoro ibrido funzionante, è possibile adottare alcune semplici misure iniziali per integrare il video in modo da aiutare tutti a lavorare meglio insieme:

• Organizzate meno riunioni "di persona", soprattutto se le riunioni sono frequenti e si trascinano a lungo. Invitate il personale critico e registrate la riunione in modo che tutti possano guardarla secondo i propri orari.
• Pre-registrate pezzi importanti che rispondano a domande comuni o forniscano informazioni di cui tutti hanno bisogno per la transizione.
• Utilizzate un sistema basato su cloud per consentire ai dipendenti di lavorare insieme e condividere video e altre registrazioni. Consentite al personale di accedervi da casa.

Il video è un modo per supportare un elemento cruciale a sostegno di un modello di lavoro ibrido: la comunicazione con il personale.

La comunicazione è fondamentale

Indipendentemente dagli obiettivi che si decide di raggiungere, la cosa più importante da affrontare quando si crea un modello di lavoro ibrido è tenere il personale al corrente. Una comunicazione aperta è fondamentale per creare fiducia, sia che i lavoratori tornino in ufficio sia che passino più tempo a lavorare da casa. La tecnologia deve supportare la collaborazione tra tutti i dipendenti, indipendentemente dal luogo in cui lavorano.

Sebbene l'obiettivo sia, ovviamente, quello di garantire una transizione costante verso questo modello ibrido, non affrontare le preoccupazioni del personale può danneggiare la produttività. Se da un lato è necessario stabilire degli standard di lavoro, dall'altro è necessario fornire autonomia per responsabilizzare i lavoratori.

Dopo la pandemia, alcuni dipendenti potrebbero esitare a tornare in ufficio. È fondamentale capire la fonte di questa esitazione per aiutarvi a progettare un modello di lavoro migliore. Fate un sondaggio preventivo tra i vostri dipendenti.

Le domande che riguardano le politiche lavorative post-COVID19 e l'esitazione a tornare in ufficio includono:

• Sono preoccupati per il virus sul posto di lavoro?
• Hanno difficoltà a trovare un'assistenza all'infanzia se i loro figli frequentano ancora la scuola a distanza?
• Si occupano di un familiare ad alto rischio?
• Hanno riorganizzato la loro vita in modo che il ritorno in ufficio sia più costoso o complicato?

Qualunque siano le politiche che sceglierete di creare, dovrete continuare a mantenere il contatto con i vostri dipendenti. Utilizzate strumenti di comunicazione che mettano a disposizione del personale opzioni come comunità, gruppi, feed, annunci e altro ancora. In questo modo, tutti saranno aggiornati sulle politiche in evoluzione o in via di modifica.

Responsabilizzare il personale

In primo luogo, è necessario affrontare il tema della sicurezza sul lavoro con politiche di protezione. Per questo è necessario prendere in considerazione i mandati statali e federali, nonché i suggerimenti del Ministero della Salute, dell'OSHA e del CDC.

Siate consapevoli del fatto che potrebbero esserci future chiusure o ulteriori mandati che avranno un impatto sul vostro ufficio. Affrontate anche queste possibilità.

Tuttavia, le risorse umane e la dirigenza dovrebbero cogliere questa opportunità per costruire una cultura aziendale completa che permetta ai dipendenti di essere impegnati e produttivi.

Ad esempio, la diversità e l'inclusività di un'azienda possono migliorare le entrate. Inoltre, aiuta i dipendenti a sentirsi sicuri e protetti. Affrontando questi temi con trasparenza e diligenza si può creare un'atmosfera lavorativa diversificata e solida.

L'inclusione culturale, il reclutamento diversificato e i programmi di ricompensa per i dipendenti sono obiettivi che contribuiscono a costruire la vostra azienda. Continuate a raccogliere dati e metriche sui vostri progressi, a beneficio dei vostri dipendenti e dell'azienda in generale. Lavorate per creare modalità sicure e convenienti per il ritorno al lavoro di tutti con un modello ibrido.

Progettazione del flusso di lavoro

Da dove si comincia a progettare opzioni di lavoro ibride o flessibili? Iniziate con la creazione di un modello di flusso di lavoro efficiente. Si inizia mettendo i dipendenti al centro del piano. Come fare in modo che riescano ad avere successo in modo efficace ed efficiente, raggiungendo lo scopo dell'azienda?

Continuare ad approfondire l'analisi di diversi elementi, come ad esempio:

• La vostra cultura organizzativa
• Le priorità degli stakeholder
• Politiche esistenti
• Catene decisionali
• Come si integrano i reparti
• Flusso di lavoro attuale

Una volta compresi questi elementi aziendali, è possibile costruire un sistema per responsabilizzare il personale intorno agli obiettivi aziendali. Cercate diversi modi per raggiungerli. Alla fine, vorrete testare le vostre idee, comprese le opzioni ibride e le modalità di transizione.

Transizione del personale

Successivamente, è necessario affrontare la transizione verso un modello di lavoro ibrido permanente. È possibile scaglionare le modalità e i tempi di rientro in ufficio. Ad esempio, se le funzioni chiave sono diventate più difficili senza alcuni team in ufficio, queste possono essere le prime persone da riportare in ufficio.

Un'altra decisione da prendere è come modificare gli attuali standard delle 40 ore settimanali. Ci sarà un giorno a settimana a casa? Un giorno al mese? Orari più brevi? Esistono 20 diversi piani di lavoro alternativi che potete personalizzare per creare il modello giusto per la vostra azienda. Considerate il tempo necessario per fare tentativi ed errori fino a quando non riuscirete a trovare i sistemi giusti.

Una parte di questa progettazione deriverà dal feedback dei dipendenti. Ad esempio, se alcuni dipendenti non possono lavorare la mattina presto a causa di impegni, avete diverse possibilità. È possibile scaglionare i turni di lavoro o far sì che alcuni giorni inizino da remoto e poi le persone arrivino in ufficio.

Tenete presente che alcuni dipendenti trarranno maggiori benefici da una settimana lavorativa standard di 40 ore in ufficio. Siete disposti a farlo o preferite chiudere l'ufficio in determinati giorni? Ricordate che la chiusura dell'ufficio farà risparmiare sulle spese aziendali e ridurrà l'impronta di carbonio. Potrebbe anche permettervi di spostarvi in un ufficio più piccolo ed economico, se avete bisogno di meno spazio.

Le vostre scelte saranno importanti per i vostri dipendenti, che dipenderanno tutti dalla tecnologia giusta per far funzionare tutto senza intoppi.

Tecnologia per il lavoro a distanza

Una delle maggiori sfide tecnologiche delle opzioni di lavoro a distanza è garantire la sicurezza dei dati aziendali. È necessario affrontare le sfide dell'"Internet delle cose" (IoT). Si tratta di una tecnologia connessa a Internet che invia dati e svolge compiti senza l'assistenza umana. I sistemi di sicurezza, ad esempio, proteggono la casa o l'ufficio avvisando le autorità della presenza di intrusi anche quando non si è presenti.

Purtroppo, questo può creare opportunità per violazioni della sicurezza come il furto di dati, l'installazione di malware o vulnerabilità quando il software non viene aggiornato correttamente. Gli utenti possono anche mettersi nei guai quando usano inconsapevolmente la tecnologia in modi rischiosi.

Collaborate con il vostro reparto IT per fornire soluzioni, come la blockchain, per migliorare la sicurezza dell'IoT. La blockchain è un modo per diffondere i dati in parti protette anziché in un'unica posizione. L'accesso a questi dati è altamente monitorato. Ci sono molti pro e contro, quindi parlate con il vostro team tecnologico per capire se questa è la scelta giusta per proteggere la vostra azienda.

Quando si passa a un modello di lavoro ibrido permanente, ci sono molti fattori da prendere in considerazione. Il benessere e la produttività del personale devono essere al primo posto. Mantenete aperte le linee di comunicazione, responsabilizzate i dipendenti e progettate il flusso di lavoro utilizzando i migliori strumenti e tecnologie.