Come prevenire il burnout dei dipendenti dovuto all'eccesso di comunicazione?

Viviamo in un mondo in cui le informazioni sono intorno a noi, proprio come l'aria. Un mare così vasto di informazioni può diventare un'arma a doppio taglio. Siamo affamati e sopraffatti allo stesso tempo.

Questo vale soprattutto per i dipendenti delle aziende. L'innovazione che ha portato all'avvento di smartphone, tablet e altri dispositivi tecnologici ha tenuto i dipendenti legati al proprio lavoro 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per tutto l'anno. Ha aperto la strada a una comunicazione facile, ma aspetta.

A ben vedere, la comunicazione non è forse un po' eccessiva. Tutto ciò che viene fatto in eccesso fa male alla salute, così come la comunicazione.

The Atlantic ha coniato questa tendenza always-on come "iper-occupazione". Non è da meno lo sviluppo di nuovi strumenti di comunicazione, che promettono alle persone un modo più intelligente e veloce di connettersi tra loro.

Attualmente, il mercato in questo campo è così redditizio che persino gli unicorni della tecnologia come Cisco, Microsoft, Facebook e Atlassian hanno deciso di puntare su sistemi di messaggistica, chat e videocomunicazione. Ma questi strumenti aumentano la produttività? O l'ambiente di lavoro si sta trasformando in un ciclo caotico e infinito di messaggi, e-mail, conference call e chat?

Sapevate che negli ultimi cinque anni le aziende hanno registrato una grave situazione di burnout dei dipendenti? Evitare il burnout è uno dei passi principali per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti.

Il fenomeno dell'always-on ha finito per svuotare la produttività dei dipendenti, spingendoli a lavorare troppo e a trascurare il loro benessere. Sempre più dipendenti si sentono sopraffatti dal lavoro.

Strumento di comunicazione: un vantaggio e una rovina

Oggi in tutto il mondo vengono inviati 18,7 miliardi di messaggi di testo al giorno e le persone di età compresa tra i 25 e i 34 anni inviano e ricevono più di 75 messaggi al giorno. I formati di testo istantanei sono diventati onnipresenti nella nostra vita personale e cominciano ad essere comuni anche al lavoro. Sì! Gli strumenti di comunicazione hanno aumentato la collaborazione, la connessione e il canale di feedback.

Tuttavia, comporta anche una serie di problemi:

1. Condivisione eccessiva di informazioni non necessarie

Molte aziende che hanno integrato gli strumenti di comunicazione nel loro ufficio hanno difficoltà a regolarli. Questi strumenti sembrano confondere i confini tra "personale" e "professionale", rendendo difficile per i dipendenti comprenderne i limiti.

I dipendenti finiscono per condividere informazioni inappropriate senza capire le ripercussioni delle loro azioni. A volte, la modalità del linguaggio utilizzato per la condivisione delle informazioni può includere insulti (razziali, di genere, etnici, ecc.), che possono infrangere la cultura dell'ufficio.

La condivisione eccessiva di informazioni (senza una regolamentazione) può dare origine a conflitti inutili e a discussioni politiche/sociali irrilevanti che potrebbero non essere utili alla crescita dell'organizzazione.

2. Perdita di tempo

Gli strumenti di comunicazione possono aiutare a costruire una comunicazione interna forte e sicura, ma possono anche portare alla creazione di un ambiente che favorisce i pettegolezzi e le dicerie in ufficio .

All'interno dello strumento deve esistere un sistema adeguato che garantisca che le informazioni condivise dai dipendenti vadano a beneficio dell'organizzazione.

3. Scempio di più strumenti

Non conosciamo tutti la situazione in cui i membri dei team marketing e vendite utilizzano uno strumento di comunicazione integrato nel loro CRM? Il team dei contenuti si affida a G-suite.

D'altro canto, il team di sviluppo utilizza strumenti di comunicazione "cool". E il top management si affida ancora alla posta elettronica. La presenza di più strumenti di comunicazione crea disguidi, perdita di dati/comunicazione critici e conflitti all'interno di gruppi o persone.

4. Notifica costante

La maggior parte dei nuovi strumenti di comunicazione dispone anche di un'applicazione utilizzabile tramite smartphone. Questi strumenti emettono notifiche costanti che obbligano i dipendenti a leggere e rispondere a ogni attività su questi forum.

Questo ha portato a una maggiore sensazione di FOMO (Fear Of Missing Out) in ambito professionale, all'ansia e a uno scarso equilibrio tra lavoro e vita privata e al burnout sul posto di lavoro.

Dove stiamo sbagliando?

Il coinvolgimento dei dipendenti è l'insieme di allineamento, collaborazione, responsabilizzazione e motivazione. Per aumentare l'impegno e la produttività complessivi, non possiamo lavorare su un aspetto dell'impegno in modo isolato, trascurando tutti gli altri.

C'è poi l'aspetto del comportamento. Il comportamento dei dipendenti dipende in larga misura dal modo in cui l'organizzazione si comporta nei loro confronti. Ad esempio, se un dipendente scrive qualcosa di irrilevante sulla chatbox interna dell'azienda e l'HR o il team leader lo ignorano, i dipendenti continueranno a comportarsi in modo indesiderato.

Il comportamento dei dipendenti e la cultura organizzativa sono fattori importanti che ne determinano il comportamento. Ricordate che i top performer hanno bisogno di orari flessibili per sentirsi a proprio agio e superare i segni di burnout.

Per mantenere alto l'impegno, è anche indispensabile stabilire regole specifiche per i dipendenti e utilizzare i mezzi necessari per frenare il loro comportamento in base alle vostre aspettative.

È necessario compiere sforzi particolari per ridurre lo stress sul lavoro e migliorare il coinvolgimento dei dipendenti.

Coinvolgere i dipendenti sovraccarichi

1. Toolkit di coinvolgimento v/s strumento di coinvolgimento

Sull'onda della tecnologia HR, non vediamo l'ora di provare questi nuovi strumenti innovativi nel nostro ufficio. Purtroppo, non sono molti gli strumenti di engagement che offrono soluzioni olistiche.

L'utilizzo di uno strumento di engagement diverso per ogni segmento del coinvolgimento dei dipendenti può creare confusione, richiedere tempo, essere costoso e costituire un tentativo insensato di migliorare il coinvolgimento dei dipendenti. Sarebbe utile disporre di un kit di strumenti per il coinvolgimento che copra tutti gli aspetti del coinvolgimento, riduca lo stress sul lavoro e migliori il coinvolgimento dei dipendenti.

Oltre a essere efficaci dal punto di vista dei costi, questi kit di strumenti forniscono analisi che possono rendere la gestione e il monitoraggio delle attività di coinvolgimento fluidi e senza interruzioni.

2. Riconoscimento

I dipendenti sopraffatti e non apprezzati sono più propensi a sentirsi disimpegnati e a cercare di cambiare lavoro.

Secondo un recente rapporto, il 55% degli americani considera la mancanza di riconoscimento come uno dei motivi principali per cambiare lavoro.

Se è vero che un riconoscimento migliore non può diminuire il carico di lavoro del team, può tuttavia far sentire i dipendenti più apprezzati e forse motivarli a fare del loro meglio, anche durante il caos.

Per aumentare il sostegno dei dipendenti, molti dirigenti aziendali stanno implementando soluzioni di riconoscimento online basate su punti. I leader e i dipendenti possono ora celebrare atti di realizzazione puntuali o in un momento specifico, condividendo azioni specifiche tra pari e premiandole con punti. I dipendenti possono accumulare punti di riconoscimento e riscattarli per ottenere il premio che desiderano.

3. Collegamento tra dipendente e lavoro

Dipende dall'organizzazione e dalla leadership identificare il legame tra i dipendenti, i loro ruoli e gli obiettivi aziendali. Chiarire e consolidare questo legame porterà a una maggiore fidelizzazione. È necessario un cambiamento nel modo in cui i dipendenti interagiscono tra loro e affrontano i loro compiti quotidiani.

I datori di lavoro e i dipendenti a volte hanno bisogno di uscire consapevolmente dalla loro routine vincolante e di provare qualcosa di nuovo per creare legami autentici. Invece di organizzare le tradizionali riunioni annuali, incoraggiate i team a tenere riunioni settimanali e a discutere su strumenti online.

La combinazione di riunioni di persona e online soddisfa il bisogno dei dipendenti di rimanere in contatto, sia fisicamente che virtualmente. Alcuni dipendenti hanno bisogno di una maggiore interruzione della loro routine quotidiana. Potete offrire ore di formazione per i dipendenti. In queste sessioni, i dipendenti potranno riconnettersi con il proprio ruolo, con i colleghi e con l'azienda in modo più olistico.

I dipendenti possono utilizzare quest'ora per seguire un collega, imparare una nuova abilità o trarre ispirazione da un podcast preferito. Queste tattiche non sono altro che un modo unico per i dipendenti di trovare un modo nuovo e stimolante di lavorare.

Conclusione

Quando un'importante tecnologia aziendale smette improvvisamente di funzionare, si cerca immediatamente di identificare il problema e di adottare tutte le misure necessarie per rimetterla in funzione.

Tuttavia, quando si tratta della risorsa aziendale più preziosa e significativa, i vostri dipendenti. Molti responsabili delle risorse umane e dirigenti d'azienda non rispondono con grande prontezza. Non esiste una soluzione rapida per il coinvolgimento dei dipendenti.

Alcune soluzioni possono sembrare più facili da implementare, mentre altre potrebbero richiedere un maggiore coordinamento a livello aziendale. La chiave è cercare i segnali e agire con intelligenza, senza indugi.