5 Schlüsselkomponenten für einen erfolgreichen organisatorischen Wandel

Den Wandel voranzutreiben ist zweifellos eine der größten Herausforderungen in der Führungsrolle, und die Umsetzung organisatorischer Veränderungen ist die größte Herausforderung überhaupt.

Warum ist das so?

Menschen mögen im Allgemeinen keine Veränderungen, und da organisatorische Veränderungen direkte Auswirkungen auf sie haben, ist dies die am wenigsten beliebte Art der Veränderung. Im Durchschnitt scheitern 70 Prozent aller Veränderungsinitiativen, was nicht gerade toll ist, aber das ist nichts, wenn man es mit organisatorischen Veränderungen vergleicht, wie z. B. Kundendienstinitiativen, die eine erschütternde Misserfolgsquote von 93 Prozent haben.

Einen Großteil meiner beruflichen Laufbahn habe ich damit verbracht, entweder organisatorische Veränderungen voranzutreiben oder ein gescheitertes Veränderungsprogramm umzukrempeln, und ja, das kann schwierig sein, aber ich glaube auch, dass es komplizierter gemacht wird, als es sein müsste.

5 Hauptansätze zur Bewältigung des organisatorischen Wandels

Einige Schlüsselaspekte des organisatorischen Wandels müssen angegangen werden, und diese werden dazu beitragen, dass Ihre Veränderungen viel reibungsloser ablaufen und eine höhere Erfolgschance haben. Wenn ich zur Problemlösung hinzugezogen werde, ist es in der Regel eine dieser fünf Komponenten, die die meisten Probleme verursacht.

1. Klare Ziele

Sie wären überrascht, wie viele Veränderungsprogramme durchgeführt werden, bei denen die Beteiligten nicht genau wissen, was das Ziel ist oder wie der Erfolg aussieht.

Wenn dies der Fall ist, wird es für die Teams schwierig, sich zu engagieren. Wenn die Leute das Ziel nicht verstehen, ist es schwer zu wissen, was zu tun ist oder ob man Fortschritte macht oder nicht.

Ich erinnere mich, dass in einem Unternehmen, in das ich gerade eingetreten war, in meinem ersten Monat eine größere organisatorische Veränderung eingeleitet wurde, und da ich die Organisationsstruktur und die damit verbundenen Probleme nicht wirklich gut kannte, war es für mich schwierig, die Veränderungen zu verstehen, die uns präsentiert wurden.

Glücklicherweise saß ich neben einem leitenden Vizepräsidenten, so dass ich ihn leise fragte, ob er mir die Änderung erklären könne, damit ich mich beteiligen könne. Er sagte zu mir: "Hören Sie, das ist eine ziemlich komplizierte Änderung, die nicht so einfach zu erklären oder zu verstehen ist, also warum lassen Sie diese nicht aus und beteiligen sich an der nächsten. Normalerweise machen wir so etwas jedes Jahr, also vergessen Sie dieses Mal und machen Sie beim nächsten Mal mit.

Wie Sie sich vorstellen können, ist diese Änderung gescheitert, und zwar in kürzester Zeit. Wenn selbst die Geschäftsleitung Ihnen nicht erklären kann, was Sie erwartet, wie soll dann der Rest des Unternehmens wissen, was zu erwarten ist? Am besten wäre es, wenn Sie eine klare, einfache und leicht verständliche Erklärung für die von Ihnen angestrebte Veränderung hätten. Je leichter es für die Mitarbeiter zu verstehen ist, desto eher werden sie mitmachen und sich engagieren.

Die beste Art, eine Veränderung zu beschreiben, ist die Beschreibung der angestrebten Ergebnisse, da dies bedeutet, dass Ihre Teams zu der Lösung beitragen und sicherstellen können, dass sie ein Erfolg wird, anstatt eine Veränderung blindlings umzusetzen, die sie nicht verstehen.

2. Klarer Zweck

Die Teams wollen wissen, warum Sie die Veränderung durchführen. Was ist der Zweck dahinter?

Zu oft sehe ich, dass Veränderungen nur um der Veränderung willen vorgenommen werden. Eine neue Führungskraft will den Dingen ihren Stempel aufdrücken. In vielen dieser Fälle macht die Veränderung die Dinge nicht besser, sondern nur anders.

Ihr Team muss verstehen, warum Sie die Veränderung durchführen, und wenn der Grund nicht gut genug ist, werden sie sich nicht daran beteiligen. Sie werden eher zu Passagieren als zu Treibern der Veränderung.

Veränderung um der Veränderung willen ist eine der Hauptursachen für das Scheitern von Veränderungen.

Manchmal erlebe ich Veränderungen, die einen wichtigen Zweck haben, und die Herausforderung bestand hier darin, dass sie den Teams einfach nicht klar vermittelt wurden.

So, make sure your purpose is strong and that it is communicated clearly to everyone. The stronger the purpose, the higher the chance of the change succeeding. One personal example of this I have comes from a project I worked on for DHL, the project was just, or so we thought, about increasing on-time delivery rates. At the project kick-off, the Business PM asked if anyone knows why we are doing this project. He got the usual answers: increase revenue, reduce costs, and drive customer satisfaction, to which he said no, it’s not that.

Dann sagte er mit leiser Stimme zu uns.

"Wir tun dies, weil es keinen Weihnachtsmann gibt, und es ist unsere Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Kinder die Weihnachtsgeschenke rechtzeitig zu Weihnachten bekommen, nicht erst einen Tag oder eine Woche später. Wir tun dies, um sicherzustellen, dass die Geburtstagsgeschenke der Großeltern, Tanten und Onkel am Geburtstag ankommen und nicht erst in der darauffolgenden Woche oder in der Woche danach. Wir liefern auch viele Medikamente aus, und es ist unsere Aufgabe, dafür zu sorgen, dass sie ankommen, wenn sie sie brauchen, wenn sie Schmerzen haben.

Als er fertig war, hätte man eine Stecknadel im Raum fallen hören können, und man hätte die Atmosphäre mit einem Messer schneiden können. Die Leute waren so vertieft in das, was er sagte. Mir sträubten sich die Nackenhaare, und ich spürte, wie mir ein Schauer über den Rücken lief.

Das war das einzige Projekt, an dem ich je gearbeitet habe, bei dem die Leute freiwillig abends und am Wochenende arbeiteten, um sicherzustellen, dass wir den Zeitplan einhalten konnten. Es gab keine Beschwerden oder Klagen, sondern nur ein hoch motiviertes Team, das gemeinsam an einem Strang zog, um dieses große Ziel zu erreichen.

Mir ist klar, dass nicht jedes Projekt so eindeutig sein wird. Dennoch müssen wir erklären, warum wir die Veränderung vornehmen, und sie so formulieren, dass die Mitarbeiter den allgemeinen Nutzen erkennen können, was den Zweck stärkt und die Motivation erhöht.

3. Klare Vorteile

Ein starker Zweck bedeutet in der Regel, dass er der Organisation einen klaren Nutzen bringt. Warum sonst sollten Sie die Änderung vornehmen?

Wenn ich in diesem Abschnitt von Vorteilen spreche, beziehe ich mich auf die Menschen, die an der Umsetzung der Veränderung beteiligt sind. Was ist der Nutzen für sie? Was werden sie davon haben? Wenn es bei der Veränderung nur darum geht, die Aktionäre reicher zu machen, was zwar schön für sie ist, warum sollten sich Ihre Teams dann für die Veränderung engagieren und einsetzen? Je besser es Ihnen gelingt, den Zweck so zu erklären, dass Ihre Teams davon profitieren, desto stärker werden ihre Wünsche und ihr Engagement sein.

In einem Unternehmen, in dem ich arbeitete, führten wir ein umfangreiches Outsourcing-Programm ein, das erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen hatte. Es stieß auf ziemlich viel Widerstand. Bei einer Bürgerversammlung führten wir eine Fragerunde zu den Gründen für diese Veränderung durch. Es wurde deutlich, dass die meisten Mitarbeiter der Meinung waren, dass die Änderung durchgeführt wurde, um die Kosten zu senken und die Gewinne des Unternehmens zu steigern. Sie hatten auch das Gefühl, dass dies der erste Schritt zum Verlust ihres Arbeitsplatzes war, was sie nicht gerade zur Teilnahme ermutigte.

Das gab mir die Möglichkeit, den wahren Grund für die Umstellung zu erklären. Es stimmt zwar, dass es zum Teil kostenbedingt war, aber es lag auch daran, dass wir ein großes Volumen an Projektarbeit vor uns hatten. Wenn 50 Prozent unserer Ressourcen durch Wartungsarbeiten gebunden wären, hätte dies Auswirkungen auf unsere Fähigkeit, die Projekte in dem vom Unternehmen benötigten Zeitrahmen zu liefern. Indem wir einen Teil der Wartungsarbeiten mit billigeren Ressourcen durchführen ließen, konnten wir uns auch größere Projektbudgets leisten, und von nun an würde es noch mehr Projektarbeit geben.

Als die Teams erkennen konnten, dass einer der Vorteile der Veränderung darin bestand, dass sie mehr Projektarbeit leisten konnten, wurde die Veränderung plötzlich attraktiver. Sie sahen die Veränderung als Chance, sich weiterzuentwickeln und mehr Fähigkeiten zu erwerben, anstatt ihre Arbeitsplätze zu gefährden. Wenn die Teams sehen, wie sie davon profitieren können, steigert das ihr Engagement und ihren Einsatz.

4. Klarer Ansatz

Einer der Sätze, die ich am häufigsten verwende, lautet: "Die Menschen haben keine Angst vor harter Arbeit, sie haben Angst vor dem Scheitern. Und das ist definitiv wahr, wenn es um Veränderungen geht, denn sie sind harte Arbeit, aber wenn Sie Ihren Teams zeigen können, wie sie erfolgreich sein können, wird dies ihr Vertrauen und ihre Motivation steigern.

Erst kürzlich leitete ich eine umfangreiche Migration von Rechenzentren zu Azure, der Cloud-basierten Lösung von Microsoft. Ich war der fünfte Programmmanager, der die Leitung übernahm, und ich war derjenige, der das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss brachte. Das Geheimnis dabei war, das Programm in eine Reihe von Schritten zu unterteilen, von denen jeder einzelne für das Team nachvollziehbar war, und ihnen auch den Weg zu zeigen, wie wir das Programm abschließen konnten. Sobald wir diese mundgerechten Teile hatten und das Team begann, sie erfolgreich abzuschließen, wuchs sein Selbstvertrauen exponentiell. Sie waren nicht nur zuversichtlicher, sondern freuten sich auch über den Erfolg, den wir erreichen konnten.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern zeigen können, wie sie erfolgreich sein werden, können Sie Teams motivieren und inspirieren.

5. Klare Rollen und Verantwortlichkeiten

Wenn Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter mitmachen und den Wandel vorantreiben, müssen Sie sie wissen lassen, was von ihnen erwartet wird und was sie beitragen können. Je mehr Klarheit Sie schaffen, desto mehr können sie Ihnen helfen, die Ziele zu erreichen. Es reicht nicht aus, das Ziel zu formulieren, die Mitarbeiter müssen wissen, was es für sie bedeutet, und Sie müssen ihre Rolle und ihre Aufgaben genau beschreiben und dafür sorgen, dass sie über die notwendigen Instrumente verfügen, um ihre Aufgabe zu erfüllen.

Wenn Sie sicherstellen können, dass Sie diese fünf Schlüsselbereiche berücksichtigen, werden Sie Ihr Unternehmen, Ihre Teams und sich selbst auf Erfolgskurs bringen. Diese Dinge mögen einfach, ja sogar trivial erscheinen, aber ich habe schon unzählige gescheiterte Veränderungen erlebt, weil man vergessen hat, sich um einen dieser Bereiche zu kümmern. Ich weiß, dass dies wie gesunder Menschenverstand erscheinen mag, aber gesunder Menschenverstand ist nur selten gängige Praxis, und zu viele Dinge scheitern, nur weil man sich nicht um die Grundlagen gekümmert hat.

Es ist nicht leicht, Veränderungen voranzutreiben, aber wenn Sie Ihren Teams klar sagen können, was die Ziele sind, welchen Nutzen sie haben und warum sie es tun, wenn Sie ihnen zeigen, wie sie diese Ziele erreichen können und was von ihnen erwartet wird, dann haben Sie Ihre Teams auf den Weg zum Erfolg gebracht.

Wenn Sie sich um diese einfachen Dinge kümmern können, wird es Ihnen helfen, engagierte, befähigte und begeisterte Teams zu schaffen, die wie Sie alles erreichen können.