Abwesenheit von Mitarbeitern am Arbeitsplatz: Ein vollständiger Leitfaden

Jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ist ein wertvoller Teil Ihres Unternehmens. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich bei dem Mitarbeiter um einen Berufsanfänger oder eine erfahrene Führungskraft handelt. Der Beitrag jedes Einzelnen ist wichtig, und wenn einer dieser geschätzten Mitarbeiter ausfällt? Nichts funktioniert so gut, wie es sollte. A Bericht des Bureau of Labor Statistics hat gezeigt, dass die Abwesenheitsquote für alle Vollzeitbeschäftigten 3,2 % beträgt. 

Die Abwesenheit von Mitarbeitern ist eine der größten Herausforderungen, denen sich Arbeitgeber heute stellen müssen. Ein gewisses Maß an Abwesenheit wird erwartet und akzeptiert

• Mitarbeiter werden krank, 
• Fragen der Kinderbetreuung
• Psychisches und physisches Burnout
• Familiäre oder persönliche Verpflichtungen
• Vorausgeplanter Urlaub

Doch wenn sich diese ungeplanten Abwesenheiten summieren, leidet das gesamte Unternehmen. Laut einer Studiekann Abwesenheit ein Unternehmen 225,8 Milliarden Dollar kosten, das sind 1.685 Dollar pro Mitarbeiter und Jahr.

Deshalb haben wir diesen umfassenden Leitfaden zum Thema Abwesenheit von Mitarbeitern erstellt. Hier erfahren Sie alles, was Sie über die Ursachen wissen müssen und was Sie tun können, um zu verhindern, dass Ihr Unternehmen Schaden nimmt.

Fangen wir an!

Was ist Abwesenheit von Mitarbeitern?

Die Definition von Abwesenheit von Mitarbeitern ist die häufige Abwesenheit von Mitarbeitern von ihrem Arbeitsplatz. Diese Abwesenheiten sind mehr als nur gelegentlich - sie treten gewohnheitsmäßig auf, und ihre große Häufigkeit bedeutet, dass sie für die meisten anderen Arbeitnehmer nicht der Norm entsprechen.

Natürlich gibt es legitime Gründe für die Abwesenheit von Arbeitnehmern von der Arbeit. Es gibt Krankheitstage, und Arbeitnehmer brauchen Zeit, um sich von Krankheiten zu erholen. Es gibt Notfälle in der Familie und unerwartete Wetterereignisse, die den Weg zur Arbeit oder die Arbeitsleistung beeinträchtigen können. Die Mitarbeiter müssen auch Urlaub nehmen, um sich auszuruhen und neue Energie zu tanken, damit sie bei ihrer Rückkehr ihr Bestes geben können.

Abwesenheit von Mitarbeitern bedeutet jedoch viel mehr als diese regulären und erwarteten Abwesenheiten, die in den Unternehmensrichtlinien aufgeführt sind und in der Regel bezahlt werden. Abwesenheit bedeutet ungeplante Abwesenheit, die häufig vorkommt und dazu gehören kann, dass Arbeitstage ganz ausgelassen werden, die Arbeit früher verlassen wird oder man zu spät kommt. Es handelt sich dabei um ein Verhaltensmuster, das sich über einen längeren Zeitraum fortsetzt und sich nachteilig auf das Team und das Unternehmen auswirkt.

Ursachen für die Abwesenheit von Mitarbeitern

Warum also kommt es zu Fehlzeiten von Mitarbeitern? Es gibt ein paar häufige Ursachen.

1. Geringes Engagement der Mitarbeiter

Mitarbeiter, die sich nicht für ihre Arbeit engagieren, sind nicht motiviert, die Extrameile zu gehen. Sie erledigen ihre täglichen Aufgaben mit minimalem Aufwand und gehen dann nach Hause. Wenn man sich nicht für seine Arbeit interessiert, ist man nicht gerade motiviert, pünktlich zur Arbeit zu kommen und jeden Tag mit Begeisterung dabei zu sein - im Gegenteil, es kann sogar zu übermäßigen Fehlzeiten führen.

2. Burnout am Arbeitsplatz

Wenn Ihre Mitarbeiter jeden Tag zu viel zu tun haben und scheinbar nie zur Ruhe kommen, werden sie irgendwann ausgebrannt sein. Burnout am Arbeitsplatz ist ein echtes und wachsendes Problem, vor allem, wenn Ihr Unternehmen versucht, Kosten zu sparen, indem es nicht genügend Mitarbeiter einstellt. Das mag zwar kurzfristig helfen, Geld zu sparen, aber mit der Zeit werden die Mitarbeiter ausgebrannt sein und anfangen, die Arbeit zu schwänzen, weil sie so überfordert sind.

3. Mangel an Flexibilität

Flexible Arbeitszeiten werden zwar immer beliebter, aber viele Arbeitgeber bieten sie immer noch nicht an. Das kann zu Fehlzeiten führen, da die Mitarbeiter damit kämpfen, ihr Leben, ihre familiären Prioritäten und ihre beruflichen Verpflichtungen unter einen Hut zu bringen.

4. Belästigung am Arbeitsplatz

Es macht viel Sinn, dass Mitarbeiter, die sich am Arbeitsplatz nicht wohl oder sicher fühlen, weniger zur Arbeit kommen werden. Die Belästigung kann verbal oder körperlich (oder beides) erfolgen und von Vorgesetzten, Managern oder Kollegen ausgehen. Dies führt auch dazu, dass die Mitarbeiter weniger Interesse an ihrer Arbeit haben, so dass ihre Leistung darunter leidet.

Wie misst man die Abwesenheit von Mitarbeitern?

Die Messung der Fehlzeiten von Mitarbeitern ist recht einfach: Man nimmt die Anzahl der unentschuldigten Fehlzeiten in einem bestimmten Zeitraum, teilt sie durch den Gesamtzeitraum und multipliziert das Ergebnis mit 100, um den Prozentsatz der Fehlzeiten über einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr zu ermitteln.

Abwesenheitsformel: ((Anzahl der unentschuldigten Abwesenheiten)/Gesamtzeitraum) x 100 = % der Abwesenheit

Der nächste Teil ist jedoch etwas schwieriger. Es gibt keine Zahl, die Ihnen sagt, ob die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter zu hoch sind. Ein Wert von Null ist natürlich ideal, aber auch nicht sehr realistisch. Sie müssen selbst beurteilen, ob die Abwesenheitsquote Ihrer Mitarbeiter höher ist, als sie sein sollte.

Und wenn Sie die Abwesenheitsquote der Mitarbeiter berechnen, achten Sie darauf, dass Sie legitime und geplante Abwesenheiten von der Arbeit wie Krankheitstage und Urlaub nicht mit einbeziehen, da Sie sonst keinen genauen Überblick über das Problem der Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter haben.

Die Abwesenheit von Mitarbeitern ist für viele Unternehmen ein großes Problem. Es ist eine große Belastung für die Unternehmensleistung - es wird geschätzt, dass Fehlzeiten die Arbeitgeber 1.685 Dollar pro Mitarbeiter und Jahr kosten.

Fehlzeiten schaden auch den anderen Mitarbeitern im Team, die ihr eigenes Arbeitspensum erhöhen müssen, um ein häufig abwesendes Teammitglied zu vertreten. Und die Auswirkungen von Fehlzeiten auf die Leistung der Mitarbeiter sind auch für den abwesenden Mitarbeiter selbst real - er hat Mühe, sich als erfolgreicher Teil des Teams und der Organisation zu fühlen, und wird weiter demoralisiert.

Wie kann man Fehlzeiten am Arbeitsplatz bewältigen?

Arbeitgeber wissen oft nicht, wie sie mit den Fehlzeiten ihrer Mitarbeiter umgehen sollen - sie wissen, dass sie das Geld und die Arbeitsmoral kostet, aber sie wissen nicht, wie sie das Problem lösen sollen. Das kann entmutigend sein, und so entscheiden sich viele Manager und Führungskräfte dafür, das Problem einfach zu ignorieren oder dem Mitarbeiter wegen übermäßiger Abwesenheit zu kündigen.

Beides sind jedoch nur kurzfristige Lösungen - sie gehen nicht auf die eigentlichen Ursachen der Abwesenheit von Mitarbeitern ein, so dass das Problem bald wieder auftreten könnte. Stattdessen sollten Arbeitgeber diese Schritte zur Verringerung der Abwesenheit von Mitarbeitern ausprobieren.

1. Messung der Abwesenheitsquote von Mitarbeitern

Der erste Schritt zur Lösung eines Problems besteht darin, das Ausmaß des Problems zu ermitteln. Die Messung der Fehlzeiten anhand der obigen Formel hilft Ihnen zu erkennen, ob es sich um ein großes Problem handelt. Sie können auch die Fehlzeiten in verschiedenen Abteilungen und Funktionen vergleichen, um festzustellen, wo die größten Probleme liegen. Auf diese Weise können Sie sich darauf vorbereiten, das Problem in Angriff zu nehmen.

2. Ermittlung der Ursachen für Fehlzeiten

Es ist verständlich, dass man Mitarbeiter, die häufiger fehlen als sie sollten, einfach zurechtweisen und ihnen sagen will, dass sie es nicht wieder tun sollen. Das löst jedoch nicht die Wurzel des Problems und wird das Verhalten wahrscheinlich nicht beenden.

Stattdessen sollten Sie untersuchen, warum ein Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern nicht so oft zur Arbeit erscheint, wie es von ihnen erwartet wird. Die Ursachen für die Abwesenheit von Mitarbeitern können etwas Geringfügiges sein, oder es könnte sich um ein verfestigtes Muster von schwerer Überarbeitung oder um umfassende Belästigung am Arbeitsplatz handeln.

Wie können Sie wirklich wissen, was die Mitarbeiter dazu veranlasst, sich vor ihrer Arbeit zu drücken? Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie es wissen - fragen Sie sie direkt. Mit Hilfe von Mitarbeiterbefragungen wie Empuls können Sie die richtigen Fragen stellen, um das Problem an der Wurzel zu packen. Am besten beschränken Sie den Fokus der Umfrage nicht auf Themen, von denen Sie annehmen, dass sie die Ursache sein könnten, damit Sie die Mitarbeiter nicht zu einer bestimmten Antwort verleiten. Geben Sie ihnen stattdessen einen offenen Raum, um ihre Gedanken mitzuteilen, damit sie ehrlich sein können.

Wenn das Problem nur einen Mitarbeiter betrifft, sollte sich sein Vorgesetzter mit ihm zusammensetzen und ein offenes und ehrliches Gespräch darüber führen, warum er nicht so viel arbeitet, wie er sollte. In dem Gespräch sollte es nicht um Schuldzuweisungen oder Bestrafungen gehen, sondern einfach darum, das Problem an der Wurzel zu packen.

3. Die Ansichten der Mitarbeiter respektieren

Wenn Sie die Mitarbeiter befragt haben, um herauszufinden, warum es ein Problem mit den Fehlzeiten gibt, ist der nächste Schritt oft der schwierigste: das Feedback aufzunehmen und wirklich zuzuhören. Es kann schwierig sein, von den Faktoren an Ihrem Arbeitsplatz zu erfahren, die die Mitarbeiter so unzufrieden machen, dass sie die Arbeit schwänzen, aber es ist sehr wichtig. Diese Faktoren wirken sich nicht nur auf die abwesenden Mitarbeiter aus, wenn sie sehr schwerwiegend sind - sie könnten die allgemeine Moral in Ihrem Unternehmen beeinträchtigen.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter ernst nehmen, wenn sie Ihnen sagen, dass sie überarbeitet oder schikaniert werden. Das stärkt das Vertrauen. Das Problem kann auch persönlicher Natur sein, z. B. psychische Probleme. Wenn man sich diese Probleme anhört und eine praktikable Lösung findet, schafft das ebenfalls Vertrauen.

4. Steigerung des Mitarbeiterengagements

Mangelndes Engagement der Mitarbeiter ist eines der größten Probleme, die zu Fehlzeiten führen - und auch eines der am leichtesten zu lösenden. Die Steigerung des Mitarbeiterengagements ist eine der besten Möglichkeiten, das teure und komplexe Problem der Fehlzeiten zu lösen.

Instrumente zur Mitarbeiterbindung, um Fehlzeiten zu reduzieren

Sie können das Engagement Ihrer Mitarbeiter auf vielerlei Weise steigern. Einige der wirksamsten Instrumente sind:

• Eine Anerkennungsplattform wie Empuls, auf der Mitarbeiter Anerkennung für gut gemachte Arbeit geben und erhalten können. Die Anerkennung der Mitarbeiter ist ein wichtiger Faktor für Engagement und Motivation.
• Ein Kommunikationstool, das Verbindungen schaffen kann, vor allem mit externen Mitarbeitern. Viele Unternehmen nutzen Slack, Teams oder andere Kanäle, um in Kontakt zu bleiben und sich zu melden.
• Ein Umfragetool, das die Mitarbeiter regelmäßig befragt, um kleine oder ernste Probleme aufzudecken, bevor sie sich zu einem größeren Problem auswachsen.